Ieguvumi:
- Spēja sagatavot uz darbību orientētu sanāksmes kopsavilkumu (lēmumi, kurš/kas/kad darbības, atklātie jautājumi) un atšķirt lēmumu un iespēju
- Spēja izmantot dokumenta kopsavilkumu kā ceļvedi un izlasīt juridiskos un finanšu dokumentos kritiskos punktus oriģinālā un kopā ar ekspertu.
- Spēja pārbaudīt katru kopsavilkumu un likt dalībniekiem to apstiprināt pret risku, ka mākslīgais intelekts piedēvē lēmumus nepareizi
Visvairāk vadītāji sūdzas par divām lietām: pārāk daudz sanāksmju un pārāk daudz dokumentu, ko lasīt. Sapulču satiksme nedēļā var viegli sasniegt 10 stundas; Ienākošie līgumi, atskaites, e-pasta ķēdes un nozares dokumenti veido nebeidzamu lasīšanas kaudzi. AI ievērojami atvieglo šos divus slogus: sapulces ierakstu dažu minūšu laikā pārvērš strukturētā piezīmē, garu dokumentu pārvērš kodolīgā instruktāžā. Šajā nodaļā mēs uzzināsim, kā pareizi un droši veikt šos divus darbus. Robeža: AI veido kopsavilkumu; Pārvaldnieks ir atbildīgs par kopsavilkuma pareizību un pilnīgumu un precīzu lēmumu atspoguļošanu.
Sanāksmes kopsavilkums: no lēmuma pieņemšanas līdz darbībai
Slikta sapulces piezīme apraksta visu notikušo no sākuma līdz beigām, bet jautā: "kādu lēmumu mēs pieņēmām, kurš ko darīs?" neatbild uz jautājumu. Labs sapulces kopsavilkums ir vērsts uz darbību un skaidri ietver trīs lietas: pieņemtos lēmumus, darbības vienumus (kas, ko, kad) un neatklātos jautājumus. Kad sniedzat AI sapulces stenogrammu, pieprasiet tai precīzu struktūru; Pretējā gadījumā tiks izveidots garš un bezjēdzīgs teksts.
Vissvarīgākais risks sapulces kopsavilkumā ir tas, ka AI nepareizi piešķirs lēmumus vai ierakstīs neizteiktu lēmumu kā "lēmumu". Atšķirība starp "varbūt mēs darīsim tā" un "mēs darīsim tā" sanāksmē ir ļoti svarīga. Tāpēc noteikti izlasiet AI īsziņu pats un pārbaudiet katru darbības vienumu un lēmumu; Neskaidros atzīmējiet kā "jātiek precizēts". Turklāt sapulču ieraksti satur personas datus un konfidenciālu informāciju; Ievērojiet sava uzņēmuma politiku un informāciju par dalībniekiem, pirms piešķirat reģistrētus transportlīdzekļus transportlīdzekļu atvēršanai.
Padoms. Sagatavojiet sapulces kopsavilkumu tūlīt pēc sapulces un nosūtiet to dalībniekiem, sakot "šeit ir darbības vienumi, labojiet mani, ja kļūdos." Tas gan apstiprina AI iespējamo kļūdu cilvēkiem, gan liek ikvienu atbildēt. Ja gaidīsiet dienu, informācija tiks zaudēta.
Dokumenta kopsavilkums: nogriežot garumu līdz būtībai
Ja jums nav laika izlasīt garu ziņojumu, līgumu vai nozares dokumentu, varat lūgt mākslīgā intelekta "executive instruktāžu": galvenie secinājumi, kas attiecas uz jums, riski un turpmākās darbības. Bet šeit pastāv divas briesmas. Pirmkārt, pat ja kopsavilkumā galvenā doma ir pareizi atspoguļota, tajā var tikt izlaista kāda svarīga detaļa (līguma klauzula, izņēmums, nosacījums). Otrkārt, AI dažreiz “apkopo” rezultātu, kas nav dokumentā.
Tāpēc, ja plānojat izmantot dokumenta kopsavilkumu, lai pieņemtu lēmumu, izmantojiet kopsavilkumu kā ceļa karti un izlasiet oriģinālā kritiskās sadaļas. Īpaši juridiskajos un finanšu dokumentos (līgumā, priekšlikumā, tiesību aktos) mākslīgā intelekta kopsavilkums nekādā gadījumā nedrīkst aizstāt ekspertu vērtējumu; Tā ir nopietna kļūda parakstīt līgumu, paļaujoties uz AI kopsavilkumu. Kopsavilkums sagatavo jūs; Lēmumu pieņem pats dokuments un eksperts.
trīs mini futrāļi
1. gadījums — sapulce, kas izvērtās darbībā. Projekta komandā tikšanās ilga ilgu laiku, bet neviens precīzi nezināja, ko darīt pēc tam. Vadītājs iedeva sapulces stenogrammu AI un sāka iegūt kopsavilkumu formātā "tikai lēmumi + darbība (kas/kas/kad) + atvērtie jautājumi". Viņš nekavējoties nosūtīja kopsavilkumu komandai. Nākamajā mēnesī sūdzības par "aizmirstu darbu" gandrīz pazuda, jo tika pierakstīti visu pienākumi.
2. gadījums — izlaista līguma klauzula. Pārvaldnieks lika AI apkopot 30 lappušu piegādes līgumu un apstiprināja to, pamatojoties uz kopsavilkumu. Kopsavilkumā bija pareizi atspoguļoti galvenie nosacījumi, taču tajā nebija iekļauta automātiskā atjaunošana un soda klauzula. Uzņēmums bija iestrēdzis ar to vēl vienu gadu, tas negribēja. Nodarbība: ir kopsavilkuma preambula juridiskā dokumentā; Kritiskie raksti tiek lasīti oriģinālā un ar juristu.
3. lieta — nepareizi attiecināts lēmums. Sanāksmes kopsavilkumā YZ rakstīja: “Apstiprināts budžeta palielinājums”; Taču sēdē izskanēja, ka "budžeta palielinājums tiks izvērtēts". Pirms nosūtīšanas izpilddirektors izlasīja kopsavilkumu, konstatēja kļūdu un izlaboja to. Ja viņš to būtu nosūtījis bez pārbaudes, finanšu komanda būtu varējusi rīkoties saskaņā ar apstiprinājumu, kas neeksistēja. Neliela lasīšana novērsa lielu nekārtību.
Četras kopējamas veidnes
1) Sanāksmes kopsavilkums (orientēts uz darbību):
Jūsu loma: tikšanās reportieris. Zemāk ir sanāksmes stenogramma. Apkopojiet to šādā struktūrā:1) PIEŅEMTIE LĒMUMI (skaidri, atdaliet "vērtējams" no "izlemts").2) DARBĪBAS POZĪCIJAS: kurš / kas / termiņš (tabula).3) ATKLĀTI JAUTĀJUMI / jāprecizē. Nepieņemt nekādus lēmumus vai darbības, kas nav minētas stenogrammā; Atzīmējiet neskaidro kā "jātiek precizēts".
2) Dokumentu pārvaldnieka instruktāža:
Saīsiniet šo garo dokumentu ļoti aizņemtam vadītājam: (1) dokumenta mērķis, (2) 5 galvenie punkti, kas mani uztrauc, (3) riski/apsvērumi, (4) ieteicamā nākamā darbība. Izmantojiet tikai dokumentā esošo informāciju; Pievienojiet rezultātu vai numuru. Atzīmējiet neskaidro dokumenta daļu kā "neskaidro".
3) Kritisku materiālu ieguve (līgums/tiesību akti):
Sekojošais dokuments satur lēmuma pieņemšanai KRITISKĀS pozīcijas: termiņš, atjaunošana, izbeigšana, soda klauzula, maksājuma nosacījums, atbildība, izņēmums. Citējiet katru ar paziņojumu no dokumenta. Šī ir sākotnējā skenēšana; Tas neaizstāj juridisko pārskatīšanu, norādiet to.
4) Darbības turpinājuma ziņojums:
Pārvērtiet šādas sapulces darbības īsā ziņojumā dalībniekiem: [darbību saraksts]. Skaidri norādiet, par ko katra persona ir atbildīga. Ziņojuma beigās pievienojiet piezīmi "Ja ir kaut kas nepareizs/nepilnīgs, paziņojiet man 24 stundu laikā".
Vāja uzvedne / spēcīga uzvedne
Vāja uzvedne:
Apkopojiet šo tikšanos.
Nav struktūras, bez lēmumu/darbības atšķirības, bez izgatavošanas aizsardzības. AI atgriež tekošu, bet neformētu tekstu; Tas var sajaukt iespējas ar lēmumiem.
Spēcīga uzvedne:
Jūsu loma: reportieris. Apkopojiet sanāksmes stenogrammu zemāk. Es tikai vēlos trīs virsrakstus: (1) skaidri pieņemti lēmumi, (2) darbības punkti, kas/kas/termiņa tabula, (3) atklātie jautājumi. Nekad nesajauciet vārdus "jāvērtē" ar "nolemts". Nepievienojiet neko, kas vēl nav stenogrammā.
Izmērs
slikta pieeja
Spēcīga pieeja
struktūra
bezmaksas
Lēmums/darbība/jautājums
Atbildība
nenoteikts
kurš/kas/kad
lēmuma skaidrība
sajaukts
skaidra atšķirība
montāžas aizsardzība
Nav
Jā
izsekojamību
zems
augsts
Biežas kļūdas
- Jauc iespēja ar lēmumu. Atšķiriet “jāvērtē” un “apstiprina” un pārbaudiet.
- Kopsavilkuma izplatīšana, to nepārbaudot. AI var nepareizi attiecināt lēmumu; Izlasiet pirms nosūtīšanas.
- Līguma parakstīšana, pamatojoties uz kopsavilkumu. Izlasiet kritiskos rakstus oriģinālā un kopā ar ekspertu.
- Neesot atbildīgs un nosaucot darbības datumu. Bez "kas, ko, kad" darbībai nevar sekot.
- Nejauši nododot slepeno ierakstu transportlīdzeklim. Sanāksmju ieraksti satur personas/konfidenciālus datus; Ievērojiet politiku.
Uzmanību: sapulces kopsavilkums bieži kļūst par "oficiālo atmiņu"; mēnešus vēlāk "kādu lēmumu mēs pieņēmām?" Atbilde uz jautājumu ir šī piezīme. Tāpēc kļūda kopsavilkumā nākotnē var pārvērsties par nepatiesu realitāti. Vienmēr pārbaudiet kopsavilkumu un apstipriniet to dalībniekiem.
Rezumējot
Sanāksmju un dokumentu kopsavilkumi ir vieni no uzdevumiem, kuros AI ietaupa visvairāk laika. Labas sapulces īsziņas ir vērstas uz darbību: skaidri lēmumi, kurš/kas/kad rīkojas un atklāti jautājumi. Dokumenta kopsavilkums sagatavo jūs, taču tajā var izlaist svarīgu informāciju; Tas neaizstāj juridisko un finanšu dokumentu ekspertu pārbaudi. Lielākais risks ir tāds, ka AI nepareizi piešķirs lēmumus vai pievienos lietas, kas neeksistē; Tāpēc pārbaudiet katru kopsavilkumu, atdaliet lēmumu no varbūtības un lūdziet to apstiprināt dalībniekiem. Atbildība par kopsavilkumu ir administratoram.
Lietojumprogrammas uzdevums
Veiciet piezīmes (anonimizētas) no sapulces, kas notika šonedēļ. Izveidojiet uz darbību orientētu kopsavilkumu no AI, izmantojot iepriekš redzamo veidni “Sapulces kopsavilkums”. Pārbaudiet katru darbības vienumu un lēmumu pret oriģinālu; Mēģiniet atrast vismaz vienu "lēmuma vai iespēju" neskaidrību. Nosūtiet pārbaudīto kopsavilkumu dalībniekiem formātā “Darbības turpinājuma ziņojums”.
kontrolsaraksts
- [ ] Vai es vēlējos, lai kopsavilkums būtu uz darbību vērsts (lēmums/darbība/jautājums) struktūrā?
- [ ] Vai esmu nošķīris un pārbaudījis iespēju no lēmuma?
- [ ] Vai katrai darbībai esmu noteicis atbildīgu un termiņu?
- [ ] Vai esmu izlasījis oriģinālā juridiskā/finanšu dokumenta kritiskās klauzulas?
- [ ] Vai esmu ievērojis uzņēmuma politiku un konfidenciālas ierakstīšanas pārbaudes darbību?