Добивки:
- Способност да се подготви резиме на состанокот ориентиран кон акција (одлуки, кој/што/кога акции, отворени прашања) и да се направи разлика помеѓу одлуката и можноста
- Способност да се користи резимето на документот како патоказ и да се читаат критичните ставки во правните и финансиските документи во оригинал и кај експерт.
- Способност да се потврди секое резиме и учесниците да го потврдат наспроти ризикот вештачката интелигенција погрешно да ги припише одлуките
Постојат две работи на кои менаџерите најмногу се жалат: премногу состаноци и премногу документи за читање. Сообраќајот за состаноци за една недела може лесно да достигне 10 часа; Дојдовните договори, извештаи, синџири за е-пошта и индустриски документи создаваат бескраен куп за читање. Вештачката интелигенција драматично ги олеснува овие два товари: претворање на снимањето на состанокот во структурирана белешка за неколку минути, претворање на долг документ во концизен брифинг. Во оваа единица, ќе научиме како правилно и безбедно да ги извршуваме овие две работи. Граница: ВИ произведува резиме; Менаџерот е одговорен за точноста и комплетноста на резимето и точното одразување на одлуките.
Резиме на состанокот: од одлука до акција
Лошата белешка за состанок опишува сè што се случило од почеток до крај, но прашува "каква одлука донесовме, кој што ќе направи?" не одговара на прашањето. Доброто резиме на состанокот е ориентирано кон акција и јасно вклучува три работи: донесени одлуки, точки за акција (кој, што, кога) и прашања кои остануваат отворени. Кога ќе и дадете на вештачката интелигенција препис на состанокот, побарајте од него токму оваа структура; Во спротивно, ќе произведе долг и бескорисен текст.
Најкритичниот ризик во резимето на состанокот е дека вештачката интелигенција погрешно ќе ги припише одлуките или ќе напише неискажана одлука како „одлука“. Разликата помеѓу „можеби ќе го направиме ова“ и „ќе го направиме тоа“ на состанок е клучна. Затоа, не заборавајте да го прочитате брифот за вештачката интелигенција и да ја потврдите секоја ставка за акција и одлука; Означете ги нејасните како „да се разјаснат“. Дополнително, снимките од состаноците содржат лични податоци и доверливи информации; Внимавајте на политиката на вашата компанија и информациите за учесниците пред да обезбедите регистрирани возила за отворање возила.
Совет: Подгответе го резимето на состанокот веднаш по состанокот и испратете го до учесниците велејќи „еве ги точките за акција, поправете ме ако грешам“. Ова и ја потврдува можната грешка на вештачката интелигенција за луѓето и ги бара сите одговорни. Ако почекате еден ден, деталите ќе се изгубат.
Резиме на документот: сечење на долгото до суштината
Ако немате време да прочитате долг извештај, договор или документ од индустријата, можете да побарате од вештачката интелигенција за „извршен брифинг“: клучни наоди, што ве засега, ризици и следни чекори. Но, тука има две опасности. Прво, дури и ако резимето правилно ја доловува главната идеја, може да изостави важен детал (клаузула од договор, исклучок, услов). Второ, вештачката интелигенција понекогаш „резимира“ резултат што не е во документот.
Затоа, ако сакате да го користите резимето на документот за да донесете одлука, користете го резимето како патоказ и прочитајте ги критичните делови во оригиналот. Особено во правните и финансиските документи (договор, предлог, законодавство), резимето за вештачка интелигенција никогаш не треба да го замени експертскиот преглед; Сериозна грешка е да се потпише договор со потпирање на резиме на вештачка интелигенција. Резимето ве подготвува; Одлуката ја донесува самиот документ и експертот.
три мини футроли
Случај 1 - Состанокот кој се претвори во акција. Во проектниот тим, состаноците траеја долго, но никој не знаеше точно што да прави потоа. Менаџерот го дал записникот на состанокот на вештачката интелигенција и почнал да добива резиме во формат „само одлуки + акција (кој/што/кога) + отворени прашања“. Тој веднаш го испрати резимето до тимот. Следниот месец поплаките за „заборавена работа“ речиси исчезнаа бидејќи на сите им беа запишани обврските.
Случај 2 - Испуштена договорна клаузула. Еден менаџер побара вештачката интелигенција да резимира договор за набавка на 30 страници и да го одобри врз основа на резимето. Резимето правилно ги опфати главните услови, но ја испушти клаузулата за автоматско продолжување и казнената клаузула. Компанијата остана заглавена со тоа уште една година што не сакаше. Лекција: е збирна преамбула во правен документ; Критичките написи се читаат во оригинал и со адвокат.
Случај 3 - Погрешно распределено решение. Во резимето на состанокот, YZ напиша, „одобрен е зголемувањето на буџетот“; Но, на средбата било речено дека „ќе се оценува зголемувањето на буџетот“. Извршниот директор го прочита резимето пред да го испрати, ја улови грешката и ја поправи. Доколку ја испратил без верификација, финансискиот тим можел да постапи по одобрение кое не постоело. Малку читање спречи голем хаос.
Четири шаблони за копирање
1) Резиме на состанокот (ориентиран кон акција):
Вашата улога: репортер на состанок. Подолу е препис на состанокот. Сумирајте го во оваа структура:1) ДОНЕСЕНИ ОДЛУКИ (јасни, одделни „да се оценуваат“ од „одлучени“).2) ТОЧКИ ЗА АКЦИЈА: кој / што / рок (табела).3) ОТВОРЕНИ ПРАШАЊА / што треба да се разјаснат. Не донесувајте никакви одлуки или дејствија што не се споменати во транскриптот; Означете го двосмисленото како „да се разјасни“.
2) Брифинг за менаџерот на документи:
Кондензирајте го следниов долг документ за многу зафатен раководител: (1) целта на документот, (2) 5 главни точки што ме засегаат, (3) ризици/разгледувања, (4) препорачан следен чекор. Користете ги само информациите во документот; Додадете резултат или број. Означете го нејасниот дел од документот како „нејасен“.
3) Извлекување на критичниот материјал (договор/законодавство):
Следниот документ содржи КРИТИЧНИ ставки за одлуката: рок, продолжување, раскинување, казнена клаузула, услов за плаќање, одговорност, исклучок. Наведете го секој со изјавата од документот. Ова е прелиминарно скенирање; Тоа не е замена за правен преглед, наведете го ова.
4) Порака за следење на дејството:
Преведете ги следните дејства на состанокот во кратка последователна порака до учесниците: [листа на дејства]. Наведете јасно за што е одговорен секој човек. Додадете белешка на крајот од пораката велејќи: „Ако има нешто погрешно/нецелосно, известете ме во рок од 24 часа“.
Слаб промпт / Силен промпт
Слаба навестување:
Сумирајте го овој состанок.
Без структура, без разлика на одлука/акција, без заштита на измислици. ВИ враќа течен, но неформиран текст; Може да ги помеша можностите со одлуките.
Моќен потсетник:
Вашата улога: известувач. Сумирајте го транскриптот на состанокот подолу. Сакам само три наслови: (1) донесени јасни одлуки, (2) акциони ставки кој/што/рок табела, (3) отвора прашања. Никогаш не мешајте „да се оценува“ со „одлучен“. Не додавајте ништо што веќе не е во преписот.
Големина
лош пристап
Силен пристап
структура
бесплатно
Одлука/акција/прашање
Одговорност
неизвесна
кој/што/кога
јасност на одлуката
измешани
јасна дистинкција
заштита на фитинг
Никој
Да
следливост
низок
високо
Вообичаени грешки
- Збунувачка можност со одлука. Правете разлика помеѓу „да се оценува“ и „одобрен“ и потврдете.
- Дистрибуирање на дигестот без да се потврди. ВИ може погрешно да ја припише одлуката; Прочитајте пред да испратите.
- Потпишување на договорот потпирајќи се на резимето. Прочитајте критички написи во оригинал и со експерт.
- Да не се одговорни и да се стави датум за акција. Без „кој, што, кога“ акцијата не може да се следи.
- Случајно давање на тајната снимка на возилото. Снимките од состаноците содржат лични/доверливи податоци; Внимавајте на политиката.
Внимание: резимето на состанокот често станува „официјална меморија“; месеци подоцна "каква одлука донесовме?" Одговорот на прашањето е таа белешка. Затоа, грешка во резимето може да се претвори во лажна реалност во иднина. Секогаш проверувајте го резимето и нека им биде потврдено на учесниците.
Сумирано
Состаноци и резимеа на документи се меѓу задачите каде што вештачката интелигенција најмногу заштедува време. Добрите состаноци се ориентирани кон акција: јасни одлуки, кој/што/кога акции и отворени прашања. Резимето на документот ве подготвува, но може да ги изостави критичните детали; Не е замена за стручно разгледување на правни и финансиски документи. Најголемиот ризик е дека вештачката интелигенција погрешно ќе ги припише одлуките или ќе додаде работи што не постојат; Затоа, проверете го секое резиме, одделете ја одлуката од веројатноста и нека биде потврдена од учесниците. Одговорноста за резимето е на администраторот.
Задача за апликација
Водете белешки (анонимизирани) од состанокот што сте го имале оваа недела. Направете резиме ориентирано кон акција од вештачката интелигенција со шаблонот „Резиме на состанок“ погоре. Потврдете ја секоја акциска ставка и одлука против оригиналот; Обидете се да најдете барем една двосмисленост „одлука или можност“. Испратете го вашето потврдено резиме на учесниците во форматот „Порака за следење на дејствата“.
листа за проверка
- [ ] Дали го сакав резимето во структура ориентирана кон акција (одлука/акција/прашање)?
- [ ] Дали ја разграничив и потврдив можноста од одлуката?
- [ ] Дали имам поставено одговорен и краен рок за секоја акција?
- [ ] Дали ги прочитав критичните клаузули во оригиналниот правен/финансиски документ?
- [ ] Дали ја набљудував политиката на компанијата и чекорот за верификација за доверливо снимање?