Mga nadagdag:
- Pag-unawa sa kahalagahan ng pagmamapa at pagpapasimple ng isang proseso bago ito i-automate at ang kakayahang pumili ng mga hakbang na angkop para sa automation (paulit-ulit, regular, malaki, na may mababang pagbubukod).
- Kakayahang uriin ang mga hakbang sa proseso bilang mababa/katamtaman/mataas na panganib at magtatag ng disenyo ng pag-apruba ng tao sa mga papalabas na output
- Pagtiyak na ang mga eksepsiyon ay nakadirekta sa mga tao at ang mga regular na checkpoint ay inilalagay sa mga awtomatikong proseso
Mayroong tahimik na kaaway na kumakain ng oras sa bawat negosyo: paulit-ulit na trabaho. Pag-format ng parehong email, pagdidirekta ng papasok na kahilingan sa tamang tao, pagkopya ng form mula sa isang talahanayan patungo sa isa pa, pagsulat ng mga katulad na sagot sa bawat tanong ng customer. Kung ang isang empleyado ay gumugugol ng isang oras sa isang araw sa mga ito, 250 oras sa isang taon - o anim na buong linggo ng trabaho - ay sumingaw. Ang pag-automate ng proseso—pagsasagawa ng mga paulit-ulit na hakbang sa trabaho na may kaunti o walang interbensyon ng tao—ay ang paraan upang mabawi sa panahong ito. Ang AI ay isang mahusay na tool sa parehong disenyo at pagpapatupad ng ilan sa mga hakbang ng automation mismo. Boundary: Pinapabilis ng AI ang proseso at gumagawa ng mga draft; Tinitiyak ng tagapamahala na ang proseso ay nai-set up nang tama at ang mga pagbubukod ay pinamamahalaan nang tama.
Unawain ang proseso: saan nagsisimula ang automation?
Ang unang panuntunan ng automation ay nakakagulat: huwag i-automate ang isang masamang proseso, ayusin muna ito. Pinapataas ng automation ang bilis ng proseso; Pinapabilis din nito ang error kung corrupt ang proseso. Kaya ang unang hakbang ay ang pagmamapa ng proseso: ang simula ng trabaho, ang mga hakbang, ang mga punto ng desisyon, ang output. Ang AI ay isang mahusay na katulong sa pagmamapa na ito; Ipinaliwanag mo ang iyong proseso, hinahati-hati niya ito nang hakbang-hakbang at nagtatanong ng mga hindi kinakailangang hakbang.
Pagkatapos ay pipiliin mo ang mga hakbang na angkop para sa automation. Ang mga mabubuting hakbang ng kandidato ay: paulit-ulit (madalas na ginagawa), kanonikal (sumusunod sa malinaw na mga panuntunan), napakalaki (naulit nang maraming beses), at mababang pagbubukod (bihira ang mga eksepsiyon). Ang mga masasamang hakbang ng kandidato ay ang mga nangangailangan ng intuwisyon, empatiya, o kumplikadong paghatol. Tanungin ang AI "aling mga hakbang sa prosesong ito ang angkop para sa automation at alin ang mga tao?" Maaari mong gawin ang pagkakaibang ito sa pamamagitan ng pagtatanong:
Tip: Bago mag-automate, obserbahan ang proseso sa loob ng isang linggo at sukatin kung gaano karaming beses ito aktwal na ginawa at kung gaano ito katagal. Nalaman ng maraming tagapamahala na ang trabahong sa tingin nila ay "masyadong nakakaubos ng oras" ay talagang ginagawa nang ilang beses sa isang buwan, habang ang tunay na kumakain ng oras ay isa pang trabaho na hindi nila napagtanto.
Human-in-the-loop na disenyo
Ang buong automation ng mga proseso ng negosyo ay kadalasang mapanganib. Ligtas para sa isang AI na magsulat ng isang email; ngunit delikado para sa AI na ipadala ito nang direkta sa kliyente dahil ito ay agad na lalabas kapag may error. Ang solusyon ay isang human-in-the-loop na diskarte: Ginagawa ng AI ang draft, mabilis itong inaprubahan ng tao, pagkatapos ay ipinadala ito. Iniuugnay nito ang panganib sa tao habang pinapanatili ang karamihan sa bilis.
Idisenyo ang automation ayon sa tatlong antas ng panganib. Mababang panganib (panloob na memo, draft): ang buong automation ay katanggap-tanggap. Katamtamang panganib (karaniwang tugon sa customer): kinakailangan ng kumpirmasyon ng tao. Mataas na panganib (kontrata, pagbabayad, opisyal na aplikasyon): Ang AI ay gumagawa lamang ng mga draft, ang pagsusuri ng eksperto at pirma ay sapilitan. Ang pagguhit ng mapa na ito sa simula ng proseso ay pumipigil sa mga sakuna sa hinaharap.
tatlong mini case
Kaso 1 — Humiling ng pagruruta. Ang isang kumpanya ng serbisyo ay tumatanggap ng ~80 email ng suporta bawat araw at isang empleyado ang manu-manong ipinamamahagi ang mga ito sa tamang departamento (~1 oras bawat araw). Nag-set up sila sa AI ng panuntunan sa pag-uuri na may mga hindi kilalang sample: i-tag ang bawat email bilang "teknikal/pagsingil/pangkalahatan" at isulat ang inirerekomendang departamento, aprubahan lang ng empleyado. Bumaba ang oras ng pag-deploy sa 12 minuto bawat araw. Dumarating pa rin sa mga tao ang mga hindi tiyak na sitwasyon.
Kaso 2 — Hindi magandang proseso sa pag-automate ng error. Sa isang yunit ng accounting, ang proseso ng pag-apruba ay may kasamang 5 hindi kinakailangang hakbang. Ang admin ay automated ito bilang ay; ang resulta ay 5 hindi kinakailangang hakbang na tumatakbo nang mas mabilis ngunit kalabisan pa rin. Noong ipinakita ko ang proseso sa AI, minarkahan ng AI na 2 sa 5 hakbang ay walang naidagdag na halaga. Una ang proseso ay nabawasan sa 3 hakbang, pagkatapos ito ay awtomatiko; Doon dumating ang totoong tubo.
Case 3 — Human-in-the-loop rescue. Nag-set up ang isang e-commerce team ng AI automated response para ibalik ang mga kahilingan ngunit inalis ang pag-apruba ng tao. Isang araw, tumugon ang AI sa isang ilegal na kahilingan sa maramihang pagbabalik gamit ang karaniwang template at nagbigay ng maling impormasyon, at tumaas ang reklamo ng customer. Ibinalik ng pangkat ang hakbang ng pag-apruba ng tao; Ang AI ay nagpatuloy sa paggawa ng draft, ngunit bago isumite, sinuri ng isang empleyado ang bawat tugon sa loob ng dalawang segundo. Ang mga pagkakamali ay nawala, ang bilis ay pinananatili.
Apat na maaaring kopyahin na mga template
1) Proseso ng pagmamapa:
Ang iyong tungkulin: espesyalista sa pagpapabuti ng proseso. Ilalarawan ko ang trabaho: [step-by-step na paglalarawan ng trabaho]. Isulat ito bilang isang malinaw na daloy: simula, bawat hakbang, mga punto ng desisyon, output. Pagkatapos ay markahan ang mga hakbang na hindi nagdaragdag ng halaga o paulit-ulit at nagmumungkahi ng mga pagpapasimple. Huwag irekomenda ang automation.
2) Pagsusuri ng pagiging angkop para sa automation:
Suriin ang bawat hakbang sa proseso sa itaas gamit ang mga sumusunod na pamantayan: pag-uulit, pagiging regular, dami, dalas ng pagbubukod. Para sa bawat hakbang, magbigay ng label na "automated / human" at sumulat ng maikling katwiran. Siguraduhing iwanan ang mga hakbang na nangangailangan ng mataas na paghuhusga/empatiya sa tao.
3) Panuntunan sa pag-uuri/pagruruta:
Bibigyan kita ng mga hindi kilalang sample na kahilingan. Gumawa ng malinaw, transparent na mga panuntunan para pagbukud-bukurin ang mga ito sa mga kategoryang ito: [mga kategorya]. Isulat ang inirerekomendang kategorya + antas ng tiwala (mataas/mababa) para sa bawat papasok na kahilingan. Markahan ang mga mababa ang tiwala bilang "refer to human".
4) draft ng tugon ng tao sa loob ng loop:
DRAFT isang karaniwang tugon sa sumusunod na uri ng kahilingan: [uri ng kahilingan]. Maglagay ng tag na "[KINAKAILANGANG PAGPAPATIBAY NG TAO]" sa dulo ng tugon. Kung nakakaramdam ka ng pagbubukod, huwag isulat ang tugon; Sa halip sabihin "ang sitwasyong ito ay hindi pamantayan, idirekta ito sa tao".
Mahinang prompt / Malakas na prompt
Mahinang prompt:
I-automate ang trabahong ito.
Ang proseso ay hindi tinukoy, ang antas ng panganib ay hindi malinaw, walang exception management. Nagbibigay ang AI ng walang kwentang generic na payo o nagmumungkahi ng delikadong full automation.
Napakahusay na prompt:
Ang iyong tungkulin: eksperto sa proseso. Ipapaliwanag ko ang sumusunod na proseso: pag-uuri ng mga papasok na pagtutol sa invoice at pagdidirekta sa kanila sa nauugnay na yunit. Una, i-map ang proseso nang sunud-sunod at markahan ang hindi kinakailangang hakbang. Pagkatapos ay suriin ang bawat hakbang para sa pagiging angkop para sa automation. Huwag irekomenda ang pagpapadala ng anumang tugon sa customer nang walang pag-apruba ng tao; Lagyan ng label ang "[HUMAN APPROVAL]" sa mga kritikal na hakbang.
Sukat
mahinang diskarte
Malakas na diskarte
Paglalarawan ng proseso
wala
hakbang-hakbang
Pagpapasimple
hindi hinihingi
Pasimplehin muna
Antas ng panganib
huwag pansinin
na-tag
pagsang-ayon ng tao
wala
ginawang compulsory
Seguridad
mababa
mataas
Mga karaniwang pagkakamali
- Pag-automate ng masamang proseso. Pasimplehin muna ang proseso; saka pabilisin.
- Pag-alis ng pahintulot ng tao. Panatilihin ang human-in-the-loop na disenyo sa output sa kliyente/sa labas.
- Hindi pinapansin ang mga exception. Ang mga pambihirang sitwasyon ay dapat ituro sa mga tao.
- Pag-automate nang walang pagsukat. Sukatin ang aktwal na dalas at tagal; Huwag sayangin ang iyong oras sa maling trabaho.
- Hindi pagmamapa sa antas ng panganib. Paghiwalayin ang mga hakbang na mababa/katamtaman/mataas na panganib sa simula.
Babala: Kapag na-set up na, mawawala ang automation at tahimik na gumagana; Kaya naman ang pagkakamali ay maaaring maulit ng maraming beses nang hindi napapansin. Maglagay ng regular na "checkpoint" sa mga awtomatikong proseso: suriin ang isang sample ng mga output gamit ang mata ng tao isang beses sa isang linggo.
Sa buod
Ibinabalik ng pag-aautomat ng proseso ang oras na nawala sa pamamagitan ng paulit-ulit na mga gawain. Ngunit unawain muna at pasimplehin ang proseso; Ang pag-automate sa masamang proseso ay nagpapabilis sa error. Ang mga hakbang na angkop para sa pag-aautomat ay paulit-ulit, regular, napakalaki, at mababang-katangi-tangi; Ang mga hakbang na nangangailangan ng paghatol at empatiya ay pagmamay-ari ng mga tao. I-mapa ang panganib bilang mababa/katamtaman/mataas at panatilihin ang human-in-the-loop na pag-apruba sa mga papalabas na output. Pinapabilis ng AI ang proseso; Ang administrator ang tumitiyak na ito ay na-set up nang tama at ang mga pagbubukod ay pinamamahalaan.
Gawain ng aplikasyon
Pumili ng isang gawain na pinaka-ulit sa iyong trabaho. Gamit ang template na "Process mapping" sa itaas, ipamapa ito sa AI nang sunud-sunod at markahan ang mga hindi kinakailangang hakbang. Pagkatapos ay tukuyin kung aling mga hakbang ang maaaring i-automate gamit ang "Pagsusuri ng pagiging angkop sa pag-automate." Mag-draft ng tugon sa human-loop para sa hindi bababa sa isang hakbang at subukan ito sa loob ng isang linggo; Sukatin ang oras na iyong nai-save.
checklist
- [ ] Na-map ko ba at pinasimple ang proseso bago ito i-automate?
- [ ] Nasuri ko ba ang bawat hakbang para sa pagiging angkop para sa automation?
- [ ] Na-map ko ba ang antas ng panganib (mababa/medium/mataas)?
- [ ] Napanatili ko ba ang pag-apruba ng tao sa papalabas na output?
- [ ] Paminsan-minsan ko bang na-checkpoint ang automated na proseso?