Lợi nhuận:
- Khả năng gán tương lai cho một số kịch bản (lạc quan, cơ bản, bi quan) thay vì một dự đoán duy nhất và chuẩn bị trước câu trả lời cho từng kịch bản đó
- Khả năng phát hiện các điểm mù của kế hoạch thông qua việc tìm kiếm giả định trước khi khám nghiệm tử thi và ẩn giấu cũng như gắn tín hiệu cảnh báo sớm cho từng kịch bản
- Khả năng quyết định một cách chiến lược lượng nguồn lực cần phân bổ cho tương lai nào, biết rằng các kịch bản trí tuệ nhân tạo không phải là lời tiên tri mà là công cụ tư duy
Tương lai là không chắc chắn; Nhưng sự không chắc chắn không phải là lý do cho việc thiếu kế hoạch. Những nhà quản lý giỏi không cố gắng dự đoán tương lai - bởi vì điều đó là không thể - thay vào đó họ chuẩn bị cho những tương lai khác nhau. Lập kế hoạch theo kịch bản - một phương pháp xác định một số tình huống khác nhau có thể xảy ra trong tương lai và chuẩn bị ứng phó với từng tình huống đó - chính xác là: “Chúng ta phải làm gì nếu điều này xảy ra?” Đặt câu hỏi trước chứ không phải khi làm việc. AI là đối tác tư duy rất mạnh mẽ trong việc tạo ra các kịch bản, thử nghiệm các giả định và soạn thảo phản hồi cho từng kịch bản. Biên giới: AI giúp hiển thị các kịch bản và khả năng; Chuẩn bị bao nhiêu cho kịch bản nào và cách kết nối nguồn lực là quyết định chiến lược của người quản lý.
Tại sao có nhiều kịch bản chứ không chỉ một dự đoán?
Sai lầm kinh điển là đặt tương lai vào một con số duy nhất: “Chúng tôi sẽ tăng trưởng 15% vào năm tới”. Nếu một ngày dự đoán này không thành hiện thực, kế hoạch sẽ sụp đổ. Tuy nhiên, thực tế là một khoảng thời gian. Do đó, việc lập kế hoạch theo kịch bản sẽ thiết lập ít nhất ba thế giới: lạc quan (nếu mọi việc diễn ra tốt đẹp), cơ sở/dự kiến (rất có thể xảy ra) và bi quan (nếu mọi việc diễn ra không như ý muốn). Trong một số trường hợp, kịch bản “đột phá” thứ tư cũng được thêm vào (sự kiện lớn ngoài dự kiến: khủng hoảng, thay đổi quy định, đối thủ cạnh tranh mới). Nếu bạn chuẩn bị trước phản ứng cho từng tình huống, kế hoạch thay vì hoảng sợ sẽ phát huy tác dụng, bất kể thực tế diễn ra theo chiều hướng nào.
AI rất giỏi trong việc tạo ra và nâng cao những tình huống này: bạn đưa ra một giả định (“nếu nhà cung cấp chính của chúng tôi tăng giá lên 30 phần trăm”), điều đó sẽ tạo ra hiệu ứng dây chuyền và các phản ứng có thể xảy ra. Nhưng hãy nhớ: các kịch bản mà AI tạo ra đều dựa trên các giả định và mô hình lịch sử mà bạn cung cấp; Nó không thể dự đoán đầy đủ những đứt gãy thực sự mới và duy nhất (những sự kiện chưa từng xảy ra trước đây). Kịch bản là một công cụ tư duy, không phải là một lời tiên tri.
Mẹo: Giá trị thực sự của việc lập kế hoạch theo kịch bản không phải là “biết kịch bản phù hợp” mà là “không bị mắc kẹt khi chưa chuẩn bị trước”. Xác định một “dấu hiệu cảnh báo sớm” đơn giản (nếu điều này xảy ra, chúng ta đang bước vào kịch bản này) cho từng kịch bản. Thiết lập điều này bằng cách yêu cầu AI “đề xuất 2 tín hiệu sớm cho biết từng tình huống đang xảy ra”.
Kiểm tra các giả định và tìm ra điểm mù
Mọi kế hoạch chiến lược đều dựa trên một loạt giả định: “nhu cầu sẽ tăng”, “chi phí sẽ không đổi”, “đối thủ cạnh tranh sẽ không phản ứng”. Nếu những giả định này tỏ ra sai lầm, kế hoạch sẽ sụp đổ. Có giá trị rất lớn khi sử dụng AI như một “người ủng hộ ma quỷ”: bàn giao kế hoạch của bạn và hỏi “những giả định ẩn giấu mà kế hoạch này dựa trên là gì, giả định nào hóa ra là sai và kế hoạch sẽ sụp đổ?” hỏi. AI bộc lộ những điểm mù và những giả định quá lạc quan mà bạn không thể nhìn thấy.
Cách tiếp cận "trước khi chết" này ngăn ngừa được nhiều thảm họa. “Một năm sau kế hoạch này thất bại, 5 nguyên nhân có thể xảy ra nhất là gì?” câu hỏi nhanh chóng tạo ra một danh sách rủi ro mạnh mẽ với AI. Nhưng những rủi ro được tìm thấy chỉ là lời cảnh báo; Bạn quyết định, bằng kiến thức về ngành của mình, mối đe dọa nào là thực sự và mối đe dọa nào cần phân bổ nguồn lực.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Ngân sách ba kịch bản. Một nhà sản xuất cỡ trung bình đang buộc ngân sách năm tới của mình vào một con số tăng trưởng duy nhất. Lần này, người quản lý thiết lập ba kịch bản với AI: nhu cầu +15% (lạc quan), +5% (cơ sở), -10% (bi quan). Ông đã lên kế hoạch trước những chi phí nào có thể cắt giảm và khoản đầu tư nào sẽ bị hoãn lại trong từng kịch bản. Khi năm chuyển sang hướng bi quan, việc điều chỉnh chi phí được thực hiện trong vòng hai tuần, nhờ vào kế hoạch đã lập sẵn; Đối thủ của ông đã do dự trong nhiều tháng.
Trường hợp 2 - Vụ phóng được thu hồi trước khi khám nghiệm tử thi. Một công ty dịch vụ sắp tung ra một sản phẩm mới. Cả đội rất phấn khích. Trước khi phóng, người quản lý nói với AI "lần phóng này thất bại, hãy viết ra 5 lý do có khả năng xảy ra nhất." Trong danh sách của YZ có mục “Đội hỗ trợ khách hàng chưa biết sản phẩm mới”; chưa có ai nghĩ đến điều này. Nhóm hỗ trợ đã được đào tạo trước khi ra mắt. Các yêu cầu hỗ trợ sau khi ra mắt đều được đáp ứng mà không gặp vấn đề gì.
Trường hợp 3 - Kịch bản gián đoạn nguồn cung. Một doanh nghiệp phụ thuộc vào một thành phần nhập khẩu duy nhất. Người quản lý hỏi "chúng tôi phải làm gì nếu linh kiện này không đến trong 3 tháng?" Anh ấy đã làm việc trên kịch bản của mình với AI. AI liệt kê các phản hồi như nhà cung cấp thay thế, tăng lượng hàng tồn kho và thiết kế lại sản phẩm theo chi phí/thời gian. Người quản lý đã đồng ý trước về việc dự trữ hàng hóa an toàn chi phí thấp và một nhà cung cấp dự phòng. Khi cuộc khủng hoảng nguồn cung thực sự xảy ra sáu tháng sau đó, doanh nghiệp vẫn tiếp tục sản xuất.
Bốn mẫu có thể sao chép
1) Xây dựng 3 kịch bản:
Vai trò của bạn: cố vấn chiến lược. Tình huống: [quyết định/kế hoạch và các giả định chính]. Tạo cho tôi 3 kịch bản: lạc quan, cơ bản, bi quan. Đối với mỗi kịch bản: điều kiện kích hoạt, tác động kinh doanh chính, 2 bước chuẩn bị được đề xuất. Lưu ý rằng đây là những dự đoán và không phải là lời tiên tri dứt khoát.
2) Khám nghiệm trước (phân tích lỗi):
Tôi sẽ thực hiện kế hoạch này: [kế hoạch]. Giả sử kế hoạch này THẤT BẠI sau một năm. Viết ra 5 lý do có thể dẫn đến thất bại, bắt đầu từ những lý do quan trọng nhất. Với mỗi lý do, hãy đề xuất biện pháp phòng ngừa có thể thực hiện ngay bây giờ. Đừng lạc quan; hãy trung thực và phê phán.
3) Truy tìm giả thuyết ẩn:
Kiểm tra kế hoạch chiến lược sau: [kế hoạch]. Liệt kê các giả định ẨN làm cơ sở cho kế hoạch này mà không được viết ra một cách rõ ràng. Đối với mỗi giả định: tác động đến kế hoạch nếu nó sai và cách kiểm tra sớm. Giúp tôi tìm ra điểm mù của mình, đừng xác nhận kế hoạch.
4) Tín hiệu cảnh báo sớm:
Đối với các tình huống sau đây [danh sách kịch bản], hãy đề xuất 2 tín hiệu cảnh báo sớm (các chỉ số hữu hình, có thể theo dõi được) để cho biết mỗi tín hiệu đang bắt đầu xảy ra. Ghép bảng với bảng mà kế hoạch chuẩn bị sẽ được kích hoạt nếu thấy bất kỳ tín hiệu nào.
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu:
Điều gì sẽ xảy ra vào năm tới?
Đây là một yêu cầu mang tính tiên tri; AI không thể dự đoán được tương lai. Đưa ra những phỏng đoán chung chung, mơ hồ, vô ích.
Lời nhắc mạnh mẽ:
Vai trò của bạn: cố vấn chiến lược. Doanh nghiệp của tôi: một công ty phân phối thực phẩm trong khu vực. Tôi đang lập ngân sách cho năm tới. Tôi không chắc chắn về sự gia tăng nhu cầu. Tạo cho tôi 3 kịch bản (nhu cầu +12%, +3%,-8%). Trong mỗi tình huống, tôi nên cắt giảm khoản mục chi phí nào và nên hoãn khoản đầu tư nào? đưa ra 2 bước chuẩn bị và 1 tín hiệu cảnh báo sớm cho mỗi bước. Nhấn mạnh rằng đây chỉ là những phỏng đoán.
Kích thước
cách tiếp cận kém
Cách tiếp cận mạnh mẽ
Loại yêu cầu
lời tiên tri
Kịch bản
Bối cảnh
không có
Net (ngành, quyết định)
đầu ra
Một phỏng đoán mơ hồ
3 kịch bản + chuẩn bị
cảnh báo sớm
không có
Có
sẵn có
thấp
cao
Những lỗi thường gặp
- Kết nối tương lai với một con số duy nhất. Thiết lập một phạm vi và một số tình huống; Đừng chỉ dựa vào một lần đoán.
- Yêu cầu lời tiên tri từ AI. AI không biết tương lai; Nó tạo ra các kịch bản và khả năng chứ không phải sự chắc chắn.
- Không đặt câu hỏi về những giả định ẩn giấu. Khám phá những điểm mù bằng cách khám nghiệm tử thi và săn tìm giả thuyết.
- Viết kịch bản và gác nó lại. Kết nối tín hiệu cảnh báo sớm và sẵn sàng ứng phó với từng tình huống.
- Phân bổ nguồn lực như nhau cho tất cả các kịch bản. Ưu tiên theo khả năng và tác động; Quyết định này là của bạn.
Thận trọng: Lập kế hoạch theo kịch bản không được tạo ra ảo tưởng về khả năng kiểm soát tương lai. Các kịch bản mà AI tạo ra dựa trên các mô hình trong quá khứ và các giả định của bạn; Nó không thể thực sự dự đoán được những rạn nứt mới (những cuộc khủng hoảng chưa từng thấy trước đây). Mục đích không phải là để biết trước tương lai, mà là để không bị mắc kẹt trong tình trạng chưa chuẩn bị.
Tóm lại
Lập kế hoạch theo kịch bản là cách thực hiện kế hoạch thay vì hoảng sợ trước một tương lai không chắc chắn. Gắn tương lai không phải vào một con số duy nhất mà với ít nhất ba kịch bản (lạc quan, cơ bản, bi quan) và chuẩn bị trước câu trả lời cho từng kịch bản đó. Khám phá những điểm mù trong kế hoạch của bạn bằng cách tìm kiếm giả định trước khi khám nghiệm tử thi và ẩn giấu. Kết nối tín hiệu cảnh báo sớm với từng tình huống. AI là đối tác mạnh mẽ trong việc tạo kịch bản, kiểm tra giả thuyết và soạn thảo phản hồi; Nhưng các kịch bản không phải là những lời tiên tri mà là những công cụ tư duy, và đó là quyết định chiến lược của người quản lý về việc chuẩn bị cho tương lai nào và bao nhiêu.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chọn một giải pháp hoặc kế hoạch thực sự cho giai đoạn sắp tới. Yêu cầu AI đưa ra các kịch bản lạc quan/cơ bản/bi quan bằng mẫu “Ba kịch bản tạo” ở trên. Sau đó, với mẫu “Pre-mortem”, rút ra 5 lý do có thể dẫn đến thất bại của kế hoạch và viết biện pháp đối phó cho từng lý do. Cuối cùng, kết nối tín hiệu cảnh báo sớm với từng kịch bản và quyết định lượng tài nguyên cần phân bổ cho kịch bản nào.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi có gán tương lai cho nhiều kịch bản thay vì một dự đoán duy nhất không?
- [ ] Tôi đã thêm bước chuẩn bị nào cho từng kịch bản chưa?
- [ ] Tôi đã tìm ra lý do thất bại trước khi khám nghiệm tử thi chưa?
- [ ] Tôi đã đặt câu hỏi về các giả định ẩn và xác định lộ trình thử nghiệm chưa?
- [ ] Tôi có kết nối tín hiệu cảnh báo sớm với từng tình huống và tự ưu tiên cho nó không?