Добивки:
- Разбирање на важноста од мапирање и поедноставување на процесот пред да се автоматизира и да се биде во можност да се изберат чекори погодни за автоматизација (повторливи, редовни, обемни, со мали исклучоци).
- Способност да се класифицираат чекорите на процесот како низок/среден/висок ризик и да се воспостави дизајн за одобрување од човек во јамката на излезните излези
- Обезбедување дека исклучоците се насочени кон луѓето и се поставуваат редовни контролни пунктови на автоматските процеси
Во секој бизнис има тивок непријател што јаде време: работа која се повторува. Форматирање на истата е-пошта, насочување на дојдовното барање до вистинската личност, копирање на формуларот од една табела на друга, пишување слични одговори на секое прашање на клиентот. Ако работникот троши еден час дневно на нив, 250 часа годишно - или шест полни работни недели - испаруваат. Автоматизацијата на процесот - извршување на повторливи работни чекори со мала или без човечка интервенција - е начин да се врати овој пат. Вештачката интелигенција е моќна алатка и во дизајнирањето и во извршувањето на некои од чекорите на самата автоматизација. Граница: ВИ го забрзува процесот и произведува нацрти; Менаџерот гарантира дека процесот е правилно поставен и исклучоците се правилно управувани.
Прво разбирање на процесот: каде започнува автоматизацијата?
Првото правило за автоматизација е изненадувачки: не автоматизирајте лош процес, прво поправете го. Автоматизацијата ја зголемува брзината на процесот; Исто така, ја забрзува грешката ако процесот е корумпиран. Значи, првиот чекор е да се мапира процесот: почетокот на работата, чекорите, точките за одлучување, резултатот. ВИ е добар помошник во ова мапирање; Ти го објаснуваш својот процес, тој чекор по чекор го разложува и ги доведува во прашање непотребните чекори.
Потоа ги избирате чекорите погодни за автоматизација. Добрите чекори за кандидат се: повторувачки (се прават често), канонски (следи јасни правила), гломазни (се повторуваат голем број пати) и низок исклучок (ретко се случуваат исклучоци). Лошите чекори на кандидатот се оние кои бараат интуиција, емпатија или сложено расудување. Прашајте ја вештачката интелигенција „кои чекори во овој процес се погодни за автоматизација, а кои се човечки? Можете да ја направите оваа разлика прашувајќи:
Совет: Пред автоматизирање, набљудувајте го процесот една недела и измерете колку пати е навистина направено и колку време е потребно. Многу менаџери откриваат дека работата за која мислат дека „одзема премногу време“ всушност се работи неколку пати месечно, додека вистинскиот човек што јаде време е друга работа што не ја сфаќаат.
Човек-во-јамка дизајн
Целосната автоматизација на деловните процеси често е ризична. Безбедно е вештачката интелигенција да напише е-пошта; но опасно е вештачката интелигенција да ја испрати директно до клиентот бидејќи веднаш ќе се изгасне доколку има грешка. Решението е пристапот „човек во јамката“: вештачката интелигенција го произведува нацртот, човекот брзо го одобрува и потоа се испраќа. Ова му го припишува ризикот на човекот додека го одржува најголемиот дел од брзината.
Дизајн на автоматизација според три нивоа на ризик. Низок ризик (внатрешна белешка, нацрт): целосна автоматизација е прифатлива. Среден ризик (стандарден одговор до клиентот): потребна е човечка потврда. Висок ризик (договор, плаќање, официјална апликација): АИ произведува само нацрти, стручна проверка и потпис се задолжителни. Со исцртување на оваа карта на почетокот на процесот се спречуваат идни катастрофи.
три мини футроли
Случај 1 - Побарајте рутирање. Услужна компанија добиваше ~ 80 е-пораки за поддршка дневно и вработен рачно ги дистрибуираше до точниот оддел (~ 1 час дневно). Тие побараа од вештачката интелигенција да постави правило за класификација со анонимни примероци: означете ја секоја е-пошта како „техничка/фактурна/општа“ и запишете го препорачаниот оддел, вработениот едноставно го одобрува. Времето на распоредување се намали на 12 минути дневно. На луѓето сè уште им доаѓаат неизвесни ситуации.
Случај 2 - Лоша грешка при автоматизирање на процесот. Во една сметководствена единица, процесот на одобрување вклучуваше 5 непотребни чекори. Администраторот го автоматизираше ова како што е; резултатот беше 5 непотребни чекори кои трчаа побрзо, но сепак излишни. Кога му го покажав процесот на вештачката интелигенција, вештачката интелигенција означи дека 2 од 5-те чекори не додаваат вредност. Прво процесот беше намален на 3 чекори, а потоа беше автоматизиран; Тогаш дојде вистинската добивка.
Случај 3 - Спасување човек во јамка. Тим за е-трговија постави автоматизиран одговор со вештачка интелигенција на барањата за враќање, но го отстрани човечкото одобрение. Еден ден, вештачката интелигенција одговори на нелегално барање за масовно враќање со стандардниот образец и даде неточни информации, а жалбата на клиентот ескалира. Тимот го врати чекорот за човечко одобрување; Вештачката интелигенција продолжи да го произведува нацртот, но пред поднесувањето, еден вработен го прегледа секој одговор за две секунди. Грешките ги нема, брзината се одржува.
Четири шаблони за копирање
1) Мапирање на процеси:
Вашата улога: специјалист за подобрување на процесите. Ќе ја опишам работата: [чекор-по-чекор опис на работата]. Напишете го ова како јасен тек: почеток, секој чекор, точки на одлука, излез. Потоа означете ги чекорите кои не додаваат вредност или се повторуваат и предложете поедноставувања. Сè уште не препорачувајте автоматизација.
2) Анализа на соодветност за автоматизација:
Оценете го секој чекор од горенаведениот процес со следните критериуми: повторување, регуларност, волумен, фреквенција на исклучоци. За секој чекор, дајте ознака „автоматизирано / човек“ и напишете кратко оправдување. Погрижете се да ги оставите на личноста чекорите кои бараат високо расудување/емпатија.
3) Правило за класификација/рутирање:
Ќе ви дадам анонимни мостри барања. Создадете јасни, транспарентни правила за да ги сортирате во овие категории: [категории]. Напишете ја препорачаната категорија + ниво на доверба (високо/ниско) за секое дојдовно барање. Означете ги оние со мала доверба како „се однесуваат на луѓе“.
4) Нацрт одговор од човек во јамката:
DRAFT стандарден одговор на следниот тип на барање: [тип на барање]. Ставете ознака „[Потребно е ЧОВЕКО ОДОБРУВАЊЕ]“ на крајот од одговорот. Ако почувствувате исклучок, не го пишувајте одговорот; Наместо тоа, кажете „оваа ситуација не е стандардна, насочете ја кон личноста“.
Слаб промпт / Силен промпт
Слаба навестување:
Автоматизирајте ја оваа работа.
Процесот не е дефиниран, нивото на ризик е нејасно, нема исклучок за управување. ВИ или дава бескорисни генерички совети или предлага ризична целосна автоматизација.
Моќен потсетник:
Вашата улога: експерт за процеси. Ќе го објаснам следниов процес: класификација на приговорите за влезните фактури и нивно упатување до соодветната единица. Прво, мапирајте го процесот чекор по чекор и означете го непотребниот чекор. Потоа проценете го секој чекор за соодветноста за автоматизација. Не препорачувајте да испраќате одговор до клиентот без човечко одобрение; Обележете „[ЧОВЕКО ОДОБРУВАЊЕ]“ на критичните чекори.
Големина
лош пристап
Силен пристап
Опис на процесот
Никој
чекор по чекор
Поедноставување
несакана
Прво поедноставете
Ниво на ризик
игнорирај
означени
човечко одобрување
Никој
направени задолжителни
Безбедност
низок
високо
Вообичаени грешки
- Автоматизирање на лошиот процес. Прво поедноставете го процесот; потоа забрза.
- Отстранување на човечката согласност. Одржувајте го дизајнот „човечко во јамката“ на излез до клиентот/надвор.
- Игнорирање на исклучоците. Исклучителните ситуации мора да им се обраќаат на луѓето.
- Автоматизирање без мерење. Измерете ја вистинската фреквенција и времетраење; Не трошете го вашето време на погрешна работа.
- Не мапирајќи го нивото на ризик. Одделете ги чекорите со низок/среден/висок ризик на почетокот.
Внимание: Откако ќе се постави, автоматизацијата исчезнува и работи тивко; Затоа грешката може да се повтори многу пати без да се забележи. Ставете редовна „контролна точка“ на автоматизираните процеси: проверувајте примерок од резултатите со човечко око еднаш неделно.
Сумирано
Автоматизацијата на процесите го враќа времето изгубено со повторливи задачи. Но, прво разберете и поедноставете го процесот; Автоматизирањето на лошиот процес ја забрзува грешката. Чекорите погодни за автоматизација се повторувачки, редовни, обемни и ниско-исклучителни; Чекорите кои бараат расудување и емпатија им припаѓаат на луѓето. Наведете го ризикот како низок/среден/висок и одржувајте го одобрувањето од човек во јамката за излезните излези. ВИ го забрзува процесот; Администраторот е тој што се грижи за правилно поставување и управување со исклучоците.
Задача за апликација
Изберете задача која најмногу се повторува во вашата работа. Со шаблонот „Процес за мапирање“ погоре, нека вештачката интелигенција ја мапира чекор по чекор и означете ги непотребните чекори. Потоа одреди кои чекори може да се автоматизираат со „Анализа на соодветноста на автоматизацијата“. Нацртајте одговор во човечката јамка за најмалку еден чекор и пробајте го една недела; Измерете го времето што го заштедувате.
листа за проверка
- [ ] Дали го мапирав и поедноставив процесот пред да го автоматизирам?
- [ ] Дали го оценив секој чекор за соодветноста за автоматизација?
- [ ] Дали го мапирав нивото на ризик (ниско/средно/високо)?
- [ ] Дали го зачував човечкото одобрение за излезниот излез?
- [ ] Дали периодично го проверував автоматизираниот процес?