உள் தொடர்பு: அறிவிப்புகள், மின்னஞ்சல்கள் மற்றும் பணியாளர் கடிதம்

ஆதாயங்கள்:

• தெளிவு, தொனி, நேரம் மற்றும் உள் தொடர்புக்கான சேனல் ஆகியவற்றைப் புரிந்து கொள்ளும் திறன் மற்றும் செயற்கை நுண்ணறிவைப் பயன்படுத்துதல், குறிப்பாக தெளிவு மற்றும் தொனியை சரிசெய்வதில்.
• முக்கியமான செய்திகளில் (எச்சரிக்கை, முடிவுகட்டுதல், நெருக்கடி) HR/சட்ட அங்கீகாரத்தைப் பராமரிக்கும் திறன் மற்றும் உண்மைத்தன்மை தேவைப்படும் செய்திகளில் தனிப்பட்ட தொடர்பு
• கருவிகளைத் திறக்க தனிப்பட்ட மற்றும் ரகசிய விவரங்களை வெளிப்படுத்தாமல் அநாமதேய சூழலுடன் வரைவுகளை உருவாக்கும் திறன்

ஒரு மேலாளர் தனது நேரத்தை வியக்கத்தக்க வகையில் எழுதுகிறார்: குழுவிற்கான அறிவிப்புகள், ஊழியர்களுக்கான கருத்து, இடைநிலை மின்னஞ்சல்கள், கொள்கை அறிக்கைகள், வாழ்த்து மற்றும் நன்றி செய்திகள். உள் தொடர்பு என்பது ஒரு அமைப்பின் நரம்பு மண்டலம்; தெளிவான மற்றும் சரியான நேரத்தில் தொடர்புகொள்வது நம்பிக்கையை வளர்க்கிறது, அதே சமயம் ஒழுங்கற்ற மற்றும் தாமதமான தொடர்பு வதந்திகளையும் நிச்சயமற்ற தன்மையையும் வளர்க்கிறது. AI என்பது ஒரு சக்திவாய்ந்த உதவியாகும், இது உள் தொடர்புகளின் தொனியை வேகப்படுத்துகிறது மற்றும் மேம்படுத்துகிறது. ஆனால் உள் தொடர்பு என்பது மனித உறவு; அதனால்தான் எல்லை முக்கியமானது: AI செய்தியை வரைகிறது; செய்தியின் துல்லியம், தொனி மற்றும் மனித உணர்திறன் ஆகியவற்றிற்கு மேலாளர் பொறுப்பு.

நல்ல உள் தொடர்பு மூன்று கொள்கைகள்

தெளிவு: பணியாளர் செய்தியைப் படித்தவுடன், அவர்கள் என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதைப் புரிந்து கொள்ள வேண்டும். தெளிவற்ற அறிவிப்பு பத்து விதமான விளக்கங்களைத் தருகிறது. தொனி: அதே தகவல் தொனியைப் பொறுத்து ஒரு நபரை உருவாக்கலாம் அல்லது உடைக்கலாம். "அறிக்கை தாமதமானது, ஏற்றுக்கொள்ள முடியாதது" மற்றும் "அறிக்கையின் தாமதத்தை நான் கவனித்தேன், தடையைப் பற்றி பேசலாம்" அதே நிகழ்வைக் கொண்டிருக்கின்றன, ஆனால் அவை வேறுபட்ட உறவுகளைக் கொண்டுள்ளன. நேரம் மற்றும் சேனல்: தவறான செய்திகள் நேருக்கு நேர் அனுப்பப்படும், மின்னஞ்சல் அல்ல; அவசரமில்லாத தகவல்கள் கூட்டத்தை ஆக்கிரமிக்காது. AI என்பது தெளிவு மற்றும் தொனியில் ஒரு பெரிய உதவி; ஆனால் நேரம் மற்றும் சேனல் தேர்வு ஆகியவை நிர்வாகியின் மனித தீர்ப்பு.

AI இன் மிகவும் மதிப்புமிக்க பங்களிப்பு டோன் டியூனிங் ஆகும். கோபமான வரைவை AIயிடம் ஒப்படைத்து, "அதே செய்தியை ஆக்கபூர்வமான மற்றும் மரியாதைக்குரிய தொனியில் மீண்டும் எழுதுங்கள்" என்று கூறுவது பல உறவு விபத்துகளைத் தடுக்கும். அதேபோல், மிகவும் சாதாரணமான மற்றும் குளிர்ச்சியான உரையை வெப்பமாக்குவது அல்லது குழப்பமான சிந்தனையை தெளிவுபடுத்துவது AI வலுவாக இருக்கும் பணிகளாகும்.

உதவிக்குறிப்பு: நீங்கள் கோபமாக இருக்கும்போது எழுதிய செய்தியை உடனடியாக அனுப்பாதீர்கள். முதலில், "இந்தச் செய்தியை உறவைப் பராமரிக்கும் தொனியில் மொழிபெயர்த்து பிரச்சனையில் கவனம் செலுத்துங்கள்" என்று AIயிடம் சொல்லுங்கள், பின்னர் வெளியீட்டை நீங்களே படித்து, அதை மனிதனின் மூலம் வடிகட்டவும். இந்த இரண்டு நிமிட நடவடிக்கை சீர்படுத்த முடியாத மனக்கசப்புகளைத் தடுக்கிறது.

துல்லியமான தகவல்தொடர்புகளில் AI இன் வரம்பு

சில வகையான உள் தொடர்புகள் அதிக உணர்திறன் கொண்டவை: செயல்திறன் எச்சரிக்கை, முடிவு, புகார் பதில், மோதல் தீர்வு, நெருக்கடி அறிவிப்பு. AI இந்த செய்திகளை உருவாக்க முடியும், ஆனால் இரண்டு முக்கியமான விதிகள் உள்ளன. முதலாவதாக: சட்ட/எச்ஆர் விளைவுகளைக் கொண்ட செய்திகள் (எச்சரிக்கை, முடித்தல், ஒழுக்கம்) HR மற்றும் தேவைப்பட்டால், சட்டப்பூர்வ ஒப்புதல் பெற வேண்டும்; AI வரைவு இந்த ஒப்புதலை மாற்றாது. இரண்டாவது: மனித உணர்திறனை AI க்கு மாற்ற முடியாது. நீங்கள் ஒரு இரங்கல் செய்தி, கடினமான செய்தி, தனிப்பட்ட பாராட்டு, AI இன் பொதுவான வடிவங்களுடன் அல்ல, ஆனால் உங்கள் உண்மையான அறிவு மற்றும் நேர்மையுடன் எழுத வேண்டும். பணியாளர்கள் நேர்மையற்ற, "இயந்திரத்தால் எழுதப்பட்ட" செய்திகளை உடனடியாகக் கண்டறிந்து நம்பிக்கையை இழக்கின்றனர்.

மேலும் ரகசியத்தன்மை: திறந்த AI கருவிகளுக்கு உள் கடிதத்தில் உண்மையான பெயர்கள், சம்பளம், ஒழுங்குமுறை விவரங்களை வழங்க வேண்டாம். அவுட்லைனைக் கேட்கும்போது, ​​அநாமதேயமாகவும் பொதுவாகவும் நிலைமையை விவரிக்கவும் ("ஒரு பணியாளருக்கான செயல்திறன் கருத்து"), பின்னர் தனிப்பட்ட விவரங்களை நீங்களே சேர்க்கவும்.

மூன்று சிறிய வழக்குகள்

வழக்கு 1 - தொனியைச் சேமிக்கும் மின்னஞ்சல். தொடர்ந்து தாமதமாக வந்த குழுவிற்கு ஒரு துறை மேலாளர் கோபத்துடன் ஒரு கடுமையான மின்னஞ்சல் எழுதினார். அனுப்புவதற்கு முன், "அதே எதிர்பார்ப்பை ஒரு தெளிவான ஆனால் மரியாதைக்குரிய, தீர்வு சார்ந்த தொனியில் மீண்டும் எழுதுங்கள்" என்று AIயிடம் கூறினார். புதிய உரை அதே செய்தியைக் கொடுத்தது, ஆனால் குற்றம் சாட்டுவதற்குப் பதிலாக, ஊனமுற்ற நபரைப் பேச அழைத்தது. தற்காப்புக்கு பதிலாக, குழு உண்மையான தடையைப் பகிர்ந்து கொண்டது (ஒரு மென்பொருள் சிக்கல்); பிரச்சனை தீர்க்கப்பட்டது.

வழக்கு 2 - நேர்மையற்ற கொண்டாட்டத்தின் விளைவு. ஒரு மேலாளர், அணியின் வெற்றியை முழுமையாகக் கொண்டாடும் செய்தியை AIக்கு எழுதி, அதை மாற்றமின்றி அனுப்பினார். உரை பொதுவானது மற்றும் க்ளிஷே ("சிறந்த வேலை, தொடருங்கள்"). டீம்ல ஒருத்தர், "இது காப்பி பேஸ்ட் மாதிரி இருக்கு, அவங்க பெயரை கூட யாரும் சொல்லல" என்றார். மேலாளர் பாடம் கற்றுக்கொண்டார்: அடுத்த கொண்டாட்டத்தில், அவர் AI இன் வரைவை எடுத்து, அனைவரின் உறுதியான பங்களிப்புகளையும் தனது சொந்த வார்த்தைகளில் சேர்த்தார்; விளைவு முற்றிலும் மாறிவிட்டது.

வழக்கு 3 - முக்கியமான அறிவிப்புக்கு மனிதவள ஒப்புதல். ஒரு நிறுவனத்தில் ஒரு துறை மூடப் போகிறது. மேலாளர் AI உடன் அறிவிப்பை உருவாக்கினார், ஆனால் அதை நேரடியாக அனுப்பவில்லை; மனிதவளமும் சட்டமும் அதை மதிப்பாய்வு செய்து, தவறாக வழிநடத்தும் இரண்டு அறிக்கைகளை சரிசெய்து, ஊழியர் உரிமைகள் பற்றிய விடுபட்ட தகவலைச் சேர்த்தது. அங்கீகரிக்கப்பட்ட உரை அனுப்பப்பட்டது. AI ஆனது வேகம், ஒப்புதலின் பாதுகாப்பை வழங்கியது.

நகலெடுக்கக்கூடிய நான்கு வார்ப்புருக்கள்

1) தெளிவான அறிவிப்பு வரைவு:

உங்கள் பங்கு: உள் தொடர்பு உதவியாளர். நான் பின்வரும் அறிவிப்பை எழுத வேண்டும்: [தலைப்பு மற்றும் அடிப்படை தகவல்]. ஒரு குறுகிய, தெளிவான அறிவிப்பை எழுதுங்கள், அதை ஒரே வாசிப்பில் புரிந்து கொள்ள முடியும். அமைப்பு: (1) என்ன மாறுகிறது, (2) யாரிடமிருந்து என்ன எதிர்பார்க்கப்படுகிறது, (3) எப்போது, ​​(4) கேள்விகளுடன் யாரை தொடர்பு கொள்ள வேண்டும். தெளிவற்ற அறிக்கைகளைத் தவிர்க்கவும். நான் கொடுத்த தகவலைத் தவிர மற்ற விவரங்களை உருவாக்க வேண்டாம்.

2) தொனி சரிசெய்தல்:

கீழே உள்ள செய்தியை அனுப்ப முடியாத அளவுக்கு மிகக் கடுமையானதாக நான் கருதுகிறேன். அதே எதிர்பார்ப்புகளையும் எல்லைகளையும் வைத்து, மரியாதைக்குரிய, தீர்வு சார்ந்த, உறவைப் பாதுகாக்கும் தொனியாக மாற்றவும். ஒன்றாக தீர்க்கும் மொழியைப் பயன்படுத்துங்கள், குற்றம் சொல்ல வேண்டாம். செய்தியின் பொருளை மென்மையாக்கவும், அதன் தொனியை சரிசெய்யவும். உரை: [உரை]

3) கருத்தை உள்ளமைத்தல்:

நான் ஒரு பணியாளருக்கு ஆக்கபூர்வமான கருத்தை வழங்குவேன். சூழ்நிலை (அநாமதேய): [கான்கிரீட் நடத்தை, தனிப்பட்ட விவரங்கள் இல்லை]. "சூழ்நிலை-தாக்கம்-எதிர்பார்ப்பு" கட்டமைப்புடன் எனக்கு ஒரு அவுட்லைனை எழுதுங்கள்: கவனிக்கப்பட்ட நடத்தை, தாக்கம், எதிர்பார்க்கப்படும் மாற்றம். நடத்தையை இலக்காகக் கொள்ளுங்கள், நபரை அல்ல. நான் நேருக்கு நேர் சொல்ல வேண்டிய குறிப்பை இறுதியில் சேர்க்கவும்.

4) கொண்டாட்டம்/பாராட்டு எலும்புக்கூடு:

குழுவின் பின்வரும் சாதனையை நான் கொண்டாடுவேன்: [வெற்றி]. நேர்மையான பாராட்டுச் செய்தியின் எலும்புக்கூட்டை எனக்குக் கொடுங்கள். கிளிஷேக்களை தவிர்க்கவும்; தனிப்பயனாக்கத்திற்கு இடமளிக்கவும்.

பலவீனமான வரியில் / வலுவான வரியில்

பலவீனமான உடனடி:

குழுவிற்கு மின்னஞ்சல் எழுதவும்.

பொருள், தொனி, பார்வையாளர்கள், எதிர்பார்ப்புகள் தெளிவாக இல்லை. AI ஒரு பொதுவான, கிளுகிளுப்பான உரையை உருவாக்குகிறது, அது யாருக்கு எழுதப்பட்டது என்பது தெளிவாகத் தெரியவில்லை; அவர் ஒருவேளை இல்லாத விவரங்களை உருவாக்குகிறார்.

சக்திவாய்ந்த தூண்டுதல்:

உங்கள் பங்கு: உள் தொடர்பு உதவியாளர். புதிய வாராந்திர அறிக்கையிடல் வழக்கத்திற்கு மாறுகிறோம் என்பதை அறிவிக்கும் வகையில் எனது 12 நபர்கள் கொண்ட செயல்பாட்டுக் குழுவிற்கு ஒரு சிறிய மின்னஞ்சலை எழுதவும். தெளிவாக இருக்கட்டும்: என்ன மாறிவிட்டது, அனைவரிடமிருந்தும் என்ன எதிர்பார்க்கப்படுகிறது, முதல் அறிக்கை எப்போது வரும். தொனியை ஆதரவாக வைத்திருங்கள், கட்டாய மனநிலையைத் தவிர்க்கவும். நான் கொடுத்த தகவலைத் தவிர மற்ற விவரங்களைச் சேர்க்க வேண்டாம்.

அளவு

மோசமான அணுகுமுறை

வலுவான அணுகுமுறை

பொருள்

நிச்சயமற்ற

நிகர (அறிக்கையிடல் தளவமைப்பு)

நிறை

வரையறுக்கப்படாத

12 பேர் கொண்ட குழு

தொனி

சீரற்ற

ஆதரவளிக்கும்

எதிர்பார்ப்பு

இல்லை

திறந்த

பொருத்தமான பாதுகாப்பு

இல்லை

ஆம்

பொதுவான தவறுகள்

• கோபமான செய்தியை உடனடியாக அனுப்புகிறது. முதலில் AI உடன் தொனியை அமைக்கவும், பின்னர் அதை மனித வடிகட்டி வழியாக அனுப்பவும்.
• AI க்கு நெருக்கத்தை வழங்குதல். வாழ்த்துகள், இரங்கல்கள், தனிப்பட்ட பாராட்டுக்கள் உங்கள் சொந்த வார்த்தைகளில் எழுதப்பட வேண்டும்.
• ஒப்புதல் இல்லாமல் முக்கியமான செய்தியை அனுப்புகிறது. எச்சரிக்கை/நிறுத்தம்/ஒழுக்கத்திற்கு தேவைப்படும்போது HR மற்றும் சட்டப்பூர்வ அனுமதி தேவை.
• திறக்கும் கருவிக்கு தனிப்பட்ட/ரகசிய விவரங்களை வழங்குதல். நிலைமையை அநாமதேயமாக விளக்கவும், பின்னர் விவரங்களைச் சேர்க்கவும்.
• சேனல் மற்றும் நேரத்தை புறக்கணித்தல். தவறான செய்திகள் மின்னஞ்சல் வழியாக அல்ல, பொருத்தமான சேனல் மூலம் வழங்கப்படுகின்றன.

கவனம்: உள் தொடர்பு நம்பிக்கையை அடிப்படையாகக் கொண்டது, மேலும் நம்பிக்கை மெதுவாகப் பெறப்பட்டு விரைவாக இழக்கப்படுகிறது. AI உடன் எழுதப்பட்ட செய்திகள், ஆனால் மனிதத் தொடர்பு இல்லாததால், "மேலாளர் என்னைப் பற்றி உண்மையில் அக்கறை காட்டவில்லை" என ஊழியர்களை உணர வைக்கும். அவுட்லைன் மற்றும் தொனிக்கு AI ஐப் பயன்படுத்தவும்; எப்பொழுதும் நெருக்கம் மற்றும் இறுதி ஒப்புதலை நீங்களே வைத்துக் கொள்ளுங்கள்.

சுருக்கமாக

உள் தொடர்பு என்பது அமைப்பின் நரம்பு மண்டலம்; தெளிவு, தொனி, நேரம் மற்றும் சேனல் ஆகியவை நம்பிக்கையை ஏற்படுத்துகின்றன. AI குறிப்பாக தெளிவு மற்றும் தொனியில் வலுவானது: இது ஒரு கோபமான உரையை ஆக்கபூர்வமான ஒன்றாக மாற்றுவதை எளிதாக்குகிறது, சிதறிய சிந்தனையை தெளிவுபடுத்துகிறது. ஆனால் முக்கியமான செய்திகளுக்கு (எச்சரிக்கை, நிறுத்துதல், நெருக்கடி) HR/சட்ட அனுமதி தேவை; நேர்மை தேவைப்படும் செய்திகள் (வாழ்த்துக்கள், பாராட்டுக்கள்) உங்கள் சொந்த வார்த்தைகளில் எழுதப்பட வேண்டும். கருவிகளைத் திறக்க தனிப்பட்ட விவரங்களை வழங்க வேண்டாம். AI வரைவை எழுதுகிறது; செய்தியின் துல்லியம், தொனி மற்றும் மனித உணர்திறன் ஆகியவை மேலாளருடையது.

விண்ணப்ப பணி

இந்த வாரம் நீங்கள் அனுப்ப வேண்டிய ஒரு உண்மையான உள் செய்தியைத் தேர்வு செய்யவும் (ஒரு அறிவிப்பு அல்லது கருத்து). முதலில் நீங்களே ஒரு அவுட்லைனை எழுதுங்கள். மேலே உள்ள பொருத்தமான டெம்ப்ளேட்டுடன் இரண்டாவது பதிப்பை AIயிடம் கேட்டு, அதன் தொனியை "டோன் சரிசெய்தல்" டெம்ப்ளேட்டுடன் மேம்படுத்தவும். இரண்டு பதிப்புகளையும் ஒப்பிட்டு, அவற்றின் சிறந்த அம்சங்களை இணைத்து, உங்கள் தனிப்பட்ட தொடர்பைச் சேர்க்கவும். இது ஒரு முக்கியமான சிக்கலாக இருந்தால், நீங்கள் என்ன அனுமதிகளைப் பெறுவீர்கள் என்பதைக் குறித்துக்கொள்ளவும்.

சரிபார்ப்பு பட்டியல்

• [ ] செய்தியை அனுப்பும் முன் அதன் தொனியை நான் கவனித்தேனா?
• [ ] நான் என் சொந்த வார்த்தைகளில் நேர்மை தேவைப்படும் பகுதிகளை எழுதினேன்?
• [ ] திறந்த கருவிக்கு தனிப்பட்ட/ரகசிய விவரங்களை வழங்குவதை நான் தவிர்த்திருக்கிறேனா?
• [ ] தேவையான HR/சட்ட ஒப்புதலுக்காக நான் முக்கியமான செய்தியைச் சமர்ப்பித்திருக்கிறேனா?
• [ ] நான் சரியான சேனலையும் நேரத்தையும் தேர்ந்தெடுத்தேனா?