Lợi nhuận:
- Tập trung vào các mặt hàng lớn sẽ tạo ra sự khác biệt lớn nhất và nhìn thấy các cơ hội hợp nhất và vô tổ chức của nhà cung cấp thông qua phân tích chi tiêu và nguyên tắc Pareto
- Khả năng so sánh các nhà cung cấp không chỉ về giá mà còn về nhiều khía cạnh (chất lượng, độ tin cậy, rủi ro) và lập kế hoạch số lượng đặt hàng với mức độ an toàn
- Khả năng đưa ra các quyết định hợp đồng có hậu quả về mặt tài chính và pháp lý trước sự phê duyệt của chuyên gia có thẩm quyền và kiểm soát tài chính/pháp lý
Mọi thứ mà một doanh nghiệp thuê ngoài—nguyên liệu thô, dịch vụ, vật tư, phần mềm—đều đi qua chuỗi cung ứng. Mua sắm là khoản mục lớn nhất trong tổng chi phí ở hầu hết các doanh nghiệp; Ngay cả một sự cải thiện nhỏ cũng được phản ánh trực tiếp vào lợi nhuận. Nhưng mua hàng không chỉ là "tìm giá rẻ nhất": đó là sự cân bằng giữa đúng nhà cung cấp, đúng thời điểm, đúng số lượng, đúng chất lượng và rủi ro có thể chấp nhận được. Trong phần này, chúng ta sẽ học cách sử dụng AI trong việc so sánh nhà cung cấp, lập kế hoạch số lượng đặt hàng, phân tích chi tiêu và đánh giá rủi ro cung ứng. Giới hạn tới hạn: AI đưa ra phân tích và đề xuất; Việc ký hợp đồng với nhà cung cấp nào sẽ gây ra hậu quả về tài chính và pháp lý và quyết định này được đưa ra với sự chấp thuận của chuyên gia và người quản lý có thẩm quyền.
Phân tích chi tiêu: xem tiền của bạn sẽ đi đâu
Bước đầu tiên để tối ưu hóa việc mua hàng là làm cho chi tiêu trở nên rõ ràng. Ở hầu hết các doanh nghiệp, việc mua hàng được trải rộng trên hàng trăm mặt hàng và hàng chục nhà cung cấp; không ai nhìn thấy bức tranh tổng thể. Phân tích chi tiêu - kiểm tra tất cả các giao dịch mua theo danh mục và nhà cung cấp - cho biết tiền đang chảy vào đâu. Phát hiện kinh điển là nguyên tắc Pareto (khoảng 80% chi tiêu đến từ 20% nhà cung cấp): một số lượng nhỏ các mặt hàng lớn sẽ quyết định tổng chi phí. AI chia nhỏ dữ liệu chi tiêu ẩn danh của bạn theo danh mục và nhà cung cấp, đồng thời nhanh chóng hiển thị cho bạn những mặt hàng lớn này; Bạn tập trung nỗ lực đàm phán và cải tiến vào nơi nó sẽ tạo ra sự khác biệt lớn nhất.
Phát hiện kinh điển thứ hai là sự rời bỏ nhà cung cấp: mua cùng một loại nguyên liệu từ năm nhà cung cấp khác nhau sẽ bỏ lỡ cơ hội chiết khấu theo số lượng. AI thể hiện sự lộn xộn này; Nó đánh dấu các cơ hội hợp nhất (tập trung mua hàng qua một số ít nhà cung cấp). Nhưng việc hợp nhất cũng đi kèm với rủi ro - sự phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất. Người quản lý thiết lập sự cân bằng này chứ không phải AI.
Mẹo: Luôn bắt đầu phân tích chi tiêu với “10 mục lớn nhất” và “10 mục thường xuyên nhất”. Các mặt hàng lớn mang lại khả năng thương lượng, các mặt hàng lặp đi lặp lại mang lại cơ hội tự động hóa và các thỏa thuận khung. AI xuất ra hai danh sách này trong vài giây.
So sánh nhà cung cấp và số lượng đặt hàng
Chỉ nhìn vào giá cả khi lựa chọn nhà cung cấp là một sai lầm kinh điển. Sự so sánh chính xác là đa chiều: giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, độ tin cậy giao hàng, điều khoản thanh toán, sự lành mạnh về tài chính và rủi ro. AI rất xuất sắc trong việc tổng hợp các thứ nguyên này vào một bảng so sánh - bạn cung cấp cho nó dữ liệu ẩn danh và nó gợi ý điểm số có trọng số. Nhưng bạn xác định trọng số (giá cả quan trọng hay độ tin cậy?); Trọng số mặc định của AI không biết thực tế hoạt động kinh doanh của bạn.
Hai chi phí xung đột trong việc lập kế hoạch số lượng đặt hàng: nếu bạn đặt hàng quá nhiều, chi phí lưu giữ hàng tồn kho (kho, vốn cam kết, hư hỏng) sẽ tăng lên; Nếu bạn cho ít hơn, nguy cơ đặt hàng thường xuyên và hết hàng sẽ tăng lên. AI đề xuất số lượng đặt hàng và điểm đặt hàng lại hợp lý (ngưỡng đặt hàng mới khi lượng hàng tồn kho giảm xuống mức này) từ dữ liệu tiêu dùng lịch sử của bạn. Đây là điểm khởi đầu; Người quản lý bổ sung biên độ an toàn cho sự không chắc chắn về thời gian giao hàng và sự biến động của nhu cầu.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Sự lộn xộn của nhà cung cấp ẩn. Một chuỗi nhà hàng đang mua cùng một loại vật liệu tẩy rửa từ 7 nhà cung cấp thông qua các chi nhánh khác nhau. Người quản lý đã cung cấp dữ liệu chi tiêu ẩn danh cho AI; AI cho thấy sự lộn xộn và chênh lệch về giá (chênh lệch lên tới 22% cho cùng một sản phẩm). Việc mua hàng tập trung vào 2 nhà cung cấp, chi phí hàng năm giảm 14%. Nhà cung cấp thứ hai được giữ ý thức để tránh sự phụ thuộc vào một nguồn duy nhất.
Trường hợp 2 - Chi phí chỉ nhìn vào giá. Một nhà sản xuất chuyển sang nhà cung cấp nguyên liệu thô rẻ nhất. Trong so sánh AI, độ tin cậy giao hàng của nhà cung cấp này có vẻ thấp nhưng người quản lý đã bỏ qua điều này. Hai sự chậm trễ lớn trong vòng ba tháng đã khiến việc sản xuất bị tạm dừng; sản lượng bị mất lớn hơn nhiều lần so với mức chiết khấu thu được. Bài học: giá cả không phải là một kích thước phù hợp cho tất cả; Điểm tin cậy cũng nên được đưa vào quyết định.
Trường hợp 3 - Tối ưu hóa số lượng đặt hàng. Kho thương mại điện tử thường xuyên hết hàng hoặc dự trữ quá nhiều sản phẩm bán chạy nhất. Người quản lý đã cung cấp dữ liệu tiêu dùng ẩn danh cho AI và yêu cầu sắp xếp lại điểm đặt hàng và các kịch bản tồn kho an toàn. Ông đưa ra ba kịch bản với công thức AI; Người quản lý đã cân nhắc sự không chắc chắn về thời gian thực hiện và chọn kịch bản ở giữa với biên độ an toàn. Lượng hàng tồn kho giảm 60% và lượng hàng tồn kho dư thừa cũng giảm.
Bốn mẫu có thể sao chép
1) Phân tích chi tiêu:
Vai trò của bạn: nhà phân tích mua hàng. Sử dụng dữ liệu chi tiêu ẩn danh đính kèm (danh mục, mã nhà cung cấp, số tiền). Hiển thị cho tôi trong bảng: 1) 10 khoản chi phí hàng đầu của bạn, 2) Các điểm lộn xộn nơi tôi mua cùng một sản phẩm từ nhiều nhà cung cấp, 3) Cơ hội hợp nhất và rủi ro phụ thuộc của từng nhà cung cấp. Chỉ cần sử dụng những con số tôi đã cung cấp cho bạn.
2) So sánh nhà cung cấp (đa chiều):
Sử dụng dữ liệu nhà cung cấp ẩn danh đính kèm (giá cả, điểm chất lượng, thời gian giao hàng, độ tin cậy, thời hạn thanh toán). Chấm điểm theo các trọng số sau: giá 30%, độ tin cậy 30%, chất lượng 20%, giao hàng 10%, thời gian đáo hạn 10%. Hiển thị điểm số có trọng số trong bảng nhưng nêu rõ rằng quyết định cuối cùng là của bạn và cần phải có sự kiểm soát về mặt pháp lý/tài chính trước khi ký hợp đồng.
3) Số lượng đặt hàng/điểm đặt hàng lại:
Sử dụng dữ liệu tiêu dùng ẩn danh đính kèm (sản phẩm, mức tiêu thụ hàng tháng, thời gian thực hiện). Tạo 3 kịch bản về điểm đặt hàng lại và số lượng đặt hàng đề xuất (biên độ an toàn thấp/trung bình/cao). Hiển thị công thức. Nếu thời gian giao hàng không chắc chắn, hãy giải thích điều này ảnh hưởng như thế nào đến tồn kho an toàn.
4) Đánh giá rủi ro cung ứng:
Đánh giá hạng mục cung cấp sau: [item]. Liệt kê các rủi ro cung cấp có thể xảy ra (phụ thuộc vào một nguồn duy nhất, chậm trễ giao hàng, biến động giá cả, chất lượng, địa lý/địa chính trị). Đối với mỗi rủi ro, hãy đề xuất khả năng/tác động và biện pháp giảm thiểu chi phí thấp. Đừng đưa ra dự đoán chính xác; Đánh dấu những điều không chắc chắn.
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu:
Tôi nên chọn nhà cung cấp nào?
Không có tiêu chí, không có dữ liệu, không có trọng số. AI nói "rẻ nhất" hoặc đưa ra lời khuyên chung chung trống rỗng; hướng dẫn một cách vô căn cứ một quyết định có rủi ro về tài chính và pháp lý.
Lời nhắc mạnh mẽ:
Vai trò của bạn: nhà phân tích mua hàng. Có dữ liệu về giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng và độ tin cậy của 4 nhà cung cấp giấu tên trong phần phụ lục. Chấm điểm về giá cả và độ tin cậy với trọng lượng bằng nhau, chất lượng với trọng lượng thấp hơn một chút và bảng so sánh xuất hiện. Đưa ra quyết định cuối cùng; Trình bày lý do của 2 ứng viên mạnh nhất và nhắc nhở họ rằng cần phải xác minh pháp lý/tài chính trước khi ký hợp đồng.
Kích thước
cách tiếp cận kém
Cách tiếp cận mạnh mẽ
tiêu chí
chỉ giá
đa chiều
cân nặng
không có
mở
Rủi ro
bỏ qua
Đã đánh giá
quyền sở hữu quyết định
để lại cho AI
Ở người, chuyên gia đã phê duyệt
xác minh
không có
bắt buộc
Những lỗi thường gặp
- Chỉ cần nhìn vào giá cả. Nếu độ tin cậy, chất lượng và rủi ro bị bỏ qua, nó sẽ trở nên đắt đỏ.
- Hợp nhất quá mức. Sự phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất làm tăng nguy cơ gián đoạn; THĂNG BẰNG.
- Bỏ qua hàng tồn kho an toàn. Đặt hàng không có giới hạn an toàn khi thời gian giao hàng không chắc chắn sẽ dẫn đến hết hàng.
- Để lại quyết định hợp đồng cho AI. Các quyết định có hậu quả về tài chính/pháp lý cần có sự chấp thuận của chuyên gia.
- Dán dữ liệu nhà cung cấp/giá thực tế vào công cụ mở. Đó là bí mật thương mại; Ẩn danh.
Lưu ý: Hợp đồng ký kết với nhà cung cấp là cam kết về tài chính và pháp lý. Bảng so sánh của AI là công cụ hỗ trợ ra quyết định, không thay thế chữ ký. Việc kiểm tra tính lành mạnh về tài chính trước khi ký hợp đồng, xem xét pháp lý và phê duyệt của chuyên gia có thẩm quyền là bắt buộc.
Tóm lại
Cung và mua, là khoản mục chi phí lớn nhất, có tác động trực tiếp đến lợi nhuận. Xem tiền của bạn đang đi đâu với phân tích chi tiêu; Tập trung vào những mục lớn với nguyên tắc Pareto; Xem xét các cơ hội hợp nhất và vô tổ chức của nhà cung cấp. So sánh nhà cung cấp trên nhiều khía cạnh (giá cả, chất lượng, độ tin cậy, rủi ro), đừng chỉ nhìn vào giá cả. Lập kế hoạch số lượng đặt hàng với các kịch bản và mức độ an toàn. AI là công cụ hỗ trợ đắc lực trong tất cả những phân tích này; Tuy nhiên, quyết định về hợp đồng có những hậu quả về mặt tài chính-pháp lý và cần có sự chấp thuận của chuyên gia có thẩm quyền.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chuẩn bị ẩn danh các giao dịch mua hàng trong 6 tháng qua (danh mục, mã nhà cung cấp, số lượng). Yêu cầu AI trích xuất 10 mặt hàng hàng đầu và nhà cung cấp rời bỏ bằng mẫu “Phân tích chi tiêu” ở trên. Tạo bảng đa chiều với mẫu "So sánh nhà cung cấp" cho một mặt hàng và xác định 2 ứng viên mạnh nhất. Liệt kê những kiểm tra pháp lý/tài chính bạn sẽ làm trước khi đưa ra quyết định.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đã ẩn danh dữ liệu về nhà cung cấp và giá cả chưa?
- [ ] Tôi đã tập trung vào những mục lớn (Pareto) chưa?
- [ ] Tôi có so sánh nhà cung cấp trên nhiều phương diện (không chỉ về giá) không?
- [ ] Tôi đã đánh giá rủi ro phụ thuộc của việc hợp nhất chưa?
- [ ] Tôi đã đưa ra quyết định về hợp đồng để được chuyên gia phê duyệt và kiểm soát về mặt pháp lý/tài chính chưa?