Прибуток:
- Зосередження на великих елементах, які матимуть найбільше значення, і спостереження за дезорганізацією постачальників і можливостями консолідації за допомогою аналізу витрат і принципу Парето
- Можливість порівнювати постачальників не тільки за ціною, але й за багатьма параметрами (якість, надійність, ризик) і планувати кількість замовлення з запасом міцності
- Здатність піддавати договірні рішення, які мають фінансові та правові наслідки, на компетентне експертне погодження та фінансово-правовий контроль
Усе, що бізнес передає на аутсорсинг — сировина, послуги, матеріали, програмне забезпечення — проходить через ланцюжок поставок. Закупівля є найбільшою статтею загальних витрат у більшості підприємств; Навіть невелике покращення безпосередньо відображається на прибутку. Але закупівля — це не просто «пошук найдешевшого»: це баланс між правильним постачальником, правильним часом, правильною кількістю, правильною якістю та прийнятним ризиком. У цьому розділі ми навчимося використовувати штучний інтелект для порівняння постачальників, планування кількості замовлень, аналізу витрат і оцінки ризиків поставок. Критична межа: AI виробляє аналіз і рекомендації; З яким постачальником укладати договір, це матиме фінансові та юридичні наслідки, і це рішення приймається за погодженням компетентного експерта та керівника.
Аналіз витрат: дивіться, куди йдуть ваші гроші
Перший крок до оптимізації закупівель – зробити витрати видимими. У більшості підприємств закупівлі розповсюджуються на сотні товарів і десятки постачальників; ніхто не бачить загальної картини. Аналіз витрат — перевірка всіх покупок за категоріями та постачальниками — показує, куди йдуть гроші. Класичним висновком є принцип Парето (приблизно 80 відсотків витрат припадає на 20 відсотків постачальників): невелика кількість великих товарів визначає загальну вартість. AI розбиває ваші анонімні дані про витрати за категоріями та постачальниками та швидко показує вам ці великі елементи; Ви зосереджуєте свої зусилля на переговорах і вдосконаленні там, де це принесе найбільше значення.
Другий класичний висновок — відтік постачальників: купівля того самого матеріалу у п’яти різних постачальників не отримує знижки за обсяг. ШІ демонструє цей безлад; Це позначає можливості для консолідації (концентрації закупівель у невеликої кількості постачальників). Але консолідація також пов’язана з ризиком — залежністю від одного постачальника. Менеджер встановлює цей баланс, а не ШІ.
Порада. Завжди починайте аналіз витрат із «10 найбільших елементів» і «10 найбільш повторюваних елементів». Великі предмети мають силу переговорів, повторювані предмети дають можливість для автоматизації та рамкових угод. AI виводить ці два списки за секунди.
Порівняння постачальників і кількість замовлення
Орієнтуватися лише на ціну при виборі постачальника – класична помилка. Правильне порівняння багатовимірне: ціна, якість, термін доставки, надійність доставки, умови оплати, фінансова стійкість і ризик. ШІ чудово збирає ці параметри в порівняльну таблицю — ви надаєте анонімні дані, і він пропонує зважений бал. Але ви визначаєте ваги (важлива ціна чи надійність?); Вагові коефіцієнти ШІ за замовчуванням не знають реальності вашого бізнесу.
У плануванні кількості замовлення конфліктують дві витрати: якщо ви замовляєте занадто багато, вартість утримання запасів (склад, капітальні зобов’язання, псування) зростає; Якщо ви дасте менше, ризик частих замовлень і відсутності товару зростає. AI рекомендує розумну кількість замовлення та точку повторного замовлення (поріг для розміщення нового замовлення, коли запас падає до цього рівня) на основі ваших історичних даних споживання. Це відправна точка; Менеджер додає резерв безпеки для невизначеності щодо часу виконання та коливання попиту.
три міні-чохла
Випадок 1 — Прихований безлад постачальника. Мережа ресторанів закуповувала один і той самий миючий матеріал у 7 постачальників через різні відділення. Керівник надав анонімні дані про витрати ШІ; ШІ показав безлад і різницю в ціні (різниця до 22 відсотків для того самого продукту). Закупівлі були зосереджені у 2 постачальників, річні витрати зменшилися на 14 відсотків. Другого постачальника тримали в свідомості, щоб уникнути залежності від одного джерела.
Випадок 2. Витрати просто дивляться на ціну. Виробник перейшов на найдешевшого постачальника сировини. У порівнянні ШІ надійність доставки цього постачальника здавалася низькою, але менеджер проігнорував це. Дві великі затримки протягом трьох місяців зупинили виробництво; втрачене виробництво у багато разів перевищувало отриману знижку. Урок: ціна не є універсальною для всіх; Оцінка надійності також повинна була бути включена в рішення.
Випадок 3 — Оптимізація кількості замовлення. На складі електронної комерції часто не вистачало або надлишок найбільш продаваного продукту. Менеджер передав анонімні дані про споживання ШІ та попросив надати точку повторного замовлення та сценарії запасів. Він дав три сценарії з формулами ШІ; Керівник врахував невизначеність у часі виконання і вибрав середній сценарій із запасом міцності. Дефіцит зменшився на 60 відсотків, а надлишкові запаси також зменшилися.
Чотири шаблони, які можна копіювати
1) Аналіз витрат:
Ваша роль: аналітик із закупівель. Використовуйте додані анонімні дані про витрати (категорія, код постачальника, сума). Покажіть мені в таблиці: 1) Ваші 10 найбільших статей витрат, 2) Точки безладу, де я купую той самий продукт у кількох постачальників, 3) Можливості консолідації та ризик залежності кожного з них. Просто використовуйте цифри, які я вам дав.
2) Порівняння постачальників (багатовимірне):
Використовуйте додані анонімні дані постачальника (ціна, показник якості, термін поставки, надійність, термін оплати). Оцінка з такими вагами: ціна 30%, надійність 30%, якість 20%, доставка 10%, термін зрілості 10%. Покажіть зважену оцінку в таблиці, але вкажіть, що остаточне рішення залишається за вами, і перед укладенням контракту необхідний юридичний/фінансовий контроль.
3) Кількість замовлення / точка повторного замовлення:
Використовуйте додані анонімні дані про споживання (продукт, місячне споживання, час виконання). Створіть 3 сценарії для точки повторного замовлення та рекомендованої кількості замовлення (низький/середній/високий запас надійності). Показати формули. Якщо час виконання невизначений, поясніть, як це впливає на запаси безпеки.
4) Оцінка ризику постачання:
Оцініть такий товар: [предмет]. Перелічіть можливі ризики постачання (залежність від одного джерела, затримка доставки, нестабільність цін, якість, географічні/геополітичні). Для кожного ризику запропонуйте ймовірність/вплив і недорогі заходи пом’якшення. Не робіть точних прогнозів; Позначте невизначеності.
Слабка підказка / Сильна підказка
Слабка підказка:
Якого постачальника мені вибрати?
Ні критеріїв, ні даних, ні ваг. ШІ або каже «найдешевший», або дає пусті загальні поради; безпідставно керує рішенням, що несе фінансовий та юридичний ризик.
Потужна підказка:
Ваша роль: аналітик із закупівель. У додатку дані про ціну, якість, термін поставки та надійність 4 анонімних постачальників. Оцініть ціну та надійність з рівною вагою, якість з трохи меншою вагою та з’явиться порівняльна таблиця. Прийняття остаточного рішення; Повідомте 2 найсильнішим кандидатам їхні причини та нагадайте їм, що перед укладенням контракту потрібна юридична/фінансова перевірка.
Розмір
поганий підхід
Сильний підхід
критерій
тільки ціна
багатовимірний
зважування
Жодного
відкритий
Ризик
ігнорувати
Оцінено
право власності на рішення
залишено А.І
У людей, схвалено експертами
перевірка
Жодного
обов'язковий
Поширені помилки
- Тільки подивіться на ціну. Якщо ігнорувати надійність, якість і ризик, це стає дорогим.
- Надконсолідація. Залежність від одного постачальника збільшує ризик зриву; баланс.
- Обхід страхового запасу. Замовлення без запасу міцності, коли час виконання невизначений, призведе до відсутності запасів.
- Залишення рішення щодо контракту на AI. Рішення, які мають фінансові/юридичні наслідки, вимагають експертного схвалення.
- Вставлення фактичних даних постачальника/ціни у відкритий інструмент. Це комерційна таємниця; Знеособити.
Увага: Договір, укладений з постачальником, є фінансовим та юридичним зобов'язанням. Порівняльна таблиця ШІ є інструментом підтримки прийняття рішень, а не заміною підпису. Перевірка фінансової надійності перед укладенням договору, юридична перевірка та схвалення компетентного експерта є обов’язковими.
Підсумовуючи
Постачання і закупівлі, як найбільша стаття витрат, безпосередньо впливає на прибуток. Дізнайтеся, куди йдуть ваші гроші за допомогою аналізу витрат; Зосередьтеся на великих предметах за принципом Парето; Розгляньте можливості дезорганізації постачальників і консолідації. Порівнюйте постачальників за кількома параметрами (ціна, якість, надійність, ризик), не дивіться лише на ціну. Плануйте кількість замовлення зі сценаріями та запасом міцності. ШІ є потужним помічником у всіх цих аналізах; Однак рішення про укладення контракту має фінансово-правові наслідки та потребує компетентного експертного погодження.
Аплікаційне завдання
Анонімно готуйте покупки за останні 6 місяців (категорія, код постачальника, сума). Попросіть штучний інтелект виділити 10 найпопулярніших товарів і відтік постачальників за допомогою шаблону «Аналіз витрат» вище. Створіть багатовимірну таблицю з шаблоном «Порівняння постачальників» для товару та визначте 2 найсильніших кандидатів. Перелічіть, які юридичні/фінансові перевірки ви проведете перед прийняттям рішення.
контрольний список
- [ ] Чи я анонімізував дані про постачальників і ціни?
- [ ] Чи я зосередився на великих предметах (Парето)?
- [ ] Чи порівнював я постачальника за кількома параметрами (не лише за ціною)?
- [ ] Чи оцінив я ризик залежності від консолідації?
- [ ] Чи пройшов я експертне затвердження та юридичний/фінансовий контроль щодо рішення щодо контракту?