Dobički:
- Sposobnost razumevanja načel jasnosti, tona, časa in kanala interne komunikacije ter uporabe umetne inteligence, predvsem pri prilagajanju jasnosti in tona.
- Sposobnost ohranjanja odobritve kadrovske/pravne službe v občutljivih sporočilih (opozorilo, odpoved, kriza) in osebne note v sporočilih, ki zahtevajo iskrenost
- Sposobnost ustvarjanja osnutkov z anonimnim kontekstom brez razkrivanja osebnih in zaupnih podrobnosti odprtim orodjem
Vodja porabi presenetljivo veliko svojega časa za pisanje: obvestila ekipi, povratne informacije zaposlenim, e-poštna sporočila med oddelki, izjave o politiki, sporočila s čestitkami in zahvalami. Notranje komuniciranje je živčni sistem organizacije; Jasna in pravočasna komunikacija gradi zaupanje, medtem ko neorganizirana in zapoznela komunikacija povzroča ogovarjanje in negotovost. AI je močna pomoč, ki pospeši in izboljša ton interne komunikacije. Toda notranja komunikacija je človeški odnos; zato je meja pomembna: AI pripravi osnutek sporočila; Za točnost, ton in človeško občutljivost sporočila je odgovoren vodja.
Trije principi dobre interne komunikacije
Jasnost: ko zaposleni prebere sporočilo, mora razumeti, kaj mora storiti. Nejasna objava daje deset različnih interpretacij. Ton: Ista informacija lahko naredi ali zlomi osebo, odvisno od tona. "Poročilo je pozno, to je nesprejemljivo" in "Opazil sem zamudo pri poročilu, pogovoriva se o oviri" nosita isti pojav, vendar imata zelo različna razmerja. Čas in kanal: Slabe novice se posredujejo iz oči v oči, ne po e-pošti; Nenujne informacije ne posegajo v sestanek. AI je v veliko pomoč pri jasnosti in tonu; Toda izbira časa in kanala je človeška presoja skrbnika.
Najdragocenejši prispevek AI je uglaševanje tonov. Če izročite jezen osnutek AI in rečete "prepišite isto sporočilo v konstruktivnem in spoštljivem tonu", boste preprečili številne nesreče v odnosih. Podobno je ogrevanje zelo formalnega in hladnega besedila ali razjasnitev neurejene misli nalogi, pri katerih je AI močna.
Namig: nikoli ne pošljite takoj sporočila, ki ste ga napisali, ko ste bili jezni. Najprej povejte AI "prevedi to sporočilo v ton, ki ohranja odnos in se osredotoča na problem," nato sami preberite rezultat in ga filtrirajte skozi človeka. Ta dvominutni korak prepreči nepopravljive zamere.
Omejitev AI pri natančni komunikaciji
Nekatere vrste internega komuniciranja so zelo občutljive: opozorilo o uspešnosti, prekinitev, odgovor na pritožbo, reševanje konfliktov, objava v krizi. AI lahko pripravi osnutke teh sporočil, vendar obstajata dve kritični pravili. Prvič: sporočila s pravnimi/človeškimi posledicami (opozorilo, prekinitev, disciplina) morajo biti odobrena s strani kadrovske službe in, kjer je potrebno, s pravnimi odobritvami; Osnutek AI ne nadomešča te odobritve. Drugič: človeške občutljivosti ni mogoče prenesti na AI. Moral bi napisati sožalje, težko novico, osebno spoštovanje, ne s splošnimi vzorci umetne inteligence, ampak s svojim resničnim znanjem in iskrenostjo. Zaposleni takoj zaznajo neiskrena, »strojno napisana« sporočila in izgubijo zaupanje.
Tudi zaupnost: v interni korespondenci za odpiranje orodij umetne inteligence ne navajajte pravih imen, plač, podrobnosti o disciplini. Ko prosite za oris, opišite situacijo anonimno in na splošno (»povratna informacija o uspešnosti za zaposlenega«), nato sami dodajte osebne podrobnosti.
trije mini kovčki
1. primer – E-pošta za varčevanje z zvokom. Vodja oddelka je jezno napisal ostro elektronsko sporočilo ekipi, ki je nenehno zamujala. Pred pošiljanjem je rekel AI naj "prepiše isto pričakovanje v jasnem, a spoštljivem tonu, usmerjenem v rešitve." Novo besedilo je dalo enako sporočilo, le da je namesto obtoževanja povabilo invalida, naj spregovori. Namesto obrambe je ekipa delila pravo oviro (težava s programsko opremo); problem rešen.
Primer 2 – Učinek neiskrenega praznovanja. Vodja je dal AI napisati sporočilo, v katerem je v celoti slavil uspeh ekipe, in ga poslal brez sprememb. Besedilo je bilo splošno in klišejsko (»super delo, kar tako naprej«). Eden od ekipe je rekel: "To je kot copy-paste, nihče ni niti omenil njegovega imena." Menedžer se je naučil: na naslednjem praznovanju je vzel osnutek AI in dodal konkretne prispevke vseh s svojimi besedami; Učinek se je popolnoma spremenil.
Primer 3 – Odobritev kadrovske službe za občutljivo objavo. Oddelek v podjetju so nameravali zapreti. Upravitelj je obvestilo pripravil z AI, vendar ga ni poslal neposredno; Kadrovska in pravna služba sta ga pregledala, popravila dve potencialno zavajajoči izjavi in dodala manjkajoče informacije o pravicah zaposlenih. Odobreno besedilo je poslano. AI je zagotovil hitrost, varnost odobritve.
Štiri predloge za kopiranje
1) Jasen osnutek objave:
Vaša vloga: asistent za notranje komuniciranje. Napisati moram naslednjo objavo: [tema in osnovne informacije]. Napišite kratko, jasno napoved, ki jo je mogoče razumeti v enem branju. Struktura: (1) kaj se spreminja, (2) kaj se od koga pričakuje, (3) kdaj, (4) na koga se obrniti z vprašanji. Izogibajte se nejasnim izjavam. Ne izmišljujte si podrobnosti razen tistih, ki sem jih dal.
2) Prilagoditev tona:
Spodnje sporočilo se mi zdi pregrobo za pošiljanje. Spremenite ga v spoštljiv, k rešitvam usmerjen ton, ki ohranja odnos, pri čemer ohranite enaka pričakovanja in meje. Uporabite jezik skupnega reševanja, ne obtoževanja. Zmehčajte vsebino sporočila, prilagodite njegov ton. Besedilo: [besedilo]
3) Konfiguriranje povratnih informacij:
Zaposlenemu bom dal konstruktivno povratno informacijo. Situacija (anonimno): [konkretno vedenje, brez osebnih podatkov]. Napišite mi oris s strukturo "situacija-vpliv-pričakovanje": opazovano vedenje, vpliv, pričakovana sprememba. Ciljajte na vedenje, ne na osebo. Na koncu dodajte opombo, da vam moram povedati iz oči v oči.
4) Okostnjak za praznovanje/hvaležnost:
Proslavil bom naslednji dosežek ekipe: [uspeh]. Dajte mi okostje sporočila iskrene zahvale, vendar pustite presledke, kot je [TU BOM SAM NAPISAL KONKRETNI PRISPEVEK VSAKEGA]. Izogibajte se klišejem; Naredite prostor za personalizacijo.
Šibek poziv/močan poziv
Šibek poziv:
Napišite e-pošto ekipi.
Predmet, ton, občinstvo, pričakovanja so nejasni. AI proizvaja generično, klišejsko besedilo, za katerega ni jasno, komu je napisano; Verjetno si izmišlja podrobnosti, ki ne obstajajo.
Močan poziv:
Vaša vloga: asistent za notranje komuniciranje. Napišite kratko e-poštno sporočilo moji 12-članski operacijski ekipi in naznanite, da prehajamo na novo rutino tedenskega poročanja. Da smo si na jasnem: kaj se je spremenilo, kaj se od vseh pričakuje, kdaj pride prvo poročilo. Ohranite podporni ton, izogibajte se imperativnemu razpoloženju. Ne dodajajte drugih podrobnosti razen tistih, ki sem jih dal.
Velikost
slab pristop
Močan pristop
Predmet
negotova
Net (postavitev poročanja)
masa
nedefinirano
Ekipa 12 ljudi
ton
naključno
podporno
pričakovanje
Noben
odprto
vgradna zaščita
Noben
ja
Pogoste napake
- Takojšnje pošiljanje jeznega sporočila. Najprej nastavite ton z AI, nato pa ga prenesite skozi človeški filter.
- Prenos intimnosti na AI. Čestitke, sožalje, osebno spoštovanje naj bodo napisani z lastnimi besedami.
- Pošiljanje občutljivega sporočila brez odobritve. Opozorilo/odpoved/disciplina zahteva odobritev kadrovske službe in pravne osebe, kadar je to potrebno.
- Navajanje osebnih/zaupnih podrobnosti za odpiranje orodja. Anonimno razložite situacijo, podrobnosti dodajte pozneje.
- Zanemarjanje kanala in časa. Slabe novice so dostavljene po ustreznem kanalu, ne po elektronski pošti.
Pozor: Interna komunikacija temelji na zaupanju, zaupanje pa se pridobiva počasi in hitro izgublja. Sporočila, napisana z umetno inteligenco, vendar brez človeškega dotika, lahko povzročijo, da se zaposleni počutijo, kot da "vodji ni ravno mar zame." Uporabite AI za oris in ton; Intimo in končno odobritev vedno zadrži zase.
Če povzamem
Notranje komuniciranje je živčni sistem organizacije; Jasnost, ton, čas in kanal vzpostavljajo zaupanje. Umetna inteligenca je še posebej močna pri jasnosti in tonu: z njo je jezno besedilo lažje spremeniti v nekaj konstruktivnega, razjasniti razpršeno misel. Toda občutljiva sporočila (opozorilo, odpoved, kriza) zahtevajo odobritev HR/pravne službe; Sporočila, ki zahtevajo iskrenost (čestitke, pohvale), naj bodo napisana s svojimi besedami. Ne posredujte osebnih podatkov za odpiranje orodij. AI napiše osnutek; Natančnost, ton in človeška občutljivost sporočila pripadajo managerju.
Aplikacijska naloga
Izberite eno resnično interno sporočilo, ki ga morate poslati ta teden (napoved ali povratne informacije). Najprej sami napišite oris. Nato prosite AI za drugo različico z ustrezno predlogo zgoraj in izboljšajte njen ton s predlogo "Prilagoditev tona". Primerjajte obe različici, združite njune najboljše vidike in dodajte svojo osebno noto. Če gre za občutljivo vprašanje, si zabeležite, katerim odobritvam boste podvrženi.
kontrolni seznam
- [ ] Ali sem upošteval ton sporočila, preden sem ga poslal?
- [ ] Sem dele, ki zahtevajo iskrenost, napisal s svojimi besedami?
- [ ] Ali sem se izogibal podajanju osebnih/zaupnih podrobnosti odprtemu orodju?
- [ ] Ali sem poslal občutljivo sporočilo v potrebno odobritev kadrovske službe/pravne službe?
- [ ] Ali sem izbral pravi kanal in čas?