Hagnaður:
- Hæfni til að skilja pýramídauppbyggingu góðrar stjórnunarskýrslu (samantekt, mikilvægar niðurstöður, smáatriði) og veita gervigreind ramma til að framleiða ákvörðunarmiðaða skýrslu
- Geta til að skrifa spoof-proof hvetja sem koma í veg fyrir að gervigreind bæti við tölum og hrós sem eru ekki til í gögnunum
- Geta lagt það í vana sinn að skrifa undir hvert númer í skýrslunni eftir að hafa staðfest það með því að tengja það við upprunann
Að skrifa skýrslur er eitt tímafrekasta en síst vinsælasta verkefni stjórnenda. Vikuleg rekstrarskýrsla, mánaðarleg frammistöðuyfirlit, kynning fyrir stjórn, stöðuskýrsla deildar... Flest af þessu endurtaka sama ramma: leggja saman tölurnar, bera saman við síðasta tímabil, draga fram það sem er mikilvægt, vera stuttorður. Þetta er einmitt þar sem gervigreind skín. Í þessari einingu munum við læra hvernig á að búa til hreina, læsilega, ákvarðanamiðaða stjórnunarskýrslu úr dreifðum gögnum. Aftur eru mörkin skýr: AI skrifar drög að skýrslunni; Það er framkvæmdastjórinn sem sannreynir hverja tölu í henni og skrifar undir skýrsluna.
Líffærafræði góðrar stjórnunarskýrslu
Slæm skýrsla er löng og flöt: blaðsíður og blaðsíður af tölum, engin áhersla, engin „hvað svo?“ Það er ekkert svar við spurningunni. Góð skýrsla er pýramídi. Efst er yfirlitið - samantekt í 3-5 atriðum sem unnin er fyrir kröfuhörðasta lesandann til að skilja á 30 sekúndum. Það eru mikilvægar niðurstöður hér að neðan og stuðningsatriði neðst. Upptekinn framkvæmdastjóri les aðeins toppinn; Þeir sem eru forvitnir koma niður.
Góð skýrsla hefur þrjú einkenni. Forgangur: 3 mikilvægustu hlutirnir fyrst. Samanburður: hver tala er gefin upp með tilvísun (síðasti mánuður, markmið, fjárhagsáætlun). Aðgerðarstefnu: Fyrir utan „hvað gerðist“ er líka „hvað á að gera“. Ef þú biður beinlínis um þessa þrjá eiginleika þegar þú prentar skýrslu til gervigreindar, breytist framleiðslan úr bunka af tölum í ákvörðunartæki.
Ábending: Í stað þess að segja gervigreindinni að „skrifa skýrslu,“ gefðu henni ramma eins og „samantekt + 3 mikilvægar niðurstöður + 2 ráðlagðar aðgerðir.“ Ef þú ákvarðar beinagrindina fylgir skýrslan hugarfari þínu, ekki handahófskenndri uppbyggingu gervigreindar.
Að breyta tölu í frásögn - en án þess að gera það upp
Stærsti styrkur gervigreindar er að hún þýðir þurra tölu yfir í reiprennandi setningu: „Tafanir á sendingum lækkuðu um fjórðung í þessari viku, sem styður ánægju viðskiptavina“ í stað „Tafir lækkaði úr 0,12 í 0,09“. En þetta er þar sem stærsta áhættan liggur: gervigreind getur bætt við tölum, ástæðum og viðurkenningum sem eru ekki í gögnunum þínum til að auðga frásögnina. Svo gullna reglan: gervigreindin mun aðeins nota tölurnar sem þú gefur henni; túlkun hennar verður byggð á gögnum; Hann mun merkja svæðið sem hann er ekki viss um sem „engin gögn“.
Annað mikilvægt atriði í skýrslugerð er samræmi. Sama uppbygging, sömu KPI, sama röð í hverri viku. Þannig að lesandinn sér breytinguna fljótt. Að gefa gervigreindinni gott sniðmát einu sinni og láta það nota sama sniðmátið á hverju tímabili eykur bæði hraða og sjálfstraust.
þrjú smámál
Tilfelli 1 — 90 mínútur til 15 mínútur. Skipulagsstjóri framleiðslufyrirtækis var að útbúa rekstrarskýrslu á 90 mínútum í hverri viku. Búið til fast gervigreind sniðmát: yfirlit yfir framkvæmdastjórn, í þessari viku/síðustu viku samanburður á 5 KPI, 3 mikilvægum niðurstöðum, 2 aðgerðum. Það límir nú nafnlaus gögn og lýkur á 15 mínútum; Hann eyðir þeim tíma sem eftir er til að heimsækja völlinn. Hann stjórnar hverri tölu sjálfur.
Mál 2 — Handtaka á tilbúnu lofi. Sölustjóri lét gervigreind skrifa mánaðarlega skýrsluna. YZ bætti við áhugasamri setningu: "Liðið sló met með ótrúlegri frammistöðu í þessum mánuði"; Hins vegar var ekkert „met“ í gögnunum, salan var 6 prósentum undir markmiði. Skólastjórinn tók eftir þessu og leiðrétti það og framfylgdi varanlega reglunni „ekki ýkja, ekki bæta hrósi, treystu bara á gögn“ við fyrirmæli hennar.
Mál 3 — Tvær skýrslur til tveggja áheyrenda. Svæðisstjóri þurfti tvær aðskildar skýrslur úr sömu gögnum: ítarlegt rekstrarblað fyrir teymið á vettvangi, hálfsíðu samantekt fyrir framkvæmdastjóra. Hann gaf gervigreindinni sömu nafnlausu gögnin og lét þau framleiða tvær skýrslur með tveimur mismunandi leiðbeiningum - ein ítarleg, önnur eimuð. Eftir að hafa staðfest hvort tveggja var ég með tvær tilbúnar útprentanir í stað eins vinnublaðs.
Fjögur afritanleg sniðmát
1) Sniðmát fyrir vikulega rekstrarskýrslu:
Þitt hlutverk: aðstoðarfréttamaður rekstrarstjóra. Notaðu meðfylgjandi nafnlausu vikugögn. Skrifaðu skýrslu með eftirfarandi uppbyggingu:1) SAMANTEKT: ekki fleiri en 4 atriði, ein setning hvert.2) KPI TAFLA: í þessari viku / síðustu viku / breyting (%).3%) KRITÍKAR NIÐURSTÖÐUR: ekki fleiri en 3, hver byggt á gögnum.4) AÐGERÐIR: ekki fleiri en 2. Notaðu bara tölurnar sem ég gef upp; Ekki bæta við hrósi/ýkjum; skrifaðu "engin gögn" þar sem þú ert ekki viss.
2) Samantekt eimingar:
Hér að neðan er löng skýrsla. Minnkaðu þetta í 5 atriði yfirlits yfirlits sem upptekinn stjórnandi myndi lesa á 30 sekúndum. Hvert atriði ætti að innihalda eina setningu, eina tölu og byrja á því mikilvægasta. Bætir við upplýsingum; búa til nýjar tölur.
3) Umbreyta tölu í frásögn (viðeigandi sönnun):
Þýddu þessar KPI breytingar yfir í reiprennandi en vanmetnar setningar: [breytingalisti]. Leyfðu hverri setningu að byggja eingöngu á tölunni sem ég gef upp. Ekki bæta við kröfu um orsök/afleiðingu; Skrifaðu bara "hvað hefur breyst" skýrt. Notaðu tyrkneska, formlegt og einfalt tungumál.
4) Aðlögun að tveimur áhorfendum:
Aðlaga eftirfarandi skýrslu í tvær útgáfur: (A) Fyrir vettvangsteymi: rekstrarupplýsingar, með verkefnalista. (B) Fyrir framkvæmdastjóra: hálf blaðsíða, aðeins stefnumótandi fyrirsagnir. Notaðu sömu tölur, svo það eru engar mótsagnir í útgáfunum tveimur.
Veik kvaðning / Sterk kvaðning
Veik kvaðning:
Útbúið skýrslu með þessum gögnum.
Engin uppbygging, engin massi, engin lengd, engin passandi vörn. Gervigreindin sendir frá sér sóðalegan, langan, óstressaðan texta og bætir hugsanlega við athugasemdum sem eru ekki til.
Öflug tilvitnun:
Þitt hlutverk: fréttamaður. Notaðu meðfylgjandi nafnlaus mánaðarleg gögn. Skrifaðu hálfsíðu skýrslu fyrir framkvæmdastjóra: (1) 4 atriði yfirlit yfir framkvæmdastjóra, (2) 3 KPI sem víkja frá markmiðinu, (3) ein ráðlögð aðgerð. Notaðu bara tölurnar sem ég gaf upp, engar ýkjur, merktu óljósa svæðið sem "engin gögn".
Stærð
léleg nálgun
Sterk nálgun
uppbyggingu
óviss
skýr beinagrind
messa
óskilgreint
framkvæmdastjóri
lengd
ótakmarkað
hálf blaðsíða
festingarvörn
Engin
Já
ákvörðunargildi
lágt
hátt
Algeng mistök
- Óskað er eftir skýrslu án þess að gefa yfirlýsingu. Ef þú tilgreinir ekki uppbygginguna mun gervigreind byggja upp handahófskennda uppbyggingu.
- Gleymdi mátunarvörninni. Án reglunnar „ekki ýkja, treystu bara á gögn“ bætir gervigreind við lofi og rökum.
- Ekki setja samanburðartilvísun. Talan er marklaus án liðins tímabils/markmiðs/fjárhagsáætlunar.
- Notaðu annað sniðmát fyrir hvert hugtak. Ósamræmi uppbygging gerir það erfitt að sjá breytingar.
- Undirritun án staðfestingar. Hverri tölu í skýrslunni ætti ekki að dreifa án þíns stjórn.
Varúð: Þegar skýrslan hefur verið send er ekki hægt að sækja hana; Þegar rangt númer fer í borðið er orðsporið skaðað. Láttu ekki hika við fljótandi tungumál gervigreindarinnar - reiprennandi þýðir ekki nákvæmni. Tengdu hverja mynd við uppruna sinn.
Í stuttu máli
Stjórnunarskýrslur eru eitt af þeim sviðum þar sem gervigreind er notuð á skilvirkasta hátt, þökk sé endurtekinni uppbyggingu þess. Góð skýrsla er pýramídi: samantekt á framkvæmdunum efst, mikilvægar niðurstöður að neðan, smáatriði neðst. Þú gefur gervigreindinni beinagrindina; Biddu um forgang, samanburð og aðgerðastefnu. Stærsta áhættan er sú að gervigreindin bæti við tölum og hrósum sem eru ekki í gögnunum þínum; Notaðu "bara byggt á gögnum, ekki ýkja" regluna við hverja vísun. Samræmt sniðmát eykur hraða og sjálfstraust. Undirskriftin er alltaf þín.
Umsóknarverkefni
Veldu skýrslu sem þú útbýr reglulega (vikulega eða mánaðarlega). Aðlagaðu "Vikulega rekstrarskýrslusniðmátið" hér að ofan að þínum eigin KPI og láttu það framleiða einu sinni með nafnlausum gögnum. Berðu saman hverja tölu í úttakinu við upprunagögnin; Ef þú finnur jafnvel eina númer sem er ósamræmi, styrktu hvetjuna. Taktu eftir tímanum sem þú sparaðir og mistökin sem þú lagaðir.
gátlisti
- [ ] Ákvarði ég beinagrind skýrslunnar (bygging, lengd, massi)?
- [ ] Fékk ég regluna „aðeins byggt á gögnum, ekki ýkja“ með í leiðbeiningunum mínum?
- [ ] Hef ég borið hvert KPI saman við viðmiðun (síðasta tímabil/markmið)?
- [ ] Hef ég staðfest allar tölur í úttakinu með upprunagögnunum?
- [ ] Staðfesti ég skýrsluna persónulega áður en ég dreifði henni?