فائدہ:
- نقشہ سازی کی اہمیت کو سمجھنا اور کسی عمل کو خودکار کرنے سے پہلے اسے آسان بنانا اور آٹومیشن کے لیے موزوں اقدامات کا انتخاب کرنے کے قابل ہونا (بار بار، باقاعدہ، بڑی، کم استثنیٰ کے ساتھ)۔
- عمل کے مراحل کو کم/درمیانے/ہائی رسک کے طور پر درجہ بندی کرنے اور آؤٹ گوئنگ آؤٹ پٹس پر ہیومن-ان-دی-لوپ منظوری کے ڈیزائن کو قائم کرنے کی صلاحیت
- اس بات کو یقینی بنانا کہ مستثنیات انسانوں کو دی جائیں اور خودکار عمل پر باقاعدہ چوکیاں لگائی جائیں۔
ہر کاروبار میں ایک خاموش وقت کھانے والا دشمن ہوتا ہے: بار بار کام۔ ایک ہی ای میل کو فارمیٹ کرنا، آنے والی درخواست کو صحیح شخص تک پہنچانا، فارم کو ایک ٹیبل سے دوسرے ٹیبل پر کاپی کرنا، گاہک کے ہر سوال کے ایک جیسے جوابات لکھنا۔ اگر کوئی ملازم ان پر دن میں ایک گھنٹہ صرف کرتا ہے تو سال میں 250 گھنٹے — یا چھ مکمل ورک ویک — بخارات بن جاتے ہیں۔ پروسیس آٹومیشن — بہت کم یا بغیر کسی انسانی مداخلت کے دہرائے جانے والے کام کے اقدامات پر عمل درآمد — اس وقت دوبارہ دعوی کرنے کا طریقہ ہے۔ AI خود آٹومیشن کے کچھ مراحل کے ڈیزائن اور عملدرآمد دونوں میں ایک طاقتور ٹول ہے۔ باؤنڈری: AI عمل کو تیز کرتا ہے اور ڈرافٹ تیار کرتا ہے۔ مینیجر اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ عمل درست طریقے سے ترتیب دیا گیا ہے اور مستثنیات کا صحیح طریقے سے انتظام کیا گیا ہے۔
پہلے عمل کو سمجھنا: آٹومیشن کہاں سے شروع ہوتی ہے؟
آٹومیشن کا پہلا اصول حیران کن ہے: خراب عمل کو خودکار نہ کریں، پہلے اسے ٹھیک کریں۔ آٹومیشن عمل کی رفتار کو بڑھاتا ہے۔ اگر عمل خراب ہے تو یہ غلطی کو بھی تیز کرتا ہے۔ لہذا پہلا مرحلہ عمل کا نقشہ بنانا ہے: کام کا آغاز، اقدامات، فیصلے کے نکات، آؤٹ پٹ۔ AI اس نقشہ سازی میں ایک اچھا مددگار ہے۔ آپ اپنے عمل کی وضاحت کرتے ہیں، وہ اسے مرحلہ وار توڑتا ہے اور غیر ضروری اقدامات پر سوال کرتا ہے۔
پھر آپ آٹومیشن کے لیے موزوں اقدامات کا انتخاب کرتے ہیں۔ امیدوار کے اچھے اقدامات یہ ہیں: دہرائے جانے والے (کثرت سے کیے جاتے ہیں)، کینونیکل (واضح اصولوں کی پیروی کرتے ہیں)، بھاری (بڑی تعداد میں دہرائے جاتے ہیں)، اور کم استثنیٰ (استثنیات شاذ و نادر ہی ہوتے ہیں)۔ امیدوار کے برے اقدامات وہ ہوتے ہیں جن کے لیے وجدان، ہمدردی، یا پیچیدہ فیصلے کی ضرورت ہوتی ہے۔ AI سے پوچھیں "اس عمل میں کون سے اقدامات آٹومیشن کے لیے موزوں ہیں اور کون سے انسانی ہیں؟" آپ پوچھ کر یہ فرق کر سکتے ہیں:
مشورہ: خودکار کرنے سے پہلے، ایک ہفتے تک عمل کا مشاہدہ کریں اور پیمائش کریں کہ یہ واقعی کتنی بار ہوا ہے اور اس میں کتنا وقت لگتا ہے۔ بہت سے مینیجرز کو معلوم ہوتا ہے کہ وہ کام جسے وہ سمجھتے ہیں کہ "بہت زیادہ وقت لینے والا" ہے وہ دراصل مہینے میں چند بار کیا جاتا ہے، جبکہ حقیقی وقت کھانے والا ایک اور کام ہے جس کا انہیں احساس نہیں ہوتا ہے۔
ہیومن ان دی لوپ ڈیزائن
کاروباری عمل کا مکمل آٹومیشن اکثر خطرناک ہوتا ہے۔ AI کے لیے ای میل لکھنا محفوظ ہے۔ لیکن AI کے لیے اسے براہ راست کلائنٹ کو بھیجنا خطرناک ہے کیونکہ اگر کوئی خرابی ہوتی ہے تو یہ فوراً نکل جائے گا۔ اس کا حل ایک انسانی اندر کا طریقہ ہے: AI مسودہ تیار کرتا ہے، انسان اسے جلدی سے منظور کر لیتا ہے، پھر اسے بھیج دیا جاتا ہے۔ یہ زیادہ تر رفتار کو برقرار رکھتے ہوئے انسان کو خطرہ قرار دیتا ہے۔
خطرے کی تین سطحوں کے مطابق ڈیزائن آٹومیشن۔ کم خطرہ (اندرونی میمو، ڈرافٹ): مکمل آٹومیشن قابل قبول ہے۔ درمیانہ خطرہ (گاہک کو معیاری جواب): انسانی تصدیق درکار ہے۔ زیادہ خطرہ (معاہدہ، ادائیگی، سرکاری درخواست): AI صرف ڈرافٹ تیار کرتا ہے، ماہر کا جائزہ اور دستخط لازمی ہیں۔ عمل کے آغاز میں اس نقشے کو کھینچنا مستقبل کی آفات سے بچاتا ہے۔
تین چھوٹے مقدمات
کیس 1 - روٹنگ کی درخواست کریں۔ ایک سروس کمپنی کو روزانہ ~80 سپورٹ ای میلز موصول ہو رہی تھیں اور ایک ملازم انہیں دستی طور پر صحیح محکمے میں تقسیم کر رہا تھا (~1 گھنٹہ فی دن)۔ انہوں نے AI نے گمنام نمونوں کے ساتھ درجہ بندی کا ایک اصول مرتب کیا تھا: ہر ای میل کو "تکنیکی/بلنگ/جنرل" کے طور پر ٹیگ کریں اور تجویز کردہ محکمہ لکھیں، ملازم آسانی سے منظوری دیتا ہے۔ تعیناتی کا وقت کم ہو کر 12 منٹ فی دن رہ گیا۔ غیر یقینی صورتحال اب بھی لوگوں پر آتی ہے۔
کیس 2 - ناقص عمل خودکار غلطی۔ ایک اکاؤنٹنگ یونٹ میں، منظوری کے عمل میں 5 غیر ضروری مراحل شامل تھے۔ منتظم نے اسے خود کار طریقے سے بنایا؛ نتیجہ یہ تھا کہ 5 غیر ضروری اقدامات تیزی سے چل رہے ہیں لیکن پھر بھی بے کار ہیں۔ جب میں نے AI کو عمل دکھایا، تو AI نے نشان زد کیا کہ 5 میں سے 2 مراحل نے کوئی قدر نہیں ڈالی۔ پہلے اس عمل کو 3 مراحل تک کم کر دیا گیا، پھر اسے خودکار کر دیا گیا۔ تب ہی اصل منافع آیا۔
کیس 3 - ہیومن ان دی لوپ ریسکیو۔ ایک ای کامرس ٹیم نے واپسی کی درخواستوں کے لیے ایک AI خودکار جواب ترتیب دیا لیکن انسانی منظوری کو ہٹا دیا۔ ایک دن، AI نے معیاری ٹیمپلیٹ کے ساتھ غیر قانونی بلک واپسی کی درخواست کا جواب دیا اور غلط معلومات فراہم کیں، اور گاہک کی شکایت بڑھ گئی۔ ٹیم نے انسانی منظوری کا قدم پیچھے ہٹا دیا۔ اے آئی نے مسودہ تیار کرنا جاری رکھا، لیکن جمع کرانے سے پہلے، ایک ملازم نے ہر جواب کا دو سیکنڈ میں جائزہ لیا۔ غلطیاں ہو جاتی ہیں، رفتار برقرار رہتی ہے۔
چار کاپی کرنے کے قابل ٹیمپلیٹس
1) پروسیس میپنگ:
آپ کا کردار: عمل میں بہتری کا ماہر۔ میں کام کی وضاحت کروں گا: [نوکری کی مرحلہ وار تفصیل]۔ اسے ایک واضح بہاؤ کے طور پر لکھیں: شروع کریں، ہر قدم، فیصلہ پوائنٹس، آؤٹ پٹ۔ پھر ان اقدامات کو نشان زد کریں جو قدر میں اضافہ نہیں کرتے یا بار بار ہوتے ہیں اور آسانیاں تجویز کرتے ہیں۔ ابھی تک آٹومیشن کی سفارش نہ کریں۔
2) آٹومیشن کے لیے موزوں تجزیہ:
مندرجہ بالا عمل کے ہر مرحلے کا اندازہ درج ذیل معیار کے ساتھ کریں: تکرار، باقاعدگی، حجم، استثناء کی تعدد۔ ہر قدم کے لیے، ایک لیبل "خودکار/انسانی" دیں اور ایک مختصر جواز لکھیں۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ ایسے اقدامات کو چھوڑ دیں جن کے لیے شخص کے لیے اعلیٰ فیصلے/ہمدردی کی ضرورت ہوتی ہے۔
3) درجہ بندی/روٹنگ کا اصول:
میں آپ کو گمنام نمونے کی درخواستیں دوں گا۔ ان زمروں میں ترتیب دینے کے لیے واضح، شفاف اصول بنائیں: [ زمرہ جات]۔ ہر آنے والی درخواست کے لیے تجویز کردہ زمرہ + اعتماد کی سطح (اعلی/کم) لکھیں۔ کم اعتماد والے افراد کو "انسان کا حوالہ دیں" کے بطور نشان زد کریں۔
4) ہیومن ان دی لوپ رسپانس ڈرافٹ:
درج ذیل قسم کی درخواست کے لیے معیاری جواب کا مسودہ تیار کریں: [درخواست کی قسم]۔ جواب کے آخر میں "[انسانی منظوری درکار]" ٹیگ لگائیں۔ اگر آپ استثناء محسوس کرتے ہیں، تو جواب نہ لکھیں؛ اس کے بجائے کہیں کہ "یہ صورتحال معیاری نہیں ہے، اسے اس شخص تک پہنچائیں"۔
کمزور فوری / مضبوط اشارہ
کمزور اشارہ:
اس کام کو خودکار بنائیں۔
عمل کی وضاحت نہیں کی گئی ہے، خطرے کی سطح واضح نہیں ہے، کوئی استثنائی انتظام نہیں ہے۔ AI یا تو بیکار عمومی مشورہ دیتا ہے یا خطرناک مکمل آٹومیشن کا مشورہ دیتا ہے۔
طاقتور اشارہ:
آپ کا کردار: عمل کا ماہر۔ میں درج ذیل عمل کی وضاحت کروں گا: آنے والے انوائس اعتراضات کی درجہ بندی کرنا اور انہیں متعلقہ یونٹ تک پہنچانا۔ سب سے پہلے، مرحلہ وار عمل کا نقشہ بنائیں اور غیر ضروری قدم کو نشان زد کریں۔ پھر آٹومیشن کے لیے موزوں ہونے کے لیے ہر قدم کا جائزہ لیں۔ انسانی منظوری کے بغیر گاہک کو کوئی جواب بھیجنے کی سفارش نہ کریں۔ اہم اقدامات پر "[انسانی منظوری]" کا لیبل لگائیں۔
سائز
غریب نقطہ نظر
مضبوط نقطہ نظر
عمل کی تفصیل
کوئی نہیں۔
قدم بہ قدم
سادگی
غیر مطلوب
پہلے آسان کریں۔
خطرے کی سطح
نظر انداز کرنا
ٹیگ
انسانی منظوری
کوئی نہیں۔
لازمی کر دیا
سیکورٹی
کم
اعلی
عام غلطیاں
- خراب عمل کو خودکار کرنا۔ پہلے عمل کو آسان بنائیں؛ پھر تیز.
- انسانی رضامندی کو ہٹانا۔ کلائنٹ/باہر کے آؤٹ پٹ میں ہیومن ان دی لوپ ڈیزائن کو برقرار رکھیں۔
- مستثنیات کو نظر انداز کرنا۔ غیر معمولی حالات کو لوگوں سے مخاطب ہونا چاہیے۔
- ناپے بغیر خودکار۔ اصل تعدد اور مدت کی پیمائش کریں؛ غلط کام پر اپنا وقت ضائع نہ کریں۔
- خطرے کی سطح کی نقشہ سازی نہیں کرنا۔ شروع میں کم/درمیانے/زیادہ خطرے کے مراحل کو الگ کریں۔
احتیاط: ایک بار سیٹ ہونے کے بعد، آٹومیشن غائب ہو جاتا ہے اور خاموشی سے کام کرتا ہے۔ یہی وجہ ہے کہ ایک غلطی کئی بار دہرائی جا سکتی ہے جس پر توجہ نہ دی جائے۔ خودکار عمل پر ایک باقاعدہ "چیک پوائنٹ" لگائیں: ہفتے میں ایک بار انسانی آنکھ سے آؤٹ پٹ کا نمونہ چیک کریں۔
خلاصہ میں
پروسیس آٹومیشن بار بار کاموں سے ضائع ہونے والا وقت واپس دیتا ہے۔ لیکن پہلے اس عمل کو سمجھیں اور آسان بنائیں۔ خراب عمل کو خودکار کرنا غلطی کو تیز کرتا ہے۔ آٹومیشن کے لیے موزوں اقدامات دہرائے جانے والے، باقاعدہ، بڑے، اور کم غیر معمولی ہیں۔ وہ اقدامات جن کے لیے فیصلہ اور ہمدردی کی ضرورت ہوتی ہے وہ انسانوں سے تعلق رکھتے ہیں۔ خطرے کو کم/درمیانے/اعلی کے طور پر نقشہ بنائیں اور آؤٹ باؤنڈ آؤٹ پٹس پر ہیومن ان دی لوپ منظوری کو برقرار رکھیں۔ AI عمل کو تیز کرتا ہے۔ یہ منتظم ہے جو اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ اسے درست طریقے سے ترتیب دیا گیا ہے اور مستثنیات کا انتظام کیا گیا ہے۔
درخواست کا کام
ایک ایسا کام منتخب کریں جو آپ کے کام میں سب سے زیادہ بار بار آتا ہو۔ اوپر دیے گئے "پروسیس میپنگ" ٹیمپلیٹ کے ساتھ، AI کا نقشہ قدم بہ قدم بنائیں اور غیر ضروری اقدامات کو نشان زد کریں۔ پھر اس بات کا تعین کریں کہ "آٹومیشن سوٹ ایبلٹی اینالیسس" کے ساتھ کن مراحل کو خودکار بنایا جا سکتا ہے۔ کم از کم ایک قدم کے لیے ہیومن-لوپ میں جواب کا مسودہ تیار کریں اور اسے ایک ہفتے تک آزمائیں؛ آپ جو وقت بچاتے ہیں اس کی پیمائش کریں۔
چیک لسٹ
- [ ] کیا میں نے خودکار بنانے سے پہلے اس عمل کو نقشہ بنایا اور آسان بنایا؟
- کیا میں نے آٹومیشن کے لیے موزوں ہونے کے لیے ہر قدم کا جائزہ لیا ہے؟
- کیا میں نے خطرے کی سطح (کم/درمیانی/اعلی) کو نقشہ بنایا ہے؟
- کیا میں نے آؤٹ گوئنگ آؤٹ پٹ پر انسانی منظوری کو محفوظ رکھا ہے؟
- کیا میں نے وقتاً فوقتاً خودکار عمل کو چیک کیا ہے؟