Nyereség:
- Képes cselekvés-orientált értekezlet-összefoglalót készíteni (döntések, ki/mit/mikor cselekszik, nyitott kérdések) és különbséget tenni a döntés és a lehetőség között
- Képes a dokumentum-összefoglalót útitervként használni, valamint a jogi és pénzügyi dokumentumok kritikus elemeit eredetiben és szakértővel elolvasni.
- Lehetőség az egyes összefoglalók ellenőrzésére, és a résztvevők megerősítésére annak kockázata ellen, hogy a mesterséges intelligencia helytelenül hozzárendeljen döntéseket
A vezetők két dologra panaszkodnak leginkább: túl sok értekezlet és túl sok dokumentum olvasásához. Egy heti értekezlet-forgalom könnyen elérheti a 10 órát; A beérkező szerződések, jelentések, e-mail láncok és iparági dokumentumok végtelen olvasási halmazt hoznak létre. A mesterséges intelligencia drámaian enyhíti ezt a két terhet: percek alatt strukturált jegyzetté alakítja a megbeszélésről készült felvételt, egy hosszú dokumentumból pedig tömör eligazítást. Ebben a részben megtanuljuk, hogyan kell ezt a két munkát helyesen és biztonságosan elvégezni. Határ: az AI összefoglalót készít; Az összefoglaló pontosságáért, teljességéért, a döntések pontos tükrözéséért a vezető felelős.
Találkozó összefoglalója: a döntéstől a cselekvésig
A rossz találkozó jegyzetei mindent leírnak, ami az elejétől a végéig történt, de megkérdezi, hogy "milyen döntést hoztunk, ki mit fog megtenni?" nem válaszol a kérdésre. A jó értekezlet-összefoglaló cselekvés-orientált, és három dolgot tartalmaz egyértelműen: a meghozott döntéseket, a cselekvési tételeket (ki, mit, mikor) és a nyitott kérdéseket. Amikor az AI-nak ad egy értekezlet-átiratot, kérje meg tőle ezt a pontos szerkezetet; Ellenkező esetben hosszú és haszontalan szöveg lesz.
Az ülés összefoglalójában a legkritikusabb kockázat az, hogy az AI tévesen minősíti a döntéseket, vagy egy kimondatlan döntést „döntésként” ír. A „talán mi ezt csináljuk” és a „megcsináljuk” közötti különbség döntő fontosságú egy találkozón. Ezért feltétlenül olvassa el az AI tájékoztatót, és ellenőrizze az egyes műveleteket és döntéseket; A nem világosakat jelölje meg "tisztázandó"-ként. Ezenkívül az ülések felvételei személyes adatokat és bizalmas információkat tartalmaznak; Vegye figyelembe a vállalati szabályzatot és a résztvevők adatait, mielőtt regisztrált járműveket adna fel a járművek megnyitásához.
Tipp: Közvetlenül az értekezlet után készítse el az értekezlet összefoglalóját, és küldje el a résztvevőknek azzal, hogy "itt vannak a műveletek, javítsatok ki, ha tévedek." Ez megerősíti az AI lehetséges hibáját az emberek számára, és mindenkit felelősségre von. Ha vár egy napot, a részletek elvesznek.
Dokumentum összefoglaló: a hosszú levágás a lényegre
Ha nincs ideje elolvasni egy hosszú jelentést, szerződést vagy iparági dokumentumot, kérhet egy „vezetői eligazítást” az AI-tól: a legfontosabb megállapítások, Önt érintő dolgok, kockázatok és a következő lépések. De itt két veszély fenyeget. Először is, még ha az összefoglaló megfelelően rögzíti is a fő gondolatot, előfordulhat, hogy kihagy egy fontos részletet (szerződési záradék, kivétel, feltétel). Másodszor, az AI néha „összefoglal” egy olyan eredményt, amely nem szerepel a dokumentumban.
Ezért, ha a dokumentum-összefoglalót használja a döntés meghozatalához, használja az összefoglalót útitervként, és olvassa el a kritikus részeket az eredetiben. Különösen a jogi és pénzügyi dokumentumokban (szerződés, javaslat, jogszabály) a mesterséges intelligencia összefoglalója soha nem helyettesítheti a szakértői véleményt; Súlyos hiba MI-összefoglalóra támaszkodva szerződést kötni. Az összefoglaló felkészít; A döntést maga a dokumentum és a szakértő hozza meg.
három mini tok
1. eset – A találkozó, amely tettekre vált. Egy projektcsapatban a találkozók sokáig tartottak, de senki sem tudta pontosan, mit kell tennie utána. A menedzser átadta az értekezlet átiratát az AI-nak, és elkezdett összefoglalót kapni „csak döntések + cselekvés (ki/mi/mikor) + nyitott kérdések” formátumban. Az összefoglalót azonnal elküldte a csapatnak. A következő hónapban szinte eltűntek az "elfelejtett munkára" vonatkozó panaszok, mert mindenki felelősségét felírták.
2. eset – Kihagyott szerződési záradék. Egy menedzser MI összefoglalta a 30 oldalas szállítási szerződést, és az összefoglaló alapján jóváhagyta. Az összefoglaló megfelelően rögzítette a főbb feltételeket, de kihagyta az automatikus megújítást és a büntetési záradékot. A cég még egy évig leragadt, nem akart. Tanulság: egy jogi dokumentum összefoglaló preambuluma; A kritikus cikkeket eredetiben és ügyvéddel olvassuk fel.
3. eset – Téves határozat. Az ülés összefoglalójában YZ azt írta: „jóváhagyták a költségvetés emelését”; Az ülésen azonban elhangzott, hogy "értékelni fogják a költségvetés emelését". Az ügyvezető elolvasta az összefoglalót, mielőtt elküldte volna, elkapta a hibát, és kijavította. Ha ellenőrzés nélkül küldte volna el, a pénzügyi csapat egy nem létező jóváhagyás alapján járhatott volna el. Egy kis olvasás megakadályozta a nagy zűrzavart.
Négy másolható sablon
1) Az értekezlet összefoglalója (akcióorientált):
Az Ön szerepe: találkozó riporter. Az alábbiakban a találkozó jegyzőkönyve olvasható. Foglalja össze ebben a szerkezetben:1) MEGSZÜLT DÖNTÉSEK (egyértelmű, külön az "értékelendő" és a "meghatározott").2) CSELEKVÉSI TÉTELEK: ki / mit / határidő (táblázat).3) NYITOTT KÉRDÉSEK / tisztázandó. Ne hozzon olyan döntést vagy cselekvést, amely nem szerepel az átiratban; A kétértelműt jelölje "tisztázandó"-ként.
2) Dokumentumkezelő tájékoztató:
Tömítse össze a következő hosszú dokumentumot egy nagyon elfoglalt vezető számára: (1) a dokumentum célja, (2) 5 fő pont, ami engem foglalkoztat, (3) kockázatok/megfontolások, (4) ajánlott következő lépés. Csak a dokumentumban található információkat használja; Adjon hozzá egy eredményt vagy számot. Jelölje meg a dokumentum nem egyértelmű részét "homályosnak".
3) Kritikus anyagok kinyerése (szerződés/jogszabály):
A következő dokumentum a döntés szempontjából KRITIKUS tételeket tartalmazza: időszak, megújítás, felmondás, kötbér, fizetési feltétel, felelősség, kivétel. Mindegyiket idézze a dokumentumban szereplő kijelentéssel. Ez egy előzetes vizsgálat; Ez nem helyettesíti a jogi felülvizsgálatot, mondja ezt.
4) A műveletet követő üzenet:
Fordítsa le a következő értekezlet-műveleteket a résztvevőknek küldött rövid üzenetté: [műveletlista]. Tegye egyértelművé, hogy az egyes személyek miért felelősek. Tegyen egy megjegyzést az üzenet végére: "Ha valami rossz/hiányos, tudassa velem 24 órán belül".
Gyenge felszólítás / Erős felszólítás
Gyenge felszólítás:
Foglalja össze ezt a találkozót.
Nincs struktúra, nincs döntés/cselekvés megkülönböztetés, nincs gyártásvédelem. Az AI gördülékeny, de formázatlan szöveget ad vissza; Összekeverheti a lehetőségeket a döntésekkel.
Erőteljes felszólítás:
A te szereped: riporter. Foglalja össze az alábbi ülés jegyzőkönyvét. Csak három címet szeretnék: (1) egyértelmű döntések, (2) cselekvési tételek ki/mit/határidő táblázat, (3) nyitott kérdések. Soha ne keverje össze az "értékelendő" kifejezést a "döntött" kifejezéssel. Ne adjon hozzá semmit, ami még nem szerepel az átiratban.
Méret
rossz megközelítés
Erős megközelítés
szerkezetét
ingyenes
Döntés/cselekmény/kérdés
Felelősség
bizonytalan
ki/mi/mikor
döntés egyértelműsége
vegyes
egyértelmű megkülönböztetés
illesztési védelem
Egyik sem
Igen
nyomon követhetőség
alacsony
magas
Gyakori hibák
- A lehetőség összekeverése a döntéssel. Tegyen különbséget az „értékelendő” és a „jóváhagyandó” között, és ellenőrizze.
- A kivonat terjesztése ellenőrzés nélkül. A mesterséges intelligencia tévesen tulajdoníthatja a döntést; Olvassa el küldés előtt.
- A szerződés aláírása az összegzésre támaszkodva. Olvassa el a kritikus cikkeket eredetiben és szakértővel.
- Nem vállal felelősséget, és dátumot szab az akciónak. A "ki, mit, mikor" nélkül a cselekvés nem követhető.
- Véletlenszerűen átadja a titkos felvételt a járműnek. Az ülések felvételei személyes/bizalmas adatokat tartalmaznak; Tartsa be a szabályzatot.
Figyelem: Az értekezlet összefoglalója gyakran „hivatalos emlékké” válik; hónapokkal később "milyen döntést hoztunk?" A kérdésre a válasz az a megjegyzés. Ezért az összefoglaló hibája a jövőben hamis valósággá válhat. Mindig ellenőrizze az összefoglalót, és hagyja jóvá a résztvevőkkel.
Összefoglalva
Az értekezletek és a dokumentumok összefoglalása azon feladatok közé tartozik, ahol a mesterséges intelligencia a legtöbb időt takarítja meg. A jó értekezlet-tájékoztatók cselekvésorientáltak: világos döntések, ki/mit/mikor cselekszik, és nyitott kérdések. A dokumentum-összefoglaló felkészíti Önt, de elhagyhatja a kritikus részleteket; Nem helyettesíti a jogi és pénzügyi dokumentumok szakértői felülvizsgálatát. A legnagyobb kockázat az, hogy a mesterséges intelligencia tévesen minősíti a döntéseket, vagy olyan dolgokat ad hozzá, amelyek nem léteznek; Tehát ellenőrizze az összes összegzést, válassza el a döntést a valószínűségtől, és hagyja jóvá a résztvevőkkel. Az összefoglaló felelőssége az adminisztrátort terheli.
Pályázati feladat
Készítsen jegyzeteket (névtelenítve) az ezen a héten tartott találkozóról. Készítsen cselekvés-orientált összefoglalót az AI-ból a fenti „Meeting summary” sablon segítségével. Ellenőrizze az egyes műveleti elemeket és döntéseket az eredetivel szemben; Próbáljon legalább egy „döntés vagy lehetőség” kétértelműséget találni. Küldje el ellenőrzött összefoglalóját a résztvevőknek „Akciót követő üzenet” formátumban.
ellenőrző lista
- [ ] Cselekvőközpontú (döntés/cselekvés/kérdés) struktúrában akartam az összefoglalót?
- [ ] Megkülönböztettem és ellenőriztem a lehetőséget a döntéstől?
- [ ] Meghatároztam-e felelősséget és határidőt minden egyes tevékenységhez?
- [ ] Elolvastam az eredeti jogi/pénzügyi dokumentum kritikus kitételeit?
- [ ] Betartottam a vállalati szabályzatot és a bizalmas rögzítés ellenőrzési lépését?