மேலாண்மை அறிக்கை: தானியங்கி அறிக்கை மற்றும் நிர்வாக சுருக்கம் உருவாக்கம்

ஆதாயங்கள்:

• ஒரு நல்ல நிர்வாக அறிக்கையின் பிரமிடு கட்டமைப்பைப் புரிந்து கொள்ளும் திறன் (நிர்வாகச் சுருக்கம், முக்கியமான கண்டுபிடிப்புகள், விவரம்) மற்றும் முடிவெடுக்கும் அறிக்கையை உருவாக்க செயற்கை நுண்ணறிவுக்கு கட்டமைப்பை வழங்கும்
• ஸ்பூஃப்-ப்ரூஃப் ப்ராம்ட்களை எழுதும் திறன், தரவுகளில் இல்லாத எண்கள் மற்றும் பாராட்டுகளைச் சேர்ப்பதை AI தடுக்கிறது
• அறிக்கையில் உள்ள ஒவ்வொரு எண்ணையும் ஆதாரத்துடன் இணைப்பதன் மூலம் சரிபார்த்த பிறகு கையொப்பமிடுவதை வழக்கமாக்கிக் கொள்ளுங்கள்.

அறிக்கைகளை எழுதுவது என்பது நிர்வாகத்தின் அதிக நேரத்தை எடுத்துக்கொள்ளும் ஆனால் குறைவான பிரபலமான பணிகளில் ஒன்றாகும். வாராந்திர செயல்பாடுகள் அறிக்கை, மாதாந்திர செயல்திறன் சுருக்கம், இயக்குநர்கள் குழுவிற்கு வழங்குதல், துறையின் நிலை குறிப்பு... இவற்றில் பெரும்பாலானவை ஒரே கட்டமைப்பை மீண்டும் மீண்டும் செய்கின்றன: எண்களைச் சேர்க்கவும், கடைசி காலகட்டத்துடன் ஒப்பிடவும், முக்கியமானவற்றை முன்னிலைப்படுத்தவும், சுருக்கமாக இருக்கவும். இங்குதான் AI ஒளிர்கிறது. இந்த பிரிவில், சிதறிய தரவுகளிலிருந்து சுத்தமான, படிக்கக்கூடிய, முடிவெடுக்கும் மேலாண்மை அறிக்கையை எவ்வாறு தயாரிப்பது என்பதை நாங்கள் கற்றுக்கொள்வோம். மீண்டும், எல்லை தெளிவாக உள்ளது: AI அறிக்கையின் வரைவை எழுதுகிறது; மேலாளர்தான் அதில் உள்ள ஒவ்வொரு எண்ணையும் சரிபார்த்து அறிக்கையில் கையொப்பமிடுகிறார்.

ஒரு நல்ல நிர்வாக அறிக்கையின் உடற்கூறியல்

ஒரு மோசமான அறிக்கை நீளமானது மற்றும் தட்டையானது: எண்களின் பக்கங்கள் மற்றும் பக்கங்கள், முக்கியத்துவம் இல்லை, இல்லை "அதனால் என்ன?" என்ற கேள்விக்கு பதில் இல்லை. ஒரு நல்ல அறிக்கை ஒரு பிரமிடு. மேலே எக்ஸிகியூட்டிவ் சுருக்கம் உள்ளது - 3-5 உருப்படிகளின் சுருக்கம், 30 வினாடிகளில் மிகவும் தேவைப்படும் வாசகருக்குப் புரியும் வகையில் தயாரிக்கப்பட்டது. கீழே முக்கியமான கண்டுபிடிப்புகள் உள்ளன, கீழே துணை விவரங்கள் உள்ளன. ஒரு பிஸியான நிர்வாகி மேலே மட்டுமே படிக்கிறார்; ஆர்வமுள்ளவர்கள் கீழே வருவார்கள்.

ஒரு நல்ல அறிக்கை மூன்று பண்புகளைக் கொண்டுள்ளது. முன்னுரிமை: 3 மிக முக்கியமான விஷயங்கள் முதலில். ஒப்பீடு: ஒவ்வொரு எண்ணும் ஒரு குறிப்புடன் கொடுக்கப்பட்டுள்ளது (கடந்த மாதம், இலக்கு, பட்ஜெட்). செயல் நோக்குநிலை: "என்ன நடந்தது" என்பதைத் தவிர, "என்ன செய்வது" என்பதும் உள்ளது. AI க்கு அறிக்கையை அச்சிடும்போது இந்த மூன்று அம்சங்களை நீங்கள் வெளிப்படையாகக் கோரினால், வெளியீடு எண்களின் குவியலில் இருந்து முடிவெடுக்கும் கருவியாக மாறும்.

உதவிக்குறிப்பு: "ஒரு அறிக்கையை எழுதுங்கள்" என்று AI யிடம் கூறுவதற்குப் பதிலாக, "நிர்வாகச் சுருக்கம் + 3 முக்கியமான கண்டுபிடிப்புகள் + 2 பரிந்துரைக்கப்பட்ட செயல்கள்" போன்ற ஒரு கட்டமைப்பைக் கொடுங்கள். நீங்கள் எலும்புக்கூட்டை தீர்மானித்தால், அறிக்கை உங்கள் மனநிலையைப் பின்பற்றுகிறது, AI இன் சீரற்ற கட்டமைப்பை அல்ல.

எண்ணை கதையாக மாற்றுதல் - ஆனால் அதை உருவாக்காமல்

AI இன் மிகப்பெரிய பலம் என்னவென்றால், உலர் எண்ணை சரளமான வாக்கியமாக மொழிபெயர்க்கிறது: "தாமத விகிதம் 0.12 இலிருந்து 0.09 ஆகக் குறைந்துள்ளது" என்பதற்குப் பதிலாக, "கப்பல் தாமதங்கள் இந்த வாரம் நான்கில் ஒரு பங்கு குறைந்துள்ளது, வாடிக்கையாளர் திருப்தியை ஆதரிக்கிறது". ஆனால் இங்குதான் மிகப்பெரிய ஆபத்து உள்ளது: கதையை வளப்படுத்த உங்கள் தரவுகளில் இல்லாத எண்கள், காரணங்கள் மற்றும் பாராட்டுகளை AI சேர்க்கலாம். எனவே தங்க விதி: AI நீங்கள் கொடுக்கும் எண்களை மட்டுமே பயன்படுத்தும்; அதன் விளக்கம் தரவுகளின் அடிப்படையில் இருக்கும்; அவர் உறுதியாக தெரியாத பகுதியை "தரவு இல்லை" என்று குறிப்பார்.

அறிக்கையிடலில் இரண்டாவது முக்கியமான புள்ளி நிலைத்தன்மை. ஒவ்வொரு வாரமும் ஒரே அமைப்பு, அதே KPIகள், அதே வரிசை. எனவே வாசகர் மாற்றத்தை விரைவாகக் காண்கிறார். AIக்கு ஒரு முறை நல்ல டெம்ப்ளேட்டைக் கொடுத்து, ஒவ்வொரு காலகட்டத்திலும் ஒரே மாதிரியைப் பயன்படுத்துவது வேகத்தையும் நம்பிக்கையையும் அதிகரிக்கிறது.

மூன்று சிறிய வழக்குகள்

வழக்கு 1 - 90 நிமிடங்கள் முதல் 15 நிமிடங்கள் வரை. ஒரு உற்பத்தி நிறுவனத்தின் திட்டமிடல் தலைவர் ஒவ்வொரு வாரமும் 90 நிமிடங்களில் செயல்பாட்டு அறிக்கையைத் தயாரித்துக் கொண்டிருந்தார். நிலையான AI டெம்ப்ளேட் உருவாக்கப்பட்டது: நிர்வாகச் சுருக்கம், இந்த வாரம்/கடந்த வாரம் 5 KPIகளின் ஒப்பீடு, 3 முக்கியமான கண்டுபிடிப்புகள், 2 செயல்கள். இது இப்போது அநாமதேய தரவை ஒட்டுகிறது மற்றும் 15 நிமிடங்களில் முடிவடைகிறது; மீதி நேரத்தை வயலுக்குச் செல்வதற்காக ஒதுக்குகிறார். ஒவ்வொரு எண்ணையும் அவரே கட்டுப்படுத்துகிறார்.

வழக்கு 2 - புனையப்பட்ட புகழைப் பிடிப்பது. ஒரு விற்பனை மேலாளர் AI மாதாந்திர அறிக்கையை எழுத வைத்தார். YZ ஒரு உற்சாகமான வாக்கியத்தைச் சேர்த்தது: "இந்த மாதம் ஒரு அசாதாரண செயல்திறனுடன் அணி ஒரு சாதனையை முறியடித்தது"; இருப்பினும், தரவுகளில் "பதிவு" இல்லை, விற்பனை இலக்கை விட 6 சதவீதம் குறைவாக இருந்தது. முதல்வர் இதைக் கவனித்து, அதைச் சரிசெய்து, "பெரிதாகப் பேசாதே, பாராட்டுகளைச் சேர்க்காதே, தரவை மட்டுமே நம்பு" என்ற விதியை நிரந்தரமாக அமலாக்கினார்.

வழக்கு 3 - இரண்டு பார்வையாளர்களுக்கு இரண்டு அறிக்கைகள். ஒரு பிராந்திய மேலாளருக்கு ஒரே தரவிலிருந்து இரண்டு தனித்தனி அறிக்கைகள் தேவை: புலத்தில் உள்ள குழுவிற்கான விரிவான செயல்பாட்டுக் குறிப்பு, பொது மேலாளருக்கான அரை பக்க சுருக்கம். அவர் AI க்கு அதே அநாமதேயத் தரவைக் கொடுத்தார் மற்றும் இரண்டு வெவ்வேறு தூண்டுதல்களுடன் இரண்டு அறிக்கைகளை உருவாக்கினார் - ஒன்று விரிவானது, ஒன்று வடிகட்டப்பட்டது. இரண்டையும் சரிபார்த்த பிறகு, ஒரு ஒர்க்ஷீட்டிற்குப் பதிலாக இரண்டு ரெடிமேட் பிரிண்ட்அவுட்கள் என்னிடம் இருந்தன.

நகலெடுக்கக்கூடிய நான்கு வார்ப்புருக்கள்

1) வாராந்திர செயல்பாட்டு அறிக்கை டெம்ப்ளேட்:

உங்கள் பங்கு: செயல்பாட்டு மேலாளருக்கான உதவி நிருபர். இணைக்கப்பட்ட அநாமதேய வாராந்திர தரவைப் பயன்படுத்தவும். பின்வரும் கட்டமைப்புடன் ஒரு அறிக்கையை எழுதவும்:1) நிர்வாகச் சுருக்கம்: 4 உருப்படிகளுக்கு மேல் இல்லை, ஒவ்வொன்றும் ஒரு வாக்கியம்.2) KPI அட்டவணை: இந்த வாரம் / கடந்த வாரம் / மாற்றம் (%).3%) முக்கியமான கண்டுபிடிப்புகள்: 3 க்கு மேல் இல்லை, ஒவ்வொன்றும் தரவுகளின் அடிப்படையில்.4) பரிந்துரைக்கப்பட்ட செயல்கள்.: முன்மொழியப்பட்ட எண்களை விட அதிகமாக பயன்படுத்த வேண்டாம். பாராட்டு/ மிகைப்படுத்தல் சேர்க்க வேண்டாம்; நீங்கள் உறுதியாக தெரியாத இடத்தில் "தரவு இல்லை" என்று எழுதவும்.

2) எக்ஸிகியூட்டிவ் சுருக்கம் வடித்தல்:

கீழே ஒரு நீண்ட அறிக்கை. பிஸியான எக்ஸிகியூட்டிவ் ஒருவர் 30 வினாடிகளில் படிக்கும் 5-உருப்படியான நிர்வாகச் சுருக்கமாக இதைக் குறைக்கவும். ஒவ்வொரு உருப்படியிலும் ஒரு வாக்கியம், ஒரு எண், மிக முக்கியமானதில் தொடங்கி இருக்க வேண்டும். விவரங்களைச் சேர்த்தல்; புதிய எண்களை உருவாக்குங்கள்.

3) எண்ணை கதையாக மாற்றுதல் (பொருத்தமான ஆதாரம்):

இந்த கேபிஐ மாற்றங்களை சரளமான ஆனால் குறைவான வாக்கியங்களாக மொழிபெயர்க்கவும்: [பட்டியலை மாற்றவும்]. ஒவ்வொரு வாக்கியமும் நான் கொடுக்கும் எண்ணின் அடிப்படையில் மட்டுமே இருக்கட்டும். காரணம்/விளைவு உரிமைகோரலைச் சேர்க்க வேண்டாம்; "என்ன மாறிவிட்டது" என்று தெளிவாக எழுதுங்கள். துருக்கிய, முறையான மற்றும் எளிமையான மொழியைப் பயன்படுத்தவும்.

4) இரண்டு பார்வையாளர்களுக்குத் தழுவல்:

பின்வரும் அறிக்கையை இரண்டு பதிப்புகளாக மாற்றவும்: (A) களக் குழுவிற்கு: செயல்பாட்டு விவரம், செய்ய வேண்டிய பட்டியல். (B) பொது மேலாளருக்கு: அரை பக்கம், மூலோபாய தலைப்புகள் மட்டுமே. ஒரே எண்களைப் பயன்படுத்தவும், எனவே இரண்டு பதிப்புகளில் முரண்பாடுகள் இல்லை.

பலவீனமான வரியில் / வலுவான வரியில்

பலவீனமான உடனடி:

இந்தத் தரவுகளுடன் ஒரு அறிக்கையைத் தயாரிக்கவும்.

அமைப்பு இல்லை, நிறை இல்லை, நீளம் இல்லை, பொருத்தமான பாதுகாப்பு இல்லை. AI ஒரு குழப்பமான, நீண்ட, அழுத்தமில்லாத உரையைக் கொட்டுகிறது மற்றும் இல்லாத கருத்துகளைச் சேர்க்கலாம்.

சக்திவாய்ந்த தூண்டுதல்:

உங்கள் பங்கு: நிருபர். இணைக்கப்பட்ட அநாமதேய மாதாந்திர தரவைப் பயன்படுத்தவும். பொது மேலாளருக்கு அரைப்பக்க அறிக்கையை எழுதவும்: (1) 4-உருப்படிகளின் நிர்வாகச் சுருக்கம், (2) இலக்கிலிருந்து விலகும் 3 KPIகள், (3) பரிந்துரைக்கப்பட்ட ஒற்றை நடவடிக்கை. நான் கொடுத்த எண்களைப் பயன்படுத்துங்கள், மிகைப்படுத்தாமல், தெளிவற்ற பகுதியை "தரவு இல்லை" எனக் குறிக்கவும்.

அளவு

மோசமான அணுகுமுறை

வலுவான அணுகுமுறை

கட்டமைப்பு

நிச்சயமற்ற

தெளிவான எலும்புக்கூடு

நிறை

வரையறுக்கப்படாத

பொது மேலாளர்

நீளம்

வரம்பற்ற

அரை பக்கம்

பொருத்தமான பாதுகாப்பு

இல்லை

ஆம்

முடிவு மதிப்பு

குறைந்த

உயர்

பொதுவான தவறுகள்

• அறிக்கை கொடுக்காமல் அறிக்கை கோருவது. நீங்கள் கட்டமைப்பைக் குறிப்பிடவில்லை என்றால், AI ஒரு சீரற்ற கட்டமைப்பை உருவாக்கும்.
• பொருத்தப்பட்ட பாதுகாப்பை மறந்துவிட்டது. "மிகைப்படுத்தாதீர்கள், தரவை மட்டுமே நம்புங்கள்" என்ற விதி இல்லாமல், AI பாராட்டையும் காரணத்தையும் சேர்க்கிறது.
• ஒப்பீட்டு குறிப்பு போடவில்லை. கடந்த காலம்/இலக்கு/பட்ஜெட் இல்லாமல் எண் அர்த்தமற்றது.
• ஒவ்வொரு காலத்திலும் வெவ்வேறு டெம்ப்ளேட்டைப் பயன்படுத்துதல். சீரற்ற அமைப்பு மாற்றத்தைக் காண்பதை கடினமாக்குகிறது.
• சரிபார்ப்பு இல்லாமல் கையொப்பமிடுதல். அறிக்கையில் உள்ள ஒவ்வொரு எண்ணும் உங்கள் கட்டுப்பாட்டின்றி விநியோகிக்கப்படக்கூடாது.

எச்சரிக்கை: அறிக்கை அனுப்பப்பட்டவுடன், அதை மீட்டெடுக்க முடியாது; தவறான எண் பலகைக்கு சென்றால், நற்பெயர் கெடுகிறது. AI இன் திரவ மொழியால் தள்ளிவிடாதீர்கள் - சரளமாக இருப்பது துல்லியத்தை குறிக்காது. ஒவ்வொரு உருவத்தையும் அதன் மூலத்துடன் இணைக்கவும்.

சுருக்கமாக

AI மிகவும் திறமையாகப் பயன்படுத்தப்படும் பகுதிகளில் மேலாண்மை அறிக்கையிடல் ஒன்றாகும், அதன் தொடர்ச்சியான கட்டமைப்பிற்கு நன்றி. ஒரு நல்ல அறிக்கை ஒரு பிரமிடு: மேலே நிர்வாக சுருக்கம், கீழே முக்கியமான கண்டுபிடிப்புகள், கீழே விவரம். நீங்கள் AI க்கு எலும்புக்கூட்டை கொடுக்கிறீர்கள்; முன்னுரிமை, ஒப்பீடு மற்றும் செயல் நோக்குநிலை ஆகியவற்றைக் கேளுங்கள். உங்கள் தரவுகளில் இல்லாத எண்களையும் பாராட்டுக்களையும் AI சேர்க்கும் என்பது மிகப்பெரிய ஆபத்து; ஒவ்வொரு வரியிலும் "தரவின் அடிப்படையில், மிகைப்படுத்தாதீர்கள்" விதியைப் பயன்படுத்தவும். நிலையான டெம்ப்ளேட் வேகத்தையும் நம்பிக்கையையும் அதிகரிக்கிறது. கையெழுத்து எப்போதும் உங்களுடையது.

விண்ணப்ப பணி

நீங்கள் வழக்கமாகத் தயாரிக்கும் அறிக்கையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் (வாரம் அல்லது மாதாந்திரம்). மேலே உள்ள "வாராந்திர செயல்பாடுகள் அறிக்கை டெம்ப்ளேட்டை" உங்கள் சொந்த KPI களுக்கு மாற்றியமைத்து, அநாமதேய தரவுகளுடன் ஒரு முறை உருவாக்கவும். வெளியீட்டில் உள்ள ஒவ்வொரு எண்ணையும் மூலத் தரவுகளுடன் ஒப்பிடுக; பொருந்தாத ஒரு எண்ணைக் கூட நீங்கள் கண்டால், ப்ராம்ட்டை வலுப்படுத்தவும். நீங்கள் சேமித்த நேரத்தையும் நீங்கள் சரிசெய்த தவறுகளையும் கவனியுங்கள்.

சரிபார்ப்பு பட்டியல்

• [ ] அறிக்கை எலும்புக்கூட்டை (கட்டமைப்பு, நீளம், நிறை) நான் தீர்மானித்தேனா?
• [ ] "தரவின் அடிப்படையில் மட்டுமே, மிகைப்படுத்தாதே" என்ற விதியை எனது வரியில் சேர்த்தேனா?
• [ ] நான் ஒவ்வொரு கேபிஐயையும் ஒரு குறிப்புடன் (கடைசி காலம்/இலக்கு) ஒப்பிட்டுப் பார்த்தேனா?
• [ ] வெளியீட்டில் உள்ள அனைத்து எண்களையும் மூலத் தரவுகளுடன் சரிபார்த்துள்ளேனா?
• [] அறிக்கையை விநியோகிப்பதற்கு முன் நான் தனிப்பட்ட முறையில் சரிபார்த்தேன்?