Mga nadagdag:
- Kakayahang gumawa ng buod ng pulong na nakatuon sa aksyon (mga desisyon, sino/ano/kailan ang mga aksyon, bukas na mga tanong) at makilala ang pagkakaiba sa pagitan ng desisyon at posibilidad
- Kakayahang gamitin ang buod ng dokumento bilang isang mapa ng daan at basahin ang mga kritikal na item sa legal at pinansyal na mga dokumento sa orihinal at sa isang eksperto.
- Kakayahang i-verify ang bawat buod at kumpirmahin ito ng mga kalahok laban sa panganib ng hindi wastong pag-uugnay ng mga desisyon ng artificial intelligence.
Mayroong dalawang bagay na pinakamadalas na inirereklamo ng mga tagapamahala: masyadong maraming pulong at napakaraming dokumentong nababasa. Ang isang linggong halaga ng pagtugon sa trapiko ay madaling umabot ng 10 oras; Ang mga papasok na kontrata, ulat, e-mail chain at mga dokumento sa industriya ay lumikha ng walang katapusang pile ng pagbabasa. Kapansin-pansing pinapagaan ng AI ang dalawang pasanin na ito: ginagawang structured note ang isang pag-record ng pulong sa loob ng ilang minuto, ginagawang maigsi ang isang mahabang dokumento. Sa yunit na ito, matututunan natin kung paano gawin ang dalawang trabahong ito nang tama at ligtas. Boundary: Ang AI ay gumagawa ng buod; Ang manager ay may pananagutan para sa katumpakan at pagkakumpleto ng buod at ang tumpak na pagmuni-muni ng mga desisyon.
Buod ng pulong: mula sa desisyon hanggang sa aksyon
Ang isang masamang tala sa pagpupulong ay naglalarawan sa lahat ng nangyari mula simula hanggang katapusan, ngunit nagtatanong ng "anong desisyon ang ginawa natin, sino ang gagawa ng ano?" hindi sumasagot sa tanong. Ang isang magandang buod ng pulong ay nakatuon sa pagkilos at may kasamang tatlong bagay na malinaw: mga desisyong ginawa, mga item ng aksyon (sino, ano, kailan), at mga tanong na nananatiling bukas. Kapag binigyan mo ang AI ng isang transcript ng pulong, hilingin ito para sa eksaktong istrukturang ito; Kung hindi, magbubunga ito ng mahaba at walang kwentang teksto.
Ang pinaka-kritikal na panganib sa buod ng pulong ay ang AI ay magdudulot ng mali sa mga desisyon o magsusulat ng hindi binibigkas na desisyon bilang isang "desisyon". Ang pagkakaiba sa pagitan ng "baka gagawin natin ito" at "gagawin natin iyan" sa isang pulong ay napakahalaga. Kaya siguraduhing basahin ang AI brief mismo at i-verify ang bawat item ng aksyon at desisyon; Markahan ang mga hindi malinaw bilang "malinaw." Bilang karagdagan, ang mga pag-record ng pulong ay naglalaman ng personal na data at kumpidensyal na impormasyon; Sundin ang patakaran ng iyong kumpanya at impormasyon ng kalahok bago magbigay ng mga rehistradong sasakyan para magbukas ng mga sasakyan.
Tip: Ihanda kaagad ang buod ng pulong pagkatapos ng pulong at ipadala ito sa mga kalahok na nagsasabing "narito ang mga item ng aksyon, itama ako kung mali ako." Pareho nitong kinukumpirma ang posibleng pagkakamali ng AI sa mga tao at pinapanagot ang lahat. Kung maghihintay ka ng isang araw, mawawala ang mga detalye.
Buod ng dokumento: pagputol ng mahaba hanggang sa diwa
Kung wala kang oras para magbasa ng mahabang ulat, kontrata o dokumento ng industriya, maaari kang humingi sa AI ng isang "executive briefing": mga pangunahing natuklasan, kung ano ang iyong iniisip, mga panganib at mga susunod na hakbang. Ngunit mayroong dalawang panganib dito. Una, kahit na nakuha nang tama ng buod ang pangunahing ideya, maaari itong mag-iwan ng mahalagang detalye (isang sugnay ng kontrata, isang pagbubukod, isang kundisyon). Pangalawa, ang AI kung minsan ay "nagbubuod" ng isang resulta na wala sa dokumento.
Samakatuwid, kung gagamitin mo ang buod ng dokumento upang gumawa ng desisyon, gamitin ang buod bilang isang mapa ng daan at basahin ang mga kritikal na seksyon sa orihinal. Lalo na sa mga legal at pinansyal na dokumento (kontrata, panukala, batas), hindi dapat palitan ng buod ng AI ang pagsusuri ng eksperto; Isang malubhang pagkakamali ang pumirma ng kontrata sa pamamagitan ng pag-asa sa isang buod ng AI. Inihahanda ka ng buod; Ang desisyon ay ginawa ng mismong dokumento at ng eksperto.
tatlong mini case
Case 1 — Ang pulong na naging aksyon. Sa isang pangkat ng proyekto, ang mga pagpupulong ay tumagal ng mahabang panahon, ngunit walang nakakaalam nang eksakto kung ano ang gagawin pagkatapos. Ibinigay ng manager ang transcript ng meeting sa AI at nagsimulang kumuha ng buod sa format na "mga desisyon lang + aksyon (sino/ano/kailan) + bukas na mga tanong" na format. Agad niyang ipinadala ang summary sa team. Nang sumunod na buwan, halos nawala ang mga reklamo ng "nakalimutang trabaho" dahil isinulat ang mga responsibilidad ng lahat.
Kaso 2 — Inalis na sugnay ng kontrata. Ang isang manager ay nagpabuod sa AI ng isang 30-pahinang kontrata ng supply at inaprubahan ito batay sa buod. Nakuha ng buod ang mga pangunahing kundisyon nang tama, ngunit tinanggal ang awtomatikong pag-renew at sugnay ng parusa. Ang kumpanya ay natigil dito sa loob ng isang taon na ayaw nito. Aralin: ay isang buod ng preamble sa isang legal na dokumento; Ang mga kritikal na artikulo ay binabasa sa orihinal at may abogado.
Kaso 3 — Maling pagpapasya. Sa isang buod ng pulong, isinulat ni YZ, "naaprubahan ang pagtaas ng badyet"; Gayunpaman, sinabi sa pulong na "ang pagtaas ng badyet ay susuriin". Binasa ng executive ang buod bago ipadala, nahuli ang error, at inayos ito. Kung ipinadala niya ito nang walang pag-verify, maaaring kumilos ang finance team sa isang pag-apruba na wala. Ang isang maliit na pagbabasa ay humadlang sa isang malaking gulo.
Apat na maaaring kopyahin na mga template
1) Buod ng pulong (nakatuon sa aksyon):
Ang iyong tungkulin: meeting reporter. Nasa ibaba ang isang transcript ng pulong. Isa-isahin ito sa istrukturang ito:1) MGA KAPASIYAHAN NA GINAWA (malinaw, ihiwalay ang "isusuri" mula sa "nagpasya").2) MGA AYTE NG PAGKILOS: sino / ano / takdang panahon (talahanayan).3) BUKAS NA MGA TANONG / dapat linawin. Huwag gumawa ng anumang mga desisyon o aksyon na hindi nabanggit sa transcript; Markahan ang hindi maliwanag bilang "malinaw".
2) Pagtuturo ng tagapamahala ng dokumento:
I-condense ang sumusunod na mahabang dokumento para sa isang napaka-abalang executive:(1) layunin ng dokumento, (2) 5 pangunahing punto na may kinalaman sa akin, (3) mga panganib/pagsasaalang-alang, (4) inirerekomenda ang susunod na hakbang. Gamitin lamang ang impormasyon sa dokumento; Magdagdag ng resulta o numero. Markahan ang hindi malinaw na bahagi ng dokumento bilang "malabo".
3) Kritikal na pagkuha ng materyal (kontrata/batas):
Ang sumusunod na dokumento ay naglalaman ng KRITIKAL na mga bagay para sa desisyon: panahon, pag-renew, pagwawakas, sugnay ng parusa, kondisyon ng pagbabayad, pananagutan, pagbubukod. Sipiin ang bawat isa na may pahayag mula sa dokumento. Ito ay isang paunang pag-scan; Ito ay hindi isang kapalit para sa legal na pagsusuri, sabihin ito.
4) Aksyon follow-up na mensahe:
Isalin ang sumusunod na mga aksyon sa pagpupulong sa isang maikling follow-up na mensahe sa mga kalahok: [listahan ng aksyon]. Gawing malinaw kung ano ang pananagutan ng bawat tao. Magdagdag ng tala sa dulo ng mensahe na nagsasabing "Kung may mali/hindi kumpleto, ipaalam sa akin sa loob ng 24 na oras."
Mahinang prompt / Malakas na prompt
Mahinang prompt:
Ibuod ang pulong na ito.
Walang istraktura, walang pagkakaiba sa desisyon/aksyon, walang proteksyon sa katha. Ang AI ay nagbabalik ng matatas ngunit hindi nabuong teksto; Maaari nitong malito ang mga posibilidad sa mga desisyon.
Napakahusay na prompt:
Ang iyong tungkulin: reporter. Ibuod ang transcript ng pulong sa ibaba. Gusto ko lang ng tatlong heading: (1) malinaw na mga desisyong ginawa, (2) action item kung sino/ano/deadline table, (3) bukas na mga tanong. Huwag kailanman paghaluin ang "masusuri" sa "nagpasya." Huwag magdagdag ng anumang bagay na wala pa sa transcript.
Sukat
mahinang diskarte
Malakas na diskarte
istraktura
libre
Desisyon/aksiyon/tanong
Pananagutan
hindi sigurado
sino/ano/kailan
kalinawan ng desisyon
pinaghalo
malinaw na pagkakaiba
angkop na proteksyon
wala
Oo
kakayahang masubaybayan
mababa
mataas
Mga karaniwang pagkakamali
- Nakakalito ang posibilidad sa desisyon. Tukuyin ang pagkakaiba sa pagitan ng "masusuri" at "aaprubahan" at i-verify.
- Pamamahagi ng digest nang hindi ito bini-verify. Maaaring maling i-attribute ng AI ang desisyon; Basahin bago ipadala.
- Pagpirma sa kontrata na umaasa sa buod. Basahin ang mga kritikal na artikulo sa orihinal at kasama ng isang eksperto.
- Hindi pagiging responsable at paglalagay ng petsa sa aksyon. Kung walang "sino, ano, kailan" ang aksyon ay hindi masusunod.
- Random na ibinibigay ang lihim na pag-record sa sasakyan. Ang mga pag-record ng pulong ay naglalaman ng personal/kumpidensyal na data; Sundin ang patakaran.
Babala: Ang buod ng pulong ay madalas na nagiging "opisyal na alaala"; buwan mamaya "anong desisyon ang ginawa natin?" Ang sagot sa tanong ay ang tala na iyon. Samakatuwid, ang isang error sa buod ay maaaring maging isang maling katotohanan sa hinaharap. Palaging i-verify ang buod at ikumpirma ito sa mga kalahok.
Sa buod
Ang pagpupulong at mga buod ng dokumento ay kabilang sa mga gawain kung saan ang AI ay nakakatipid ng pinakamaraming oras. Ang magagandang pulong brief ay nakatuon sa aksyon: malinaw na mga desisyon, sino/ano/kailan ang mga aksyon, at bukas na mga tanong. Inihahanda ka ng buod ng dokumento ngunit maaaring mag-iwan ng mga kritikal na detalye; Hindi ito kapalit ng pagsusuri ng eksperto sa mga legal at pinansyal na dokumento. Ang pinakamalaking panganib ay ang AI ay mag-misattribute ng mga desisyon o magdagdag ng mga bagay na wala; Kaya i-verify ang bawat buod, paghiwalayin ang desisyon mula sa posibilidad, at kumpirmahin ito ng mga kalahok. Ang responsibilidad para sa buod ay nasa administrator.
Gawain ng aplikasyon
Kumuha ng mga tala (na-anonymize) mula sa isang pulong na ginawa mo ngayong linggo. Gumawa ng buod na nakatuon sa pagkilos mula sa AI gamit ang template na "Buod ng pulong" sa itaas. I-verify ang bawat item ng aksyon at desisyon laban sa orihinal; Subukang maghanap ng hindi bababa sa isang "desisyon o posibilidad" na kalabuan. Ipadala ang iyong na-verify na buod sa mga kalahok sa format na "Action follow-up message."
checklist
- [ ] Gusto ko ba ang buod sa isang istrukturang nakatuon sa pagkilos (desisyon/aksyon/tanong)?
- [ ] Naiiba ko ba at napatunayan ang posibilidad mula sa desisyon?
- [ ] Nagtakda ba ako ng responsable at deadline para sa bawat aksyon?
- [ ] Nabasa ko ba ang mga kritikal na sugnay sa orihinal na legal/pinansyal na dokumento?
- [ ] Naobserbahan ko ba ang patakaran ng kumpanya at hakbang sa pag-verify para sa kumpidensyal na pag-record?