Kasu:
- Võime mõista hea juhtimisaruande püramiidstruktuuri (kokkuvõte, kriitilised leiud, üksikasjad) ja luua tehisintellektile raamistik otsusele orienteeritud aruande koostamiseks
- Võimalus kirjutada võltsimiskindlaid viipasid, mis takistavad tehisintellektil lisamast numbreid ja komplimente, mida andmetes pole
- Suudage kujundada harjumuseks allkirjastada iga aruande number pärast selle kontrollimist, ühendades selle allikaga
Aruannete kirjutamine on üks kõige aeganõudvamaid, kuid kõige vähem populaarsemaid juhtimisülesandeid. Iganädalane tegevusaruanne, igakuine tulemuskokkuvõte, esitlus direktorite nõukogule, osakonna staatuse memo... Enamik neist kordab sama raamistikku: liidage numbreid, võrrelge eelmise perioodiga, tõstke esile oluline, olge lühidalt. See on täpselt koht, kus AI paistab. Selles üksuses õpime, kuidas koostada hajusate andmete põhjal puhast, loetavat ja otsustele orienteeritud juhtimisaruannet. Jällegi on piir selge: AI kirjutab aruande mustandi; Haldur on see, kes kontrollib iga selles sisalduvat numbrit ja allkirjastab aruande.
Hea juhtimisaruande anatoomia
Halb aruanne on pikk ja lame: lehekülgi ja lehekülgi numbreid, ilma rõhuasetuseta, ei mingit "ja mis siis?" Küsimusele pole vastust. Hea aruanne on püramiid. Ülaosas on kommenteeritud kokkuvõte – 3–5-osaline kokkuvõte, mis on koostatud kõige nõudlikumale lugejale 30 sekundiga aru saamiseks. Allpool on kriitilised leiud ja allosas toetavad üksikasjad. Hõivatud tegevjuht loeb ainult tippu; Need, kes on uudishimulikud, tulevad alla.
Heal aruandel on kolm omadust. Prioriteet: 3 kõige olulisemat asja kõigepealt. Võrdlus: iga number on antud koos viitega (eelmine kuu, siht, eelarve). Tegevusele orienteeritus: peale "mis juhtus" on ka "mida teha". Kui taotlete AI-le aruande printimisel selgesõnaliselt neid kolme funktsiooni, muundub väljund numbrihunnikust otsustustööriistaks.
Näpunäide. Selle asemel, et käskida tehisintellektil kirjutada aruanne, andke sellele raamistik nagu "kokkuvõte + 3 kriitilist leidu + 2 soovitatavat toimingut". Kui määrate luustiku, järgib aruanne teie mõtteviisi, mitte AI juhuslikku struktuuri.
Numbri muutmine narratiiviks – kuid seda välja mõtlemata
Tehisintellekti suurim tugevus seisneb selles, et see tõlgib kuiva numbri ladusaks lauseks: "Saadetise viivitused vähenesid sel nädalal veerandi võrra, toetades klientide rahulolu" asemel "Hilinemismäär vähenes 0,12-lt 0,09-le". Kuid siin peitubki suurim risk: AI võib narratiivi rikastamiseks lisada numbreid, põhjuseid ja tunnustusi, mida teie andmetes ei ole. Nii et kuldreegel: AI kasutab ainult teie antud numbreid; selle tõlgendamine põhineb andmetel; Ta märgib ala, milles ta pole kindel, kui "andmed puuduvad".
Teine oluline punkt aruandluses on järjepidevus. Sama struktuur, samad KPI-d, sama järjestus igal nädalal. Seega näeb lugeja muutust kiiresti. Tehisintellekti ühe korra hea malli andmine ja iga perioodi sama malli kasutamine suurendab nii kiirust kui ka enesekindlust.
kolm minikarpi
Juhtum 1 – 90 minutit kuni 15 minutit. Tootmisettevõtte planeerimisjuht koostas igal nädalal 90 minutiga tegevusaruannet. Loodud fikseeritud tehisintellekti mall: kokkuvõte, selle nädala/eelmise nädala 5 KPI võrdlus, 3 kriitilist leidu, 2 tegevust. Nüüd kleebib see anonüümsed andmed ja lõpetab 15 minutiga; Ülejäänud aja pühendab ta väljaku külastamisele. Ta kontrollib iga numbrit ise.
2. juhtum – fabritseeritud kiituse tabamine. Müügijuht lasi AI-l igakuise aruande kirjutada. YZ lisas entusiastliku lause: "Meeskond purustas sel kuul erakordse esitusega rekordi"; Andmetes aga "rekordit" ei olnud, müük jäi sihtmärgist alla 6 protsenti. Direktor märkas seda ja parandas selle, kehtestades oma viipale püsivalt reegli "ära liialda, ärge kiitke, vaid tugine andmetele".
Juhtum 3 – kaks aruannet kahele publikule. Piirkonnajuht nõudis samadest andmetest kahte eraldi aruannet: üksikasjalikku tegevuste memo valdkonna meeskonnale, poole lehekülje pikkust kokkuvõtet peadirektorile. Ta andis tehisintellektile samad anonüümsed andmed ja lasi sellel koostada kaks aruannet kahe erineva viipaga – üks üksikasjalik, teine destilleeritud. Pärast mõlema kontrollimist oli mul ühe töölehe asemel kaks valmis väljatrükki.
Neli kopeeritavat malli
1) Nädala tegevusaruande mall:
Sinu roll: operatiivjuhi abireporter. Kasutage lisatud anonüümseid iganädalasi andmeid. Koostage aruanne järgmise struktuuriga:1) KOMMENTEERITUD KOKKUVÕTE: mitte rohkem kui 4 üksust, igaüks üks lause.2) KPI TABEL: sel nädalal / eelmisel nädalal / muutus (%).3%) KRIITILISED LEIUD: mitte rohkem kui 3, igaüks andmete põhjal.4) SOOVITATAVAD TEGEVUSED: mitte rohkem kui 2. Kasutage lihtsalt numbreid. Ära lisa kiitust/liialdamist; kirjutage "andmed puuduvad", kus te pole kindel.
2) Destilleerimise kokkuvõte:
Allpool on pikk aruanne. Vähendage see 5-punktiliseks kokkuvõtteks, mille hõivatud juht loeks 30 sekundiga. Iga üksus peaks sisaldama ühte lauset, ühte numbrit, alustades kõige olulisemast. üksikasjade lisamine; koostage uued numbrid.
3) Arvu teisendamine narratiiviks (sobiv tõestus):
Tõlgi need KPI muudatused ladusateks, kuid alahinnatud lauseteks: [muudatuste loend]. Iga lause põhinegu ainult minu antud arvul. Ärge lisage põhjuse/tagajärje väidet; Lihtsalt kirjutage selgelt "mis on muutunud". Kasutage türgi, ametlikku ja lihtsat keelt.
4) Kohandamine kahele vaatajaskonnale:
Kohandage järgmine aruanne kaheks versiooniks: (A) Välimeeskonna jaoks: töö üksikasjad koos ülesannete loendiga. (B) Peadirektorile: pool lehekülge, ainult strateegilised pealkirjad. Kasutage samu numbreid, nii et kahes versioonis pole vastuolusid.
Nõrk viip / Tugev viip
Nõrk viip:
Koostage nende andmetega aruanne.
Puudub struktuur, mass, pikkus, paigalduskaitse. Tehisintellekt jätab räpane, pika, rõhuta teksti välja ja võib-olla lisab kommentaare, mida pole olemas.
Võimas viip:
Sinu roll: reporter. Kasutage lisatud anonüümseid kuuandmeid. Kirjutage peadirektorile poole lehekülje pikkune aruanne: (1) 4-punktiline kommenteeritud kokkuvõte, (2) 3 eesmärgist kõrvalekalduvat KPI-d, (3) üks soovitatav tegevus. Kasutage lihtsalt minu antud numbreid, ilma liialduseta, märkige mitmetähenduslik ala kui "andmed puuduvad".
Suurus
halb lähenemine
Tugev lähenemine
struktuur
ebakindel
selge luustik
mass
määratlemata
peadirektor
pikkus
piiramatu
pool lehekülge
paigalduskaitse
Mitte ühtegi
Jah
otsuse väärtus
madal
kõrge
Levinud vead
- Aruande nõudmine ilma avaldust andmata. Kui te struktuuri ei täpsusta, loob AI juhusliku struktuuri.
- Unustades paigalduskaitse. Ilma reeglita "ära liialda, vaid tugine andmetele" lisab tehisintellekt kiitust ja põhjust.
- Ei pane võrdlusviidet. Arv on mõttetu ilma möödunud perioodi/eesmärgi/eelarveta.
- Iga termini erineva malli kasutamine. Ebajärjekindel struktuur muudab muutuste nägemise raskeks.
- Allkirjastamine ilma kinnitamiseta. Aruande iga numbrit ei tohiks levitada ilma teie kontrollita.
Ettevaatust. Kui aruanne on saadetud, ei saa seda enam alla laadida. Kui tahvlile läheb vale number, saab maine kahjustatud. Ärge laske end heidutada tehisintellekti sujuvast keelest – ladusus ei tähenda täpsust. Ühendage iga kujund selle allikaga.
Kokkuvõttes
Juhtimisaruandlus on üks valdkondi, kus tehisintellekti kasutatakse tänu korduvale struktuurile kõige tõhusamalt. Hea aruanne on püramiid: kokkuvõte ülaosas, kriitilised leiud allpool, üksikasjad allosas. Annate luustiku AI-le; Küsige prioriteetsust, võrdlust ja tegevusele orienteeritust. Suurim oht on see, et tehisintellekt lisab numbreid ja komplimente, mida teie andmetes pole; Kasutage iga viipa puhul reeglit "põhineb ainult andmetel, ärge liialdage". Ühtlane mall suurendab kiirust ja enesekindlust. Allkiri on alati sinu.
Rakenduse ülesanne
Valige aruanne, mida koostate regulaarselt (iganädalaselt või kuus). Kohandage ülaltoodud "Nädala toimingute aruande mall" oma KPI-de järgi ja laske see anonüümsete andmetega ühekordselt koostada. Võrrelge iga numbrit väljundis lähteandmetega; Kui leiate kasvõi ühe mittevastava numbri, tugevdage viipa. Pange tähele säästetud aega ja parandatud vigu.
kontrollnimekiri
- [ ] Kas ma määrasin aruande skeleti (struktuur, pikkus, mass)?
- [ ] Kas ma lisasin oma viipasse reegli „ainult andmete põhjal, ära liialda”?
- [ ] Kas olen võrrelnud iga KPI-d võrdlusega (viimane periood/eesmärk)?
- [ ] Kas ma olen kõik väljundis olevad numbrid lähteandmetega valideerinud?
- [ ] Kas ma kontrollisin aruannet enne selle levitamist isiklikult?