收益：
- 能够理解内部沟通的清晰度、语气、时机和渠道的原理并使用人工智能，特别是在调整清晰度和语气方面。
- 能够在敏感消息（警告、终止、危机）中维持人力资源/法律部门的批准，并在需要诚意的消息中保持个人风格
- 能够生成具有匿名上下文的草稿，而无需向打开的工具透露个人和机密详细信息
经理花费惊人的大量时间来写作：向团队发布的公告、向员工的反馈、部门间电子邮件、政策声明、祝贺和感谢信息。内部沟通是组织的神经系统；清晰、及时的沟通可以建立信任，而杂乱和延迟的沟通则会滋生流言蜚语和不确定性。人工智能是一种强大的帮助，既可以加快内部沟通的速度，又可以改善内部沟通的语气。但内部沟通是一种人际关系；这就是边界很重要的原因：人工智能起草消息；经理对信息的准确性、语气和人性敏感度负责。
良好内部沟通的三个原则
清晰度：员工阅读消息后，他们应该明白自己需要做什么。这一含糊其辞的声明引发了十种不同的解释。语气：同样的信息可以成就一个人，也可以毁掉一个人，这取决于语气。 “报告迟到了，这是不可接受的”和“我注意到报告迟到了，我们来谈谈障碍”有着相同的现象，但它们之间的关系却截然不同。时间和渠道：坏消息是面对面传达的，而不是电子邮件；非紧急信息不会侵入会议。人工智能对清晰度和语气有很大帮助；但时机和频道选择是管理员的人为判断。
人工智能最有价值的贡献是音调调整。将愤怒的草稿交给人工智能并说“以建设性和尊重的语气重写相同的信息”将防止许多关系事故。同样，预热非常正式和冷酷的文本或澄清混乱的想法都是人工智能强大的任务。
提示：切勿立即发送您生气时写的消息。首先，告诉人工智能“将此消息翻译成维持关系并关注问题的语气”，然后自己阅读输出并通过人类进行过滤。这两分钟的步骤可以防止产生无法挽回的怨恨。
AI在精准通信方面的局限性
某些类型的内部沟通非常敏感：绩效警告、解雇、投诉响应、冲突解决、危机公告。人工智能可以起草这些消息，但有两个关键规则。第一：具有法律/人力资源后果（警告、终止、纪律）的消息必须经过人力资源部门的批准，并在必要时经过法律部门的批准； AI草案并不能取代这一批准。第二：人类的敏感性无法转移到人工智能上。你应该写一封哀悼信、一个艰难的消息、一个个人的赞赏，而不是用人工智能的一般模式，而是用你的真实知识和诚意。员工会立即发现不真诚的“机器编写”消息并失去信任。
还有保密性：不要在开放人工智能工具的内部信件中提供真实姓名、工资、纪律细节。当要求提供大纲时，请匿名概括地描述情况（“对员工的绩效反馈”），然后自己添加个人详细信息。
三个迷你箱子
案例 1 — 节省语气的电子邮件。一位部门经理愤怒地给一个经常迟到的团队写了一封措辞严厉的电子邮件。在发送之前，他告诉人工智能“以清晰但尊重、以解决方案为导向的语气重写相同的期望。”新文本传达了相同的信息，但它没有责备，而是邀请残疾人发声。该团队没有采取防御措施，而是分享了真正的障碍（软件问题）；问题解决了。
案例 2 — 不真诚的庆祝活动的影响。一位经理让人工智能完整地写下了庆祝团队成功的消息，并未经修改地发送了出去。文字很笼统、陈词滥调（“干得好，继续努力”）。一名团队成员表示：“这就像复制粘贴一样，甚至没有人提到他的名字。”经理吸取了教训：在接下来的庆祝活动中，他拿着AI的草稿，用自己的话加上了每个人的具体贡献；效果完全改变了。
案例 3——HR 对敏感公告的批准。一家公司的一个部门即将关闭。经理用AI起草了公告，但没有直接发送；人力资源部和法务部对此进行了审查，纠正了两个可能具有误导性的陈述，并添加了有关员工权利的缺失信息。已发送批准文本。人工智能提供了审批的速度和安全性。
四个可复制模板
1）明确公告草案：
您的角色：内部沟通助理。我需要写以下公告：【主题及基本信息】。写一篇简短、清晰、读完就能明白的公告。结构：(1) 正在发生什么变化，(2) 对谁的期望，(3) 何时，(4) 与谁联系提出问题。避免含糊的陈述。除我提供的信息外，请勿编造其他细节。
2）音调调整：
我发现下面的消息太严厉了，无法发送。将其改为尊重、以解决方案为导向、维护关系的语气，保持相同的期望和界限。使用共同解决问题的语言，而不是指责的语言。软化消息的实质内容，调整其语气。文本：[文本]
3）配置反馈：
我会给员工提供建设性的反馈。情况（匿名）：[具体行为，无个人详细信息]。给我写一份具有“情况-影响-期望”结构的大纲：观察到的行为、影响、预期的变化。瞄准行为，而不是人。最后加个注释，我需要当面告诉你。
4) 庆祝/欣赏骨架：
我将庆祝团队取得的以下成就：[成功]。请给我一条真诚的感谢信息的骨架，但留一些空格，例如[我将自己在这里写下每个人的具体贡献]。避免陈词滥调；为个性化腾出空间。
弱提示/强提示
弱提示：
给团队写一封电子邮件。
主题、语气、观众、期望都不清楚。人工智能会生成通用的、陈词滥调的文本，但不清楚它是写给谁的；他可能编造了不存在的细节。
强力提示：
您的角色：内部沟通助理。给我的 12 人运营团队写一封简短的电子邮件，宣布我们将采用新的每周报告程序。让我们明确一下：发生了什么变化，每个人的期望是什么，第一份报告何时发布。保持支持性的语气，避免命令式的语气。除了我提供的信息之外，请勿添加其他详细信息。
尺寸
糟糕的方法
强硬的做法
主题
不确定的
网络（报告布局）
质量
未定义
团队12人
语气
随机的
支持的
期望
无
打开
配件保护
无
是的
常见错误
- 立即发送愤怒的消息。首先用人工智能定调，然后通过人工过滤。
- 将亲密关系委托给人工智能。祝贺、哀悼、个人赞赏应该用你自己的话写。
- 未经批准发送敏感消息。必要时，警告/解雇/纪律处分需要人力资源部和法律部门的批准。
- 提供个人/机密详细信息以打开工具。匿名说明一下情况，稍后补充细节。
- 忽略了渠道和时机。坏消息是通过适当的渠道传递的，而不是通过电子邮件。
注意：内部沟通是建立在信任的基础上的，信任的获得缓慢，失去也很快。用人工智能编写但缺乏人性化的信息会让员工感觉“经理并不真正关心我”。使用AI进行轮廓和色调；始终保持亲密关系和最终的认可。
总之
内部沟通是组织的神经系统；清晰度、语气、时机和渠道可以建立信任。人工智能在清晰度和语气方面尤其强大：它可以更轻松地将愤怒的文本转化为建设性的内容，从而澄清零散的想法。但敏感信息（警告、终止、危机）需要人力资源/法律部门批准；需要真诚的信息（祝贺、赞赏）应该用你自己的话写。不要提供个人详细信息来打开工具。 AI写草稿；信息的准确性、语气和人性化敏感性属于经理。
应用任务
选择本周需要发送的一条真实内部消息（公告或反馈）。首先自己写一个大纲。然后向 AI 请求具有上述适当模板的第二个版本，并使用“音调调整”模板改进其音调。比较两个版本，结合它们最好的方面并添加您的个人风格。如果这是一个敏感问题，请记下您将接受哪些批准。
清单
- [ ] 发送消息之前我是否考虑过消息的语气？
- [ ] 需要诚意的部分是我用自己的话写的吗？
- [ ] 我是否避免向开放工具提供个人/机密详细信息？
- [ ] 我是否已提交敏感消息以获得必要的人力资源/法律批准？
- [ ] 我是否选择了正确的渠道和时机？