Pelnas:
- Gebėjimas suprasti geros valdymo ataskaitos piramidės struktūrą (santrauka, kritinės išvados, detalės) ir sudaryti pagrindus dirbtiniam intelektui, kad būtų galima parengti į sprendimus orientuotą ataskaitą.
- Galimybė rašyti klaidinančius raginimus, neleidžiančius AI pridėti skaičių ir komplimentų, kurių nėra duomenyse
- Sugebėkite įprotį pasirašyti kiekvieną ataskaitoje esantį numerį, jį patikrinus prijungus prie šaltinio
Ataskaitų rašymas yra viena iš daugiausiai laiko užimančių, bet mažiausiai populiarių valdymo užduočių. Savaitės veiklos ataskaita, mėnesio veiklos suvestinė, pristatymas direktorių tarybai, skyriaus būsenos atmintinė... Dauguma jų kartoja tą pačią sistemą: sudėkite skaičius, palyginkite su praėjusiu laikotarpiu, pabrėžkite tai, kas svarbu, trumpai. Būtent čia šviečia AI. Šiame skyriuje išmoksime parengti švarią, skaitomą, į sprendimus orientuotą valdymo ataskaitą iš išsklaidytų duomenų. Vėlgi, riba aiški: AI rašo ataskaitos projektą; Tai vadovas, kuris patikrina kiekvieną jame esantį skaičių ir pasirašo ataskaitą.
Geros valdymo ataskaitos anatomija
Blogas pranešimas yra ilgas ir nuoseklus: puslapiai ir puslapiai su skaičiais, be pabrėžimo, be „o kas? Atsakymo į klausimą nėra. Gera ataskaita yra piramidė. Viršuje yra santrauka – 3–5 punktų santrauka, parengta reikliausiam skaitytojui per 30 sekundžių. Žemiau pateikiamos svarbios išvados, o apačioje – papildomos detalės. Užimtas vadovas skaito tik viršų; Tie, kuriems įdomu, ateina.
Gera ataskaita turi tris ypatybes. Prioritetas: pirmiausia 3 svarbiausi dalykai. Palyginimas: kiekvienas skaičius pateikiamas su nuoroda (praėjęs mėnuo, tikslas, biudžetas). Veiksmo orientacija: Be to, kas atsitiko, yra ir „ką daryti“. Jei spausdindami ataskaitą AI aiškiai reikalaujate šių trijų funkcijų, išvestis iš skaičių krūvos paverčiama sprendimų įrankiu.
Patarimas: užuot liepę dirbtiniam intelektui „parašyti ataskaitą“, suteikite jai tokią sistemą kaip „santrauka + 3 kritinės išvados + 2 rekomenduojami veiksmai“. Jei nustatote skeletą, ataskaita atitinka jūsų mąstymą, o ne atsitiktinę AI struktūrą.
Skaičių pavertimas pasakojimu, bet jo neišgalvojus
Didžiausia dirbtinio intelekto privalumas yra tai, kad sausas skaičius paverčiamas sklandžiu sakiniu: „Šią savaitę siuntų vėlavimai sumažėjo ketvirtadaliu, o tai palaiko klientų pasitenkinimą“, o ne „Vėlavimo rodiklis sumažėjo nuo 0,12 iki 0,09“. Tačiau čia slypi didžiausia rizika: AI gali pridėti skaičių, priežasčių ir pagyrimų, kurių nėra jūsų duomenyse, kad praturtintų pasakojimą. Taigi auksinė taisyklė: AI naudos tik tuos skaičius, kuriuos jam duosite; jo aiškinimas bus pagrįstas duomenimis; Jis pažymės sritį, dėl kurios nėra tikras, kaip „nėra duomenų“.
Antras svarbus ataskaitų teikimo punktas yra nuoseklumas. Ta pati struktūra, tie patys KPI, ta pati seka kiekvieną savaitę. Taigi skaitytojas greitai pamato pokyčius. Vieną kartą pateikus gerą šabloną dirbtiniam intelektui ir naudojant tą patį šabloną kiekvieną laikotarpį, padidėja greitis ir pasitikėjimas.
trys mini dėklai
1 atvejis – nuo 90 minučių iki 15 minučių. Gamybos įmonės planavimo vadovas kiekvieną savaitę po 90 minučių ruošdavo veiklos ataskaitą. Sukurtas fiksuotas AI šablonas: santrauka, šios savaitės / praėjusios savaitės 5 KPI palyginimas, 3 kritinės išvados, 2 veiksmai. Dabar jis įklijuoja anoniminius duomenis ir baigiasi per 15 minučių; Likusį laiką jis skiria lauko lankymui. Jis pats valdo kiekvieną numerį.
2 atvejis. Sugalvotas pagyrimas. Pardavimų vadybininkas AI parašė mėnesinę ataskaitą. YZ pridėjo entuziastingą sakinį: „Šį mėnesį komanda sumušė rekordą nepaprastu pasirodymu“; Tačiau „rekordo“ duomenyse nebuvo, pardavimai buvo 6 procentais mažesni už tikslą. Direktorė tai pastebėjo ir pataisė, savo raginimui visam laikui pritaikė taisyklę „neperdėti, negirti, tik pasikliauti duomenimis“.
3 atvejis – dvi ataskaitos dviem auditorijoms. Regiono vadovas reikalavo dviejų atskirų ataskaitų iš tų pačių duomenų: išsamios operacijų atmintinės komandai lauke, pusės puslapio santraukos generaliniam vadovui. Jis suteikė dirbtiniam intelektui tuos pačius anoniminius duomenis ir liepė jam parengti dvi ataskaitas su dviem skirtingais raginimais – vieną išsamią, kitą distiliuotą. Patikrinęs abu, vietoj vieno darbalapio turėjau du paruoštus spaudinius.
Keturi kopijuojami šablonai
1) Savaitinės veiklos ataskaitos šablonas:
Jūsų vaidmuo: operacijų vadovo reporterio padėjėjas. Naudokite pridedamus anoniminius savaitės duomenis. Parašykite ataskaitą tokia struktūra:1) SANTRAUKA: ne daugiau kaip 4 elementai, po vieną sakinį.2) KPI LENTELĖ: šią savaitę / praeitą savaitę / pokytis (%).3%) KRITINĖS IŠVADOS: ne daugiau kaip 3, kiekvienas pagrįstas duomenimis.4) SIŪLOMI VEIKSMAI: ne daugiau kaip 2. Tiesiog naudokite skaičius. Nepridėkite pagyrimų/perdėjimų; kur nesate tikri, parašykite "nėra duomenų".
2) Distiliavimo santrauka:
Žemiau yra ilgas reportažas. Sumažinkite iki 5 punktų santraukos, kurią užimtas vadovas perskaitytų per 30 sekundžių. Kiekviename elemente turi būti vienas sakinys, vienas skaičius, pradedant nuo svarbiausio. Detalių pridėjimas; sudaryti naujus skaičius.
3) Skaičiaus pavertimas pasakojimu (tinkamas įrodymas):
Išverskite šiuos KPI pakeitimus į sklandžius, bet nepakankamai išreikštus sakinius: [pakeitimų sąrašas]. Tegul kiekvienas sakinys remiasi tik mano duotu skaičiumi. Nepridėkite priežasties/pasekmės teiginio; Tiesiog aiškiai parašykite „kas pasikeitė“. Naudokite turkų, formalią ir paprastą kalbą.
4) Prisitaikymas prie dviejų auditorijų:
Pritaikykite šią ataskaitą į dvi versijas: (A) Lauko komandai: operatyvinė informacija su darbų sąrašu. (B) Generaliniam direktoriui: pusė puslapio, tik strateginės antraštės. Naudokite tuos pačius skaičius, todėl abiejose versijose nėra prieštaravimų.
Silpnas raginimas / Stiprus raginimas
Silpnas raginimas:
Su šiais duomenimis paruoškite ataskaitą.
Nėra konstrukcijos, jokios masės, jokio ilgio, jokios tvirtinimo apsaugos. AI išmeta netvarkingą, ilgą, nekirčiuotą tekstą ir galbūt prideda komentarų, kurių nėra.
Galingas raginimas:
Jūsų vaidmuo: reporteris. Naudokite pridedamus anoniminius mėnesio duomenis. Parašykite pusės puslapio ataskaitą generaliniam direktoriui: (1) 4 punktų santrauka, (2) 3 KPI, kurie nukrypsta nuo tikslo, (3) vienas rekomenduojamas veiksmas. Tiesiog naudokite mano pateiktus skaičius, neperdėdami, dviprasmišką sritį pažymėkite kaip „nėra duomenų“.
Dydis
prastas požiūris
Stiprus požiūris
struktūra
neapibrėžtas
skaidrus skeletas
masė
neapibrėžtas
generalinis direktorius
ilgio
neribotas
pusė puslapio
tvirtinimo apsauga
Nėra
Taip
sprendimo vertė
žemas
aukštas
Dažnos klaidos
- Prašymas pateikti ataskaitą nepateikus pareiškimo. Jei nenurodysite struktūros, AI sukurs atsitiktinę struktūrą.
- Pamiršus tvirtinimo apsaugą. Be taisyklės „neperdėti, tik pasikliauti duomenimis“, AI prideda pagyrimų ir priežasčių.
- Nedėti palyginimo nuorodos. Skaičius yra beprasmis be praėjusio laikotarpio / tikslo / biudžeto.
- Kiekvienam terminui naudokite skirtingą šabloną. Dėl nenuoseklios struktūros sunku pastebėti pokyčius.
- Pasirašymas be patvirtinimo. Kiekvienas ataskaitoje esantis skaičius neturėtų būti platinamas be jūsų kontrolės.
Atsargiai: išsiuntus ataskaitą, jos nuskaityti negalima; Kai į lentą patenka neteisingas skaičius, pažeidžiama reputacija. Nenusiminkite dėl sklandaus AI kalbos – sklandumas nereiškia tikslumo. Prijunkite kiekvieną figūrą prie jos šaltinio.
Apibendrinant
Valdymo ataskaitų teikimas yra viena iš sričių, kurioje dirbtinis intelektas naudojamas efektyviausiai dėl pasikartojančios struktūros. Gera ataskaita yra piramidė: santrauka viršuje, kritinės išvados apačioje, detalės apačioje. Jūs atiduodate skeletą AI; Paprašykite prioriteto, palyginimo ir orientacijos į veiksmą. Didžiausia rizika yra ta, kad AI pridės skaičių ir komplimentų, kurių nėra jūsų duomenyse; Su kiekvienu raginimu naudokite taisyklę „tik remiantis duomenimis, neperdėti“. Nuoseklus šablonas padidina greitį ir pasitikėjimą. Parašas visada yra jūsų.
Taikymo užduotis
Pasirinkite ataskaitą, kurią rengiate reguliariai (kas savaitę arba kas mėnesį). Pritaikykite aukščiau pateiktą „Savaitės operacijų ataskaitos šabloną“ prie savo KPI ir pasirūpinkite, kad jis būtų parengtas vieną kartą naudojant anoniminius duomenis. Palyginkite kiekvieną išvestyje esantį skaičių su šaltinio duomenimis; Jei radote nors vieną nesutampantį skaičių, sustiprinkite raginimą. Atkreipkite dėmesį į sutaupytą laiką ir ištaisytas klaidas.
kontrolinis sąrašas
- [ ] Ar aš nustatiau ataskaitos skeletą (struktūrą, ilgį, masę)?
- [ ] Ar į raginimą įtraukiau taisyklę „tik pagrįsta duomenimis, neperdėti“?
- [ ] Ar palyginau kiekvieną KPI su atskaitos tašku (paskutinis laikotarpis / tikslas)?
- [ ] Ar aš patvirtinau visus išvesties skaičius su šaltinio duomenimis?
- [ ] Ar aš asmeniškai patikrinau ataskaitą prieš ją platindamas?