Pelnas:
- Gebėjimas sudaryti į veiksmus orientuotą susitikimo santrauką (sprendimai, kas/kas/kada veiksmas, atviri klausimai) ir atskirti sprendimą nuo galimybės
- Gebėjimas naudoti dokumento santrauką kaip gairių žemėlapį ir skaityti svarbius teisinių ir finansinių dokumentų elementus originalu ir su ekspertu.
- Galimybė patikrinti kiekvieną santrauką ir paprašyti dalyvių ją patvirtinti, kad išvengtų rizikos, kad dirbtinis intelektas priskirs neteisingus sprendimus
Daugiausia vadovai skundžiasi dviem dalykais: per daug susitikimų ir per daug dokumentų, kad juos būtų galima perskaityti. Savaitės susitikimų srautas gali lengvai pasiekti 10 valandų; Gaunamos sutartys, ataskaitos, el. pašto grandinės ir pramonės dokumentai sukuria begalinį skaitymo krūvą. AI labai palengvina šias dvi naštas: susitikimo įrašą paverčia struktūrizuotu užrašu per kelias minutes, o ilgą dokumentą paverčia glaustu instruktažu. Šiame skyriuje sužinosime, kaip teisingai ir saugiai atlikti šiuos du darbus. Riba: AI sukuria santrauką; Vadovas atsako už santraukos tikslumą ir išsamumą bei tikslų sprendimų atspindėjimą.
Susitikimo santrauka: nuo sprendimo iki veiksmo
Blogas susitikimo užrašas aprašo viską, kas įvyko nuo pradžios iki pabaigos, bet klausia „kokį sprendimą priėmėme, kas ką darys? neatsako į klausimą. Gera susitikimo santrauka yra orientuota į veiksmus ir aiškiai apima tris dalykus: priimtus sprendimus, veiksmų elementus (kas, ką, kada) ir neatskleistus klausimus. Kai pateiksite AI susitikimo stenogramą, paprašykite jos tikslios struktūros; Priešingu atveju tekstas bus ilgas ir nenaudingas.
Didžiausia rizika susitikimo santraukoje yra ta, kad AI neteisingai priskirs sprendimus arba parašys neišsakytą sprendimą kaip „sprendimą“. Skirtumas tarp „galbūt taip ir padarysime“ susitikime yra labai svarbus. Taigi būtinai perskaitykite AI trumpą informaciją ir patikrinkite kiekvieną veiksmą ir sprendimą; Neaiškius pažymėkite kaip „būtina patikslinti“. Be to, susitikimų įrašuose yra asmens duomenų ir konfidencialios informacijos; Prieš pateikdami registruotas transporto priemones atidaryti transporto priemones, laikykitės savo įmonės politikos ir informacijos apie dalyvius.
Patarimas: iš karto po susitikimo paruoškite susitikimo santrauką ir išsiųskite ją dalyviams sakydami: „Čia yra veiksmų elementai, pataisykite mane, jei klystu“. Tai patvirtina galimą AI klaidą žmonėms ir verčia visus atsakyti. Jei lauksite dieną, detalės bus prarastos.
Dokumento santrauka: sutrumpinkite iki esmės
Jei neturite laiko perskaityti ilgos ataskaitos, sutarties ar pramonės dokumento, galite paprašyti AI surengti „vykdomąjį instruktažą“: pagrindinės išvados, kas jums rūpi, rizika ir tolesni veiksmai. Tačiau čia slypi du pavojai. Pirma, net jei santraukoje teisingai užfiksuota pagrindinė mintis, joje gali būti palikta svarbi detalė (sutarties sąlyga, išimtis, sąlyga). Antra, AI kartais „apibendrina“ rezultatą, kurio dokumente nėra.
Todėl, jei nuspręsite naudoti dokumento santrauką, naudokite santrauką kaip planą ir perskaitykite svarbias dalis originale. Ypač teisiniuose ir finansiniuose dokumentuose (sutartyje, pasiūlyme, teisės aktuose) AI santrauka niekada neturėtų pakeisti ekspertų peržiūros; Rimta klaida pasirašyti sutartį pasikliaujant AI santrauka. Santrauka jus paruošia; Sprendimą priima pats dokumentas ir ekspertas.
trys mini dėklai
1 atvejis – susitikimas, kuris virto veiksmu. Projekto komandoje susitikimai truko ilgai, bet niekas tiksliai nežinojo, ką daryti vėliau. Vadovas perdavė susitikimo stenogramą AI ir pradėjo gauti santrauką formatu „tik sprendimai + veiksmas (kas/kas/kada) + atviri klausimai“. Santrauką jis iškart nusiuntė komandai. Kitą mėnesį skundai dėl „pamirštų darbų“ beveik išnyko, nes buvo surašytos visų pareigos.
2 atvejis – praleista sutarties sąlyga. Vadovas AI apibendrino 30 puslapių tiekimo sutartį ir patvirtino ją remdamasis santrauka. Suvestinėje buvo teisingai užfiksuotos pagrindinės sąlygos, tačiau nebuvo įtraukta automatinio atnaujinimo ir nuobaudų sąlygos. Įmonė įstrigo dar vienerius metus ir nenorėjo. Pamoka: yra santrauka teisinio dokumento preambulė; Kritiniai straipsniai skaitomi originalu ir su advokatu.
3 atvejis – neteisingas sprendimas. Susitikimo santraukoje YZ rašė: „Biudžeto padidinimas patvirtintas“; Tačiau posėdyje kalbėta, kad „biudžeto didinimas bus įvertintas“. Vadovas perskaitė santrauką prieš siųsdamas ją, užfiksavo klaidą ir ją ištaisė. Jei jis būtų jį išsiuntęs be patikrinimo, finansų komanda būtų galėjusi veikti pagal neegzistuojantį patvirtinimą. Šiek tiek skaitymo išvengė didelės netvarkos.
Keturi kopijuojami šablonai
1) Susitikimo santrauka (orientuota į veiksmą):
Jūsų vaidmuo: susitikimo reporteris. Žemiau yra susitikimo stenograma. Ją apibendrinkite šioje struktūroje:1) PRIIMTI SPRENDIMAI (aiškūs, atskirti "būtina įvertinti" nuo "nusprendžiama").2) VEIKSMŲ PUNKTAI: kas / kas / terminas (lentelė).3) ATVIRIE KLAUSIMAI / patikslinti. Nepriimti jokių sprendimų ar veiksmų, kurie nepaminėti stenogramoje; Dviprasmybę pažymėkite kaip „būtina patikslinti“.
2) Dokumentų valdytojo instruktažas:
Sutrumpinkite šį ilgą dokumentą labai užimtam vadovui: (1) dokumento tikslas, (2) 5 pagrindiniai klausimai, kurie man rūpi, (3) rizika / svarstymai, (4) rekomenduojamas kitas žingsnis. Naudokite tik dokumente esančią informaciją; Pridėkite rezultatą arba skaičių. Neaiškią dokumento dalį pažymėkite kaip „neaiškią“.
3) Kritinės medžiagos išgavimas (sutartis / teisės aktai):
Šiame dokumente pateikiami KRITINĖS sritys sprendimui priimti: laikotarpis, pratęsimas, nutraukimas, netesybų sąlyga, mokėjimo sąlyga, atsakomybė, išimtis. Pacituokite kiekvieną su teiginiu iš dokumento. Tai preliminarus nuskaitymas; Tai nepakeičia teisinės peržiūros, nurodykite tai.
4) Pranešimas apie tolesnius veiksmus:
Išverskite šiuos susitikimo veiksmus į trumpą tolesnį pranešimą dalyviams: [veiksmų sąrašas]. Paaiškinkite, už ką kiekvienas asmuo yra atsakingas. Pranešimo pabaigoje pridėkite pastabą „Jei kas nors negerai / neužbaigta, praneškite man per 24 valandas“.
Silpnas raginimas / Stiprus raginimas
Silpnas raginimas:
Apibendrinkite šį susitikimą.
Jokios struktūros, jokio sprendimo/veiksmo skirtumo, jokios gamybos apsaugos. AI grąžina sklandų, bet nesuformuotą tekstą; Tai gali supainioti galimybes su sprendimais.
Galingas raginimas:
Jūsų vaidmuo: reporteris. Toliau apibendrinkite susitikimo stenogramą. Noriu tik trijų antraštių: (1) priimti aiškūs sprendimai, (2) veiksmų punktai kas/kas/termino lentelė, (3) atviri klausimai. Niekada nemaišykite „būti įvertintas“ su „nusprendęs“. Nepridėkite nieko, ko dar nėra stenogramoje.
Dydis
prastas požiūris
Stiprus požiūris
struktūra
nemokamai
Sprendimas/veiksmas/klausimas
Atsakomybė
neapibrėžtas
kas/kas/kada
sprendimo aiškumas
sumaišytas
aiškus skirtumas
tvirtinimo apsauga
Nėra
Taip
atsekamumas
žemas
aukštas
Dažnos klaidos
- Galimybės painiojimas su sprendimu. Atskirkite „turi būti įvertintas“ ir „patvirtintas“ ir patikrinkite.
- Santraukos platinimas jo nepatikrinus. AI gali klaidingai priskirti sprendimą; Perskaitykite prieš siųsdami.
- Sutarties pasirašymas remiantis santrauka. Skaitykite svarbius straipsnius originalu ir su ekspertu.
- Nebūti atsakingas ir nurodyti veiksmų datą. Be „kas, kas, kada“ veiksmas negali būti vykdomas.
- Atsitiktinai perduodamas slaptas įrašas transporto priemonei. Posėdžių įrašuose yra asmens/konfidencialių duomenų; Laikykitės politikos.
Atsargiai: susitikimo santrauka dažnai tampa „oficialia atmintimi“; po mėnesių „kokį sprendimą priėmėme? Atsakymas į klausimą yra tas užrašas. Todėl klaida santraukoje ateityje gali virsti klaidinga realybe. Visada patikrinkite santrauką ir patvirtinkite ją dalyviams.
Apibendrinant
Susitikimai ir dokumentų santraukos yra vienos užduočių, kuriose dirbtinis intelektas sutaupo daugiausiai laiko. Geri susitikimų trumpi pranešimai yra orientuoti į veiksmus: aiškūs sprendimai, kas/ką/kada veiks ir atviri klausimai. Dokumento santrauka parengia jus, tačiau gali būti nepastebėta svarbių detalių; Tai nepakeičia teisinių ir finansinių dokumentų ekspertinės peržiūros. Didžiausia rizika yra ta, kad AI neteisingai priskirs sprendimus arba pridės dalykų, kurių nėra; Taigi patikrinkite kiekvieną santrauką, atskirkite sprendimą nuo tikimybės ir paprašykite, kad dalyviai jį patvirtintų. Atsakomybė už santrauką tenka administratoriui.
Taikymo užduotis
Užsirašykite (anonimiškai) iš susitikimo, kurį surengėte šią savaitę. Sukurkite į veiksmą orientuotą suvestinę iš AI naudodami anksčiau pateiktą šabloną „Susitikimo suvestinė“. Patikrinkite kiekvieną veiksmo elementą ir sprendimą prieš originalą; Pabandykite rasti bent vieną „sprendimo ar galimybės“ dviprasmiškumą. Siųskite savo patvirtintą suvestinę dalyviams formatu „Veiksmo tolesnis pranešimas“.
kontrolinis sąrašas
- [ ] Ar norėjau, kad santrauka būtų orientuota į veiksmą (sprendimas / veiksmas / klausimas)?
- [ ] Ar išskyriau ir patikrinau galimybę nuo sprendimo?
- [ ] Ar kiekvienam veiksmui nustačiau atsakingą ir terminą?
- [ ] Ar perskaičiau svarbias nuostatas pirminiame teisiniame / finansiniame dokumente?
- [ ] Ar laikiausi įmonės politikos ir konfidencialaus įrašymo patikrinimo etapo?