नफा:
- मॅपिंगचे महत्त्व समजून घेणे आणि स्वयंचलित करण्यापूर्वी प्रक्रिया सुलभ करणे आणि ऑटोमेशनसाठी योग्य पावले निवडण्यात सक्षम असणे (पुनरावृत्ती, नियमित, विपुल, कमी अपवादांसह).
- कमी/मध्यम/उच्च जोखीम म्हणून प्रक्रियेच्या चरणांचे वर्गीकरण करण्याची आणि आउटगोइंग आउटपुटवर मानवी-इन-द-लूप मंजूरी डिझाइन स्थापित करण्याची क्षमता
- हे सुनिश्चित करणे की अपवाद मानवांना निर्देशित केले जातात आणि स्वयंचलित प्रक्रियेवर नियमित चेकपॉइंट्स ठेवल्या जातात
प्रत्येक व्यवसायात एक मूक वेळ खाणारा शत्रू असतो: वारंवार काम. समान ईमेलचे स्वरूपन करणे, येणारी विनंती योग्य व्यक्तीकडे निर्देशित करणे, फॉर्म एका टेबलवरून दुसऱ्या टेबलवर कॉपी करणे, ग्राहकांच्या प्रत्येक प्रश्नाला समान उत्तरे लिहिणे. जर एखाद्या कर्मचाऱ्याने दिवसातून एक तास यावर खर्च केला, तर वर्षातील 250 तास — किंवा सहा पूर्ण वर्क आठवडे — बाष्पीभवन होतात. प्रक्रिया ऑटोमेशन - कमी किंवा कोणत्याही मानवी हस्तक्षेपासह पुनरावृत्ती कामाच्या चरणांची अंमलबजावणी - या वेळी पुन्हा दावा करण्याचा मार्ग आहे. AI हे ऑटोमेशनच्याच काही चरणांचे डिझाइन आणि अंमलबजावणी या दोन्हीमध्ये एक शक्तिशाली साधन आहे. सीमा: AI प्रक्रियेस गती देते आणि मसुदे तयार करते; व्यवस्थापक खात्री करतो की प्रक्रिया योग्यरित्या सेट केली गेली आहे आणि अपवाद योग्यरित्या व्यवस्थापित केले गेले आहेत.
प्रथम प्रक्रिया समजून घेणे: ऑटोमेशन कोठे सुरू होते?
ऑटोमेशनचा पहिला नियम आश्चर्यकारक आहे: खराब प्रक्रिया स्वयंचलित करू नका, प्रथम त्याचे निराकरण करा. ऑटोमेशन प्रक्रियेची गती वाढवते; प्रक्रिया दूषित असल्यास ते त्रुटीला गती देते. तर पहिली पायरी म्हणजे प्रक्रियेचा नकाशा तयार करणे: कामाची सुरुवात, पायऱ्या, निर्णयाचे मुद्दे, आउटपुट. या मॅपिंगमध्ये एआय एक चांगला मदतनीस आहे; तुम्ही तुमची प्रक्रिया समजावून सांगा, तो ती टप्प्याटप्प्याने तोडतो आणि अनावश्यक प्रश्न विचारतो.
मग तुम्ही ऑटोमेशनसाठी योग्य पायऱ्या निवडा. चांगले उमेदवार पायऱ्या आहेत: पुनरावृत्ती (वारंवार केले जाते), प्रामाणिक (स्पष्ट नियमांचे पालन करते), भारी (मोठ्या संख्येने पुनरावृत्ती होते) आणि कमी-अपवाद (अपवाद क्वचितच आढळतात). वाईट उमेदवाराची पायरी म्हणजे अंतर्ज्ञान, सहानुभूती किंवा जटिल निर्णय आवश्यक आहे. AI ला विचारा "या प्रक्रियेतील कोणते चरण ऑटोमेशनसाठी योग्य आहेत आणि कोणते मानवी आहेत?" तुम्ही विचारून हा फरक करू शकता:
टीप: स्वयंचलित करण्यापूर्वी, एका आठवड्यासाठी प्रक्रियेचे निरीक्षण करा आणि ते प्रत्यक्षात किती वेळा केले जाते आणि किती वेळ लागतो हे मोजा. बऱ्याच व्यवस्थापकांना असे आढळून येते की त्यांना जे काम "खूप वेळ घेणारे" वाटते ते प्रत्यक्षात महिन्यातून काही वेळा केले जाते, तर वास्तविक वेळ खाणारे हे दुसरे काम आहे ज्याची त्यांना जाणीव नसते.
मानवी-इन-द-लूप डिझाइन
व्यवसाय प्रक्रियेचे पूर्ण ऑटोमेशन अनेकदा धोकादायक असते. एआयसाठी ईमेल लिहिणे सुरक्षित आहे; परंतु एआयसाठी ते थेट क्लायंटला पाठवणे धोकादायक आहे कारण एखादी त्रुटी असल्यास ते त्वरित बाहेर जाईल. उपाय हा मानवी-इन-द-लूप दृष्टीकोन आहे: AI मसुदा तयार करते, मनुष्य त्वरीत मंजूर करतो, नंतर तो पाठविला जातो. यामुळे जास्तीत जास्त वेग राखताना मनुष्याला धोका निर्माण होतो.
जोखमीच्या तीन स्तरांनुसार ऑटोमेशन डिझाइन करा. कमी जोखीम (अंतर्गत मेमो, मसुदा): पूर्ण ऑटोमेशन स्वीकार्य आहे. मध्यम धोका (ग्राहकाला मानक प्रतिसाद): मानवी पुष्टीकरण आवश्यक आहे. उच्च जोखीम (करार, पेमेंट, अधिकृत अर्ज): AI फक्त मसुदे तयार करते, तज्ञांचे पुनरावलोकन आणि स्वाक्षरी अनिवार्य आहे. प्रक्रियेच्या सुरुवातीला हा नकाशा काढल्याने भविष्यातील आपत्ती टाळता येतात.
तीन लहान प्रकरणे
केस 1 - राउटिंगची विनंती करा. एका सेवा कंपनीला दररोज ~80 समर्थन ईमेल प्राप्त होत होते आणि एक कर्मचारी व्यक्तिचलितपणे ते योग्य विभागात वितरित करत होता (दररोज ~1 तास). त्यांच्याकडे AI ने निनावी नमुन्यांसह एक वर्गीकरण नियम सेट केला आहे: प्रत्येक ईमेलला "तांत्रिक/बिलिंग/सामान्य" म्हणून टॅग करा आणि शिफारस केलेले विभाग लिहा, कर्मचारी फक्त मंजूर करतो. उपयोजन वेळ दररोज 12 मिनिटे कमी झाला. अनिश्चित परिस्थिती अजूनही लोकांवर येते.
केस 2 - खराब प्रक्रिया स्वयंचलित त्रुटी. एका अकाउंटिंग युनिटमध्ये, मंजुरी प्रक्रियेमध्ये 5 अनावश्यक टप्पे समाविष्ट होते. प्रशासकाने हे जसे आहे तसे स्वयंचलित केले; परिणाम 5 अनावश्यक पावले जलद चालत होते पण तरीही अनावश्यक. जेव्हा मी AI ला प्रक्रिया दर्शविली तेव्हा AI ने चिन्हांकित केले की 5 पैकी 2 चरणांमध्ये कोणतेही मूल्य जोडले नाही. प्रथम प्रक्रिया 3 चरणांवर कमी केली गेली, नंतर ती स्वयंचलित झाली; तेव्हाच खरा फायदा झाला.
केस 3 - मानवी-इन-द-लूप बचाव. ई-कॉमर्स टीमने रिटर्न विनंत्यांना AI ऑटोमेटेड रिस्पॉन्स सेट केला पण मानवी मान्यता काढून टाकली. एके दिवशी, AI ने मानक टेम्प्लेटसह बेकायदेशीर मोठ्या प्रमाणात परताव्याच्या विनंतीला प्रतिसाद दिला आणि चुकीची माहिती दिली आणि ग्राहकांची तक्रार वाढली. संघाने मानवी-मंजुरीचे पाऊल मागे ठेवले; एआयने मसुदा तयार करणे सुरू ठेवले, परंतु सबमिशन करण्यापूर्वी, एका कर्मचाऱ्याने दोन सेकंदात प्रत्येक प्रतिसादाचे पुनरावलोकन केले. चुका निघून जातात, गती राखली जाते.
चार कॉपी करण्यायोग्य टेम्पलेट्स
1) प्रक्रिया मॅपिंग:
तुमची भूमिका: प्रक्रिया सुधारणा विशेषज्ञ. मी नोकरीचे वर्णन करेन: [नोकरीचे चरण-दर-चरण वर्णन]. हे स्पष्ट प्रवाह म्हणून लिहा: प्रारंभ, प्रत्येक चरण, निर्णय गुण, आउटपुट. नंतर मूल्य न जोडणाऱ्या किंवा पुनरावृत्ती होणाऱ्या पायऱ्या चिन्हांकित करा आणि सरलीकरण सुचवा. अद्याप ऑटोमेशनची शिफारस करू नका.
2) ऑटोमेशनसाठी उपयुक्तता विश्लेषण:
वरील प्रक्रियेतील प्रत्येक टप्प्याचे खालील निकषांसह मूल्यमापन करा: पुनरावृत्ती, नियमितता, खंड, अपवाद वारंवारता. प्रत्येक पायरीसाठी, "स्वयंचलित / मानवी" लेबल द्या आणि एक संक्षिप्त औचित्य लिहा. व्यक्तीला उच्च निर्णय/सहानुभूती आवश्यक असलेली पायरी सोडण्याची खात्री करा.
3) वर्गीकरण/राउटिंग नियम:
मी तुम्हाला निनावी नमुना विनंत्या देईन. या श्रेण्यांमध्ये क्रमवारी लावण्यासाठी स्पष्ट, पारदर्शक नियम तयार करा: [श्रेण्या]. प्रत्येक येणाऱ्या विनंतीसाठी शिफारस केलेली श्रेणी + विश्वास पातळी (उच्च/निम्न) लिहा. कमी विश्वास असलेल्यांना "मानवांचा संदर्भ घ्या" म्हणून चिन्हांकित करा.
4) मानवी-इन-द-लूप प्रतिसाद मसुदा:
खालील प्रकारच्या विनंतीसाठी मानक प्रतिसाद मसुदा तयार करा: [विनंती प्रकार]. प्रतिसादाच्या शेवटी "[मानवी मंजूरी आवश्यक]" टॅग लावा. तुम्हाला अपवाद वाटत असल्यास, प्रतिसाद लिहू नका; त्याऐवजी "ही परिस्थिती मानक नाही, ती व्यक्तीकडे निर्देशित करा" असे म्हणा.
कमकुवत प्रॉम्प्ट / मजबूत प्रॉम्प्ट
कमकुवत प्रॉम्प्ट:
हे काम स्वयंचलित करा.
प्रक्रिया परिभाषित केलेली नाही, जोखीम पातळी अस्पष्ट आहे, अपवाद व्यवस्थापन नाही. AI एकतर निरुपयोगी जेनेरिक सल्ला देते किंवा धोकादायक पूर्ण ऑटोमेशन सुचवते.
शक्तिशाली सूचना:
तुमची भूमिका: प्रक्रिया तज्ञ. मी पुढील प्रक्रियेचे स्पष्टीकरण देईन: येणाऱ्या बीजक आक्षेपांचे वर्गीकरण करणे आणि त्यांना संबंधित युनिटकडे निर्देशित करणे. प्रथम, चरण-दर-चरण प्रक्रियेचा नकाशा तयार करा आणि अनावश्यक चरण चिन्हांकित करा. नंतर ऑटोमेशनसाठी योग्यतेसाठी प्रत्येक चरणाचे मूल्यांकन करा. मानवी मंजुरीशिवाय ग्राहकाला कोणताही प्रतिसाद पाठविण्याची शिफारस करू नका; गंभीर पायऱ्यांवर "[मानवी मान्यता]" लेबल करा.
आकार
गरीब दृष्टीकोन
मजबूत दृष्टीकोन
प्रक्रियेचे वर्णन
काहीही नाही
स्टेप बाय स्टेप
सरलीकरण
अवांछित
प्रथम सोपे करा
जोखीम पातळी
दुर्लक्ष करा
टॅग केले
मानवी मान्यता
काहीही नाही
अनिवार्य केले
सुरक्षा
कमी
उच्च
सामान्य चुका
- खराब प्रक्रिया स्वयंचलित करणे. प्रथम प्रक्रिया सुलभ करा; नंतर वेग वाढवा.
- मानवी संमती काढून टाकणे. क्लायंट/बाहेरील आउटपुटमध्ये मानवी-इन-द-लूप डिझाइन ठेवा.
- अपवाद दुर्लक्षित करणे. अपवादात्मक परिस्थिती लोकांना संबोधित करणे आवश्यक आहे.
- मापन न करता स्वयंचलित. वास्तविक वारंवारता आणि कालावधी मोजा; चुकीच्या कामात वेळ वाया घालवू नका.
- जोखीम पातळी मॅपिंग नाही. सुरवातीला कमी/मध्यम/उच्च जोखमीच्या पायऱ्या वेगळे करा.
खबरदारी: एकदा सेट केल्यानंतर, ऑटोमेशन अदृश्य होते आणि शांतपणे कार्य करते; म्हणूनच एखादी चूक लक्षात न येता अनेक वेळा पुनरावृत्ती होऊ शकते. स्वयंचलित प्रक्रियांवर नियमित "चेकपॉईंट" ठेवा: आठवड्यातून एकदा मानवी डोळ्याने आउटपुटचा नमुना तपासा.
सारांशात
प्रक्रिया ऑटोमेशन पुनरावृत्ती कार्यांमुळे गमावलेला वेळ परत देते. परंतु प्रथम प्रक्रिया समजून घ्या आणि सोपी करा; खराब प्रक्रिया स्वयंचलित केल्याने त्रुटीचा वेग वाढतो. ऑटोमेशनसाठी योग्य पावले पुनरावृत्ती, नियमित, विपुल आणि कमी-अपवादात्मक आहेत; निर्णय आणि सहानुभूती आवश्यक असलेली पावले मानवांची आहेत. कमी/मध्यम/उच्च म्हणून जोखीम नकाशा करा आणि आउटबाउंड आउटपुटवर मानवी-इन-द-लूप मंजूरी कायम ठेवा. AI प्रक्रियेस गती देते; ते योग्यरित्या सेट केले गेले आहे आणि अपवाद व्यवस्थापित केले आहेत याची खात्री करणारा प्रशासक आहे.
अर्ज कार्य
तुमच्या नोकरीत सर्वाधिक आवर्ती असणारे कार्य निवडा. वरील “प्रोसेस मॅपिंग” टेम्प्लेटसह, AI मॅप स्टेप बाय स्टेप करा आणि अनावश्यक पायऱ्या बंद करा. मग "ऑटोमेशन सुइटेबिलिटी ॲनालिसिस" सह कोणते चरण स्वयंचलित केले जाऊ शकतात हे निर्धारित करा. कमीतकमी एका चरणासाठी मानवी-लूपमध्ये प्रतिसादाचा मसुदा तयार करा आणि आठवडाभर प्रयत्न करा; आपण वाचवलेल्या वेळेचे मोजमाप करा.
चेकलिस्ट
- [ ] मी प्रक्रिया स्वयंचलित करण्यापूर्वी मॅप केली आहे आणि ती सरलीकृत केली आहे का?
- ऑटोमेशनसाठी योग्यतेसाठी मी प्रत्येक पायरीचे मूल्यमापन केले आहे का?
- मी जोखीम पातळी (कमी/मध्यम/उच्च) मॅप केली आहे का?
- [ ] मी आउटगोइंग आउटपुटवर मानवी मान्यता जपली आहे का?
- [ ] मी वेळोवेळी स्वयंचलित प्रक्रियेची तपासणी केली आहे का?