Добивки:
- Способност за разбирање на принципите на јасност, тон, тајминг и канал на внатрешна комуникација и користење вештачка интелигенција, особено при прилагодување на јасност и тон.
- Способност да се одржи HR/правно одобрување во чувствителни пораки (предупредување, прекинување, криза) и личен допир во пораките кои бараат искреност
- Способност за производство на нацрти со анонимен контекст без откривање лични и доверливи детали за отворени алатки
Менаџерот троши изненадувачки дел од своето време пишувајќи: соопштенија до тимот, повратни информации до вработените, меѓусекторски е-пошта, изјави за политики, пораки со честитки и благодарност. Внатрешната комуникација е нервниот систем на една организација; Јасната и навремена комуникација гради доверба, додека неорганизираната и одложена комуникација раѓа озборувања и несигурност. ВИ е моќно помагало кое го забрзува и подобрува тонот на внатрешната комуникација. Но, внатрешната комуникација е човечки однос; затоа е важна границата: вештачката интелигенција ја нацрта пораката; Менаџерот е одговорен за точноста, тонот и човечката чувствителност на пораката.
Три принципи на добра внатрешна комуникација
Јасност: Откако вработениот ќе ја прочита пораката, треба да разбере што треба да направи. Нејасната објава дава повод за десет различни толкувања. Тон: истата информација може да направи или скрши личност во зависност од тонот. „Извештајот доцни, неприфатлив е“ и „Забележав доцнење на извештајот, ајде да зборуваме за пречката“ ја носат истата појава, но тие имаат многу различни односи. Време и канал: Лошите вести се доставуваат лице в лице, а не е-пошта; Неитни информации не навлегуваат на состанокот. ВИ е голема помош за јасност и тон; Но, тајмингот и изборот на канал се човечко расудување на администраторот.
Највредниот придонес на ВИ е подесувањето на тонот. Предавање лут нацрт на вештачката интелигенција и велејќи „препишете ја истата порака со конструктивен и почитуван тон“ ќе спречи многу несреќи во врската. Исто така, загревањето на многу формален и ладен текст или разјаснувањето на неуредната мисла се задачи каде што вештачката интелигенција е силна.
Совет: Никогаш не испраќајте веднаш порака што сте ја напишале кога сте биле лути. Прво, кажете му на вештачката интелигенција „преведете ја оваа порака во тон што ја одржува врската и се фокусира на проблемот“, потоа сами прочитајте го резултатот и филтрирајте го преку човекот. Овој чекор од две минути ги спречува непоправливите незадоволства.
Ограничување на вештачката интелигенција во прецизната комуникација
Некои типови на внатрешни комуникации се многу чувствителни: предупредување за перформанси, прекинување, одговор на поплаки, решавање конфликти, најава за криза. ВИ може да ги нацрта овие пораки, но има две критични правила. Прво: пораките со правни/HR последици (предупредување, раскинување, дисциплина) мора да бидат подложени на HR и, каде што е потребно, законско одобрување; Нацртот на вештачката интелигенција не го заменува ова одобрение. Второ: човечката чувствителност не може да се пренесе на вештачката интелигенција. Треба да напишете порака со сочувство, тешка вест, лична благодарност, не со општите обрасци на вештачката интелигенција, туку со вашето вистинско знаење и искреност. Вработените веднаш откриваат неискрени, „машински напишани“ пораки и ја губат довербата.
Исто така, доверливост: не давајте вистински имиња, плати, детали за дисциплината во внатрешната кореспонденција за да ги отворите алатките за вештачка интелигенција. Кога барате преглед, опишете ја ситуацијата анонимно и генерално („повратни информации за перформансите до вработен“), а потоа додадете ги личните детали сами.
три мини футроли
Случај 1 - Е-пошта за заштеда на тон. Менаџерот на одделот налутено му напишал жесток мејл на тимот кој постојано доцнел. Пред да испрати, тој ѝ рече на вештачката интелигенција „да го препише истото очекување со јасен, но почитуван тон, ориентиран кон решение“. Новиот текст ја даде истата порака, но наместо да се обвинува, го покани инвалидното лице да проговори. Наместо да се одбрани, тимот ја сподели вистинската пречка (проблема со софтвер); решен проблем.
Случај 2 - Ефект на неискрено славење. Менаџер побара од вештачката интелигенција да ја напише пораката со која целосно го слави успехот на тимот и ја испрати без измена. Текстот беше генерички и клише („одлична работа, продолжи така“). Еден од тимот рече: „Тоа е како copy-paste, никој не го ни спомна неговото име“. Менаџерот ја научи лекцијата: на следната прослава, тој го зеде нацртот на вештачката интелигенција и ги додаде конкретните придонеси на сите со свои зборови; Ефектот е целосно променет.
Случај 3 - Одобрување за човечки ресурси на чувствителна најава. Ќе се затвори оддел во една компанија. Менаџерот го подготвил огласот со вештачка интелигенција, но не го испратил директно; HR и legal го разгледаа, коригираа две потенцијално погрешни изјави и додадоа информации што недостасуваат за правата на вработените. Одобрениот текст е испратен. ВИ обезбеди брзина, безбедност на одобрување.
Четири шаблони за копирање
1) Јасен нацрт на огласот:
Вашата улога: асистент за внатрешни комуникации. Треба да ја напишам следната објава: [тема и основни информации]. Напишете кратко, јасно соопштение што може да се разбере со едно читање. Структура: (1) што се менува, (2) што се очекува од кого, (3) кога, (4) со кого да се контактира со прашања. Избегнувајте нејасни изјави. Не измислувајте детали освен информациите што ги дадов.
2) Прилагодување на тонот:
Сметам дека пораката подолу е премногу сурова за испраќање. Променете го во тон со почит, ориентиран кон решение, зачувување на односите, задржувајќи ги истите очекувања и граници. Користете го јазикот на заедничко решавање, а не на обвинување. Омекнете ја суштината на пораката, приспособете го нејзиниот тон. Текст: [текст]
3) Конфигурирање на повратни информации:
Ќе дадам конструктивен фидбек на вработен. Ситуација (анонимна): [конкретно однесување, без лични детали]. Напиши ми преглед со структура „ситуација-влијание-очекување“: набљудувано однесување, влијание, очекувана промена. Цел на однесувањето, а не на личноста. Додадете белешка на крајот што треба да ви ја кажам лице в лице.
4) Скелет за славење/почитување:
Ќе го прославам следното достигнување на тимот: [успех]. Дајте ми го КОСТЕРОТ на искрена порака за благодарност, но оставете празни места како [САМ ЌЕ ГО НАПИШАМ СЕКОЈ КОНКРЕТЕН ПРИДОНЕС ОВДЕ]. Избегнувајте клишеа; Направете простор за персонализација.
Слаб промпт / Силен промпт
Слаба навестување:
Напишете е-пошта до тимот.
Темата, тонот, публиката, очекувањата се нејасни. Вештачката интелигенција произведува генерички, клише текст што не е јасно кому е напишан; Веројатно измислува детали кои не постојат.
Моќен потсетник:
Вашата улога: асистент за внатрешни комуникации. Напишете кратка е-пошта до мојот оперативен тим од 12 лица, објавувајќи дека преминуваме на нова неделна рутина за известување. Да разјасниме: што се смени, што се очекува од сите, кога ќе дојде првиот извештај. Одржувајте го тонот на поддршка, избегнувајте императивно расположение. Не додавајте детали освен информациите што ги дадов.
Големина
лош пристап
Силен пристап
Предмет
неизвесна
Мрежа (распоред за известување)
маса
недефиниран
Тим од 12 луѓе
тон
случајно
поддржувачки
очекување
Никој
отворени
заштита на фитинг
Никој
Да
Вообичаени грешки
- Испраќање лута порака веднаш. Прво поставете го тонот со вештачка интелигенција, а потоа поминете го низ човечкиот филтер.
- Делегирање на интимност на вештачката интелигенција. Честитки, сочувство, лична благодарност треба да се напишат со свои зборови.
- Испраќање чувствителна порака без одобрение. Предупредување/престанок/дисциплина бара HR и законско одобрување кога е потребно.
- Давање лични/доверливи детали на отворената алатка. Објаснете ја ситуацијата анонимно, додајте ги деталите подоцна.
- Занемарување на каналот и времето. Лошите вести се доставуваат преку соодветниот канал, а не преку е-пошта.
Внимание: Внатрешната комуникација се заснова на доверба, а довербата се стекнува полека и брзо се губи. Пораките напишани со вештачка интелигенција, но немаат човечки допир, може да направат вработените да се чувствуваат како „менаџерот навистина не се грижи за мене“. Користете вештачка интелигенција за преглед и тон; Секогаш чувајте ја интимноста и конечното одобрување за себе.
Сумирано
Внатрешната комуникација е нервниот систем на организацијата; Јасноста, тонот, времето и каналот воспоставуваат доверба. Вештачката интелигенција е особено силна во јасност и тон: го олеснува претворањето на лут текст во нешто конструктивно, за разјаснување на расфрлана мисла. Но, чувствителните пораки (предупредување, прекинување, криза) бараат HR/правно одобрување; Пораките кои бараат искреност (честитки, благодарност) треба да се напишат со ваши зборови. Не давајте лични податоци за отворените алатки. АИ го пишува нацртот; Точноста, тонот и човечката чувствителност на пораката му припаѓаат на менаџерот.
Задача за апликација
Изберете една вистинска внатрешна порака што треба да ја испратите оваа недела (објава или повратна информација). Прво напишете сами преглед. Потоа побарајте од вештачката интелигенција втора верзија со соодветниот образец погоре и подобрете го нејзиниот тон со шаблонот „Прилагодување тон“. Споредете ги двете верзии, комбинирајте ги нивните најдобри аспекти и додајте го вашиот личен допир. Ако се работи за чувствително прашање, забележете на какви одобренија ќе подлежите.
листа за проверка
- [ ] Дали го разгледав тонот на пораката пред да ја испратам?
- [ ] Дали со мои зборови ги напишав деловите за кои е потребна искреност?
- [ ] Дали избегнав да давам лични/доверливи детали на отворената алатка?
- [ ] Дали ја поднесов чувствителната порака за потребното HR/правно одобрување?
- [ ] Дали го избрав вистинскиот канал и тајминг?