ਲਾਭ:
- ਕਾਰਵਾਈ-ਮੁਖੀ ਮੀਟਿੰਗ ਸੰਖੇਪ (ਫੈਸਲੇ, ਕੌਣ/ਕੀ/ਕਦੋਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ, ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਸਵਾਲ) ਅਤੇ ਫੈਸਲੇ ਅਤੇ ਸੰਭਾਵਨਾ ਵਿਚਕਾਰ ਫਰਕ ਕਰਨ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ
- ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੇ ਸੰਖੇਪ ਨੂੰ ਸੜਕ ਦੇ ਨਕਸ਼ੇ ਵਜੋਂ ਵਰਤਣ ਅਤੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਅਤੇ ਵਿੱਤੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਵਿੱਚ ਮਹੱਤਵਪੂਰਣ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਅਸਲੀ ਅਤੇ ਇੱਕ ਮਾਹਰ ਨਾਲ ਪੜ੍ਹਨ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ।
- ਹਰੇਕ ਸੰਖੇਪ ਦੀ ਤਸਦੀਕ ਕਰਨ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ ਅਤੇ ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਨਕਲੀ ਖੁਫੀਆ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇ ਗਲਤ ਫੈਸਲਿਆਂ ਦੇ ਜੋਖਮ ਦੇ ਵਿਰੁੱਧ ਇਸਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ
ਦੋ ਚੀਜ਼ਾਂ ਹਨ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਬਾਰੇ ਪ੍ਰਬੰਧਕ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਕਰਦੇ ਹਨ: ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਅਤੇ ਪੜ੍ਹਨ ਲਈ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼। ਟ੍ਰੈਫਿਕ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਹਫ਼ਤੇ ਦੀ ਕੀਮਤ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ 10 ਘੰਟਿਆਂ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਸਕਦੀ ਹੈ; ਆਉਣ ਵਾਲੇ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ, ਰਿਪੋਰਟਾਂ, ਈ-ਮੇਲ ਚੇਨ ਅਤੇ ਉਦਯੋਗ ਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਇੱਕ ਬੇਅੰਤ ਰੀਡਿੰਗ ਪਾਇਲ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ. AI ਨਾਟਕੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇਹਨਾਂ ਦੋ ਬੋਝਾਂ ਨੂੰ ਘੱਟ ਕਰਦਾ ਹੈ: ਇੱਕ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਨੂੰ ਮਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸਟ੍ਰਕਚਰਡ ਨੋਟ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣਾ, ਇੱਕ ਲੰਬੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸੰਖੇਪ ਬ੍ਰੀਫਿੰਗ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣਾ। ਇਸ ਇਕਾਈ ਵਿੱਚ, ਅਸੀਂ ਸਿਖਾਂਗੇ ਕਿ ਇਹਨਾਂ ਦੋਨਾਂ ਕੰਮਾਂ ਨੂੰ ਸਹੀ ਅਤੇ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਢੰਗ ਨਾਲ ਕਿਵੇਂ ਕਰਨਾ ਹੈ। ਸੀਮਾ: AI ਸੰਖੇਪ ਪੈਦਾ ਕਰਦਾ ਹੈ; ਪ੍ਰਬੰਧਕ ਸੰਖੇਪ ਦੀ ਸ਼ੁੱਧਤਾ ਅਤੇ ਸੰਪੂਰਨਤਾ ਅਤੇ ਫੈਸਲਿਆਂ ਦੇ ਸਹੀ ਪ੍ਰਤੀਬਿੰਬ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੈ।
ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਸਾਰ: ਫੈਸਲੇ ਤੋਂ ਕਾਰਵਾਈ ਤੱਕ
ਇੱਕ ਖਰਾਬ ਮੀਟਿੰਗ ਨੋਟ ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਲੈ ਕੇ ਅੰਤ ਤੱਕ ਵਾਪਰੀ ਹਰ ਚੀਜ਼ ਦਾ ਵਰਣਨ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਪੁੱਛਦਾ ਹੈ ਕਿ "ਅਸੀਂ ਕੀ ਫੈਸਲਾ ਲਿਆ, ਕੌਣ ਕੀ ਕਰੇਗਾ?" ਸਵਾਲ ਦਾ ਜਵਾਬ ਨਹੀਂ ਦਿੰਦਾ। ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਸਾਰ ਕਿਰਿਆ-ਮੁਖੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸ ਵਿੱਚ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਤਿੰਨ ਚੀਜ਼ਾਂ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ: ਲਏ ਗਏ ਫੈਸਲੇ, ਕਾਰਵਾਈ ਆਈਟਮਾਂ (ਕੌਣ, ਕੀ, ਕਦੋਂ), ਅਤੇ ਸਵਾਲ ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ। ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ AI ਨੂੰ ਇੱਕ ਮੀਟਿੰਗ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ ਦਿੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਇਸ ਸਹੀ ਢਾਂਚੇ ਲਈ ਪੁੱਛੋ; ਨਹੀਂ ਤਾਂ, ਇਹ ਇੱਕ ਲੰਮਾ ਅਤੇ ਬੇਕਾਰ ਪਾਠ ਪੈਦਾ ਕਰੇਗਾ.
ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ ਸਭ ਤੋਂ ਨਾਜ਼ੁਕ ਖਤਰਾ ਇਹ ਹੈ ਕਿ AI ਫੈਸਲਿਆਂ ਨੂੰ ਗਲਤ ਢੰਗ ਨਾਲ ਪੇਸ਼ ਕਰੇਗਾ ਜਾਂ ਇੱਕ "ਫੈਸਲੇ" ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਅਣ-ਬੋਲੇ ਫੈਸਲੇ ਨੂੰ ਲਿਖ ਦੇਵੇਗਾ. ਇੱਕ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ "ਸ਼ਾਇਦ ਅਸੀਂ ਇਹ ਕਰਾਂਗੇ" ਅਤੇ "ਅਸੀਂ ਇਹ ਕਰਾਂਗੇ" ਵਿਚਕਾਰ ਅੰਤਰ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ AI ਸੰਖੇਪ ਨੂੰ ਖੁਦ ਪੜ੍ਹੋ ਅਤੇ ਹਰੇਕ ਐਕਸ਼ਨ ਆਈਟਮ ਅਤੇ ਫੈਸਲੇ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ; ਅਸਪਸ਼ਟ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ "ਸਪਸ਼ਟ ਕਰਨ ਲਈ" ਵਜੋਂ ਮਾਰਕ ਕਰੋ। ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਮੀਟਿੰਗ ਦੀਆਂ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗਾਂ ਵਿੱਚ ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਅਤੇ ਗੁਪਤ ਜਾਣਕਾਰੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ; ਵਾਹਨਾਂ ਨੂੰ ਖੋਲ੍ਹਣ ਲਈ ਰਜਿਸਟਰਡ ਵਾਹਨ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਆਪਣੀ ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਨੀਤੀ ਅਤੇ ਭਾਗੀਦਾਰ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਾ ਧਿਆਨ ਰੱਖੋ।
ਸੁਝਾਅ: ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਤੁਰੰਤ ਬਾਅਦ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਸਾਰ ਤਿਆਰ ਕਰੋ ਅਤੇ ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਇਹ ਕਹਿੰਦੇ ਹੋਏ ਭੇਜੋ ਕਿ "ਇਹ ਐਕਸ਼ਨ ਆਈਟਮਾਂ ਹਨ, ਜੇਕਰ ਮੈਂ ਗਲਤ ਹਾਂ ਤਾਂ ਮੈਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰੋ।" ਇਹ ਦੋਵੇਂ ਮਨੁੱਖਾਂ ਲਈ AI ਦੀ ਸੰਭਾਵਿਤ ਗਲਤੀ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਹਰੇਕ ਨੂੰ ਜਵਾਬਦੇਹ ਠਹਿਰਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਦਿਨ ਉਡੀਕ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਵੇਰਵੇ ਗੁੰਮ ਹੋ ਜਾਣਗੇ।
ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸੰਖੇਪ: ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ ਲੰਬੇ ਨੂੰ ਕੱਟਣਾ
ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਲੰਮੀ ਰਿਪੋਰਟ, ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਜਾਂ ਉਦਯੋਗ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹਨ ਲਈ ਸਮਾਂ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ AI ਨੂੰ "ਕਾਰਜਕਾਰੀ ਬ੍ਰੀਫਿੰਗ" ਲਈ ਕਹਿ ਸਕਦੇ ਹੋ: ਮੁੱਖ ਖੋਜਾਂ, ਤੁਹਾਡੀ ਚਿੰਤਾ, ਜੋਖਮ ਅਤੇ ਅਗਲੇ ਕਦਮ। ਪਰ ਇੱਥੇ ਦੋ ਖ਼ਤਰੇ ਹਨ। ਪਹਿਲਾਂ, ਭਾਵੇਂ ਸਾਰਾਂਸ਼ ਮੁੱਖ ਵਿਚਾਰ ਨੂੰ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਗ੍ਰਹਿਣ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਇਹ ਇੱਕ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਵੇਰਵੇ (ਇੱਕ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਦੀ ਧਾਰਾ, ਇੱਕ ਅਪਵਾਦ, ਇੱਕ ਸ਼ਰਤ) ਨੂੰ ਛੱਡ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਦੂਜਾ, AI ਕਦੇ-ਕਦਾਈਂ ਇੱਕ ਨਤੀਜਾ "ਸੰਖੇਪ" ਕਰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਹੈ।
ਇਸ ਲਈ, ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਕੋਈ ਫੈਸਲਾ ਲੈਣ ਲਈ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸਾਰਾਂਸ਼ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਜਾ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਸਾਰਾਂਸ਼ ਨੂੰ ਸੜਕ ਦੇ ਨਕਸ਼ੇ ਵਜੋਂ ਵਰਤੋ ਅਤੇ ਮੂਲ ਵਿੱਚ ਨਾਜ਼ੁਕ ਭਾਗਾਂ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹੋ। ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਅਤੇ ਵਿੱਤੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ (ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ, ਪ੍ਰਸਤਾਵ, ਕਾਨੂੰਨ) ਵਿੱਚ, ਇੱਕ AI ਸੰਖੇਪ ਨੂੰ ਕਦੇ ਵੀ ਮਾਹਰ ਸਮੀਖਿਆ ਦੀ ਥਾਂ ਨਹੀਂ ਲੈਣੀ ਚਾਹੀਦੀ; AI ਸੰਖੇਪ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰਕੇ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ 'ਤੇ ਦਸਤਖਤ ਕਰਨਾ ਇੱਕ ਗੰਭੀਰ ਗਲਤੀ ਹੈ। ਸੰਖੇਪ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤਿਆਰ ਕਰਦਾ ਹੈ; ਫੈਸਲਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਖੁਦ ਅਤੇ ਮਾਹਰ ਦੁਆਰਾ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ.
ਤਿੰਨ ਛੋਟੇ ਕੇਸ
ਕੇਸ 1 - ਮੀਟਿੰਗ ਜੋ ਕਾਰਵਾਈ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਗਈ। ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਟੀਮ ਵਿੱਚ, ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਲੰਬੇ ਸਮੇਂ ਤੱਕ ਚੱਲੀਆਂ, ਪਰ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਬਿਲਕੁਲ ਨਹੀਂ ਪਤਾ ਸੀ ਕਿ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ। ਮੈਨੇਜਰ ਨੇ AI ਨੂੰ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀ ਦਿੱਤੀ ਅਤੇ "ਸਿਰਫ਼ ਫੈਸਲੇ + ਕਾਰਵਾਈ (ਕੌਣ/ਕੀ/ਕਦੋਂ) + ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਸਵਾਲ" ਦੇ ਫਾਰਮੈਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸੰਖੇਪ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰ ਦਿੱਤਾ। ਉਸ ਨੇ ਤੁਰੰਤ ਟੀਮ ਨੂੰ ਸਮਰੀ ਭੇਜ ਦਿੱਤੀ। ਅਗਲੇ ਮਹੀਨੇ, "ਭੁੱਲ ਗਏ ਕੰਮ" ਦੀਆਂ ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ ਲਗਭਗ ਗਾਇਬ ਹੋ ਗਈਆਂ ਕਿਉਂਕਿ ਹਰੇਕ ਦੀਆਂ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ ਲਿਖੀਆਂ ਗਈਆਂ ਸਨ।
ਕੇਸ 2 - ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਦੀ ਧਾਰਾ ਛੱਡੀ ਗਈ। ਇੱਕ ਮੈਨੇਜਰ ਨੇ AI ਨੂੰ 30 ਪੰਨਿਆਂ ਦੇ ਸਪਲਾਈ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਦਾ ਸਾਰ ਦਿੱਤਾ ਸੀ ਅਤੇ ਇਸ ਨੂੰ ਸੰਖੇਪ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦਿੱਤੀ ਸੀ। ਸਾਰਾਂਸ਼ ਨੇ ਮੁੱਖ ਸ਼ਰਤਾਂ ਨੂੰ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਕੈਪਚਰ ਕੀਤਾ ਸੀ, ਪਰ ਸਵੈਚਲਿਤ ਨਵੀਨੀਕਰਨ ਅਤੇ ਜੁਰਮਾਨੇ ਦੀ ਧਾਰਾ ਨੂੰ ਛੱਡ ਦਿੱਤਾ ਸੀ। ਕੰਪਨੀ ਇਸ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਹੋਰ ਸਾਲ ਲਈ ਫਸ ਗਈ ਸੀ ਜੋ ਉਹ ਨਹੀਂ ਚਾਹੁੰਦੀ ਸੀ. ਪਾਠ: ਇੱਕ ਕਾਨੂੰਨੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸੰਖੇਪ ਪ੍ਰਸਤਾਵਨਾ ਹੈ; ਆਲੋਚਨਾਤਮਕ ਲੇਖ ਮੂਲ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਅਤੇ ਵਕੀਲ ਨਾਲ ਪੜ੍ਹੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਕੇਸ 3 - ਗਲਤ ਫੈਸਲਾ। ਇੱਕ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ, YZ ਨੇ ਲਿਖਿਆ, "ਬਜਟ ਵਾਧੇ ਨੂੰ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦਿੱਤੀ ਗਈ"; ਹਾਲਾਂਕਿ, ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਕਿਹਾ ਗਿਆ ਸੀ ਕਿ "ਬਜਟ ਵਾਧੇ ਦਾ ਮੁਲਾਂਕਣ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ"। ਕਾਰਜਕਾਰੀ ਨੇ ਇਸ ਨੂੰ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਸਾਰ ਪੜ੍ਹਿਆ, ਗਲਤੀ ਫੜੀ ਅਤੇ ਇਸ ਨੂੰ ਠੀਕ ਕੀਤਾ। ਜੇਕਰ ਉਸਨੇ ਇਸਨੂੰ ਬਿਨਾਂ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੇ ਭੇਜਿਆ ਹੁੰਦਾ, ਤਾਂ ਵਿੱਤ ਟੀਮ ਅਜਿਹੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ 'ਤੇ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰ ਸਕਦੀ ਸੀ ਜੋ ਮੌਜੂਦ ਨਹੀਂ ਸੀ। ਥੋੜਾ ਜਿਹਾ ਪੜ੍ਹਨਾ ਇੱਕ ਵੱਡੀ ਗੜਬੜ ਨੂੰ ਰੋਕਦਾ ਹੈ.
ਚਾਰ ਕਾਪੀ ਕਰਨ ਯੋਗ ਟੈਂਪਲੇਟ
1) ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਸਾਰ (ਕਾਰਵਾਈ ਆਧਾਰਿਤ):
ਤੁਹਾਡੀ ਭੂਮਿਕਾ: ਮੁਲਾਕਾਤ ਰਿਪੋਰਟਰ। ਹੇਠਾਂ ਇੱਕ ਮੀਟਿੰਗ ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀ ਹੈ। ਇਸ ਢਾਂਚੇ ਵਿੱਚ ਇਸਦਾ ਸਾਰ ਦਿਓ: 1) ਫੈਸਲੇ ਕੀਤੇ ਗਏ (ਸਪੱਸ਼ਟ, "ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰਨ ਲਈ" "ਨਿਰਣੇ ਕੀਤੇ" ਤੋਂ ਵੱਖਰਾ)। 2) ਕਾਰਵਾਈ ਆਈਟਮਾਂ: ਕੌਣ / ਕੀ / ਅੰਤਮ ਤਾਰੀਖ (ਸਾਰਣੀ)। 3) ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਸਵਾਲ / ਸਪੱਸ਼ਟ ਕੀਤੇ ਜਾਣੇ ਹਨ। ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀ ਵਿੱਚ ਜ਼ਿਕਰ ਨਾ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ, ਜੋ ਕਿ ਕੋਈ ਵੀ ਫੈਸਲੇ ਜ ਕਾਰਵਾਈ ਨਾ ਕਰੋ; ਅਸਪਸ਼ਟ ਨੂੰ "ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰਨ ਲਈ" ਵਜੋਂ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕਰੋ।
2) ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਪ੍ਰਬੰਧਕ ਬ੍ਰੀਫਿੰਗ:
ਇੱਕ ਬਹੁਤ ਹੀ ਵਿਅਸਤ ਕਾਰਜਕਾਰੀ ਲਈ ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੇ ਲੰਬੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਸੰਘਣਾ ਕਰੋ: (1) ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦਾ ਉਦੇਸ਼, (2) 5 ਮੁੱਖ ਨੁਕਤੇ ਜੋ ਮੇਰੀ ਚਿੰਤਾ ਕਰਦੇ ਹਨ, (3) ਜੋਖਮ/ਵਿਚਾਰ, (4) ਅਗਲੇ ਕਦਮ ਦੀ ਸਿਫ਼ਾਰਸ਼ ਕੀਤੀ ਗਈ। ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਿੱਚ ਸਿਰਫ਼ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ; ਨਤੀਜਾ ਜਾਂ ਨੰਬਰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੇ ਅਸਪਸ਼ਟ ਹਿੱਸੇ ਨੂੰ "ਅਸਪਸ਼ਟ" ਵਜੋਂ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕਰੋ।
3) ਨਾਜ਼ੁਕ ਸਮੱਗਰੀ ਕੱਢਣ (ਇਕਰਾਰਨਾਮਾ/ਵਿਧਾਨ):
ਨਿਮਨਲਿਖਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਿੱਚ ਫੈਸਲੇ ਲਈ ਗੰਭੀਰ ਆਈਟਮਾਂ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ: ਮਿਆਦ, ਨਵੀਨੀਕਰਨ, ਸਮਾਪਤੀ, ਜੁਰਮਾਨੇ ਦੀ ਧਾਰਾ, ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਸਥਿਤੀ, ਦੇਣਦਾਰੀ, ਅਪਵਾਦ। ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਤੋਂ ਬਿਆਨ ਦੇ ਨਾਲ ਹਰੇਕ ਦਾ ਹਵਾਲਾ ਦਿਓ। ਇਹ ਇੱਕ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਸਕੈਨ ਹੈ; ਇਹ ਕਨੂੰਨੀ ਸਮੀਖਿਆ ਦਾ ਬਦਲ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਇਹ ਦੱਸੋ।
4) ਐਕਸ਼ਨ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਸੁਨੇਹਾ:
ਨਿਮਨਲਿਖਤ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਨੂੰ ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਲਈ ਇੱਕ ਛੋਟੇ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਸੁਨੇਹੇ ਵਿੱਚ ਅਨੁਵਾਦ ਕਰੋ: [ਕਾਰਵਾਈ ਸੂਚੀ]। ਇਹ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰੋ ਕਿ ਹਰੇਕ ਵਿਅਕਤੀ ਕਿਸ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੈ। ਸੁਨੇਹੇ ਦੇ ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਨੋਟ ਜੋੜੋ "ਜੇਕਰ ਕੁਝ ਗਲਤ/ਅਧੂਰਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਮੈਨੂੰ 24 ਘੰਟਿਆਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਦੱਸੋ"।
ਕਮਜ਼ੋਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ / ਮਜ਼ਬੂਤ ਪ੍ਰੋਂਪਟ
ਕਮਜ਼ੋਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ:
ਇਸ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਸਾਰ ਦਿਓ।
ਕੋਈ ਢਾਂਚਾ ਨਹੀਂ, ਕੋਈ ਫੈਸਲਾ/ਕਾਰਵਾਈ ਭੇਦ ਨਹੀਂ, ਕੋਈ ਮਨਘੜਤ ਸੁਰੱਖਿਆ ਨਹੀਂ। AI ਪ੍ਰਚਲਿਤ ਪਰ ਬੇਢੰਗੇ ਟੈਕਸਟ ਵਾਪਸ ਕਰਦਾ ਹੈ; ਇਹ ਫੈਸਲਿਆਂ ਨਾਲ ਸੰਭਾਵਨਾਵਾਂ ਨੂੰ ਉਲਝਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਪ੍ਰਾਉਟ:
ਤੁਹਾਡੀ ਭੂਮਿਕਾ: ਰਿਪੋਰਟਰ। ਹੇਠਾਂ ਮੀਟਿੰਗ ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀ ਦਾ ਸਾਰ ਦਿਓ। ਮੈਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਤਿੰਨ ਸਿਰਲੇਖ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ: (1) ਸਪੱਸ਼ਟ ਫੈਸਲੇ ਲਏ ਗਏ, (2) ਐਕਸ਼ਨ ਆਈਟਮਾਂ ਕੌਣ/ਕੀ/ਅੰਤ ਸੀਮਾ ਸਾਰਣੀ, (3) ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਸਵਾਲ। ਕਦੇ ਵੀ "ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰਨ ਲਈ" ਨੂੰ "ਨਿਰਧਾਰਤ" ਨਾਲ ਨਾ ਮਿਲਾਓ। ਅਜਿਹੀ ਕੋਈ ਵੀ ਚੀਜ਼ ਨਾ ਜੋੜੋ ਜੋ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਹੈ।
ਆਕਾਰ
ਮਾੜੀ ਪਹੁੰਚ
ਮਜ਼ਬੂਤ ਪਹੁੰਚ
ਬਣਤਰ
ਮੁਫ਼ਤ
ਫੈਸਲਾ/ਕਾਰਵਾਈ/ਸਵਾਲ
ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ
ਅਨਿਸ਼ਚਿਤ
ਕੌਣ/ਕੀ/ਕਦੋਂ
ਫੈਸਲੇ ਦੀ ਸਪੱਸ਼ਟਤਾ
ਮਿਸ਼ਰਤ
ਸਪਸ਼ਟ ਅੰਤਰ
ਫਿਟਿੰਗ ਸੁਰੱਖਿਆ
ਕੋਈ ਨਹੀਂ
ਹਾਂ
ਖੋਜਣਯੋਗਤਾ
ਘੱਟ
ਉੱਚ
ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ
- ਫੈਸਲੇ ਨਾਲ ਉਲਝਣ ਵਾਲੀ ਸੰਭਾਵਨਾ। "ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰਨ ਲਈ" ਅਤੇ "ਮਨਜ਼ੂਰਸ਼ੁਦਾ" ਵਿਚਕਾਰ ਫਰਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ।
- ਇਸਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ ਡਾਇਜੈਸਟ ਵੰਡਣਾ. AI ਫੈਸਲੇ ਦੀ ਗਲਤ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਪੜ੍ਹੋ।
- ਸੰਖੇਪ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ 'ਤੇ ਦਸਤਖਤ ਕਰਨਾ। ਆਲੋਚਨਾਤਮਕ ਲੇਖਾਂ ਨੂੰ ਮੂਲ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਅਤੇ ਇੱਕ ਮਾਹਰ ਨਾਲ ਪੜ੍ਹੋ।
- ਜਿੰਮੇਵਾਰ ਨਾ ਹੋਣ ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈ 'ਤੇ ਤਰੀਕ ਲਗਾ ਦਿੱਤੀ। "ਕੌਣ, ਕੀ, ਕਦੋਂ" ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਕਿਰਿਆ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਨਹੀਂ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ।
- ਬੇਤਰਤੀਬੇ ਢੰਗ ਨਾਲ ਵਾਹਨ ਨੂੰ ਗੁਪਤ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਦੇ ਰਿਹਾ ਹੈ. ਮੀਟਿੰਗ ਦੀਆਂ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗਾਂ ਵਿੱਚ ਨਿੱਜੀ/ਗੁਪਤ ਡੇਟਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ; ਨੀਤੀ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰੋ.
ਸਾਵਧਾਨ: ਇੱਕ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਸਾਰ ਅਕਸਰ "ਅਧਿਕਾਰਤ ਮੈਮੋਰੀ" ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ; ਮਹੀਨਿਆਂ ਬਾਅਦ "ਅਸੀਂ ਕੀ ਫੈਸਲਾ ਕੀਤਾ?" ਸਵਾਲ ਦਾ ਜਵਾਬ ਹੈ ਕਿ ਨੋਟ. ਇਸ ਲਈ, ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਗਲਤੀ ਭਵਿੱਖ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਗਲਤ ਹਕੀਕਤ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਹਮੇਸ਼ਾ ਸਾਰਾਂਸ਼ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ ਅਤੇ ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਇਸ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ।
ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ
ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੇ ਸੰਖੇਪ ਉਹਨਾਂ ਕੰਮਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਹਨ ਜਿੱਥੇ AI ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਸਮਾਂ ਬਚਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਚੰਗੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਸੰਖੇਪ ਕਾਰਜ-ਮੁਖੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ: ਸਪਸ਼ਟ ਫੈਸਲੇ, ਕੌਣ/ਕੀ/ਕਦੋਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ, ਅਤੇ ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਸਵਾਲ। ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦਾ ਸਾਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤਿਆਰ ਕਰਦਾ ਹੈ ਪਰ ਨਾਜ਼ੁਕ ਵੇਰਵਿਆਂ ਨੂੰ ਛੱਡ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਇਹ ਕਾਨੂੰਨੀ ਅਤੇ ਵਿੱਤੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਮਾਹਰ ਸਮੀਖਿਆ ਦਾ ਬਦਲ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਡਾ ਖਤਰਾ ਇਹ ਹੈ ਕਿ AI ਫੈਸਲਿਆਂ ਦੀ ਗਲਤ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਕਰੇਗਾ ਜਾਂ ਉਹ ਚੀਜ਼ਾਂ ਜੋੜ ਦੇਵੇਗਾ ਜੋ ਮੌਜੂਦ ਨਹੀਂ ਹਨ; ਇਸ ਲਈ ਹਰੇਕ ਸੰਖੇਪ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ, ਫੈਸਲੇ ਨੂੰ ਸੰਭਾਵਨਾ ਤੋਂ ਵੱਖ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਦੁਆਰਾ ਇਸਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ। ਸੰਖੇਪ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਪ੍ਰਬੰਧਕ ਦੀ ਹੈ।
ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਦਾ ਕੰਮ
ਤੁਹਾਡੀ ਇਸ ਹਫ਼ਤੇ ਹੋਈ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਨੋਟਸ (ਗੁਮਨਾਮ) ਲਓ। ਉੱਪਰ ਦਿੱਤੇ "ਮੀਟਿੰਗ ਸੰਖੇਪ" ਟੈਮਪਲੇਟ ਨਾਲ AI ਤੋਂ ਇੱਕ ਐਕਸ਼ਨ-ਅਧਾਰਿਤ ਸੰਖੇਪ ਬਣਾਓ। ਹਰੇਕ ਐਕਸ਼ਨ ਆਈਟਮ ਅਤੇ ਮੂਲ ਦੇ ਵਿਰੁੱਧ ਫੈਸਲੇ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ; ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਇੱਕ "ਫੈਸਲਾ ਜਾਂ ਸੰਭਾਵਨਾ" ਅਸਪਸ਼ਟਤਾ ਲੱਭਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰੋ। "ਐਕਸ਼ਨ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਸੁਨੇਹਾ" ਫਾਰਮੈਟ ਵਿੱਚ ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣਾ ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਸਾਰਾਂਸ਼ ਭੇਜੋ।
ਚੈੱਕਲਿਸਟ
- ਕੀ ਮੈਂ ਕਿਰਿਆ-ਮੁਖੀ (ਫੈਸਲਾ/ਕਾਰਵਾਈ/ਪ੍ਰਸ਼ਨ) ਢਾਂਚੇ ਵਿੱਚ ਸੰਖੇਪ ਚਾਹੁੰਦਾ ਸੀ?
- [ ] ਕੀ ਮੈਂ ਫੈਸਲੇ ਤੋਂ ਸੰਭਾਵਨਾ ਨੂੰ ਵੱਖਰਾ ਅਤੇ ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਕੀਤਾ ਹੈ?
- ਕੀ ਮੈਂ ਹਰੇਕ ਕਾਰਵਾਈ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਅਤੇ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕੀਤੀ ਹੈ?
- [ ] ਕੀ ਮੈਂ ਮੂਲ ਕਾਨੂੰਨੀ/ਵਿੱਤੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਿੱਚ ਨਾਜ਼ੁਕ ਧਾਰਾਵਾਂ ਪੜ੍ਹੀਆਂ ਹਨ?
- [ ] ਕੀ ਮੈਂ ਗੁਪਤ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਲਈ ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਨੀਤੀ ਅਤੇ ਪੁਸ਼ਟੀਕਰਨ ਪੜਾਅ ਨੂੰ ਦੇਖਿਆ ਹੈ?