Hagnaður:
- Hæfni til að skilja meginreglur um skýrleika, tón, tímasetningu og farveg innri samskipta og nota gervigreind, sérstaklega við að stilla skýrleika og tón.
- Hæfni til að viðhalda HR/lögfræðilegu samþykki í viðkvæmum skilaboðum (viðvörun, uppsögn, kreppu) og persónulegri snertingu í skilaboðum sem krefjast einlægni
- Geta til að búa til drög með nafnlausu samhengi án þess að afhjúpa persónulegar og trúnaðarupplýsingar til að opna verkfæri
Stjórnandi eyðir ótrúlega miklu af tíma sínum í að skrifa: tilkynningar til teymisins, endurgjöf til starfsmanna, tölvupósta milli deilda, stefnuyfirlýsingar, hamingjuóskir og þakkarskilaboð. Innri samskipti eru taugakerfi stofnunar; Skýr og tímabær samskipti byggja upp traust á meðan óskipulögð og seinkuð samskipti ala á slúðri og óvissu. Gervigreind er öflugt hjálpartæki sem bæði flýtir fyrir og bætir tóninn í innri samskiptum. En innri samskipti eru mannleg samskipti; þess vegna skipta mörkin máli: gervigreindin semur skilaboðin; Stjórnandinn ber ábyrgð á nákvæmni, tóni og mannlegu næmi skilaboðanna.
Þrjár meginreglur um góð innri samskipti
Skýrleiki: Þegar starfsmaðurinn hefur lesið skilaboðin ætti hann að skilja hvað hann þarf að gera. Óljósa tilkynningin gefur tilefni til tíu mismunandi túlkana. Tónn: Sömu upplýsingar geta gert eða brotið mann eftir tóninum. „Skýrslan er sein, hún er óviðunandi“ og „Ég tók eftir seinkun á skýrslunni, við skulum tala um hindrunina“ bera sama fyrirbærið, en þau hafa mjög ólík tengsl. Tímasetning og rás: Slæmar fréttir eru sendar augliti til auglitis, ekki tölvupóstur; Upplýsingar sem ekki eru brýnar ráðast ekki inn á fundinn. AI er mikil hjálp með skýrleika og tón; En tímasetning og val á rás eru mannlegur dómur stjórnandans.
Verðmætasta framlag gervigreindar er tónstilling. Að afhenda gervigreindinni reiði drög og segja "endurskrifaðu sömu skilaboðin í uppbyggilegum og virðingarfullum tón" mun koma í veg fyrir mörg sambandsslys. Sömuleiðis eru verkefni þar sem gervigreind er sterk að hita upp mjög formlegan og kaldan texta eða útskýra sóðalega hugsun.
Ábending: Sendu aldrei strax skilaboð sem þú skrifaðir þegar þú varst reiður. Segðu fyrst gervigreindinni „þýða þessi skilaboð í tón sem viðheldur sambandinu og einbeitir þér að vandamálinu,“ lestu síðan úttakið sjálfur og síaðu það í gegnum manneskjuna. Þetta tveggja mínútna skref kemur í veg fyrir óbætanlega gremju.
Takmörk gervigreindar í nákvæmni samskiptum
Sumar tegundir innri samskipta eru mjög viðkvæmar: frammistöðuviðvörun, uppsögn, kvörtunarviðbrögð, úrlausn átaka, tilkynning um hættuástand. AI getur samið þessi skilaboð, en það eru tvær mikilvægar reglur. Í fyrsta lagi: skilaboð með lagalegum/HR afleiðingum (viðvörun, uppsögn, aga) verða að gangast undir HR og, þar sem nauðsyn krefur, lagalegt samþykki; AI drögin koma ekki í stað þessa samþykkis. Í öðru lagi: ekki er hægt að yfirfæra mannlegt næmi yfir á gervigreind. Þú ættir að skrifa samúðarskilaboð, erfiðar fréttir, persónulegt þakklæti, ekki með almennum mynstrum gervigreindar, heldur með raunverulegri þekkingu þinni og einlægni. Starfsmenn greina strax óeinlæg, „vélskrifuð“ skilaboð og missa traust.
Einnig trúnaður: ekki gefa upp raunveruleg nöfn, laun, upplýsingar um aga í innri bréfaskiptum til að opna gervigreindarverkfæri. Þegar þú biður um yfirlit, lýstu ástandinu nafnlaust og almennt ("frammistöðutilkynning til starfsmanns"), bættu síðan við persónulegum upplýsingum sjálfur.
þrjú smámál
Tilfelli 1 — Tónsparandi tölvupósturinn. Deildarstjóri skrifaði reiðilegan tölvupóst til liðs sem var stöðugt of seint. Áður en hann sendi sagði hann gervigreindinni að „endurskrifa sömu væntingar í skýrum en virðingarfullum, lausnamiðuðum tón. Nýi textinn gaf sömu skilaboð, en í stað þess að kenna, bauð hann hinum fatlaða að tjá sig. Í stað þess að komast í vörn deildi liðið hinni raunverulegu hindrun (hugbúnaðarvandamál); vandamál leyst.
Mál 2 - Áhrif óeinlægrar hátíðar. Stjórnandi lét gervigreindina skrifa skilaboðin til að fagna velgengni liðsins algjörlega og sendi þau án breytinga. Textinn var almennur og klisjukenndur ("frábært starf, haltu áfram"). Einn úr hópnum sagði: "Þetta er eins og copy-paste, enginn nefndi einu sinni nafnið hans." Stjórnandinn lærði lexíuna: á næstu hátíð tók hann uppkast gervigreindar og bætti við áþreifanlegu framlagi allra með eigin orðum; Áhrifin hafa gjörbreyst.
Mál 3 — HR samþykki á viðkvæmri tilkynningu. Til stóð að loka deild í fyrirtæki. Framkvæmdastjórinn samdi tilkynninguna með gervigreindum en sendi hana ekki beint; HR og lögfræðingur fóru yfir það, leiðréttu tvær hugsanlegar villandi fullyrðingar og bættu við upplýsingum sem vantaði um réttindi starfsmanna. Samþykkt texti sendur. AI veitti hraða, öryggi við samþykki.
Fjögur afritanleg sniðmát
1) Hreinsa tilkynningardrög:
Hlutverk þitt: aðstoðarmaður í innri samskiptum. Ég þarf að skrifa eftirfarandi tilkynningu: [efni og grunnupplýsingar]. Skrifaðu stutta, skýra tilkynningu sem hægt er að skilja í einum lestri. Uppbygging: (1) hvað er að breytast, (2) hvers er ætlast til af hverjum, (3) hvenær, (4) við hvern á að hafa samband við spurningar. Forðastu óljósar fullyrðingar. Ekki búa til aðrar upplýsingar en þær upplýsingar sem ég hef gefið.
2) Tónastilling:
Mér finnst skilaboðin hér að neðan of hörð til að senda. Breyttu því í virðingarfullan, lausnamiðaðan, varðveitandi sambönd, haltu sömu væntingum og mörkum. Notaðu tungumálið til að leysa saman, ekki sök. Mýktu efni skilaboðanna, stilltu tón þeirra.Texti: [texti]
3) Stilla endurgjöf:
Ég mun gefa starfsmanni uppbyggilega endurgjöf. Staða (nafnlaus): [áþreifanleg hegðun, engar persónulegar upplýsingar]. Skrifaðu mér útlínur með "aðstæðum-áhrif-vænting" uppbyggingu: athuguð hegðun, áhrif, væntanleg breyting. Miðaðu á hegðunina, ekki manneskjuna. Bættu við athugasemd í lokin sem ég þarf að segja þér augliti til auglitis.
4) Beinagrind hátíðar/þakklætis:
Ég mun fagna eftirfarandi afreki liðsins: [árangur]. Gefðu mér beinagrind af einlægum þakklætisskilaboðum, en skildu eftir rými eins og [ÉG SKRIFA HÉR HÉR SÉR HÉR HÉR STAÐA FRAMLAG]. Forðastu klisjur; Gerðu pláss fyrir sérsníða.
Veik kvaðning / Sterk kvaðning
Veik kvaðning:
Skrifaðu tölvupóst til liðsins.
Viðfangsefni, tónn, áhorfendur, væntingar eru óljósar. AI framleiðir almennan, klisjukenndan texta sem er óljóst hverjum hann er skrifaður; Hann býr líklega til smáatriði sem eru ekki til.
Öflug tilvitnun:
Hlutverk þitt: aðstoðarmaður í innri samskiptum. Skrifaðu stuttan tölvupóst til 12 manna aðgerðateymisins míns þar sem þú tilkynnir að við séum að fara yfir í nýja vikulega skýrslugerð. Við skulum hafa það á hreinu: hvað hefur breyst, hvers er ætlast til af öllum, hvenær fyrsta skýrslan kemur. Haltu tóninum styðjandi, forðastu bráðnauðsynlegt skap. Ekki bæta við öðrum upplýsingum en þeim upplýsingum sem ég hef gefið.
Stærð
léleg nálgun
Sterk nálgun
Efni
óviss
Net (skýrsluskipulag)
messa
óskilgreint
12 manna lið
tón
handahófi
styðjandi
eftirvænting
Engin
opið
festingarvörn
Engin
Já
Algeng mistök
- Sendi reið skilaboð samstundis. Stilltu fyrst tóninn með gervigreind, farðu síðan í gegnum mannasíuna.
- Framselja nánd til gervigreindar. Til hamingju, samúðarkveðjur, persónulegt þakklæti ætti að skrifa með þínum eigin orðum.
- Sendir viðkvæm skilaboð án samþykkis. Viðvörun/uppsögn/aga þarf samþykki starfsmanna og laga þegar þörf krefur.
- Að gefa persónuleg/trúnaðarupplýsingar til að opna tól. Útskýrðu ástandið nafnlaust, bættu við upplýsingum síðar.
- Vanræksla á rás og tímasetningu. Slæmar fréttir eru sendar í gegnum viðeigandi rás, ekki með tölvupósti.
Athygli: Innri samskipti byggjast á trausti og traust ávinnst hægt og glatast hratt. Skilaboð sem skrifuð eru með gervigreind en skortir mannlega snertingu geta látið starfsmenn líða eins og „stjórnandanum er ekki alveg sama um mig“. Notaðu gervigreind fyrir útlínur og tón; Haltu alltaf nánd og endanlegu samþykki fyrir sjálfan þig.
Í stuttu máli
Innri samskipti eru taugakerfi stofnunarinnar; Skýrleiki, tónn, tímasetning og rás skapa traust. Gervigreind er sérstaklega sterk í skýrleika og tón: það gerir það auðveldara að breyta reiðum texta í eitthvað uppbyggilegt, að skýra dreifða hugsun. En viðkvæm skilaboð (viðvörun, uppsögn, kreppa) krefjast HR/lagasamþykkis; Skilaboð sem krefjast einlægni (til hamingju, þakklæti) ættu að vera skrifuð með þínum eigin orðum. Ekki gefa upp persónulegar upplýsingar til að opna verkfæri. AI skrifar uppkastið; Nákvæmni, tónn og mannlegt næmi skilaboðanna tilheyrir stjórnandanum.
Umsóknarverkefni
Veldu ein raunveruleg innri skilaboð sem þú þarft að senda í þessari viku (tilkynning eða endurgjöf). Skrifaðu fyrst útlínur sjálfur. Biddu síðan gervigreindina um aðra útgáfu með viðeigandi sniðmáti hér að ofan og bættu tóninn með „Tónastillingu“ sniðmátinu. Berðu saman þessar tvær útgáfur, sameinaðu bestu þætti þeirra og bættu við þínum persónulega blæ. Ef það er viðkvæmt mál, skráðu þig hvaða samþykki þú munt gangast undir.
gátlisti
- [ ] Tók ég eftir tóninum í skilaboðunum áður en ég sendi þau?
- [ ] Skrifaði ég þá hluta sem krefjast einlægni í mínum eigin orðum?
- [ ] Hef ég forðast að gefa persónulega/trúnaðarupplýsingar fyrir opna tólið?
- [ ] Hef ég sent inn viðkvæmu skilaboðin fyrir nauðsynlegu HR/lögfræðilegu samþykki?
- [ ] Valdi ég rétta rás og tímasetningu?