లాభాలు:
- ప్రక్రియను ఆటోమేట్ చేయడానికి ముందు మ్యాపింగ్ మరియు సరళీకృతం చేయడం యొక్క ప్రాముఖ్యతను అర్థం చేసుకోవడం మరియు ఆటోమేషన్కు అనువైన దశలను ఎంచుకోగలగడం (పునరావృత, సాధారణ, భారీ, తక్కువ మినహాయింపులతో).
- ప్రక్రియ దశలను తక్కువ/మధ్యస్థం/అధిక ప్రమాదంగా వర్గీకరించే సామర్థ్యం మరియు అవుట్పుట్లపై హ్యూమన్-ఇన్-ది-లూప్ అప్రూవల్ డిజైన్ను ఏర్పాటు చేయడం
- మినహాయింపులు మానవులకు నిర్దేశించబడతాయని మరియు స్వయంచాలక ప్రక్రియలపై సాధారణ తనిఖీ కేంద్రాలు ఉంచబడతాయని నిర్ధారించడం
ప్రతి వ్యాపారంలో నిశ్శబ్దంగా సమయం తినే శత్రువు ఉన్నాడు: పునరావృతమయ్యే పని. అదే ఇమెయిల్ను ఫార్మాట్ చేయడం, ఇన్కమింగ్ అభ్యర్థనను సరైన వ్యక్తికి అందించడం, ఫారమ్ను ఒక టేబుల్ నుండి మరొకదానికి కాపీ చేయడం, ప్రతి కస్టమర్ ప్రశ్నకు ఒకే విధమైన సమాధానాలు రాయడం. ఒక ఉద్యోగి వీటి కోసం రోజుకు ఒక గంట గడిపినట్లయితే, సంవత్సరానికి 250 గంటలు - లేదా ఆరు పూర్తి పనివారాలు - ఆవిరైపోతాయి. ప్రాసెస్ ఆటోమేషన్-కొద్దిగా లేదా మానవ ప్రమేయం లేకుండా పునరావృతమయ్యే పని దశలను అమలు చేయడం-ఈసారి తిరిగి పొందే మార్గం. AI అనేది ఆటోమేషన్ యొక్క కొన్ని దశల రూపకల్పన మరియు అమలు రెండింటిలోనూ శక్తివంతమైన సాధనం. సరిహద్దు: AI ప్రక్రియను వేగవంతం చేస్తుంది మరియు చిత్తుప్రతులను ఉత్పత్తి చేస్తుంది; ప్రాసెస్ సరిగ్గా సెటప్ చేయబడిందని మరియు మినహాయింపులు సరిగ్గా నిర్వహించబడుతున్నాయని మేనేజర్ నిర్ధారిస్తారు.
మొదట ప్రక్రియను అర్థం చేసుకోవడం: ఆటోమేషన్ ఎక్కడ ప్రారంభమవుతుంది?
ఆటోమేషన్ యొక్క మొదటి నియమం ఆశ్చర్యకరమైనది: చెడ్డ ప్రక్రియను ఆటోమేట్ చేయవద్దు, ముందుగా దాన్ని పరిష్కరించండి. ఆటోమేషన్ ప్రక్రియ యొక్క వేగాన్ని పెంచుతుంది; ప్రక్రియ పాడైపోయినట్లయితే ఇది లోపాన్ని కూడా వేగవంతం చేస్తుంది. కాబట్టి మొదటి దశ ప్రక్రియను మ్యాప్ చేయడం: పని ప్రారంభం, దశలు, నిర్ణయం పాయింట్లు, అవుట్పుట్. ఈ మ్యాపింగ్లో AI మంచి సహాయకుడు; మీరు మీ ప్రక్రియను వివరిస్తారు, అతను దానిని దశలవారీగా విచ్ఛిన్నం చేస్తాడు మరియు అనవసరమైన దశలను ప్రశ్నిస్తాడు.
అప్పుడు మీరు ఆటోమేషన్ కోసం తగిన దశలను ఎంచుకోండి. మంచి అభ్యర్ధి దశలు: పునరావృతం (తరచుగా జరుగుతుంది), నియమానుసారం (స్పష్టమైన నియమాలను అనుసరిస్తుంది), స్థూలమైన (పెద్ద సంఖ్యలో పునరావృతం) మరియు తక్కువ-మినహాయింపు (మినహాయింపులు చాలా అరుదుగా జరుగుతాయి). చెడు అభ్యర్ధి దశలు అంటే అంతర్ దృష్టి, తాదాత్మ్యం లేదా సంక్లిష్టమైన తీర్పు అవసరం. AIని అడగండి “ఈ ప్రక్రియలో ఏ దశలు ఆటోమేషన్కు అనుకూలంగా ఉంటాయి మరియు ఏవి మానవులు?” మీరు అడగడం ద్వారా ఈ వ్యత్యాసాన్ని గుర్తించవచ్చు:
చిట్కా: ఆటోమేట్ చేయడానికి ముందు, ప్రక్రియను ఒక వారం పాటు గమనించండి మరియు ఇది వాస్తవానికి ఎన్నిసార్లు చేయబడిందో మరియు ఎంత సమయం తీసుకుంటుందో కొలవండి. చాలా మంది నిర్వాహకులు "చాలా సమయం తీసుకునే పని" అని వారు భావించే పని వాస్తవానికి నెలలో కొన్ని సార్లు జరుగుతుందని కనుగొన్నారు, అయితే రియల్ టైమ్-ఈటర్ అనేది వారు గుర్తించని మరొక పని.
హ్యూమన్-ఇన్-ది-లూప్ డిజైన్
వ్యాపార ప్రక్రియల పూర్తి ఆటోమేషన్ తరచుగా ప్రమాదకరం. ఇమెయిల్ రాయడం AIకి సురక్షితం; కానీ AI దానిని నేరుగా క్లయింట్కు పంపడం ప్రమాదకరం ఎందుకంటే ఏదైనా లోపం ఉంటే అది వెంటనే బయటకు వెళ్లిపోతుంది. పరిష్కారం హ్యూమన్-ఇన్-ది-లూప్ విధానం: AI డ్రాఫ్ట్ను ఉత్పత్తి చేస్తుంది, మానవుడు దానిని త్వరగా ఆమోదించాడు, తర్వాత అది రవాణా చేయబడుతుంది. ఇది చాలా వేగాన్ని కొనసాగిస్తూ మానవునికి ప్రమాదాన్ని ఆపాదిస్తుంది.
మూడు స్థాయిల ప్రమాదానికి అనుగుణంగా ఆటోమేషన్ను డిజైన్ చేయండి. తక్కువ ప్రమాదం (అంతర్గత మెమో, డ్రాఫ్ట్): పూర్తి ఆటోమేషన్ ఆమోదయోగ్యమైనది. మధ్యస్థ ప్రమాదం (కస్టమర్కు ప్రామాణిక ప్రతిస్పందన): మానవ నిర్ధారణ అవసరం. అధిక ప్రమాదం (కాంట్రాక్ట్, చెల్లింపు, అధికారిక అప్లికేషన్): AI మాత్రమే డ్రాఫ్ట్లను ఉత్పత్తి చేస్తుంది, నిపుణుల సమీక్ష మరియు సంతకం తప్పనిసరి. ప్రక్రియ ప్రారంభంలో ఈ మ్యాప్ను గీయడం భవిష్యత్తులో విపత్తులను నివారిస్తుంది.
మూడు చిన్న కేసులు
కేసు 1 — అభ్యర్థన రూటింగ్. ఒక సేవా సంస్థ రోజుకు ~80 మద్దతు ఇమెయిల్లను స్వీకరిస్తోంది మరియు ఒక ఉద్యోగి వాటిని సరైన విభాగానికి (రోజుకు ~1 గంట) మాన్యువల్గా పంపిణీ చేస్తున్నారు. వారు AI అనామక నమూనాలతో వర్గీకరణ నియమాన్ని ఏర్పాటు చేశారు: ప్రతి ఇమెయిల్ను “సాంకేతిక/బిల్లింగ్/జనరల్”గా ట్యాగ్ చేయండి మరియు సిఫార్సు చేసిన విభాగాన్ని వ్రాసి, ఉద్యోగి ఆమోదిస్తారు. విస్తరణ సమయం రోజుకు 12 నిమిషాలకు తగ్గింది. అనిశ్చిత పరిస్థితులు ఇప్పటికీ ప్రజలకు ఉన్నాయి.
కేస్ 2 — పేలవమైన ప్రాసెస్ ఆటోమేటింగ్ లోపం. ఒక అకౌంటింగ్ యూనిట్లో, ఆమోద ప్రక్రియలో 5 అనవసరమైన దశలు ఉంటాయి. నిర్వాహకుడు దీన్ని స్వయంచాలకంగా మార్చాడు; ఫలితంగా 5 అనవసరమైన దశలు వేగంగా నడుస్తున్నాయి కానీ ఇప్పటికీ అనవసరంగా ఉన్నాయి. నేను AIకి ప్రక్రియను చూపించినప్పుడు, AI 5 దశల్లో 2 ఎటువంటి విలువను జోడించలేదని గుర్తించింది. మొదట ప్రక్రియ 3 దశలకు తగ్గించబడింది, తర్వాత అది ఆటోమేటెడ్; అప్పుడే అసలు లాభం వచ్చింది.
కేస్ 3 — హ్యూమన్-ఇన్-ది-లూప్ రెస్క్యూ. ఇ-కామర్స్ బృందం రిటర్న్ రిక్వెస్ట్లకు AI ఆటోమేటెడ్ రెస్పాన్స్ని సెటప్ చేసింది, కానీ మానవ ఆమోదాన్ని తొలగించింది. ఒక రోజు, AI ప్రామాణిక టెంప్లేట్తో చట్టవిరుద్ధమైన బల్క్ రిటర్న్ అభ్యర్థనకు ప్రతిస్పందించింది మరియు తప్పు సమాచారాన్ని అందించింది మరియు కస్టమర్ ఫిర్యాదు తీవ్రమైంది. బృందం మానవ-ఆమోదపు అడుగు వెనక్కి వేసింది; AI డ్రాఫ్ట్ను రూపొందించడం కొనసాగించింది, అయితే సమర్పణకు ముందు, ఒక ఉద్యోగి ప్రతి స్పందనను రెండు సెకన్లలో సమీక్షించారు. తప్పులు పోయాయి, వేగం నిర్వహించబడుతుంది.
నాలుగు కాపీ చేయగల టెంప్లేట్లు
1) ప్రాసెస్ మ్యాపింగ్:
మీ పాత్ర: ప్రక్రియ మెరుగుదల నిపుణుడు. నేను ఉద్యోగం గురించి వివరిస్తాను: [ఉద్యోగం యొక్క దశల వారీ వివరణ]. దీన్ని స్పష్టమైన ప్రవాహంగా వ్రాయండి: ప్రారంభం, ప్రతి దశ, నిర్ణయం పాయింట్లు, అవుట్పుట్. ఆపై విలువను జోడించని లేదా పునరావృతమయ్యే దశలను గుర్తించండి మరియు సరళీకరణలను సూచించండి. ఆటోమేషన్ని ఇంకా సిఫార్సు చేయవద్దు.
2) ఆటోమేషన్ కోసం అనుకూలత విశ్లేషణ:
పై ప్రక్రియలో ప్రతి దశను క్రింది ప్రమాణాలతో మూల్యాంకనం చేయండి: పునరావృతత, క్రమబద్ధత, వాల్యూమ్, మినహాయింపు ఫ్రీక్వెన్సీ. ప్రతి దశకు, "ఆటోమేటెడ్ / హ్యూమన్" అనే లేబుల్ ఇవ్వండి మరియు క్లుప్త సమర్థనను వ్రాయండి. వ్యక్తికి అధిక తీర్పు/సానుభూతి అవసరమయ్యే దశలను వదిలివేసినట్లు నిర్ధారించుకోండి.
3) వర్గీకరణ/రౌటింగ్ నియమం:
నేను మీకు అనామక నమూనా అభ్యర్థనలను అందిస్తాను. ఈ వర్గాలలో వాటిని క్రమబద్ధీకరించడానికి స్పష్టమైన, పారదర్శక నియమాలను సృష్టించండి: [కేటగిరీలు]. ప్రతి ఇన్కమింగ్ అభ్యర్థన కోసం సిఫార్సు చేయబడిన వర్గం + విశ్వసనీయ స్థాయి (అధిక/తక్కువ) వ్రాయండి. తక్కువ నమ్మకం ఉన్నవారిని "మానవులను సూచించండి" అని గుర్తు పెట్టండి.
4) హ్యూమన్-ఇన్-ది-లూప్ రెస్పాన్స్ డ్రాఫ్ట్:
కింది రకమైన అభ్యర్థనకు ప్రామాణిక ప్రతిస్పందనను డ్రాఫ్ట్ చేయండి: [అభ్యర్థన రకం]. ప్రతిస్పందన చివరిలో "[మానవ ఆమోదం అవసరం]" ట్యాగ్ని ఉంచండి. మీరు మినహాయింపును అనుభవిస్తే, ప్రతిస్పందనను వ్రాయవద్దు; బదులుగా "ఈ పరిస్థితి ప్రామాణికం కాదు, దానిని వ్యక్తికి సూచించండి" అని చెప్పండి.
బలహీనమైన ప్రాంప్ట్ / బలమైన ప్రాంప్ట్
బలహీనమైన ప్రాంప్ట్:
ఈ ఉద్యోగాన్ని ఆటోమేట్ చేయండి.
ప్రక్రియ నిర్వచించబడలేదు, ప్రమాద స్థాయి అస్పష్టంగా ఉంది, మినహాయింపు నిర్వహణ లేదు. AI పనికిరాని సాధారణ సలహాను ఇస్తుంది లేదా ప్రమాదకర పూర్తి ఆటోమేషన్ను సూచిస్తుంది.
శక్తివంతమైన ప్రాంప్ట్:
మీ పాత్ర: ప్రక్రియ నిపుణుడు. నేను ఈ క్రింది ప్రక్రియను వివరిస్తాను: ఇన్కమింగ్ ఇన్వాయిస్ అభ్యంతరాలను వర్గీకరించడం మరియు వాటిని సంబంధిత యూనిట్కు నిర్దేశించడం. మొదట, ప్రక్రియను దశలవారీగా మ్యాప్ చేయండి మరియు అనవసరమైన దశను గుర్తించండి. ఆటోమేషన్ కోసం అనుకూలత కోసం ప్రతి దశను అంచనా వేయండి. మానవ ఆమోదం లేకుండా కస్టమర్కు ఎలాంటి ప్రతిస్పందనను పంపమని సిఫార్సు చేయవద్దు; క్లిష్టమైన దశల్లో "[మానవ ఆమోదం]" లేబుల్ చేయండి.
పరిమాణం
పేద విధానం
బలమైన విధానం
ప్రక్రియ వివరణ
ఏదీ లేదు
దశలవారీగా
సరళీకరణ
అయాచిత
ముందుగా సరళీకరించండి
ప్రమాద స్థాయి
పట్టించుకోకండి
ట్యాగ్ చేయబడింది
మానవ ఆమోదం
ఏదీ లేదు
తప్పనిసరి చేసింది
భద్రత
తక్కువ
అధిక
సాధారణ తప్పులు
- చెడ్డ ప్రక్రియను ఆటోమేట్ చేస్తోంది. ముందుగా ప్రక్రియను సులభతరం చేయండి; అప్పుడు వేగవంతం.
- మానవ సమ్మతిని తీసివేయడం. క్లయింట్/బయటికి అవుట్పుట్లో హ్యూమన్-ఇన్-ది-లూప్ డిజైన్ను నిర్వహించండి.
- మినహాయింపులను విస్మరించడం. అసాధారణమైన పరిస్థితులను ప్రజలకు తెలియజేయాలి.
- కొలత లేకుండా ఆటోమేటింగ్. వాస్తవ ఫ్రీక్వెన్సీ మరియు వ్యవధిని కొలవండి; తప్పు పనిలో మీ సమయాన్ని వృథా చేయకండి.
- ప్రమాద స్థాయిని మ్యాపింగ్ చేయడం లేదు. ప్రారంభంలో తక్కువ/మధ్యస్థ/అధిక ప్రమాద దశలను వేరు చేయండి.
హెచ్చరిక: సెటప్ చేసిన తర్వాత, ఆటోమేషన్ అదృశ్యమవుతుంది మరియు నిశ్శబ్దంగా పనిచేస్తుంది; అందుకే పొరపాటును గుర్తించకుండా చాలాసార్లు పునరావృతమవుతుంది. స్వయంచాలక ప్రక్రియలపై సాధారణ "చెక్ పాయింట్" ఉంచండి: వారానికి ఒకసారి మానవ కన్నుతో అవుట్పుట్ల నమూనాను తనిఖీ చేయండి.
సారాంశంలో
ప్రాసెస్ ఆటోమేషన్ పునరావృత పనుల ద్వారా కోల్పోయిన సమయాన్ని తిరిగి ఇస్తుంది. కానీ మొదట అర్థం చేసుకోండి మరియు ప్రక్రియను సులభతరం చేయండి; చెడ్డ ప్రక్రియను స్వయంచాలకంగా చేయడం లోపాన్ని వేగవంతం చేస్తుంది. ఆటోమేషన్కు అనువైన దశలు పునరావృతం, రెగ్యులర్, భారీ మరియు తక్కువ-అసాధారణమైనవి; తీర్పు మరియు తాదాత్మ్యం అవసరమయ్యే దశలు మానవులకు చెందినవి. రిస్క్ను తక్కువ/మధ్యస్థం/అధికంగా మ్యాప్ చేయండి మరియు అవుట్బౌండ్ అవుట్పుట్లపై హ్యూమన్-ఇన్-ది-లూప్ ఆమోదాన్ని నిర్వహించండి. AI ప్రక్రియను వేగవంతం చేస్తుంది; ఇది సరిగ్గా సెటప్ చేయబడిందని మరియు మినహాయింపులు నిర్వహించబడుతున్నాయని నిర్ధారిస్తుంది నిర్వాహకుడు.
అప్లికేషన్ టాస్క్
మీ ఉద్యోగంలో ఎక్కువగా పునరావృతమయ్యే పనిని ఎంచుకోండి. పైన ఉన్న “ప్రాసెస్ మ్యాపింగ్” టెంప్లేట్తో, AI మ్యాప్ను దశలవారీగా ఉంచండి మరియు అనవసరమైన దశలను గుర్తించండి. ఆపై "ఆటోమేషన్ అనుకూలత విశ్లేషణ"తో ఏ దశలను ఆటోమేట్ చేయవచ్చో నిర్ణయించండి. హ్యూమన్-లూప్లో కనీసం ఒక దశకు ప్రతిస్పందనను రూపొందించి, ఒక వారం పాటు ప్రయత్నించండి; మీరు ఆదా చేసే సమయాన్ని కొలవండి.
చెక్లిస్ట్
- [ ] నేను ప్రక్రియను ఆటోమేట్ చేయడానికి ముందు మ్యాప్ చేసి, సరళీకృతం చేశానా?
- [ ] నేను ఆటోమేషన్ కోసం అనుకూలత కోసం ప్రతి దశను విశ్లేషించానా?
- [ ] నేను ప్రమాద స్థాయిని (తక్కువ/మధ్యస్థం/అధిక) మ్యాప్ చేశానా?
- [ ] నేను అవుట్గోయింగ్ అవుట్పుట్పై మానవ ఆమోదాన్ని సంరక్షించానా?
- [ ] నేను స్వయంచాలక ప్రక్రియను క్రమానుగతంగా తనిఖీ చేశానా?