Pelnas:
- Gebėjimas suprasti vidinės komunikacijos aiškumo, tono, laiko ir kanalo principus bei naudoti dirbtinį intelektą, ypač koreguojant aiškumą ir toną.
- Gebėjimas išlaikyti žmogiškųjų išteklių / teisinį patvirtinimą jautriuose pranešimuose (įspėjimas, nutraukimas, krizė) ir asmeninis ryšys nuoširdumo reikalaujančiose žinutėse
- Galimybė kurti juodraščius su anoniminiu kontekstu neatskleidžiant asmeninės ir konfidencialios informacijos įrankiams
Vadovas stebėtinai daug laiko praleidžia rašydamas: pranešimus komandai, atsiliepimus darbuotojams, tarpžinybinius el. laiškus, politikos pareiškimus, sveikinimo ir padėkos žinutes. Vidinė komunikacija – tai organizacijos nervų sistema; Aiškus ir savalaikis bendravimas stiprina pasitikėjimą, o neorganizuotas ir uždelstas bendravimas sukelia apkalbas ir netikrumą. AI yra galinga pagalba, kuri pagreitina ir pagerina vidinės komunikacijos toną. Tačiau vidinis bendravimas yra žmonių santykiai; štai kodėl svarbi riba: AI parengia pranešimą; Vadovas yra atsakingas už pranešimo tikslumą, toną ir žmogišką jautrumą.
Trys geros vidinės komunikacijos principai
Aiškumas: kai darbuotojas perskaito pranešimą, jis turėtų suprasti, ką turi daryti. Neaiškus skelbimas sukelia dešimt skirtingų interpretacijų. Tonas: ta pati informacija gali priversti arba sugadinti žmogų, priklausomai nuo tono. „Pranešimas vėluoja, tai nepriimtina“ ir „Pastebėjau pranešimo vėlavimą, pakalbėkime apie kliūtį“ turi tą patį reiškinį, tačiau juos sieja labai skirtingi santykiai. Laikas ir kanalas: blogos naujienos pristatomos akis į akį, o ne el. paštu; Neskubi informacija į susirinkimą neįsiveržia. AI labai padeda aiškiau ir tonuoti; Tačiau laikas ir kanalo pasirinkimas yra administratoriaus žmogaus sprendimas.
Vertingiausias dirbtinio intelekto indėlis yra tonų derinimas. Įteikę piktą juodraštį AI ir sakydami „perrašyk tą pačią žinutę konstruktyviu ir pagarbiu tonu“, išvengsite daugelio santykių nelaimingų atsitikimų. Taip pat labai formalaus ir šalto teksto apšildymas arba netvarkingos minties paaiškinimas yra užduotys, kuriose dirbtinis intelektas yra stiprus.
Patarimas: niekada iš karto nesiųskite žinutės, kurią parašėte, kai buvote piktas. Pirmiausia pasakykite AI „išverskite šią žinią į toną, kuris palaiko santykius ir sutelkia dėmesį į problemą“, tada patys perskaitykite išvestį ir filtruokite ją per žmogų. Šis dviejų minučių žingsnis užkerta kelią nepataisomiems pasipiktinimams.
AI riba tikslumo komunikacijoje
Kai kurios vidinės komunikacijos rūšys yra labai jautrios: įspėjimas apie veiklą, nutraukimas, atsakymas į skundus, konfliktų sprendimas, pranešimai apie krizę. AI gali parengti šiuos pranešimus, tačiau yra dvi svarbios taisyklės. Pirma: žinutės, turinčios teisines/HR pasekmes (įspėjimas, nutraukimas, drausmė), turi būti HR ir, jei reikia, teisiškai patvirtintos; AI projektas nepakeičia šio patvirtinimo. Antra: žmogaus jautrumas negali būti perkeltas į DI. Turėtumėte parašyti užuojautą, sunkią naujieną, asmeninį įvertinimą, ne vadovaudamiesi bendrais AI modeliais, o savo tikromis žiniomis ir nuoširdumu. Darbuotojai iš karto aptinka nenuoširdžius, „mašinomis rašytus“ pranešimus ir praranda pasitikėjimą.
Taip pat konfidencialumas: vidiniame susirašinėjime su atvirais AI įrankiais nepateikite tikrų vardų, atlyginimų, disciplinos detalių. Prašydami apytiksliai, apibūdinkite situaciją anonimiškai ir bendrai ("darbuotojo veiklos atsiliepimai"), tada patys pridėkite asmeninę informaciją.
trys mini dėklai
1 atvejis – tonus taupantis el. Departamento vadovas supykęs parašė įžeidžiantį elektroninį laišką nuolat vėluojančiai komandai. Prieš išsiųsdamas jis liepė dirbtiniam intelektui „perrašyti tuos pačius lūkesčius aiškiu, bet pagarbiu, į sprendimus orientuotu tonu“. Naujasis tekstas davė tą pačią žinią, tačiau užuot kaltinusi, kviečia neįgalųjį pasisakyti. Užuot ginusi, komanda pasidalijo tikrąja kliūtimi (programinės įrangos problema); problema išspręsta.
2 atvejis. Nenuoširdžios šventės poveikis. Vadovas liepė dirbtiniam intelektui parašyti pranešimą apie visišką komandos sėkmę ir išsiųsti jį be pakeitimų. Tekstas buvo bendras ir klišė („puikus darbas, taip ir toliau“). Viena iš komandos pasakė: „Tai tarsi kopijavimas-įklijavimas, niekas net nepaminėjo jo vardo“. Vadovas išmoko pamoką: kitoje šventėje jis paėmė AI juodraštį ir savo žodžiais pridėjo kiekvieno konkretų indėlį; Poveikis visiškai pasikeitė.
3 atvejis – HR patvirtinimas dėl neskelbtino pranešimo. Buvo ketinama uždaryti įmonės skyrių. Vadovas parengė skelbimą su AI, bet jo tiesiogiai neišsiuntė; HR ir teisininkai jį peržiūrėjo, ištaisė du galimai klaidinančius teiginius ir pridėjo trūkstamos informacijos apie darbuotojų teises. Patvirtintas tekstas išsiųstas. AI suteikė greitį, patvirtinimo saugumą.
Keturi kopijuojami šablonai
1) Aiškus pranešimo juodraštis:
Jūsų vaidmuo: vidinės komunikacijos asistentas. Man reikia parašyti tokį skelbimą: [tema ir pagrindinė informacija]. Parašykite trumpą, aiškų pranešimą, kurį būtų galima suprasti per vieną kartą. Struktūra: (1) kas keičiasi, (2) ko iš kieno tikimasi, (3) kada, (4) į ką kreiptis kilus klausimais. Venkite neaiškių teiginių. Nekurkite kitų detalių, išskyrus mano pateiktą informaciją.
2) Tono reguliavimas:
Man atrodo, kad toliau pateiktas pranešimas per griežtas, kad galėčiau jį siųsti. Pakeiskite jį į pagarbų, į sprendimus orientuotą, santykius išsaugantį toną, išlaikant tuos pačius lūkesčius ir ribas. Naudokite kartu sprendimo, o ne kaltinimo kalbą. Sušvelninkite pranešimo esmę, pakoreguokite jos toną.Tekstas: [tekstas]
3) Grįžtamojo ryšio konfigūravimas:
Darbuotojui duosiu konstruktyvų atsiliepimą. Situacija (anoniminė): [konkretus elgesys, jokių asmeninių duomenų]. Parašykite man metmenis su struktūra „situacija-poveikis-laukimas“: pastebėtas elgesys, poveikis, numatomi pokyčiai. Nukreipkite į elgesį, o ne į asmenį. Pabaigoje pridėkite pastabą, kad turiu jums pasakyti akis į akį.
4) Šventės / dėkingumo skeletas:
Pasidžiaugsiu tokiu komandos pasiekimu: [sėkmė]. Padovanok man nuoširdaus padėkos žinutę, bet palikite tokias erdves kaip [ČIA PARAŠYSIU KONKRETUS KONKRETUS KONKRETUS]. Venkite klišių; Padarykite vietos suasmeninimui.
Silpnas raginimas / Stiprus raginimas
Silpnas raginimas:
Parašykite komandai laišką.
Tema, tonas, auditorija, lūkesčiai neaiškūs. AI sukuria bendrą, klišinį tekstą, kuriam neaišku, kam jis parašytas; Tikriausiai jis sugalvoja detales, kurių nėra.
Galingas raginimas:
Jūsų vaidmuo: vidinės komunikacijos asistentas. Parašykite trumpą el. laišką mano 12 žmonių operacijų komandai ir praneškite, kad pereiname prie naujos savaitinės ataskaitų teikimo tvarkos. Išsiaiškinkime: kas pasikeitė, ko iš visų tikimasi, kada ateis pirmasis pranešimas. Išlaikykite palaikantį toną, venkite imperatyvios nuotaikos. Nepridėkite kitos informacijos nei mano pateikta informacija.
Dydis
prastas požiūris
Stiprus požiūris
Tema
neapibrėžtas
Tinklas (ataskaitų išdėstymas)
masė
neapibrėžtas
12 žmonių komanda
tonas
atsitiktinis
palaikantis
lūkesčius
Nėra
atviras
tvirtinimo apsauga
Nėra
Taip
Dažnos klaidos
- Iškart siunčiama pikta žinutė. Pirmiausia nustatykite toną naudodami AI, tada perleiskite jį per žmogaus filtrą.
- Intymumo perdavimas dirbtiniam intelektui. Sveikinimai, užuojauta, asmeninis įvertinimas turėtų būti parašyti savais žodžiais.
- Skelbtina žinutė siunčiama be patvirtinimo. Įspėjimas / nutraukimas / drausmė reikalauja HR ir teisinio patvirtinimo, kai reikia.
- Asmeninės / konfidencialios informacijos suteikimas atidarytam įrankiui. Paaiškinkite situaciją anonimiškai, detales pridėkite vėliau.
- Nepaisoma kanalo ir laiko. Blogos naujienos pateikiamos atitinkamu kanalu, o ne el. paštu.
Dėmesio: vidinė komunikacija grindžiama pasitikėjimu, o pasitikėjimas įgyjamas lėtai ir greitai prarandamas. Žinutės, parašytos naudojant dirbtinį intelektą, tačiau neturinčios žmogiško prisilietimo, gali priversti darbuotojus jaustis taip, tarsi „vadybininkui man nerūpi“. Naudokite AI kontūrams ir tonams nustatyti; Visada išlaikykite intymumą ir galutinį pritarimą sau.
Apibendrinant
Vidinė komunikacija yra organizacijos nervų sistema; Aiškumas, tonas, laikas ir kanalas sukuria pasitikėjimą. Dirbtinis intelektas yra ypač stiprus aiškumu ir tonu: jis padeda lengviau piktą tekstą paversti kažkuo konstruktyviu, išsiaiškinti išsibarsčiusią mintį. Tačiau jautriems pranešimams (įspėjimui, nutraukimui, krizei) reikalingas HR / teisinis patvirtinimas; Nuoširdumo reikalaujantys pranešimai (sveikinimai, įvertinimai) turėtų būti parašyti savais žodžiais. Neteikite asmeninės informacijos atidarant įrankius. AI rašo juodraštį; Pranešimo tikslumas, tonas ir žmogiškas jautrumas priklauso vadovui.
Taikymo užduotis
Pasirinkite vieną tikrą vidinį pranešimą, kurį turite išsiųsti šią savaitę (pranešimą arba atsiliepimą). Pirmiausia pats parašykite metmenis. Tada paprašykite dirbtinio intelekto antrosios versijos su atitinkamu aukščiau pateiktu šablonu ir pagerinkite jo toną naudodami šabloną „Tono koregavimas“. Palyginkite dvi versijas, sujunkite geriausius jų aspektus ir pridėkite savo asmeninį ryšį. Jei tai opus klausimas, atkreipkite dėmesį, kokius patvirtinimus gausite.
kontrolinis sąrašas
- [ ] Ar prieš siųsdamas atsižvelgiau į pranešimo toną?
- [ ] Ar nuoširdumo reikalaujančias dalis parašiau savais žodžiais?
- [ ] Ar vengiau atskleisti asmeninę / konfidencialią informaciją apie atvirą įrankį?
- [ ] Ar pateikiau slaptą pranešimą, kad gaučiau reikiamą žmogiškųjų išteklių / teisinį patvirtinimą?
- [ ] Ar pasirinkau tinkamą kanalą ir laiką?