Ieguvumi:
- Spēja izprast laba vadības ziņojuma piramīdas struktūru (kopsavilkums, kritiski konstatējumi, detaļas) un nodrošināt mākslīgā intelekta ietvaru, lai sagatavotu uz lēmumu orientētu ziņojumu
- Iespēja rakstīt viltus drošus uzvednes, kas neļauj AI pievienot skaitļus un komplimentus, kas datos nepastāv
- Iemācieties parakstīt katru atskaites numuru pēc tā pārbaudes, savienojot to ar avotu
Atskaišu rakstīšana ir viens no laikietilpīgākajiem, bet vismazāk populārajiem vadības uzdevumiem. Iknedēļas darbības pārskats, ikmēneša darbības kopsavilkums, prezentācija direktoru padomei, nodaļas statusa piezīme... Lielākā daļa no tiem atkārto vienu un to pašu sistēmu: saskaitiet skaitļus, salīdziniet ar iepriekšējo periodu, izceliet svarīgo, esiet īsi. Tieši šeit spīd AI. Šajā nodaļā mēs uzzināsim, kā no izkliedētiem datiem izveidot tīru, lasāmu, uz lēmumiem orientētu vadības ziņojumu. Atkal robeža ir skaidra: AI raksta ziņojuma projektu; Pārvaldnieks pārbauda katru tajā esošo numuru un paraksta ziņojumu.
Laba vadības ziņojuma anatomija
Slikts ziņojums ir garš un plakans: lappuses un skaitļu lappuses, bez uzsvara, bez “ko nu?” Uz jautājumu nav atbildes. Labs ziņojums ir piramīda. Augšpusē ir kopsavilkums — 3–5 vienumu kopsavilkums, kas sagatavots prasīgākajam lasītājam, lai to saprastu 30 sekunžu laikā. Tālāk ir sniegti kritiski konstatējumi, bet apakšā - papildu informācija. Aizņemts izpilddirektors lasa tikai augšējo daļu; Tie, kas ir ziņkārīgi, nāk lejā.
Labam ziņojumam ir trīs īpašības. Prioritāte: vispirms 3 vissvarīgākās lietas. Salīdzinājums: katrs skaitlis ir norādīts ar atsauci (pēdējais mēnesis, mērķis, budžets). Orientācija uz darbību: bez "notika" ir arī "ko darīt". Ja, drukājot atskaiti AI, skaidri pieprasāt šīs trīs funkcijas, izvade no skaitļu kaudzes tiek pārveidota par lēmumu pieņemšanas rīku.
Padoms. Tā vietā, lai liktu AI “rakstīt ziņojumu”, piešķiriet tam tādu ietvaru kā “kopsavilkums + 3 kritiski konstatējumi + 2 ieteicamās darbības”. Ja nosakāt skeletu, ziņojums atbilst jūsu domāšanas veidam, nevis nejaušajai AI struktūrai.
Skaitļa pārvēršana stāstā, bet neizdomājot to
AI lielākā stiprā puse ir tā, ka tas pārvērš sausu skaitli raitā teikumā: "Šonedēļ sūtījumu kavēšanās ir samazinājusies par ceturtdaļu, veicinot klientu apmierinātību", nevis "Kavēšanās līmenis samazinājies no 0,12 līdz 0,09." Bet tieši šeit slēpjas lielākais risks: AI var pievienot skaitļus, iemeslus un atzinības, kas nav jūsu datos, lai bagātinātu stāstījumu. Tātad zelta likums: AI izmantos tikai tos skaitļus, kurus jūs tam piešķirat; tā interpretācija balstīsies uz datiem; Viņš atzīmēs apgabalu, par kuru nav pārliecināts, kā "nav datu".
Otrs svarīgais atskaites punkts ir konsekvence. Tāda pati struktūra, tie paši KPI, viena un tā pati secība katru nedēļu. Tātad lasītājs ātri redz izmaiņas. Ja AI vienreiz piešķir labu veidni un katru periodu izmanto vienu un to pašu veidni, palielinās gan ātrums, gan pārliecība.
trīs mini futrāļi
1. gadījums — 90 minūtes līdz 15 minūtes. Ražošanas uzņēmuma plānošanas vadītājs katru nedēļu 90 minūtēs sagatavoja darbības pārskatu. Izveidota fiksēta AI veidne: kopsavilkums, šonedēļ/pagājušajā nedēļā 5 KPI salīdzinājums, 3 kritiski konstatējumi, 2 darbības. Tagad tas ielīmē anonīmus datus un beidzas pēc 15 minūtēm; Atlikušo laiku viņš velta laukuma apskatei. Viņš pats kontrolē katru numuru.
2. gadījums — safabricētas uzslavas uztveršana. Pārdošanas menedžeris lika AI rakstīt ikmēneša pārskatu. YZ pievienoja entuziasma pilnu teikumu: "Šomēnes komanda laboja rekordu ar neparastu sniegumu"; Tomēr datos nebija "rekorda", pārdošanas apjoms bija par 6 procentiem zem mērķa. Direktore to pamanīja un izlaboja, neatgriezeniski ieviešot savā uzvednē noteikumu "nepārspīlējiet, nepievienojiet uzslavas, vienkārši paļaujieties uz datiem".
3. gadījums — divi ziņojumi divām auditorijām. Reģionālajam vadītājam bija nepieciešami divi atsevišķi ziņojumi no vieniem un tiem pašiem datiem: detalizēts operāciju piezīme komandai uz lauka, puslapas kopsavilkums ģenerālmenedžerim. Viņš sniedza mākslīgajam intelektam tos pašus anonīmos datus un lika tai sagatavot divus ziņojumus ar divām dažādām uzvednēm — vienu detalizētu, otru destilētu. Pēc abu pārbaudes man bija divas gatavas izdrukas vienas darblapas vietā.
Četras kopējamas veidnes
1) Iknedēļas darbības pārskata veidne:
Jūsu loma: operāciju vadītāja ziņotāja palīgs. Izmantojiet pievienotos anonimizētos iknedēļas datus. Uzrakstiet ziņojumu ar šādu struktūru:1) KOPSAVILKUMS: ne vairāk kā 4 vienības, katrā pa vienam teikumam.2) KPI TABULA: šonedēļ / pagājušajā nedēļā / izmaiņas (%).3%) KRITISKIE ATZINUMI: ne vairāk kā 3, katrs balstās uz datiem.4) IETEIKĀMĀS DARBĪBAS: ne vairāk kā 2. Vienkārši izmantojiet skaitļus. Nepievienojiet slavēšanu/pārspīlējumu; ierakstiet "nav datu", ja neesat pārliecināts.
2) Kopsavilkuma destilācija:
Zemāk ir garš ziņojums. Samaziniet to līdz 5 vienumu kopsavilkumam, ko aizņemts vadītājs izlasītu 30 sekunžu laikā. Katrā vienumā ir jābūt vienam teikumam, vienam ciparam, sākot ar svarīgāko. Detaļu pievienošana; izdomā jaunus skaitļus.
3) skaitļa pārvēršana stāstā (atbilstošs pierādījums):
Tulkojiet šīs KPI izmaiņas tekošos, bet nepietiekami izteiktos teikumos: [izmaiņu saraksts]. Lai katrs teikums ir balstīts tikai uz manis norādīto skaitli. Nepievienot iemeslu/seku apgalvojumu; Vienkārši skaidri uzrakstiet "kas ir mainījies". Izmantojiet turku, formālu un vienkāršu valodu.
4) Pielāgošana divām auditorijām:
Pielāgojiet šo pārskatu divās versijās: (A) Lauka komandai: operatīvā informācija ar uzdevumu sarakstu. (B) Ģenerāldirektoram: puse lapas, tikai stratēģiskie virsraksti. Izmantojiet tos pašus skaitļus, tāpēc abās versijās nav pretrunu.
Vāja uzvedne / spēcīga uzvedne
Vāja uzvedne:
Sagatavojiet pārskatu ar šiem datiem.
Nav struktūras, bez masas, bez garuma, bez montāžas aizsardzības. AI izmet nekārtīgu, garu, neuzsvērtu tekstu un, iespējams, pievieno komentārus, kas neeksistē.
Spēcīga uzvedne:
Jūsu loma: reportieris. Izmantojiet pievienotos anonīmos ikmēneša datus. Uzrakstiet puslappusi garu ziņojumu ģenerāldirektoram: (1) 4 punktu kopsavilkums, (2) 3 KPI, kas atšķiras no mērķa, (3) viena ieteicamā darbība. Vienkārši izmantojiet manis dotos skaitļus, nepārspīlējot, atzīmējiet neskaidro apgabalu kā "nav datu".
Izmērs
slikta pieeja
Spēcīga pieeja
struktūra
nenoteikts
skaidrs skelets
masa
nenoteikts
ģenerālmenedžeris
garums
neierobežots
puse lapas
montāžas aizsardzība
Nav
Jā
lēmuma vērtība
zems
augsts
Biežas kļūdas
- Ziņojuma pieprasīšana, nesniedzot paziņojumu. Ja nenorādīsit struktūru, AI izveidos nejaušu struktūru.
- Aizmirstot par stiprinājuma aizsardzību. Bez noteikuma "nepārspīlējiet, vienkārši paļaujieties uz datiem", mākslīgais intelekts papildina uzslavas un iemeslus.
- Neliekot salīdzināšanas atsauci. Skaitlim nav nozīmes bez pagājušā perioda/mērķa/budžeta.
- Katra termina izmantošana citā veidnē. Nekonsekventa struktūra apgrūtina izmaiņas.
- Parakstīšana bez verifikācijas. Katru atskaites numuru nedrīkst izplatīt bez jūsu kontroles.
Uzmanību! Kad atskaite ir nosūtīta, to nevar izgūt; Ja uz tāfeles nonāk nepareizs numurs, tiek sabojāta reputācija. Neļaujiet sevi atbaidīt no mākslīgā intelekta mainīgās valodas — raitums nenozīmē precizitāti. Savienojiet katru figūru ar tās avotu.
Rezumējot
Pārvaldības ziņojumi ir viena no jomām, kurā mākslīgais intelekts tiek izmantots visefektīvāk, pateicoties tās atkārtotajai struktūrai. Labs ziņojums ir piramīda: kopsavilkums augšpusē, kritiskie secinājumi zemāk, sīkāka informācija apakšā. Jūs atdodat skeletu AI; Lūdziet prioritāti, salīdzinājumu un darbības orientāciju. Lielākais risks ir tāds, ka AI pievienos skaitļus un komplimentus, kas nav jūsu datos; Katrā uzvednē izmantojiet noteikumu "tikai pamatojoties uz datiem, nepārspīlējiet". Konsekventa veidne palielina ātrumu un pārliecību. Paraksts vienmēr ir jūsu.
Lietojumprogrammas uzdevums
Izvēlieties pārskatu, ko sagatavojat regulāri (iknedēļas vai mēneša). Pielāgojiet iepriekš minēto “Iknedēļas operāciju pārskata veidni” saviem KPI un ļaujiet to vienreiz sagatavot ar anonīmiem datiem. Salīdziniet katru numuru izvadā ar avota datiem; Ja atrodat kaut vienu neatbilstošu numuru, pastipriniet uzvedni. Atzīmējiet ietaupīto laiku un labotās kļūdas.
kontrolsaraksts
- [ ] Vai es noteicu ziņojuma skeletu (struktūru, garumu, masu)?
- [ ] Vai es savā uzvednē iekļāvu kārtulu "balstīts tikai uz datiem, nepārspīlējiet"?
- [ ] Vai esmu salīdzinājis katru KPI ar atsauci (pēdējais periods/mērķis)?
- [ ] Vai esmu pārbaudījis visus izvadā esošos skaitļus ar avota datiem?
- [ ] Vai es personīgi pārbaudīju ziņojumu pirms tā izplatīšanas?