Mkutano na Muhtasari wa Hati

Faida:

• Uwezo wa kutoa muhtasari wa mkutano wenye mwelekeo wa vitendo (maamuzi, nani/nini/lini vitendo, maswali wazi) na kutofautisha kati ya uamuzi na uwezekano.
• Uwezo wa kutumia muhtasari wa hati kama ramani ya barabara na kusoma vitu muhimu katika hati za kisheria na za kifedha katika asili na kwa mtaalam.
• Uwezo wa kuthibitisha kila muhtasari na kuwafanya washiriki wauthibitishe dhidi ya hatari ya akili ya bandia kuhusisha maamuzi kimakosa.

Kuna mambo mawili wasimamizi wanalalamikia zaidi: mikutano mingi na hati nyingi kusoma. Trafiki ya mkutano wa wiki moja inaweza kufikia saa 10 kwa urahisi; Mikataba inayoingia, ripoti, minyororo ya barua pepe na hati za tasnia huunda rundo lisilo na mwisho la kusoma. AI hurahisisha mizigo hii miwili: kugeuza rekodi ya mkutano kuwa dokezo lililoundwa kwa dakika, kugeuza hati ndefu kuwa muhtasari mfupi. Katika kitengo hiki, tutajifunza jinsi ya kufanya kazi hizi mbili kwa usahihi na kwa usalama. Mpaka: AI hutoa muhtasari; Meneja anawajibika kwa usahihi na utimilifu wa muhtasari na tafakari sahihi ya maamuzi.

Muhtasari wa mkutano: kutoka kwa uamuzi hadi hatua

Ujumbe mbaya wa mkutano unaelezea kila kitu kilichotokea tangu mwanzo hadi mwisho, lakini anauliza "tulifanya uamuzi gani, nani atafanya nini?" haijibu swali. Muhtasari mzuri wa mkutano una mwelekeo wa vitendo na unajumuisha mambo matatu kwa uwazi: maamuzi yaliyofanywa, vipengee vya kushughulikia (nani, nini, lini), na maswali yanayobaki wazi. Unapoipa AI nakala ya mkutano, iulize muundo huu kamili; Vinginevyo, itazalisha maandishi marefu na yasiyofaa.

Hatari kubwa zaidi katika muhtasari wa mkutano ni kwamba AI itapotosha maamuzi au kuandika uamuzi ambao haujatamkwa kama "uamuzi". Tofauti kati ya "labda tutafanya hivi" na "tutafanya vile" katika mkutano ni muhimu. Kwa hivyo hakikisha kusoma muhtasari wa AI mwenyewe na uthibitishe kila kitu na uamuzi; Weka alama kwenye zisizoeleweka kuwa "zinastahili kufafanuliwa". Zaidi ya hayo, rekodi za mikutano zina data ya kibinafsi na taarifa za siri; Zingatia sera ya kampuni yako na maelezo ya mshiriki kabla ya kutoa magari yaliyosajiliwa kufungua magari.

Kidokezo: Andaa muhtasari wa mkutano mara tu baada ya mkutano na utume kwa washiriki ukisema "hapa ni vipengele vya kushughulikia, nirekebishe ikiwa nimekosea." Hii yote inathibitisha kosa linalowezekana la AI kwa wanadamu na inawajibisha kila mtu. Ikiwa unasubiri siku, maelezo yatapotea.

Muhtasari wa hati: kukata urefu hadi kwenye kiini

Ikiwa huna muda wa kusoma ripoti ndefu, mkataba au hati ya sekta, unaweza kuuliza AI kwa "maelezo ya kiutendaji": matokeo muhimu, nini kinakuhusu, hatari na hatua zinazofuata. Lakini kuna hatari mbili hapa. Kwanza, hata ikiwa muhtasari unakamata wazo kuu kwa usahihi, unaweza kuacha maelezo muhimu (kifungu cha mkataba, ubaguzi, sharti). Pili, AI wakati mwingine "hufupisha" matokeo ambayo hayapo kwenye hati.

Kwa hivyo, ikiwa utatumia muhtasari wa hati kufanya uamuzi, tumia muhtasari kama ramani ya barabara na usome sehemu muhimu katika asili. Hasa katika hati za kisheria na za kifedha (mkataba, pendekezo, sheria), muhtasari wa AI haupaswi kamwe kuchukua nafasi ya ukaguzi wa wataalam; Ni kosa kubwa kusaini mkataba kwa kutegemea muhtasari wa AI. Muhtasari unakutayarisha; Uamuzi huo unafanywa na hati yenyewe na mtaalam.

kesi tatu ndogo

Kesi ya 1 - Mkutano ambao uligeuka kuwa kitendo. Katika timu ya mradi, mikutano ilidumu kwa muda mrefu, lakini hakuna mtu aliyejua nini cha kufanya baadaye. Msimamizi alitoa manukuu ya mkutano kwa AI na akaanza kupata muhtasari katika umbizo la "maamuzi pekee + kitendo (nani/nini/lini) + maswali ya wazi". Mara moja alituma muhtasari kwa timu. Mwezi uliofuata, malalamiko ya "kazi iliyosahaulika" karibu yatoweke kwa sababu majukumu ya kila mtu yaliandikwa.

Kesi ya 2 - Kifungu cha mkataba kiliachwa. Meneja alikuwa na AI kufupisha mkataba wa usambazaji wa kurasa 30 na akaidhinisha kulingana na muhtasari. Muhtasari huo ulikuwa umenasa masharti makuu kwa usahihi, lakini ulikuwa umeacha uwekaji upya kiotomatiki na kifungu cha adhabu. Kampuni hiyo ilikwama nayo kwa mwaka mwingine ambayo haikutaka. Somo: ni utangulizi wa muhtasari katika hati ya kisheria; Nakala muhimu zinasomwa katika asili na kwa wakili.

Kesi ya 3 - Uamuzi uliopotoshwa. Katika muhtasari wa mkutano, YZ aliandika, "ongezeko la bajeti limeidhinishwa"; Hata hivyo, ilisemekana katika mkutano huo kuwa "ongezeko la bajeti litatathminiwa". Mtendaji alisoma muhtasari kabla ya kuutuma, akapata hitilafu hiyo, na kuirekebisha. Ikiwa angeituma bila uthibitishaji, timu ya fedha ingeweza kuchukua hatua kwa idhini ambayo haikuwepo. Kusoma kidogo kulizuia fujo kubwa.

Violezo vinne vinavyoweza kunakiliwa

1) Muhtasari wa mkutano (unaozingatia hatua):

Jukumu lako: mkutano wa mwandishi. Ifuatayo ni nakala ya mkutano. Ifanye muhtasari katika muundo huu:1) MAAMUZI YALIYOFANYWA (wazi, tenganisha "yatathiminiwe" na "yaliyoamuliwa").2) VITU VYA UTEKELEZAJI: nani / nini / tarehe ya mwisho (meza).3) FUNGUA MASWALI / yafafanuliwe. Usifanye maamuzi au vitendo vyovyote ambavyo havijatajwa kwenye nakala; Weka alama kwenye utata kama "kufafanuliwa".

2) Muhtasari wa meneja wa hati:

Fupisha hati ndefu ifuatayo kwa mtendaji aliye na shughuli nyingi sana:(1) madhumuni ya hati, (2) mambo makuu 5 yanayonihusu, (3) hatari/mazingatio, (4) yanayopendekezwa hatua inayofuata.Tumia taarifa iliyo kwenye hati pekee; Ongeza matokeo au nambari. Weka alama kwenye sehemu isiyoeleweka ya hati kama "isiyojulikana".

3) Uchimbaji wa nyenzo muhimu (mkataba/sheria):

Hati ifuatayo ina vitu CRITICAL kwa uamuzi: kipindi, upyaji, kukomesha, kifungu cha adhabu, hali ya malipo, dhima, ubaguzi. Taja kila moja na taarifa kutoka kwa hati. Huu ni uchunguzi wa awali; Sio mbadala wa ukaguzi wa kisheria, sema hili.

4) Ujumbe wa ufuatiliaji wa hatua:

Tafsiri vitendo vifuatavyo vya mkutano kuwa ujumbe mfupi wa ufuatiliaji kwa washiriki: [orodha ya vitendo]. Weka wazi kila mtu anawajibika kwa nini. Ongeza kidokezo mwishoni mwa ujumbe ukisema "Ikiwa kuna jambo lolote baya/ambalo halijakamilika, nijulishe ndani ya saa 24".

Mwongozo dhaifu / Mwongozo thabiti

Agizo dhaifu:

Fanya muhtasari wa mkutano huu.

Hakuna muundo, hakuna tofauti ya uamuzi/kitendo, hakuna ulinzi wa uzushi. AI inarudisha maandishi fasaha lakini ambayo hayajaundwa; Inaweza kuchanganya uwezekano na maamuzi.

Agizo lenye nguvu:

Jukumu lako: mwandishi. Fanya muhtasari wa manukuu ya mkutano hapa chini. Ninataka tu vichwa vitatu: (1) maamuzi ya wazi yaliyofanywa, (2) vipengee vya kushughulikia ambao/nini/jedwali la tarehe ya mwisho, (3) maswali wazi. Usichanganye kamwe "ili kutathminiwa" na "kuamuliwa." Usiongeze chochote ambacho tayari hakipo kwenye manukuu.

Ukubwa

mbinu mbaya

Mbinu kali

muundo

bure

Uamuzi/hatua/swali

Wajibu

kutokuwa na uhakika

nani/nini/ lini

uwazi wa uamuzi

mchanganyiko

tofauti ya wazi

ulinzi wa kufaa

Hakuna

Ndiyo

ufuatiliaji

chini

juu

Makosa ya kawaida

• Kuchanganya uwezekano na uamuzi. Tofautisha kati ya "ya kutathminiwa" na "kuidhinishwa" na uthibitishe.
• Kusambaza muhtasari bila kuuthibitisha. AI inaweza kupotosha uamuzi; Soma kabla ya kutuma.
• Kusaini mkataba kwa kutegemea muhtasari. Soma nakala muhimu katika asili na pamoja na mtaalam.
• Kutowajibika na kuweka tarehe ya hatua. Bila "nani, nini, lini" hatua haiwezi kufuatwa.
• Nasibu kutoa rekodi ya siri kwa gari. Rekodi za mkutano zina data ya kibinafsi/siri; Zingatia sera.

Tahadhari: Muhtasari wa mkutano mara nyingi huwa "kumbukumbu rasmi"; miezi baadaye "tulifanya uamuzi gani?" Jibu la swali ni hilo noti. Kwa hiyo, hitilafu katika muhtasari inaweza kugeuka kuwa ukweli wa uongo katika siku zijazo. Thibitisha muhtasari kila wakati na uthibitishe kwa washiriki.

Kwa muhtasari

Mikutano na muhtasari wa hati ni miongoni mwa kazi ambapo AI huokoa muda mwingi. Muhtasari mzuri wa mikutano una mwelekeo wa vitendo: maamuzi wazi, ni nani/nini/lini vitendo, na maswali wazi. Muhtasari wa hati hukutayarisha lakini unaweza kuacha maelezo muhimu; Si badala ya ukaguzi wa kitaalamu wa hati za kisheria na kifedha. Hatari kubwa ni kwamba AI itapotosha maamuzi au kuongeza vitu ambavyo havipo; Kwa hivyo thibitisha kila muhtasari, tenga uamuzi kutoka kwa uwezekano, na uthibitishe na washiriki. Jukumu la muhtasari ni la msimamizi.

Jukumu la maombi

Andika madokezo (yasiyojulikana) kutoka kwa mkutano uliokuwa nao wiki hii. Unda muhtasari wenye mwelekeo wa vitendo kutoka kwa AI ukitumia kiolezo cha "Muhtasari wa Mkutano" hapo juu. Thibitisha kila kitendo na uamuzi dhidi ya asili; Jaribu kupata angalau utata mmoja wa "uamuzi au uwezekano". Tuma muhtasari wako uliothibitishwa kwa washiriki katika umbizo la "Ujumbe wa kufuatilia kitendo".

orodha ya ukaguzi

• [ ] Je, nilitaka muhtasari katika muundo (uamuzi/kitendo/swali) unaoegemea-kitendo?
• [ ] Je, nimetofautisha na kuthibitisha uwezekano kutoka kwa uamuzi?
• [ ] Je, nimeweka tarehe ya kuwajibika na ya mwisho kwa kila hatua?
• [ ] Je, nimesoma vifungu muhimu katika hati asilia ya kisheria/kifedha?
• [ ] Je, nimezingatia sera ya kampuni na hatua ya uthibitishaji kwa kurekodi kwa siri?