Hagnaður:
- Hæfni til að búa til aðgerðamiðaða fundaryfirlit (ákvarðanir, hver/hvað/hvenær aðgerðir, opnar spurningar) og gera greinarmun á ákvörðun og möguleika
- Hæfni til að nota skjalayfirlitið sem vegakort og lesa mikilvæg atriði í lagalegum og fjárhagslegum skjölum í frumriti og með sérfræðingi.
- Geta til að sannreyna hverja samantekt og láta þátttakendur staðfesta hana gegn hættunni á að gervigreind reki ákvarðanir rangar
Það er tvennt sem stjórnendur kvarta mest yfir: of marga fundi og of mörg skjöl til að lesa. Viku virði af fundi umferð getur auðveldlega náð 10 klukkustundum; Innkomnir samningar, skýrslur, tölvupóstkeðjur og iðnaðarskjöl skapa endalausan lestrarbunka. Gervigreind léttir þessar tvær byrðar verulega: að breyta fundarupptöku í skipulagða athugasemd á mínútum, breyta löngu skjali í hnitmiðaða kynningarfund. Í þessari einingu munum við læra hvernig á að vinna þessi tvö störf á réttan og öruggan hátt. Mörk: gervigreind framleiðir samantekt; Framkvæmdastjóri ber ábyrgð á nákvæmni og heilleika samantektarinnar og að ákvarðanir séu nákvæmar.
Samantekt fundar: frá ákvörðun til aðgerða
Slæmt fundarbréf lýsir öllu sem gerðist frá upphafi til enda en spurt er "hvaða ákvörðun tókum við, hver gerir hvað?" svarar ekki spurningunni. Gott fundaryfirlit er aðgerðamiðað og inniheldur þrennt á skýran hátt: teknar ákvarðanir, aðgerðaratriði (hver, hvað, hvenær) og spurningar sem eru enn opnar. Þegar þú gefur gervigreindinni fundarafrit skaltu biðja um þessa nákvæmu uppbyggingu; Annars mun það framleiða langan og gagnslausan texta.
Mikilvægasta áhættan í fundaryfirlitinu er að gervigreindin muni rangfæra ákvarðanir eða skrifa óorða ákvörðun sem „ákvörðun“. Munurinn á „kannski gerum við þetta“ og „við gerum það“ á fundi skiptir sköpum. Svo vertu viss um að lesa gervigreindarskýrsluna sjálfur og sannreyna hvert aðgerðaatriði og ákvörðun; Merktu óljósar sem „á að skýra“. Að auki innihalda fundarupptökur persónuupplýsingar og trúnaðarupplýsingar; Fylgstu með stefnu fyrirtækisins og upplýsingum um þátttakendur áður en þú gefur skráð ökutæki til opinna ökutækja.
Ábending: Búðu til fundaryfirlit strax eftir fundinn og sendu það til þátttakenda með því að segja "hér eru aðgerðaratriðin, leiðréttið mig ef ég hef rangt fyrir mér." Þetta bæði staðfestir mögulega villu gervigreindar fyrir mönnum og heldur öllum til ábyrgðar. Ef þú bíður í dag munu upplýsingarnar glatast.
Skjalayfirlit: klippa langan niður að kjarnanum
Ef þú hefur ekki tíma til að lesa langa skýrslu, samning eða iðnaðarskjal geturðu beðið gervigreind um „stjórnendakynningu“: helstu niðurstöður, hvað varðar þig, áhættur og næstu skref. En hér eru tvær hættur. Í fyrsta lagi, jafnvel þótt samantektin fangi meginhugmyndina rétt, getur það sleppt mikilvægu smáatriði (samningsákvæði, undantekning, skilyrði). Í öðru lagi „dregur gervigreind stundum saman niðurstöðu sem er ekki í skjalinu.
Þess vegna, ef þú ætlar að nota skjalayfirlitið til að taka ákvörðun, notaðu samantektina sem vegakort og lestu mikilvægu kaflana í frumritinu. Sérstaklega í lagalegum og fjárhagslegum skjölum (samningi, tillögu, löggjöf), ætti gervigreind samantekt aldrei að koma í stað sérfræðiskoðunar; Það eru alvarleg mistök að skrifa undir samning með því að treysta á gervigreind samantekt. Samantektin undirbýr þig; Ákvörðunin er tekin af skjalinu sjálfu og sérfræðingnum.
þrjú smámál
Mál 1 — Fundurinn sem varð að verkum. Í verkefnahópi stóðu fundir lengi en enginn vissi nákvæmlega hvað hann átti að gera á eftir. Stjórnandinn gaf gervigreindinni afrit fundarins og byrjaði að fá samantekt á sniðinu „aðeins ákvarðanir + aðgerð (hver/hvað/hvenær) + opnar spurningar“ sniði. Hann sendi samstundis samantektina til liðsins. Mánuðinn á eftir hurfu nánast kvartanir um „gleymda vinnu“ vegna þess að skyldur allra voru skrifaðar niður.
Mál 2 - Sleppt samningsákvæði. Stjórnandi lét gervigreind draga saman 30 blaðsíðna birgðasamning og samþykkti hann út frá samantektinni. Samantektin hafði tekið helstu skilyrði rétt, en sleppt sjálfvirkri endurnýjun og refsiákvæði. Fyrirtækið var fast með það í eitt ár í viðbót sem það vildi ekki. Lexía: er yfirlitsforsaga í lagaskjali; Gagnrýndar greinar eru lesnar í frumriti og með lögfræðingi.
Mál 3 - Rangfærð ákvörðun. Í samantekt á fundinum skrifaði YZ, „fjárhagshækkun samþykkt“; Hins vegar kom fram á fundinum að „fjárhagshækkunin verði metin“. Framkvæmdastjórinn las samantektina áður en hann sendi hana, fann villuna og lagaði hana. Ef hann hefði sent það án staðfestingar hefði fjármálateymið getað brugðist við samþykki sem ekki var fyrir hendi. Smá lestur kom í veg fyrir mikið klúður.
Fjögur afritanleg sniðmát
1) Samantekt fundar (aðgerðamiðuð):
Þitt hlutverk: að hitta blaðamann. Hér að neðan er fundarrit. Taktu það saman í þessari uppbyggingu: 1) ÁKVÆRÐIR TEKNAR (skýr, aðskilin "á að meta" frá "ákveðið").2) AÐGERÐARLIÐIR: hver / hvað / frestur (tafla).3) OPNAR SPURNINGAR / að skýra. Ekki gera upp neinar ákvarðanir eða aðgerðir sem ekki er getið um í afritinu; Merktu hið óljósa sem "á að skýra".
2) Kynning skjalastjóra:
Dragðu saman eftirfarandi langa skjal fyrir mjög önnum kafna stjórnanda: (1) tilgangur skjalsins, (2) 5 aðalatriði sem varða mig, (3) áhættur/sjónarmið, (4) mælt með næsta skrefi. Notaðu aðeins upplýsingarnar í skjalinu; Bættu við niðurstöðu eða tölu. Merktu óljósa hluta skjalsins sem „óljósa“.
3) Útdráttur mikilvægs efnis (samningur/löggjöf):
Eftirfarandi skjal inniheldur MIKILVÆG atriði fyrir ákvörðunina: tímabil, endurnýjun, uppsögn, sektarákvæði, greiðsluskilyrði, ábyrgð, undantekning. Vísaðu í hvern og einn með yfirlýsingunni úr skjalinu. Þetta er bráðabirgðaskönnun; Það kemur ekki í stað lagalegrar endurskoðunar, segðu þetta.
4) Eftirfylgniskilaboð aðgerða:
Þýddu eftirfarandi fundaraðgerðir í stutt eftirfylgniskilaboð til þátttakenda: [aðgerðalisti]. Gerðu það ljóst á hverju hver og einn ber ábyrgð. Bættu við athugasemd í lok skilaboðanna sem segir „Ef eitthvað er athugavert/ófullkomið, láttu mig vita innan 24 klukkustunda“.
Veik kvaðning / Sterk kvaðning
Veik kvaðning:
Dragðu saman þennan fund.
Engin uppbygging, engin ákvörðun/aðgerð aðgreining, engin tilbúningur vernd. AI skilar reiprennandi en ómótuðum texta; Það getur ruglað saman möguleikum og ákvörðunum.
Öflug tilvitnun:
Þitt hlutverk: fréttamaður. Taktu saman fundarritið hér að neðan. Ég vil bara þrjár fyrirsagnir: (1) skýrar ákvarðanir teknar, (2) aðgerðaatriði hver/hvað/frestur, (3) opnar spurningar. Aldrei blanda saman „á að meta“ og „ákveðið“. Ekki bæta við neinu sem er ekki þegar í afritinu.
Stærð
léleg nálgun
Sterk nálgun
uppbyggingu
ókeypis
Ákvörðun/aðgerð/spurning
Ábyrgð
óviss
hver/hvað/hvenær
skýrleika ákvörðunar
blandað
skýr skil
festingarvörn
Engin
Já
rekjanleika
lágt
hátt
Algeng mistök
- Rulandi möguleiki og ákvörðun. Gerðu greinarmun á „á að meta“ og „samþykkt“ og staðfestu.
- Dreifa meltunni án þess að sannreyna það. AI gæti rangfært ákvörðunina; Lestu áður en þú sendir.
- Undirritun samnings með hliðsjón af samantektinni. Lestu gagnrýnar greinar í frumritinu og með sérfræðingi.
- Að vera ekki ábyrgur og setja dagsetningu á aðgerðina. Án „hvers, hvað, hvenær“ er ekki hægt að fylgja aðgerðinni eftir.
- Gefa ökutækinu leynilegu upptökuna af handahófi. Fundarupptökur innihalda persónuleg/trúnaðargögn; Fylgstu með stefnunni.
Varúð: Fundarsamantekt verður oft „opinbera minningin“; mánuðum síðar "hvaða ákvörðun tókum við?" Svarið við spurningunni er þessi aths. Því gæti villa í samantektinni breyst í falskan veruleika í framtíðinni. Staðfestu alltaf samantektina og fáðu hana staðfesta fyrir þátttakendum.
Í stuttu máli
Funda- og skjalayfirlit eru meðal þeirra verkefna þar sem gervigreind sparar mestan tíma. Góð fundarboð eru aðgerðamiðuð: skýrar ákvarðanir, hver/hvað/hvenær aðgerðir og opnar spurningar. Skjalayfirlitið undirbýr þig en gæti sleppt mikilvægum upplýsingum; Það kemur ekki í staðinn fyrir skoðun sérfræðinga á lagalegum og fjárhagslegum skjölum. Stærsta hættan er sú að gervigreind muni rangfæra ákvarðanir eða bæta við hlutum sem eru ekki til; Svo staðfestu hverja samantekt, aðskildu ákvörðunina frá líkunum og fáðu hana staðfesta af þátttakendum. Ábyrgð á samantektinni er hjá stjórnanda.
Umsóknarverkefni
Taktu minnispunkta (nafnlausar) frá fundi sem þú áttir í vikunni. Búðu til aðgerðamiðaða samantekt frá gervigreind með sniðmátinu „Meeting summary“ hér að ofan. Staðfestu hvert aðgerðaatriði og ákvörðun gegn frumritinu; Reyndu að finna að minnsta kosti eina „ákvörðun eða möguleika“ tvíræðni. Sendu staðfesta samantekt þína til þátttakenda á sniðinu „Aðgerð eftirfylgni“.
gátlisti
- [ ] Vildi ég hafa samantektina í aðgerðamiðaðri (ákvörðun/aðgerð/spurningu) uppbyggingu?
- [ ] Hef ég greint og sannreynt möguleikann frá ákvörðuninni?
- [ ] Hef ég sett ábyrgan og frest fyrir hverja aðgerð?
- [ ] Hef ég lesið mikilvægu ákvæðin í upprunalegu laga-/fjárhagsskjali?
- [ ] Hef ég farið eftir stefnu fyrirtækisins og sannprófunarskrefinu fyrir trúnaðarupptöku?