Faida:
- Uwezo wa kuelewa kanuni za uwazi, sauti, muda na njia ya mawasiliano ya ndani na kutumia akili ya bandia, hasa katika kurekebisha uwazi na sauti.
- Uwezo wa kudumisha idhini ya HR/kisheria katika ujumbe nyeti (onyo, kukomesha, mgogoro) na mguso wa kibinafsi katika ujumbe unaohitaji uaminifu.
- Uwezo wa kutoa rasimu na muktadha usiojulikana bila kufichua maelezo ya kibinafsi na ya siri ili kufungua zana
Meneja hutumia kiasi cha kushangaza cha wakati wake kuandika: matangazo kwa timu, maoni kwa wafanyakazi, barua pepe za kati ya idara, taarifa za sera, ujumbe wa pongezi na asante. Mawasiliano ya ndani ni mfumo wa neva wa shirika; Mawasiliano ya wazi na ya wakati hujenga uaminifu, huku mawasiliano yasiyo na mpangilio na kuchelewa huzaa porojo na kutokuwa na uhakika. AI ni msaada wenye nguvu ambao wote huharakisha na kuboresha sauti ya mawasiliano ya ndani. Lakini mawasiliano ya ndani ni uhusiano wa kibinadamu; ndiyo sababu mpaka ni muhimu: AI huandika ujumbe; Msimamizi anawajibika kwa usahihi, sauti na unyeti wa kibinadamu wa ujumbe.
Kanuni tatu za mawasiliano mazuri ya ndani
Uwazi: Mara mfanyakazi anasoma ujumbe, wanapaswa kuelewa kile wanachohitaji kufanya. Tangazo hilo lisiloeleweka linatoa tafsiri kumi tofauti. Toni: Maelezo sawa yanaweza kufanya au kuvunja mtu kulingana na sauti. "Ripoti imechelewa, haikubaliki" na "nimeona kuchelewa kwa ripoti, tuzungumze juu ya kikwazo" kubeba jambo moja, lakini wana uhusiano tofauti sana. Muda na kituo: Habari mbaya huwasilishwa ana kwa ana, si barua pepe; Taarifa zisizo za dharura hazivamizi mkutano. AI ni msaada mkubwa kwa uwazi na sauti; Lakini muda na uteuzi wa kituo ni hukumu ya kibinadamu ya msimamizi.
Mchango muhimu zaidi wa AI ni urekebishaji wa sauti. Kukabidhi rasimu ya hasira kwa AI na kusema "andika tena ujumbe sawa kwa sauti ya kujenga na ya heshima" kutazuia ajali nyingi za uhusiano. Vivyo hivyo, kuongeza maandishi rasmi na baridi sana au kufafanua wazo chafu ni kazi ambapo AI ina nguvu.
Kidokezo: Usitume ujumbe mara moja ulioandika ukiwa na hasira. Kwanza, iambie AI "tafsiri ujumbe huu kwa sauti inayodumisha uhusiano na kuzingatia shida," kisha usome matokeo mwenyewe na uichuje kupitia mwanadamu. Hatua hii ya dakika mbili huzuia chuki zisizoweza kurekebishwa.
Kikomo cha AI katika mawasiliano ya usahihi
Baadhi ya aina za mawasiliano ya ndani ni nyeti sana: onyo la utendaji, kukomesha, majibu ya malalamiko, utatuzi wa migogoro, tangazo la mgogoro. AI inaweza kuandaa jumbe hizi, lakini kuna sheria mbili muhimu. Kwanza: ujumbe wenye matokeo ya kisheria/HR (onyo, kukomesha, nidhamu) lazima upitie Utumishi na, inapobidi, uidhinishaji wa kisheria; Rasimu ya AI haichukui nafasi ya idhini hii. Pili: unyeti wa binadamu hauwezi kuhamishiwa kwa AI. Unapaswa kuandika ujumbe wa rambirambi, habari ngumu, shukrani za kibinafsi, sio kwa mifumo ya jumla ya AI, lakini kwa ujuzi wako wa kweli na uaminifu. Wafanyikazi hugundua mara moja ujumbe usio wa kweli, "ulioandikwa na mashine" na kupoteza uaminifu.
Pia usiri: usitoe majina halisi, mishahara, maelezo ya nidhamu katika mawasiliano ya ndani ili kufungua zana za AI. Unapouliza muhtasari, eleza hali bila kujulikana na kwa ujumla ("maoni ya utendaji kwa mfanyakazi"), kisha uongeze maelezo ya kibinafsi mwenyewe.
kesi tatu ndogo
Kesi 1 - Barua pepe ya kuokoa toni. Meneja wa idara kwa hasira aliandika barua pepe kali kwa timu ambayo ilikuwa ikichelewa kila mara. Kabla ya kutuma, aliiambia AI "kuandika tena matarajio sawa kwa sauti wazi lakini ya heshima, yenye mwelekeo wa suluhisho." Maandishi hayo mapya yalitoa ujumbe uleule, lakini badala ya kulaumu, yalimwalika mlemavu azungumze. Badala ya kujihami, timu ilishiriki kikwazo halisi (suala la programu); tatizo kutatuliwa.
Kesi ya 2 - Athari ya sherehe isiyo ya kweli. Meneja alikuwa na AI kuandika ujumbe kusherehekea mafanikio ya timu kabisa na kuutuma bila marekebisho. Maandishi yalikuwa ya kawaida na ya kawaida ("kazi nzuri, endelea"). Mmoja wa timu alisema, "Ni kama kunakili-paste, hakuna hata aliyetaja jina lake." Meneja alijifunza somo: katika sherehe iliyofuata, alichukua rasimu ya AI na kuongeza michango thabiti ya kila mtu kwa maneno yake mwenyewe; Athari imebadilika kabisa.
Kesi ya 3 - Idhini ya HR kwenye tangazo nyeti. Idara katika kampuni ilikuwa inaenda kufungwa. Meneja aliandaa tangazo na AI lakini hakulituma moja kwa moja; HR na kisheria waliikagua, kusahihisha taarifa mbili zinazoweza kupotosha, na kuongeza maelezo ambayo hayapo kuhusu haki za mfanyakazi. Maandishi yaliyoidhinishwa yametumwa. AI ilitoa kasi, usalama wa idhini.
Violezo vinne vinavyoweza kunakiliwa
1) Futa rasimu ya tangazo:
Jukumu lako: msaidizi wa mawasiliano ya ndani. Ninahitaji kuandika tangazo lifuatalo: [mada na maelezo ya msingi]. Andika tangazo fupi na wazi ambalo linaweza kueleweka katika usomaji mmoja. Muundo: (1) ni nini kinachobadilika, (2) kinachotarajiwa kutoka kwa nani, (3) lini, (4) ni nani wa kuwasiliana na maswali. Epuka kauli zisizoeleweka. Usitoe maelezo zaidi ya maelezo niliyotoa.
2) Marekebisho ya sauti:
Ninaona ujumbe ulio hapa chini ni mkali sana kutuma. Ibadilishe iwe toni ya heshima, yenye mwelekeo wa suluhisho, inayohifadhi uhusiano, kuweka matarajio na mipaka sawa. Tumia lugha ya kusuluhisha pamoja, sio ya lawama. Lainisha kiini cha ujumbe, rekebisha sauti yake.Nakala: [maandishi]
3) Kusanidi maoni:
Nitatoa maoni yenye kujenga kwa mfanyakazi. Hali (isiyojulikana): [tabia thabiti, hakuna maelezo ya kibinafsi]. Niandikie muhtasari wenye muundo wa "hali-athari-matarajio": tabia inayozingatiwa, athari, mabadiliko yanayotarajiwa. Lenga tabia, sio mtu. Ongeza dokezo mwishoni ambalo ninahitaji kukuambia ana kwa ana.
4) Mifupa ya sherehe/kuthamini:
Nitasherehekea mafanikio yafuatayo ya timu: [mafanikio].Nipe MIFUPA ya ujumbe wa shukrani wa dhati, lakini acha nafasi kama vile [NITAANDIKA MCHANGO WA KILA MTU HAPA KWA MWENYEWE]. Epuka maneno mafupi; Tengeneza nafasi ya ubinafsishaji.
Mwongozo dhaifu / Mwongozo thabiti
Agizo dhaifu:
Andika barua pepe kwa timu.
Mada, sauti, hadhira, matarajio hayako wazi. AI hutoa maandishi ya jumla, mafupi ambayo haijulikani yameandikwa kwa nani; Pengine anatengeneza maelezo ambayo hayapo.
Agizo lenye nguvu:
Jukumu lako: msaidizi wa mawasiliano ya ndani. Andika barua pepe fupi kwa timu yangu ya uendeshaji ya watu 12 ukitangaza kwamba tunahamia utaratibu mpya wa kuripoti kila wiki. Hebu tuwe wazi: nini kimebadilika, kinachotarajiwa kutoka kwa kila mtu, wakati ripoti ya kwanza itakuja. Weka sauti ya kuunga mkono, epuka hali ya lazima. Usiongeze maelezo zaidi ya maelezo niliyotoa.
Ukubwa
mbinu mbaya
Mbinu kali
Somo
kutokuwa na uhakika
Wavu (mpangilio wa kuripoti)
wingi
isiyofafanuliwa
Timu ya watu 12
sauti
nasibu
kuunga mkono
matarajio
Hakuna
wazi
ulinzi wa kufaa
Hakuna
Ndiyo
Makosa ya kawaida
- Kutuma ujumbe wa hasira mara moja. Kwanza weka toni na AI, kisha uipitishe kupitia kichungi cha binadamu.
- Kukabidhi ukaribu kwa AI. Hongera, rambirambi, shukrani za kibinafsi zinapaswa kuandikwa kwa maneno yako mwenyewe.
- Inatuma ujumbe nyeti bila idhini. Onyo/kukomesha/nidhamu inahitaji HR na idhini ya kisheria inapobidi.
- Kutoa maelezo ya kibinafsi/ya siri ili kufungua zana. Eleza hali hiyo bila kujulikana, ongeza maelezo baadaye.
- Kupuuza chaneli na wakati. Habari mbaya hutolewa kupitia chaneli inayofaa, sio kupitia barua pepe.
Makini: Mawasiliano ya ndani yanatokana na uaminifu, na uaminifu hupatikana polepole na kupotea haraka. Ujumbe ulioandikwa na AI lakini ukikosa mguso wa kibinadamu unaweza kuwafanya wafanyikazi kuhisi kama "meneja hanijali kabisa." Tumia AI kwa muhtasari na sauti; Daima weka urafiki na idhini ya mwisho kwako mwenyewe.
Kwa muhtasari
Mawasiliano ya ndani ni mfumo wa neva wa shirika; Uwazi, sauti, muda na kituo huanzisha uaminifu. AI ina nguvu haswa katika uwazi na sauti: inafanya iwe rahisi kugeuza maandishi ya hasira kuwa kitu cha kujenga, kufafanua mawazo yaliyotawanyika. Lakini ujumbe nyeti (onyo, kukomesha, mgogoro) unahitaji idhini ya HR/kisheria; Ujumbe unaohitaji uaminifu (pongezi, shukrani) unapaswa kuandikwa kwa maneno yako mwenyewe. Usitoe maelezo ya kibinafsi ili kufungua zana. AI inaandika rasimu; Usahihi, sauti na unyeti wa kibinadamu wa ujumbe ni wa meneja.
Jukumu la maombi
Chagua ujumbe mmoja halisi wa ndani unaohitaji kutuma wiki hii (tangazo au maoni). Kwanza andika muhtasari mwenyewe. Kisha uulize AI kwa toleo la pili na kiolezo kinachofaa hapo juu na uboresha sauti yake kwa kiolezo cha "Marekebisho ya Toni". Linganisha matoleo mawili, unganisha vipengele vyake bora na uongeze mguso wako wa kibinafsi. Ikiwa ni suala nyeti, andika ni idhini gani utapitia.
orodha ya ukaguzi
- [ ] Je, nilizingatia sauti ya ujumbe kabla ya kuutuma?
- [ ] Je, niliandika sehemu zinazohitaji uaminifu kwa maneno yangu mwenyewe?
- [ ] Je, nimeepuka kutoa maelezo ya kibinafsi/ya siri kwa zana iliyo wazi?
- [ ] Je, nimewasilisha ujumbe nyeti kwa ajili ya uidhinishaji muhimu wa HR/kisheria?
- [ ] Je, nilichagua chaneli na muda sahihi?