Fitimet:
- Të kuptuarit e rëndësisë së hartës dhe thjeshtimit të një procesi përpara se ta automatizoni atë dhe të jeni në gjendje të zgjidhni hapat e përshtatshëm për automatizimin (përsëritës, të rregullt, voluminoz, me përjashtime të vogla).
- Aftësia për të klasifikuar hapat e procesit si me rrezik të ulët/mesatar/të lartë dhe për të krijuar modelin e miratimit nga njeriu në lidhje me rezultatet dalëse
- Sigurimi që përjashtimet u drejtohen njerëzve dhe të vendosen pika kontrolli të rregullta në proceset automatike
Ka një armik të heshtur që ha kohën në çdo biznes: puna e përsëritur. Formatimi i të njëjtit email, drejtimi i kërkesës në hyrje te personi i duhur, kopjimi i formularit nga një tabelë në tjetrën, shkrimi i përgjigjeve të ngjashme për çdo pyetje të klientit. Nëse një punonjës shpenzon një orë në ditë për këto, 250 orë në vit - ose gjashtë javë të plota pune - zhduken. Automatizimi i procesit - ekzekutimi i hapave të përsëritur të punës me pak ose aspak ndërhyrje njerëzore - është mënyra për të rikthyer këtë herë. AI është një mjet i fuqishëm si në projektimin ashtu edhe në ekzekutimin e disa hapave të vetë automatizimit. Kufiri: AI përshpejton procesin dhe prodhon drafte; Menaxheri siguron që procesi të jetë konfiguruar saktë dhe përjashtimet të menaxhohen saktë.
Kuptimi i procesit së pari: ku fillon automatizimi?
Rregulli i parë i automatizimit është befasues: mos automatizoni një proces të keq, rregullojeni së pari. Automatizimi rrit shpejtësinë e procesit; Ai gjithashtu përshpejton gabimin nëse procesi është i korruptuar. Pra, hapi i parë është hartimi i procesit: fillimi i punës, hapat, pikat e vendimit, rezultati. AI është një ndihmës i mirë në këtë hartografi; Ju shpjegoni procesin tuaj, ai e zbërthen hap pas hapi dhe vë në dyshim hapat e panevojshëm.
Pastaj ju zgjidhni hapat e përshtatshëm për automatizimin. Hapat e mirë të kandidatit janë: përsëritës (bëhen shpesh), kanonikë (ndjek rregulla të qarta), të mëdha (përsëriten shumë herë) dhe përjashtime të ulëta (përjashtimet ndodhin rrallë). Hapat e këqij të kandidatit janë ato që kërkojnë intuitë, ndjeshmëri ose gjykim kompleks. Pyesni AI "cilat hapa në këtë proces janë të përshtatshëm për automatizim dhe cilët janë njerëzorë?" Ju mund ta bëni këtë dallim duke pyetur:
Këshillë: Përpara automatizimit, vëzhgoni procesin për një javë dhe matni sa herë është bërë në të vërtetë dhe sa kohë kërkon. Shumë menaxherë zbulojnë se puna që ata mendojnë se kërkon "shumë kohë" bëhet në fakt disa herë në muaj, ndërsa ngrënësi i vërtetë i kohës është një punë tjetër që ata nuk e kuptojnë.
Dizajni i njeriut në lak
Automatizimi i plotë i proceseve të biznesit është shpesh i rrezikshëm. Është e sigurt që një AI të shkruajë një email; por është e rrezikshme që AI ta dërgojë atë direkt te klienti sepse do të fiket menjëherë nëse ka një gabim. Zgjidhja është një qasje njerëzore në ciklin: AI prodhon draftin, njeriu e miraton shpejt atë dhe më pas dërgohet. Kjo ia atribuon rrezikun njeriut duke ruajtur pjesën më të madhe të shpejtësisë.
Dizajnoni automatizimin sipas tre niveleve të rrezikut. Rrezik i ulët (memo e brendshme, draft): automatizimi i plotë është i pranueshëm. Rrezik mesatar (përgjigje standarde ndaj klientit): kërkohet konfirmim njerëzor. Rrezik i lartë (kontrata, pagesa, aplikimi zyrtar): AI prodhon vetëm drafte, shqyrtimi i ekspertëve dhe nënshkrimi janë të detyrueshëm. Vizatimi i kësaj harte në fillim të procesit parandalon fatkeqësitë e ardhshme.
tre mini kuti
Rasti 1 - Kërkoni për rrugëtim. Një kompani shërbimesh merrte ~ 80 emaile mbështetëse në ditë dhe një punonjës po i shpërndante manualisht në departamentin e duhur (~ 1 orë në ditë). Ata i kërkuan AI-së të vendoste një rregull klasifikimi me mostra anonime: etiketoni çdo email si "teknik/faturim/i përgjithshëm" dhe shkruani departamentin e rekomanduar, punonjësi thjesht e miraton. Koha e vendosjes u ul në 12 minuta në ditë. Situatat e pasigurta ende vijnë tek njerëzit.
Rasti 2 - Gabim i dobët i automatizimit të procesit. Në një njësi kontabël, procesi i miratimit përfshinte 5 hapa të panevojshëm. Administratori e automatizoi këtë siç është; rezultati ishte 5 hapa të panevojshëm që vraponin më shpejt, por ende të tepërt. Kur ia tregova procesin AI-së, AI shënoi se 2 nga 5 hapat nuk shtuan asnjë vlerë. Fillimisht procesi u reduktua në 3 hapa, më pas u automatizua; Pikërisht atëherë erdhi fitimi i vërtetë.
Rasti 3 - Shpëtimi i njeriut në lak. Një ekip i tregtisë elektronike krijoi një përgjigje të automatizuar të AI për kërkesat e kthimit, por hoqi miratimin njerëzor. Një ditë, AI iu përgjigj një kërkese të paligjshme të kthimit me shumicë me shabllonin standard dhe dha informacion të pasaktë dhe ankesa e klientit u përshkallëzua. Ekipi e ktheu hapin e miratimit nga njeriu; AI vazhdoi të prodhonte draftin, por përpara dorëzimit, një punonjës shqyrtoi çdo përgjigje në dy sekonda. Gabimet janë zhdukur, shpejtësia është ruajtur.
Katër shabllone të kopjueshëm
1) Harta e procesit:
Roli juaj: specialist i përmirësimit të procesit. Unë do të përshkruaj punën: [përshkrim hap pas hapi i punës]. Shkruajeni këtë si një rrjedhë të qartë: fillimi, çdo hap, pikat e vendimit, rezultati. Më pas shënoni hapat që nuk shtojnë vlerë ose janë të përsëritura dhe sugjeroni thjeshtime. Mos e rekomandoni akoma automatizimin.
2) Analiza e përshtatshmërisë për automatizim:
Vlerësoni çdo hap në procesin e mësipërm me kriteret e mëposhtme: përsëritshmëria, rregullsia, vëllimi, shpeshtësia e përjashtimit. Për çdo hap, jepni një etiketë "automatizuar / njeri" dhe shkruani një justifikim të shkurtër. Sigurohuni që t'i lini personit hapat që kërkojnë gjykim/ndjeshmëri të lartë.
3) Rregulli i klasifikimit/drejtimit:
Unë do t'ju jap mostra anonime të kërkesave. Krijoni rregulla të qarta, transparente për t'i renditur ato në këto kategori: [kategori]. Shkruani kategorinë e rekomanduar + nivelin e besimit (i lartë/i ulët) për secilën kërkesë hyrëse. Shënoni ato me besim të ulët si "referojuni njeriut".
4) Drafti i përgjigjes njerëzore në ciklin:
DRAFT një përgjigje standarde për llojin e mëposhtëm të kërkesës: [lloji i kërkesës]. Vendosni një etiketë "[KËRKOHET MIRATIMIN NJERËZOR]" në fund të përgjigjes. Nëse ndjeni një përjashtim, mos e shkruani përgjigjen; Në vend të kësaj thoni "kjo situatë nuk është standarde, drejtojani atë personit".
Prompt i dobët / Prompt i fortë
Njoftim i dobët:
Automatizoni këtë punë.
Procesi nuk është i përcaktuar, niveli i rrezikut është i paqartë, nuk ka asnjë përjashtim të menaxhimit. AI ose jep këshilla gjenerike të padobishme ose sugjeron automatizim të plotë të rrezikshëm.
Njoftim i fuqishëm:
Roli juaj: ekspert i procesit. Do të shpjegoj procesin e mëposhtëm: klasifikimin e kundërshtimeve të faturave të ardhura dhe drejtimin e tyre në njësinë përkatëse. Së pari, hartojeni procesin hap pas hapi dhe shënoni hapin e panevojshëm. Pastaj vlerësoni çdo hap për përshtatshmërinë për automatizim. Mos rekomandoni dërgimin e ndonjë përgjigje tek klienti pa miratimin njerëzor; Etiketoni "[MIRATI NJERËZOR]" në hapat kritikë.
Madhësia
qasje e dobët
Qasje e fortë
Përshkrimi i procesit
Asnjë
hap pas hapi
Thjeshtimi
të pakërkuar
Thjeshtoje fillimisht
Niveli i rrezikut
injorojnë
etiketuar
miratimi njerëzor
Asnjë
bërë të detyrueshme
Siguria
të ulëta
lartë
Gabimet e zakonshme
- Automatizimi i procesit të keq. Thjeshtoni fillimisht procesin; pastaj shpejtoni.
- Heqja e pëlqimit njerëzor. Ruajtja e dizajnit human-in-the-loop në dalje për klientin/jashtë.
- Injorimi i përjashtimeve. Situatat e jashtëzakonshme duhet t'u drejtohen njerëzve.
- Automatizimi pa matje. Mat frekuencën dhe kohëzgjatjen aktuale; Mos e humbni kohën tuaj në punën e gabuar.
- Mos përcaktimi i nivelit të rrezikut. Ndani hapat me rrezik të ulët/mesatar/të lartë në fillim.
Kujdes: Pasi të vendoset, automatizimi zhduket dhe funksionon në heshtje; Kjo është arsyeja pse një gabim mund të përsëritet shumë herë pa u vënë re. Vendosni një "pikë kontrolli" të rregullt në proceset e automatizuara: kontrolloni një mostër të rezultateve me një sy njeriu një herë në javë.
Në përmbledhje
Automatizimi i procesit kthen kohën e humbur nga detyrat e përsëritura. Por së pari kuptoni dhe thjeshtoni procesin; Automatizimi i procesit të keq përshpejton gabimin. Hapat e përshtatshëm për automatizim janë të përsëritur, të rregullt, voluminoz dhe me përjashtim të ulët; Hapat që kërkojnë gjykim dhe ndjeshmëri u përkasin njerëzve. Hartoni rrezikun si të ulët/mesatar/të lartë dhe ruani miratimin e njeriut në ciklin e daljes. AI shpejton procesin; Është administratori ai që siguron që ai të jetë konfiguruar saktë dhe të menaxhohen përjashtimet.
Detyra e aplikimit
Zgjidhni një detyrë që është më e përsëritur në punën tuaj. Me shabllonin "Procesi i hartës" më sipër, vini hartën e AI-së hap pas hapi dhe shënoni hapat e panevojshëm. Më pas përcaktoni se cilët hapa mund të automatizohen me "Automation suitability analysis". Hartoni një përgjigje në ciklin e njeriut për të paktën një hap dhe provojeni për një javë; Matni kohën që kurseni.
listë kontrolli
- [ ] A e kam hartuar dhe thjeshtuar procesin përpara se ta automatizoj?
- [ ] A e kam vlerësuar çdo hap për përshtatshmërinë për automatizim?
- [ ] A e kam hartuar nivelin e rrezikut (i ulët/mesatar/i lartë)?
- [ ] A e kam ruajtur miratimin njerëzor për prodhimin dalës?
- [ ] A e kam kontrolluar periodikisht procesin e automatizuar?