Κέρδη:
- Ικανότητα παραγωγής σύνοψης συνάντησης με γνώμονα τη δράση (αποφάσεις, ποιος/τι/πότε ενέργειες, ανοιχτές ερωτήσεις) και διάκριση μεταξύ απόφασης και δυνατότητας
- Δυνατότητα χρήσης της περίληψης εγγράφων ως οδικού χάρτη και ανάγνωσης κρίσιμων στοιχείων σε νομικά και οικονομικά έγγραφα στο πρωτότυπο και με έναν ειδικό.
- Δυνατότητα επαλήθευσης κάθε περίληψης και επιβεβαίωσης από τους συμμετέχοντες έναντι του κινδύνου τεχνητής νοημοσύνης που αποδίδει λάθος αποφάσεις
Υπάρχουν δύο πράγματα για τα οποία οι μάνατζερ παραπονιούνται περισσότερο: πάρα πολλές συναντήσεις και πάρα πολλά έγγραφα για ανάγνωση. Η κίνηση συσκέψεων μιας εβδομάδας μπορεί εύκολα να φτάσει τις 10 ώρες. Τα εισερχόμενα συμβόλαια, οι αναφορές, οι αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα έγγραφα του κλάδου δημιουργούν έναν ατελείωτο σωρό ανάγνωσης. Η τεχνητή νοημοσύνη διευκολύνει δραματικά αυτά τα δύο βάρη: μετατρέποντας μια ηχογράφηση μιας συνάντησης σε μια δομημένη σημείωση μέσα σε λίγα λεπτά, μετατρέποντας ένα μεγάλο έγγραφο σε μια συνοπτική ενημέρωση. Σε αυτή την ενότητα, θα μάθουμε πώς να κάνουμε αυτές τις δύο εργασίες σωστά και με ασφάλεια. Όριο: Η τεχνητή νοημοσύνη παράγει περίληψη. Ο διευθυντής είναι υπεύθυνος για την ακρίβεια και την πληρότητα της περίληψης και την ακριβή απεικόνιση των αποφάσεων.
Σύνοψη της συνάντησης: από την απόφαση στη δράση
Ένα κακό σημείωμα συνάντησης περιγράφει όλα όσα συνέβησαν από την αρχή μέχρι το τέλος, αλλά ρωτά "τι απόφαση πήραμε, ποιος θα κάνει τι;" δεν απαντά στην ερώτηση. Μια καλή σύνοψη της συνάντησης είναι προσανατολισμένη στη δράση και περιλαμβάνει τρία πράγματα ξεκάθαρα: αποφάσεις που λαμβάνονται, στοιχεία δράσης (ποιος, τι, πότε) και ερωτήσεις που παραμένουν ανοιχτές. Όταν δίνετε στο AI ένα αντίγραφο συνάντησης, ζητήστε του αυτή ακριβώς τη δομή. Διαφορετικά, θα παράγει ένα μακρύ και άχρηστο κείμενο.
Ο πιο κρίσιμος κίνδυνος στη σύνοψη της συνάντησης είναι ότι το AI θα κατανείμει εσφαλμένα αποφάσεις ή θα γράψει μια άγνωστη απόφαση ως "απόφαση". Η διαφορά μεταξύ του «ίσως θα το κάνουμε αυτό» και του «θα το κάνουμε αυτό» σε μια συνάντηση είναι κρίσιμη. Επομένως, φροντίστε να διαβάσετε μόνοι σας τη σύνοψη της AI και να επαληθεύσετε κάθε στοιχείο ενέργειας και απόφαση. Σημειώστε τις ασαφείς ως "προς διευκρίνιση". Επιπλέον, οι ηχογραφήσεις της συνάντησης περιέχουν προσωπικά δεδομένα και εμπιστευτικές πληροφορίες. Προσέξτε την πολιτική της εταιρείας σας και τις πληροφορίες των συμμετεχόντων προτού παρέχετε εγγεγραμμένα οχήματα σε ανοιχτά οχήματα.
Συμβουλή: Ετοιμάστε τη σύνοψη της σύσκεψης αμέσως μετά τη σύσκεψη και στείλτε τη στους συμμετέχοντες λέγοντας "εδώ είναι τα στοιχεία ενεργειών, διορθώστε με αν κάνω λάθος". Αυτό επιβεβαιώνει το πιθανό σφάλμα της τεχνητής νοημοσύνης στους ανθρώπους και καθιστά όλους υπεύθυνους. Αν περιμένετε μια μέρα, οι λεπτομέρειες θα χαθούν.
Σύνοψη εγγράφου: περικοπή του μεγάλου μήκους μέχρι την ουσία
Εάν δεν έχετε χρόνο να διαβάσετε μια εκτενή έκθεση, σύμβαση ή έγγραφο του κλάδου, μπορείτε να ζητήσετε από την τεχνητή νοημοσύνη μια "εκτελεστική ενημέρωση": βασικά ευρήματα, τι σας απασχολεί, κινδύνους και επόμενα βήματα. Εδώ όμως υπάρχουν δύο κίνδυνοι. Πρώτον, ακόμα κι αν η περίληψη αποτυπώνει σωστά την κύρια ιδέα, μπορεί να αφήσει έξω μια σημαντική λεπτομέρεια (μια ρήτρα σύμβασης, μια εξαίρεση, μια προϋπόθεση). Δεύτερον, το AI μερικές φορές «συνοψίζει» ένα αποτέλεσμα που δεν υπάρχει στο έγγραφο.
Επομένως, εάν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε τη σύνοψη του εγγράφου για να λάβετε μια απόφαση, χρησιμοποιήστε τη σύνοψη ως οδικό χάρτη και διαβάστε τις κρίσιμες ενότητες στο πρωτότυπο. Ειδικά σε νομικά και χρηματοοικονομικά έγγραφα (σύμβαση, πρόταση, νομοθεσία), μια περίληψη τεχνητής νοημοσύνης δεν πρέπει ποτέ να αντικαταστήσει την επισκόπηση εμπειρογνωμόνων. Είναι σοβαρό λάθος να υπογράφεις μια σύμβαση βασιζόμενος σε μια περίληψη AI. Η περίληψη σας προετοιμάζει. Η απόφαση λαμβάνεται από το ίδιο το έγγραφο και τον εμπειρογνώμονα.
τρεις μίνι θήκες
Περίπτωση 1 — Η συνάντηση που έγινε πράξη. Σε μια ομάδα έργου, οι συναντήσεις διήρκεσαν πολύ, αλλά κανείς δεν ήξερε ακριβώς τι να κάνει μετά. Ο διευθυντής έδωσε το πρακτικό της σύσκεψης στο AI και άρχισε να λαμβάνει μια περίληψη με τη μορφή "μόνο αποφάσεις + ενέργεια (ποιος/τι/πότε) + ανοιχτές ερωτήσεις". Έστειλε αμέσως την περίληψη στην ομάδα. Τον επόμενο μήνα, τα παράπονα για «ξεχασμένη δουλειά» σχεδόν εξαφανίστηκαν γιατί οι ευθύνες όλων καταγράφηκαν.
Περίπτωση 2 — Παραλειφθείσα ρήτρα σύμβασης. Ένας διευθυντής ζήτησε από την τεχνητή νοημοσύνη να συνοψίσει μια σύμβαση προμήθειας 30 σελίδων και να την ενέκρινε με βάση τη σύνοψη. Η περίληψη είχε αποτυπώσει σωστά τις βασικές προϋποθέσεις, αλλά είχε παραλείψει την αυτόματη ανανέωση και την ποινική ρήτρα. Η εταιρεία κόλλησε με αυτό για άλλη μια χρονιά που δεν ήθελε. Μάθημα: είναι ένα συνοπτικό προοίμιο σε ένα νομικό έγγραφο. Τα κριτικά άρθρα διαβάζονται στο πρωτότυπο και με δικηγόρο.
Υπόθεση 3 — Εσφαλμένη κατανομή απόφασης. Σε μια σύνοψη της συνεδρίασης, η YZ έγραψε, «εγκρίθηκε η αύξηση του προϋπολογισμού». Ωστόσο στη σύσκεψη ειπώθηκε ότι «θα αξιολογηθεί η αύξηση του προϋπολογισμού». Το στέλεχος διάβασε τη σύνοψη πριν την στείλει, εντόπισε το σφάλμα και το διόρθωσε. Αν το είχε στείλει χωρίς επαλήθευση, η οικονομική ομάδα θα μπορούσε να είχε ενεργήσει βάσει μιας έγκρισης που δεν υπήρχε. Λίγο διάβασμα απέτρεψε ένα μεγάλο χάος.
Τέσσερα πρότυπα με δυνατότητα αντιγραφής
1) Σύνοψη συνάντησης (προσανατολισμένη σε ενέργειες):
Ο ρόλος σας: ρεπόρτερ συνάντησης. Παρακάτω είναι ένα πρακτικό της συνάντησης. Συνοψίστε το σε αυτή τη δομή: 1) ΑΠΟΦΑΣΕΙΣ που ελήφθησαν (σαφείς, χωριστά "να αξιολογηθούν" από "αποφασίσθηκαν").2) ΘΕΜΑΤΑ ΔΡΑΣΗΣ: ποιος / τι / προθεσμία (πίνακας).3) ΑΝΟΙΚΤΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ / προς διευκρίνιση. Μην λαμβάνετε αποφάσεις ή ενέργειες που δεν αναφέρονται στο πρακτικό. Σημειώστε το διφορούμενο ως "προς διευκρίνιση".
2) Ενημέρωση διαχειριστή εγγράφων:
Συμπυκνώστε το ακόλουθο μεγάλο έγγραφο για ένα πολύ απασχολημένο στέλεχος: (1) σκοπός του εγγράφου, (2) 5 κύρια σημεία που με απασχολούν, (3) κινδύνους/παρατηρήσεις, (4) προτεινόμενο επόμενο βήμα. Χρησιμοποιήστε μόνο τις πληροφορίες στο έγγραφο. Προσθέστε ένα αποτέλεσμα ή έναν αριθμό. Επισημάνετε το ασαφές μέρος του εγγράφου ως "σκοτεινό".
3) Εξόρυξη κρίσιμου υλικού (σύμβαση/νομοθεσία):
Το ακόλουθο έγγραφο περιέχει ΚΡΙΣΙΜΑ στοιχεία για την απόφαση: περίοδος, ανανέωση, τερματισμός, ποινική ρήτρα, όρος πληρωμής, υποχρέωση, εξαίρεση. Αναφέρετε το καθένα με τη δήλωση από το έγγραφο. Αυτή είναι μια προκαταρκτική σάρωση. Δεν είναι υποκατάστατο του νομικού ελέγχου, αναφέρετε αυτό.
4) Μήνυμα παρακολούθησης ενέργειας:
Μεταφράστε τις ακόλουθες ενέργειες της σύσκεψης σε ένα σύντομο μήνυμα παρακολούθησης προς τους συμμετέχοντες: [λίστα ενεργειών]. Διευκρινίστε τι είναι υπεύθυνο κάθε άτομο. Προσθέστε μια σημείωση στο τέλος του μηνύματος λέγοντας "Εάν υπάρχει κάτι λάθος/ελλιπές, ενημερώστε με εντός 24 ωρών".
Αδύναμη προτροπή / Ισχυρή προτροπή
Αδύναμη προτροπή:
Συνοψίστε αυτή τη συνάντηση.
Καμία δομή, καμία διάκριση απόφασης/δράσης, καμία προστασία κατασκευής. Η τεχνητή νοημοσύνη επιστρέφει ρέον αλλά αδιαμόρφωτο κείμενο. Μπορεί να μπερδέψει τις πιθανότητες με τις αποφάσεις.
Ισχυρή προτροπή:
Ο ρόλος σας: ρεπόρτερ. Συνοψίστε το πρακτικό της συνάντησης παρακάτω. Θέλω απλώς τρεις επικεφαλίδες: (1) ληφθείσες σαφείς αποφάσεις, (2) στοιχεία δράσης ποιος/τι/πίνακας προθεσμίας, (3) ανοιχτές ερωτήσεις. Ποτέ μην ανακατεύετε το «να αξιολογηθεί» με το «αποφασισμένο». Μην προσθέτετε τίποτα που δεν υπάρχει ήδη στη μεταγραφή.
Μέγεθος
κακή προσέγγιση
Ισχυρή προσέγγιση
δομή
δωρεάν
Απόφαση/δράση/ερώτηση
Ευθύνη
αβέβαιο
ποιος/τι/πότε
σαφήνεια απόφασης
ανάμεικτα
σαφής διάκριση
προστασία τοποθέτησης
Κανένα
Ναι
ιχνηλασιμότητα
χαμηλά
ψηλά
Συνήθη λάθη
- Μπερδεμένη πιθανότητα με απόφαση. Διακρίνετε μεταξύ "προς αξιολόγηση" και "εγκρίνεται" και επαληθεύστε.
- Διανομή της σύνοψης χωρίς επαλήθευση. Το AI μπορεί να κατανείμει εσφαλμένα την απόφαση. Διαβάστε πριν στείλετε.
- Υπογραφή της σύμβασης με βάση τη σύνοψη. Διαβάστε κριτικά άρθρα στο πρωτότυπο και με έναν ειδικό.
- Δεν είναι υπεύθυνος και βάζει ημερομηνία για τη δράση. Χωρίς «ποιος, τι, πότε» η δράση δεν μπορεί να ακολουθηθεί.
- Δίνοντας τυχαία τη μυστική ηχογράφηση στο όχημα. Οι ηχογραφήσεις της συνάντησης περιέχουν προσωπικά/εμπιστευτικά δεδομένα. Τηρήστε την πολιτική.
Προσοχή: Μια περίληψη συνάντησης γίνεται συχνά η «επίσημη μνήμη». μήνες αργότερα "τι απόφαση πήραμε;" Η απάντηση στην ερώτηση είναι αυτή η σημείωση. Επομένως, ένα λάθος στην περίληψη μπορεί να μετατραπεί σε ψευδή πραγματικότητα στο μέλλον. Επαληθεύστε πάντα τη σύνοψη και επιβεβαιώστε την στους συμμετέχοντες.
Συνοπτικά
Οι συναντήσεις και οι περιλήψεις εγγράφων είναι μεταξύ των εργασιών όπου η τεχνητή νοημοσύνη εξοικονομεί περισσότερο χρόνο. Οι καλές συνεδριάσεις είναι προσανατολισμένες στη δράση: σαφείς αποφάσεις, ποιός/τι/πότε ενέργειες και ανοιχτές ερωτήσεις. Η σύνοψη του εγγράφου σας προετοιμάζει, αλλά μπορεί να αφήσει έξω κρίσιμες λεπτομέρειες. Δεν υποκαθιστά τον έλεγχο από εμπειρογνώμονες νομικών και οικονομικών εγγράφων. Ο μεγαλύτερος κίνδυνος είναι η τεχνητή νοημοσύνη να κατανείμει λάθος αποφάσεις ή να προσθέσει πράγματα που δεν υπάρχουν. Επαληθεύστε λοιπόν κάθε περίληψη, διαχωρίστε την απόφαση από την πιθανότητα και επιβεβαιώστε την από τους συμμετέχοντες. Η ευθύνη για την περίληψη ανήκει στον διαχειριστή.
Εργασία εφαρμογής
Κρατήστε σημειώσεις (ανώνυμα) από μια συνάντηση που είχατε αυτήν την εβδομάδα. Δημιουργήστε μια σύνοψη προσανατολισμένη σε ενέργειες από την τεχνητή νοημοσύνη με το πρότυπο "Σύνοψη συνάντησης" παραπάνω. Επαληθεύστε κάθε στοιχείο ενέργειας και απόφαση σε σχέση με το πρωτότυπο. Προσπαθήστε να βρείτε τουλάχιστον μια ασάφεια «απόφασης ή πιθανότητας». Στείλτε την επαληθευμένη σύνοψή σας στους συμμετέχοντες στη μορφή "Μήνυμα παρακολούθησης ενέργειας".
λίστα ελέγχου
- [ ] Ήθελα τη σύνοψη σε μια δομή προσανατολισμένη στη δράση (απόφαση/δράση/ερώτηση);
- [ ] Έχω διαφοροποιήσει και επαληθεύσει τη δυνατότητα από την απόφαση;
- [ ] Έχω ορίσει υπεύθυνη και προθεσμία για κάθε ενέργεια;
- [ ] Έχω διαβάσει τις κρίσιμες ρήτρες στο αρχικό νομικό/οικονομικό έγγραφο;
- [ ] Έχω τηρήσει την πολιτική της εταιρείας και το βήμα επαλήθευσης για εμπιστευτική εγγραφή;