சந்திப்பு மற்றும் ஆவணச் சுருக்கம்

ஆதாயங்கள்:

• செயல் சார்ந்த சந்திப்புச் சுருக்கத்தை (முடிவுகள், யார்/என்ன/எப்போது செயல்கள், திறந்த கேள்விகள்) மற்றும் முடிவு மற்றும் சாத்தியத்தை வேறுபடுத்தும் திறன்
• ஆவணச் சுருக்கத்தை சாலை வரைபடமாகப் பயன்படுத்தும் திறன் மற்றும் சட்ட மற்றும் நிதி ஆவணங்களில் உள்ள முக்கியமான பொருட்களை அசல் மற்றும் நிபுணருடன் படிக்கும் திறன்.
• ஒவ்வொரு சுருக்கத்தையும் சரிபார்க்கும் திறன் மற்றும் பங்கேற்பாளர்கள் செயற்கை நுண்ணறிவு முடிவுகளை தவறாகக் கூறுவதன் ஆபத்துக்கு எதிராக அதை உறுதிப்படுத்தும் திறன்

மேலாளர்கள் இரண்டு விஷயங்களைப் பற்றி அதிகம் புகார் கூறுகின்றனர்: பல சந்திப்புகள் மற்றும் படிக்க முடியாத அளவுக்கு அதிகமான ஆவணங்கள். ஒரு வாரத்திற்கான மீட்டிங் ட்ராஃபிக்கை எளிதாக 10 மணிநேரத்தை எட்டும்; உள்வரும் ஒப்பந்தங்கள், அறிக்கைகள், மின்னஞ்சல் சங்கிலிகள் மற்றும் தொழில்துறை ஆவணங்கள் முடிவற்ற வாசிப்பு குவியலை உருவாக்குகின்றன. AI இந்த இரண்டு சுமைகளையும் வியத்தகு முறையில் எளிதாக்குகிறது: மீட்டிங் ரெக்கார்டிங்கை நிமிடங்களில் கட்டமைக்கப்பட்ட குறிப்பாக மாற்றுவது, நீண்ட ஆவணத்தை சுருக்கமான விளக்கமாக மாற்றுவது. இந்த யூனிட்டில், இந்த இரண்டு வேலைகளையும் சரியாகவும் பாதுகாப்பாகவும் செய்வது எப்படி என்று கற்றுக்கொள்வோம். எல்லை: AI சுருக்கத்தை உருவாக்குகிறது; சுருக்கத்தின் துல்லியம் மற்றும் முழுமை மற்றும் முடிவுகளின் துல்லியமான பிரதிபலிப்புக்கு மேலாளர் பொறுப்பு.

கூட்டத்தின் சுருக்கம்: முடிவு முதல் செயல் வரை

ஒரு மோசமான சந்திப்புக் குறிப்பு ஆரம்பம் முதல் இறுதி வரை நடந்த அனைத்தையும் விவரிக்கிறது, ஆனால் "நாங்கள் என்ன முடிவு எடுத்தோம், யார் என்ன செய்வார்கள்?" என்ற கேள்விக்கு பதிலளிக்கவில்லை. ஒரு நல்ல மீட்டிங் சுருக்கமானது செயல் சார்ந்தது மற்றும் மூன்று விஷயங்களை தெளிவாக உள்ளடக்கியது: எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள், செயல் உருப்படிகள் (யார், என்ன, எப்போது) மற்றும் திறந்த நிலையில் இருக்கும் கேள்விகள். நீங்கள் AIக்கு மீட்டிங் டிரான்ஸ்கிரிப்டைக் கொடுக்கும்போது, ​​இந்த சரியான கட்டமைப்பைக் கேட்கவும்; இல்லையெனில், அது நீண்ட மற்றும் பயனற்ற உரையை உருவாக்கும்.

மீட்டிங் சுருக்கத்தில் மிக முக்கியமான ஆபத்து என்னவென்றால், AI முடிவுகளை தவறாகப் பகிர்வது அல்லது பேசப்படாத முடிவை "முடிவாக" எழுதும். ஒரு கூட்டத்தில் "ஒருவேளை நாங்கள் இதைச் செய்வோம்" மற்றும் "நாங்கள் அதைச் செய்வோம்" ஆகியவற்றுக்கு இடையேயான வித்தியாசம் முக்கியமானது. எனவே AI சுருக்கத்தை நீங்களே படித்து ஒவ்வொரு செயல் உருப்படியையும் முடிவையும் சரிபார்க்கவும்; தெளிவில்லாதவற்றை "தெளிவுபடுத்த வேண்டும்" எனக் குறிக்கவும். கூடுதலாக, சந்திப்பு பதிவுகளில் தனிப்பட்ட தரவு மற்றும் ரகசிய தகவல்கள் உள்ளன; வாகனங்களைத் திறக்க பதிவுசெய்யப்பட்ட வாகனங்களை வழங்குவதற்கு முன் உங்கள் நிறுவனத்தின் கொள்கை மற்றும் பங்கேற்பாளர் தகவலைக் கவனியுங்கள்.

உதவிக்குறிப்பு: மீட்டிங் முடிந்த உடனேயே மீட்டிங் சுருக்கத்தை தயார் செய்து, பங்கேற்பாளர்களுக்கு "செயல்கள் இதோ, நான் தவறாக இருந்தால் என்னைத் திருத்தவும்" என்று சொல்லி அனுப்பவும். இவை இரண்டும் மனிதர்களுக்கு AI இன் சாத்தியமான பிழையை உறுதிப்படுத்துகிறது மற்றும் அனைவரையும் பொறுப்பாக்குகிறது. நீங்கள் ஒரு நாள் காத்திருந்தால், விவரங்கள் இழக்கப்படும்.

ஆவணச் சுருக்கம்: சாராம்சத்திற்கு நீளத்தை வெட்டுதல்

நீண்ட அறிக்கை, ஒப்பந்தம் அல்லது தொழில்துறை ஆவணத்தைப் படிக்க உங்களுக்கு நேரம் இல்லையென்றால், AIயிடம் "எக்ஸிகியூட்டிவ் ப்ரீஃபிங்" கேட்கலாம்: முக்கிய கண்டுபிடிப்புகள், உங்களுக்கு என்ன கவலை, அபாயங்கள் மற்றும் அடுத்த படிகள். ஆனால் இங்கே இரண்டு ஆபத்துகள் உள்ளன. முதலாவதாக, சுருக்கமானது முக்கிய யோசனையை சரியாகப் படம்பிடித்தாலும், அது ஒரு முக்கியமான விவரத்தை (ஒப்பந்த விதி, விதிவிலக்கு, நிபந்தனை) விட்டுவிடலாம். இரண்டாவதாக, AI சில சமயங்களில் ஆவணத்தில் இல்லாத முடிவை "சுருக்கமாக்குகிறது".

எனவே, நீங்கள் ஒரு முடிவை எடுக்க ஆவணச் சுருக்கத்தைப் பயன்படுத்தப் போகிறீர்கள் என்றால், சுருக்கத்தை ஒரு சாலை வரைபடமாகப் பயன்படுத்தவும் மற்றும் அசலில் உள்ள முக்கியமான பகுதிகளைப் படிக்கவும். குறிப்பாக சட்ட மற்றும் நிதி ஆவணங்களில் (ஒப்பந்தம், முன்மொழிவு, சட்டம்), AI சுருக்கமானது நிபுணர் மதிப்பாய்வை மாற்றக்கூடாது; AI சுருக்கத்தை நம்பி ஒரு ஒப்பந்தத்தில் கையெழுத்திடுவது கடுமையான தவறு. சுருக்கம் உங்களை தயார்படுத்துகிறது; முடிவு ஆவணம் மற்றும் நிபுணரால் எடுக்கப்படுகிறது.

மூன்று சிறிய வழக்குகள்

வழக்கு 1 - நடவடிக்கையாக மாறிய கூட்டம். திட்டக் குழுவில், கூட்டங்கள் நீண்ட நேரம் நீடித்தன, ஆனால் பின்னர் என்ன செய்வது என்று யாருக்கும் சரியாகத் தெரியவில்லை. மேலாளர் மீட்டிங் டிரான்ஸ்கிரிப்டை AIக்கு அளித்து, "முடிவுகள் மட்டும் + செயல் (யார்/என்ன/எப்போது) + திறந்த கேள்விகள்" வடிவத்தில் சுருக்கத்தைப் பெறத் தொடங்கினார். அவர் உடனடியாக குழுவிற்கு சுருக்கத்தை அனுப்பினார். அடுத்த மாதம், "மறந்துவிட்ட வேலை" பற்றிய புகார்கள் கிட்டத்தட்ட மறைந்துவிட்டன, ஏனெனில் அனைவரின் பொறுப்புகளும் எழுதப்பட்டன.

வழக்கு 2 - தவிர்க்கப்பட்ட ஒப்பந்த விதி. ஒரு மேலாளர் AI 30-பக்க விநியோக ஒப்பந்தத்தை சுருக்கி, சுருக்கத்தின் அடிப்படையில் ஒப்புதல் அளித்தார். சுருக்கமானது முக்கிய நிபந்தனைகளை சரியாகப் படம்பிடித்துள்ளது, ஆனால் தானியங்கு புதுப்பித்தல் மற்றும் அபராதம் விதிகள் தவிர்க்கப்பட்டது. நிறுவனம் விரும்பாமல் இன்னும் ஒரு வருடம் அதில் சிக்கிக்கொண்டது. பாடம்: ஒரு சட்ட ஆவணத்தில் சுருக்கமான முன்னுரை; விமர்சனக் கட்டுரைகள் அசல் மற்றும் வழக்கறிஞர் மூலம் படிக்கப்படுகின்றன.

வழக்கு 3 - தவறான முடிவு. ஒரு கூட்டத்தின் சுருக்கத்தில், YZ எழுதியது, "பட்ஜெட் அதிகரிப்பு அங்கீகரிக்கப்பட்டது"; ஆனால், "பட்ஜெட் உயர்வு மதிப்பீடு செய்யப்படும்' என, கூட்டத்தில் கூறப்பட்டது. நிர்வாகி அதை அனுப்பும் முன் சுருக்கத்தைப் படித்து, பிழையைப் பிடித்து, சரிசெய்தார். சரிபார்ப்பு இல்லாமல் அனுப்பியிருந்தால், இல்லாத ஒப்புதலின் பேரில் நிதிக்குழு செயல்பட்டிருக்கலாம். ஒரு சிறிய வாசிப்பு ஒரு பெரிய குழப்பத்தைத் தடுத்தது.

நகலெடுக்கக்கூடிய நான்கு வார்ப்புருக்கள்

1) கூட்டத்தின் சுருக்கம் (செயல் சார்ந்தது):

உங்கள் பங்கு: சந்திப்பு நிருபர். மீட்டிங் டிரான்ஸ்கிரிப்ட் கீழே உள்ளது. இதை இந்த அமைப்பில் சுருக்கவும்:1) எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள் (தெளிவானது, "முடிவு" என்பதிலிருந்து "மதிப்பீடு செய்யப்பட வேண்டியவை" என்பது தனி).2) செயல் உருப்படிகள்: யார் / என்ன / காலக்கெடு (அட்டவணை) டிரான்ஸ்கிரிப்ட்டில் குறிப்பிடப்படாத எந்த முடிவுகளையும் செயல்களையும் செய்ய வேண்டாம்; தெளிவற்றவை "தெளிவுபடுத்தப்பட வேண்டும்" எனக் குறிக்கவும்.

2) ஆவண மேலாளர் விளக்கம்:

மிகவும் பிஸியான நிர்வாகிக்கு பின்வரும் நீண்ட ஆவணத்தை சுருக்கவும்:(1) ஆவணத்தின் நோக்கம், (2) என்னைப் பற்றிய 5 முக்கியப் புள்ளிகள், (3) அபாயங்கள்/கருத்துகள், (4) பரிந்துரைக்கப்பட்ட அடுத்த படி. ஆவணத்தில் உள்ள தகவலை மட்டும் பயன்படுத்தவும்; முடிவு அல்லது எண்ணைச் சேர்க்கவும். ஆவணத்தின் தெளிவற்ற பகுதியை "தெளிவற்ற" எனக் குறிக்கவும்.

3) முக்கியமான பொருள் பிரித்தெடுத்தல் (ஒப்பந்தம்/சட்டம்):

பின்வரும் ஆவணத்தில் முடிவிற்கான முக்கியமான உருப்படிகள் உள்ளன: காலம், புதுப்பித்தல், முடித்தல், அபராதம் விதி, பணம் செலுத்தும் நிலை, பொறுப்பு, விதிவிலக்கு. ஆவணத்தின் அறிக்கையுடன் ஒவ்வொன்றையும் மேற்கோள் காட்டவும். இது ஒரு பூர்வாங்க ஸ்கேன்; இது சட்ட மறுஆய்வுக்கு மாற்றாக இல்லை, இதைக் கூறவும்.

4) செயல் பின்தொடர்தல் செய்தி:

பின்வரும் மீட்டிங் செயல்களை பங்கேற்பாளர்களுக்கு ஒரு குறுகிய பின்தொடர்தல் செய்தியாக மொழிபெயர்க்கவும்: [செயல் பட்டியல்]. ஒவ்வொரு நபரும் என்ன பொறுப்பு என்பதை தெளிவுபடுத்துங்கள். செய்தியின் முடிவில் "ஏதேனும் தவறு/முழுமையற்றது இருந்தால், 24 மணி நேரத்திற்குள் எனக்குத் தெரியப்படுத்தவும்" என்று ஒரு குறிப்பைச் சேர்க்கவும்.

பலவீனமான வரியில் / வலுவான வரியில்

பலவீனமான உடனடி:

இந்த சந்திப்பை சுருக்கவும்.

கட்டமைப்பு இல்லை, முடிவு/செயல் வேறுபாடு இல்லை, புனையப்பட்ட பாதுகாப்பு இல்லை. AI சரளமாக ஆனால் வடிவமைக்கப்படாத உரையை வழங்குகிறது; இது முடிவுகளுடன் சாத்தியக்கூறுகளை குழப்பலாம்.

சக்திவாய்ந்த தூண்டுதல்:

உங்கள் பங்கு: நிருபர். மீட்டிங் டிரான்ஸ்கிரிப்டை கீழே சுருக்கவும். எனக்கு மூன்று தலைப்புகள் தேவை: (1) தெளிவான முடிவுகள், (2) யார்/என்ன/காலக்கெடு அட்டவணை, (3) திறந்த கேள்விகள். "மதிப்பீடு செய்யப்பட வேண்டும்" என்பதை "முடிவு" உடன் ஒருபோதும் கலக்காதீர்கள். டிரான்ஸ்கிரிப்ட்டில் ஏற்கனவே இல்லாத எதையும் சேர்க்க வேண்டாம்.

அளவு

மோசமான அணுகுமுறை

வலுவான அணுகுமுறை

கட்டமைப்பு

இலவசம்

முடிவு/செயல்/கேள்வி

பொறுப்பு

நிச்சயமற்ற

யார்/என்ன/எப்போது

முடிவு தெளிவு

கலந்தது

தெளிவான வேறுபாடு

பொருத்தமான பாதுகாப்பு

இல்லை

ஆம்

கண்டுபிடிக்கக்கூடிய தன்மை

குறைந்த

உயர்

பொதுவான தவறுகள்

• முடிவெடுப்பதில் குழப்பமான சாத்தியம். "மதிப்பீடு செய்யப்பட வேண்டும்" மற்றும் "அங்கீகரிக்கப்பட்டது" என்பதை வேறுபடுத்தி சரிபார்க்கவும்.
• செரிமானத்தை சரிபார்க்காமல் விநியோகித்தல். AI முடிவை தவறாகக் கூறலாம்; அனுப்பும் முன் படிக்கவும்.
• சுருக்கத்தை நம்பி ஒப்பந்தத்தில் கையெழுத்திடுதல். அசல் மற்றும் ஒரு நிபுணருடன் விமர்சனக் கட்டுரைகளைப் படிக்கவும்.
• பொறுப்பாக இல்லை மற்றும் நடவடிக்கைக்கு தேதி போடுவது. "யார், என்ன, எப்போது" இல்லாமல் செயலைப் பின்பற்ற முடியாது.
• ரகசிய பதிவை வாகனத்திற்கு தற்செயலாக வழங்குதல். சந்திப்பு பதிவுகளில் தனிப்பட்ட/ரகசியத் தரவு உள்ளது; கொள்கையைக் கவனியுங்கள்.

எச்சரிக்கை: சந்திப்பின் சுருக்கம் பெரும்பாலும் "அதிகாரப்பூர்வ நினைவகமாக" மாறும்; மாதங்கள் கழித்து "என்ன முடிவு எடுத்தோம்?" என்ற கேள்விக்கான பதில் அந்தக் குறிப்பு. எனவே, சுருக்கத்தில் உள்ள பிழை எதிர்காலத்தில் தவறான உண்மையாக மாறக்கூடும். எப்போதும் சுருக்கத்தைச் சரிபார்த்து, பங்கேற்பாளர்களுக்கு உறுதிப்படுத்த வேண்டும்.

சுருக்கமாக

AI அதிக நேரத்தைச் சேமிக்கும் பணிகளில் சந்திப்பு மற்றும் ஆவணச் சுருக்கங்கள் அடங்கும். நல்ல சந்திப்புச் சுருக்கங்கள் செயல் சார்ந்தவை: தெளிவான முடிவுகள், யார்/என்ன/எப்போது செயல்கள் மற்றும் திறந்த கேள்விகள். ஆவணச் சுருக்கம் உங்களைத் தயார்படுத்துகிறது ஆனால் முக்கியமான விவரங்களை விட்டுவிடலாம்; இது சட்ட மற்றும் நிதி ஆவணங்களின் நிபுணர் மதிப்பாய்வுக்கு மாற்றாக இல்லை. மிகப்பெரிய ஆபத்து என்னவென்றால், AI முடிவுகளை தவறாகப் பகிர்வது அல்லது இல்லாத விஷயங்களைச் சேர்க்கும்; எனவே ஒவ்வொரு சுருக்கத்தையும் சரிபார்த்து, நிகழ்தகவிலிருந்து முடிவைப் பிரித்து, பங்கேற்பாளர்களால் அதை உறுதிப்படுத்தவும். சுருக்கத்திற்கான பொறுப்பு நிர்வாகியிடம் உள்ளது.

விண்ணப்ப பணி

இந்த வாரம் நீங்கள் நடத்திய சந்திப்பில் இருந்து குறிப்புகளை (அநாமதேயமாக) எடுக்கவும். மேலே உள்ள "மீட்டிங் சுருக்கம்" டெம்ப்ளேட்டைக் கொண்டு AI இலிருந்து செயல் சார்ந்த சுருக்கத்தை உருவாக்கவும். ஒவ்வொரு செயலையும் சரிபார்த்து அசலுக்கு எதிரான முடிவைச் சரிபார்க்கவும்; குறைந்தபட்சம் ஒரு "முடிவு அல்லது சாத்தியம்" தெளிவின்மையைக் கண்டறிய முயற்சிக்கவும். உங்கள் சரிபார்க்கப்பட்ட சுருக்கத்தை பங்கேற்பாளர்களுக்கு "செயல் பின்தொடர்தல் செய்தி" வடிவத்தில் அனுப்பவும்.

சரிபார்ப்பு பட்டியல்

• [ ] செயல் சார்ந்த (முடிவு/செயல்/கேள்வி) கட்டமைப்பில் சுருக்கம் வேண்டுமா?
• [ ] நான் முடிவெடுக்கும் சாத்தியத்தை வேறுபடுத்தி சரிபார்த்திருக்கிறேனா?
• [ ] ஒவ்வொரு செயலுக்கும் நான் பொறுப்பு மற்றும் காலக்கெடுவை நிர்ணயித்திருக்கிறேனா?
• [ ] அசல் சட்ட/நிதி ஆவணத்தில் உள்ள முக்கியமான உட்பிரிவுகளை நான் படித்திருக்கிறேனா?
• [ ] ரகசியப் பதிவுக்கான நிறுவனத்தின் கொள்கை மற்றும் சரிபார்ப்புப் படியை நான் கவனித்திருக்கிறேனா?