Ieguvumi:
- Spēja izprast iekšējās komunikācijas skaidrības, toņa, laika un kanāla principus un izmantot mākslīgo intelektu, īpaši skaidrības un toņa pielāgošanā.
- Spēja saglabāt HR/juridisko apstiprinājumu sensitīvos ziņojumos (brīdinājums, izbeigšana, krīze) un personisku pieskārienu ziņojumos, kuros nepieciešama sirsnība
- Spēja izveidot melnrakstus ar anonīmu kontekstu, neatklājot personisku un konfidenciālu informāciju atvērtajiem rīkiem
Vadītājs pārsteidzoši daudz laika pavada rakstot: paziņojumus komandai, atsauksmes darbiniekiem, starpnodaļu e-pasta ziņojumus, politikas paziņojumus, apsveikuma un pateicības ziņojumus. Iekšējā komunikācija ir organizācijas nervu sistēma; Skaidra un savlaicīga komunikācija vairo uzticību, savukārt neorganizēta un aizkavēta komunikācija rada tenkas un nenoteiktību. AI ir spēcīgs palīglīdzeklis, kas gan paātrina, gan uzlabo iekšējās komunikācijas toni. Bet iekšējā komunikācija ir cilvēku attiecības; tāpēc robežai ir nozīme: AI izstrādā ziņojumu; Vadītājs ir atbildīgs par ziņojuma precizitāti, toni un cilvēcisko jūtīgumu.
Trīs labas iekšējās komunikācijas principi
Skaidrība: kad darbinieks ir izlasījis ziņojumu, viņam jāsaprot, kas viņiem jādara. Neskaidrais paziņojums rada desmit dažādas interpretācijas. Tonis: viena un tā pati informācija var likt vai salauzt cilvēku atkarībā no toņa. "Ziņojums ir novēlots, tas ir nepieņemami" un "Es pamanīju ziņojuma aizkavēšanos, parunāsim par šķērsli" ir viena un tā pati parādība, taču tām ir ļoti atšķirīgas attiecības. Laiks un kanāls: sliktas ziņas tiek piegādātas aci pret aci, nevis e-pastā; Nesteidzīga informācija sanāksmē neieplūst. AI ir liels palīgs skaidrībā un tonī; Taču laiks un kanālu izvēle ir administratora cilvēka spriedums.
AI visvērtīgākais ieguldījums ir toņu regulēšana. Dusmīga melnraksta nodošana mākslīgajam intelektam un teikšana "pārrakstiet to pašu ziņojumu konstruktīvā un cieņpilnā tonī" novērsīs daudzus attiecību negadījumus. Tāpat ļoti formāla un auksta teksta iesildīšana vai nekārtīgas domas noskaidrošana ir uzdevumi, kuros mākslīgais intelekts ir spēcīgs.
Padoms. Nekad nekavējoties nesūtiet ziņojumu, ko uzrakstījāt, kad bijāt dusmīgs. Vispirms sakiet AI “pārtulkot šo ziņojumu tonī, kas uztur attiecības un koncentrējas uz problēmu”, pēc tam pats izlasiet rezultātu un filtrējiet to caur cilvēku. Šis divu minūšu solis novērš nelabojamu aizvainojumu.
AI ierobežojums precizitātes saziņā
Daži iekšējās komunikācijas veidi ir ļoti jutīgi: brīdinājums par veiktspēju, izbeigšana, atbilde uz sūdzībām, konfliktu risināšana, krīzes paziņošana. AI var sagatavot šos ziņojumus, taču ir divi svarīgi noteikumi. Pirmkārt: ziņojumiem ar juridiskām/HR sekām (brīdinājums, izbeigšana, disciplīna) ir jāveic HR un, ja nepieciešams, juridiska apstiprināšana; AI projekts neaizstāj šo apstiprinājumu. Otrkārt: cilvēka jutīgumu nevar pārnest uz AI. Jums ir jāraksta līdzjūtības ziņojums, sarežģītas ziņas, personīga atzinība, nevis ar vispārējiem AI modeļiem, bet gan ar savām patiesajām zināšanām un sirsnību. Darbinieki nekavējoties pamana nepatiesus, "mašīnā rakstītus" ziņojumus un zaudē uzticību.
Arī konfidencialitāte: nesniedziet īstos vārdus, algas, disciplīnas informāciju iekšējā sarakstē atvērtajiem AI rīkiem. Pieprasot izklāstu, aprakstiet situāciju anonīmi un vispārīgi (“darbinieka snieguma atgriezeniskā saite”), pēc tam pievienojiet personisko informāciju pats.
trīs mini futrāļi
1. gadījums — toņu taupīšanas e-pasts. Kāds nodaļas vadītājs dusmīgs uzrakstīja skarbu e-pastu komandai, kas pastāvīgi kavējās. Pirms nosūtīšanas viņš teica AI “pārrakstīt tās pašas cerības skaidrā, bet cieņpilnā, uz risinājumu orientētā tonī”. Jaunais teksts deva tādu pašu vēstījumu, taču tā vietā, lai vainotu, tas aicināja invalīdu runāt. Tā vietā, lai sāktu aizstāvēt, komanda dalījās ar īsto šķērsli (programmatūras problēma); problēma atrisināta.
2. gadījums — nepatiesas svinēšanas sekas. Kāds menedžeris lika AI uzrakstīt ziņojumu, pilnībā atzīmējot komandas panākumus, un nosūtīja to bez izmaiņām. Teksts bija vispārīgs un klišejisks (“lielisks darbs, tā turpināt”). Viena no komandām teica: "Tas ir kā copy-paste, neviens pat neminēja viņa vārdu." Vadītājs mācījās: nākamajās svinībās viņš paņēma AI projektu un pievienoja ikviena konkrētu ieguldījumu ar saviem vārdiem; Efekts ir pilnībā mainījies.
3. gadījums — HR apstiprinājums sensitīvam paziņojumam. Kāda uzņēmuma departaments gatavojās slēgt. Vadītājs sagatavoja paziņojumu ar AI, bet nenosūtīja to tieši; HR un juridiskie darbinieki to pārskatīja, izlaboja divus potenciāli maldinošus paziņojumus un pievienoja trūkstošo informāciju par darbinieku tiesībām. Nosūtīts apstiprinātais teksts. AI nodrošināja ātrumu un apstiprinājuma drošību.
Četras kopējamas veidnes
1) Skaidrs paziņojuma melnraksts:
Jūsu loma: iekšējās komunikācijas asistents. Man jāuzraksta šāds paziņojums: [tēma un pamatinformācija]. Uzrakstiet īsu, skaidru paziņojumu, ko var saprast vienā lasījumā. Struktūra: (1) kas mainās, (2) kas no kā tiek gaidīts, (3) kad, (4) ar ko sazināties ar jautājumiem. Izvairieties no neskaidriem apgalvojumiem. Neizdomājiet citas detaļas, izņemot manis sniegto informāciju.
2) Toņa regulēšana:
Man šķiet, ka zemāk esošais ziņojums ir pārāk skarbs, lai to nosūtītu. Mainiet to uz cieņpilnu, uz risinājumu orientētu, attiecības saglabājošu toni, saglabājot tās pašas cerības un robežas. Izmantojiet valodu, lai kopīgi risinātu, nevis vainotu. Mīkstiniet ziņojuma saturu, pielāgojiet tā toni.Teksts: [teksts]
3) Atsauksmes konfigurēšana:
Sniegšu darbiniekam konstruktīvu atsauksmi. Situācija (anonīma): [konkrēta uzvedība, bez personas datiem]. Uzrakstiet man izklāstu ar "situācijas-ietekmes-gaidāmības" struktūru: novērotā uzvedība, ietekme, paredzamās izmaiņas. Mērķējiet uz uzvedību, nevis personu. Beigās pievienojiet piezīmi, kas man jums jāpasaka aci pret aci.
4) Svētku/atzinības skelets:
Nosvinēšu šādu komandas sasniegumu: [veiksmi].Dodiet man sirsnīgu atzinības Skeletu, bet atstājiet tādas atstarpes kā [ES PATS RAKSTĪŠU ŠEIT VISU KONKRĒTO IEGULDĪJUMU]. Izvairieties no klišejām; Atbrīvojiet vietu personalizēšanai.
Vāja uzvedne / spēcīga uzvedne
Vāja uzvedne:
Uzrakstiet komandai e-pastu.
Priekšmets, tonis, auditorija, cerības ir neskaidras. AI rada vispārīgu, klišejisku tekstu, kas nav skaidrs, kam tas ir rakstīts; Viņš droši vien izdomā detaļas, kuras neeksistē.
Spēcīga uzvedne:
Jūsu loma: iekšējās komunikācijas asistents. Uzrakstiet īsu e-pasta ziņojumu manai 12 personu operāciju komandai, paziņojot, ka mēs pārejam uz jaunu iknedēļas pārskatu sniegšanas kārtību. Būsim skaidrībā: kas ir mainījies, kas tiek gaidīts no visiem, kad nāks pirmais ziņojums. Saglabājiet toni atbalstošu, izvairieties no obligāta noskaņojuma. Nepievienojiet citu informāciju, izņemot manis sniegto informāciju.
Izmērs
slikta pieeja
Spēcīga pieeja
Priekšmets
nenoteikts
Net (pārskatu izkārtojums)
masa
nenoteikts
Komandā 12 cilvēki
tonis
nejauši
atbalstošs
cerības
Nav
atvērts
montāžas aizsardzība
Nav
Jā
Biežas kļūdas
- Tūlītēja dusmīgu ziņu nosūtīšana. Vispirms iestatiet toni ar AI, pēc tam izlaidiet to caur cilvēka filtru.
- Intimitātes deleģēšana AI. Apsveikumi, līdzjūtība, personīga atzinība jāraksta ar saviem vārdiem.
- Sensitīvas ziņas sūtīšana bez apstiprinājuma. Brīdinājumam/izbeigšanai/disciplīnai nepieciešams HR un juridisks apstiprinājums, ja nepieciešams.
- Personiskas/konfidenciālas informācijas sniegšana atvērtajam rīkam. Izskaidrojiet situāciju anonīmi, pievienojiet sīkāku informāciju vēlāk.
- Nevērīga attieksme pret kanālu un laiku. Sliktas ziņas tiek piegādātas, izmantojot atbilstošo kanālu, nevis pa e-pastu.
Uzmanību: iekšējās komunikācijas pamatā ir uzticēšanās, un uzticība tiek iegūta lēni un ātri zaudēta. Ziņojumi, kas rakstīti ar AI, bet kuriem trūkst cilvēka pieskāriena, var likt darbiniekiem justies tā, it kā "vadītājs par mani īsti nerūp". Izmantojiet AI kontūrām un toni; Vienmēr paturiet tuvību un galīgo apstiprinājumu sev.
Rezumējot
Iekšējā komunikācija ir organizācijas nervu sistēma; Skaidrība, tonis, laiks un kanāls rada uzticību. AI ir īpaši spēcīga skaidrībā un toņos: tas atvieglo dusmīgu tekstu pārvērst par kaut ko konstruktīvu, izskaidrot izkliedētu domu. Bet sensitīviem ziņojumiem (brīdinājums, pārtraukšana, krīze) ir nepieciešams HR/juridisks apstiprinājums; Ziņojumi, kas prasa sirsnību (apsveikums, atzinība), jāraksta saviem vārdiem. Nesniedziet personas datus, lai atvērtu rīkus. AI raksta melnrakstu; Ziņojuma precizitāte, tonis un cilvēciskais jūtīgums pieder vadītājam.
Lietojumprogrammas uzdevums
Izvēlieties vienu īstu iekšējo ziņojumu, kas jānosūta šonedēļ (paziņojums vai atsauksmes). Vispirms uzrakstiet izklāstu pats. Pēc tam pieprasiet AI otru versiju ar atbilstošo veidni un uzlabojiet tās signālu, izmantojot veidni "Toņa pielāgošana". Salīdziniet abas versijas, apvienojiet to labākos aspektus un pievienojiet savu personīgo pieskārienu. Ja tas ir jutīgs jautājums, pierakstiet, kādi apstiprinājumi jums tiks pakļauti.
kontrolsaraksts
- [ ] Vai es ņēmu vērā ziņojuma toni pirms tā nosūtīšanas?
- [ ] Vai tās daļas, kas prasa sirsnību, es uzrakstīju saviem vārdiem?
- [ ] Vai esmu izvairījusies sniegt atklātajam rīkam personisku/konfidenciālu informāciju?
- [ ] Vai esmu iesniedzis sensitīvo ziņojumu, lai saņemtu nepieciešamo HR/juridisko apstiprinājumu?
- [ ] Vai es izvēlējos pareizo kanālu un laiku?