Прибыль:
- Сосредоточение внимания на крупных товарах, которые принесут наибольшую пользу, и рассмотрение возможностей дезорганизации и консолидации поставщиков посредством анализа затрат и принципа Парето.
- Возможность сравнивать поставщиков не только по цене, но и по нескольким параметрам (качество, надежность, риск) и планировать объем заказа с запасом прочности.
- Способность подвергать решения по контрактам, имеющие финансовые и юридические последствия, компетентному экспертному утверждению и финансовому/юридическому контролю.
Все, что бизнес передает на аутсорсинг — сырье, услуги, расходные материалы, программное обеспечение — проходит через цепочку поставок. Закупки являются самой крупной статьей общих затрат в большинстве предприятий; Даже небольшое улучшение напрямую отражается на прибыли. Но покупка — это не просто «найти самое дешевое»: это баланс между правильным поставщиком, правильным временем, правильным количеством, правильным качеством и приемлемым риском. В этом модуле мы научимся использовать ИИ для сравнения поставщиков, планирования количества заказов, анализа расходов и оценки рисков поставок. Критический предел: ИИ производит анализ и рекомендации; С каким поставщиком подписать контракт, будут иметься финансовые и юридические последствия, и это решение принимается с одобрения компетентного эксперта и менеджера.
Анализ расходов: посмотрите, куда идут ваши деньги
Первый шаг к оптимизации закупок — сделать расходы видимыми. В большинстве предприятий закупки распределяются между сотнями товаров и десятками поставщиков; никто не видит общей картины. Анализ расходов — изучение всех покупок по категориям и поставщикам — показывает, куда текут деньги. Классическим выводом является принцип Парето (примерно 80 процентов расходов приходится на 20 процентов поставщиков): небольшое количество крупных товаров определяет общую стоимость. ИИ разбивает ваши анонимные данные о расходах по категориям и поставщикам и быстро показывает вам эти крупные статьи; Вы сосредотачиваете свои усилия по переговорам и улучшениям там, где это принесет наибольшую пользу.
Второй классический вывод — это отток поставщиков: покупка одного и того же материала у пяти разных поставщиков не позволяет получить оптовую скидку. ИИ демонстрирует этот беспорядок; Это означает возможности для консолидации (концентрации закупок у небольшого числа поставщиков). Но консолидация также сопряжена с риском — зависимостью от одного поставщика. Этот баланс устанавливает менеджер, а не ИИ.
Совет: всегда начинайте анализ расходов с «10 крупнейших статей» и «10 наиболее повторяющихся статей». Крупные предметы обладают переговорной силой, повторяющиеся предметы открывают возможности для автоматизации и рамочных соглашений. AI выводит эти два списка за секунды.
Сравнение поставщиков и количество заказа
При выборе поставщика смотреть только на цену – классическая ошибка. Правильное сравнение многомерно: цена, качество, сроки поставки, надежность доставки, условия оплаты, финансовая состоятельность и риск. ИИ превосходно объединяет эти параметры в сравнительную таблицу — вы предоставляете ему анонимные данные, и он предлагает взвешенную оценку. Но вес определяете вы (цена важна или надежность?); Веса ИИ по умолчанию не отражают реальности вашего бизнеса.
При планировании количества заказов конфликтуют две затраты: если вы заказываете слишком много, затраты на хранение запасов (склад, капитальные затраты, порча) увеличиваются; Если давать меньше, увеличивается риск частых заказов и отсутствия товара на складе. ИИ рекомендует разумный объем заказа и точку повторного заказа (пороговое значение для размещения нового заказа, когда запасы упадут до этого уровня) на основе ваших исторических данных о потреблении. Это отправная точка; Менеджер добавляет запас прочности на случай неопределенности сроков выполнения заказа и колебаний спроса.
три мини-кейса
Случай 1 — Скрытый беспорядок с поставщиками. Сеть ресторанов закупала одни и те же чистящие средства у 7 поставщиков в разных филиалах. Менеджер предоставил ИИ анонимные данные о расходах; ИИ показал беспорядок и разницу в ценах (разница до 22 процентов на один и тот же товар). Закупки были сконцентрированы у 2-х поставщиков, годовые затраты снизились на 14 процентов. Второго поставщика держали в сознании, чтобы избежать зависимости от одного источника.
Случай 2. Стоимость простого взгляда на цену. Производитель перешел на самого дешевого поставщика сырья. В сравнении с ИИ надежность поставок у этого поставщика показалась низкой, но менеджер это проигнорировал. Две крупные задержки в течение трех месяцев остановили производство; потери продукции во много раз превышали полученную скидку. Урок: цена не является универсальной для всех; Оценка надежности также должна была быть включена в решение.
Кейс 3 — Оптимизация количества заказов. На складе электронной коммерции часто не было товара или он был затоварен. Менеджер передал ИИ анонимные данные о потреблении и запросил точки повторного заказа и сценарии резервного запаса. Он привел три сценария с формулами ИИ; Менеджер учел неопределенность в сроках выполнения заказа и выбрал средний сценарий с запасом прочности. Запасы сократились на 60 процентов, а также уменьшились избыточные запасы.
Четыре копируемых шаблона
1) Анализ расходов:
Ваша роль: аналитик по закупкам. Используйте прилагаемые анонимные данные о расходах (категория, код поставщика, сумма). Покажите мне в таблице: 1) Ваши 10 основных статей расходов, 2) Точки неразберихи, когда я покупаю один и тот же продукт у нескольких поставщиков, 3) Возможности консолидации и риск зависимости каждого из них. Просто используйте цифры, которые я вам дал.
2) Сравнение поставщиков (многомерное):
Используйте прилагаемые анонимные данные поставщика (цена, показатель качества, сроки поставки, надежность, срок оплаты). Оцените следующие веса: цена 30 %, надежность 30 %, качество 20 %, доставка 10 %, срок погашения 10 %. Укажите взвешенный балл в таблице, но укажите, что окончательное решение остается за вами и что перед заключением контракта требуется юридический/финансовый контроль.
3) Количество заказа/точка повторного заказа:
Используйте прилагаемые анонимные данные о потреблении (продукт, ежемесячное потребление, время выполнения заказа). Создайте 3 сценария для точки повторного заказа и рекомендуемого количества заказа (низкий/средний/высокий запас прочности). Покажите формулы. Если время выполнения заказа неизвестно, объясните, как это влияет на резервный запас.
4) Оценка риска поставок:
Оцените следующий предмет поставки: [предмет]. Перечислите возможные риски поставок (зависимость от одного источника, задержка доставки, волатильность цен, качество, географические/геополитические риски). Для каждого риска предложите вероятность/воздействие и недорогую меру по смягчению. Не делайте точных прогнозов; Отметьте неопределенности.
Слабая подсказка / Сильная подсказка
Слабая подсказка:
Какого поставщика мне выбрать?
Никаких критериев, никаких данных, никаких весов. ИИ либо говорит «самый дешевый», либо дает пустые общие советы; необоснованно руководит решением, которое несет в себе финансовый и юридический риск.
Мощная подсказка:
Ваша роль: аналитик по закупкам. В приложении представлены данные о цене, качестве, сроках поставки и надежности 4-х анонимных поставщиков. Оцените цену и надежность с одинаковым весом, качество с чуть меньшим весом и появится сравнительная таблица. Принятие окончательного решения; Представьте двум сильнейшим кандидатам их причины и напомните им, что перед заключением контракта требуется юридическая/финансовая проверка.
Размер
плохой подход
Сильный подход
критерий
только цена
многомерный
взвешивание
Нет
открыть
Риск
игнорировать
оценено
право собственности на решение
оставил ИИ
У людей одобрено экспертами
проверка
Нет
обязательный
Распространенные ошибки
- Просто посмотрите на цену. Если игнорировать надежность, качество и риск, это становится дорого.
- Чрезмерная консолидация. Зависимость от одного поставщика увеличивает риск сбоев; баланс.
- Обход страхового запаса. Заказ без запаса прочности, когда время выполнения не определено, приведет к отсутствию запасов.
- Оставляя решение по контракту ИИ. Решения, имеющие финансовые/юридические последствия, требуют одобрения экспертов.
- Вставка фактических данных о поставщике/ценах в открытый инструмент. Это коммерческая тайна; Анонимизировать.
Внимание: Договор, заключенный с поставщиком, является финансовым и юридическим обязательством. Сравнительная таблица ИИ — это инструмент поддержки принятия решений, а не замена подписи. Предконтрактная проверка финансовой состоятельности, юридическая экспертиза и одобрение компетентной экспертизы являются обязательными.
В итоге
Снабжение и закупки, как крупнейшая статья затрат, оказывают непосредственное влияние на прибыль. Посмотрите, куда идут ваши деньги, с помощью анализа расходов; Сосредоточьтесь на крупных вещах, следуя принципу Парето; Рассмотрите возможности дезорганизации и консолидации поставщиков. Сравнивайте поставщиков по нескольким параметрам (цена, качество, надежность, риск), а не смотрите только на цену. Планируйте объем заказа со сценариями и запасом прочности. ИИ является мощным помощником во всех этих анализах; Однако решение о заключении контракта имеет финансово-правовые последствия и требует одобрения компетентной экспертизы.
Задача приложения
Подготовьте покупки за последние 6 месяцев анонимно (категория, код поставщика, сумма). Попросите ИИ извлечь 10 самых популярных товаров и отток поставщиков с помощью приведенного выше шаблона «Анализ расходов». Создайте многомерную таблицу с шаблоном «Сравнение поставщиков» для товара и определите 2 наиболее сильных кандидатов. Перечислите, какие юридические/финансовые проверки вы проведете перед принятием решения.
контрольный список
- [ ] Анонимизировал ли я данные о поставщиках и ценах?
- [ ] Сосредоточился ли я на важных вопросах (Парето)?
- [ ] Сравнивал ли я поставщика по нескольким параметрам (не только по цене)?
- [ ] Оценил ли я риск зависимости от консолидации?
- [ ] Подвергнул ли я решение по контракту экспертному утверждению и юридическому/финансовому контролю?