Nyereség:
- Képes megérteni a tisztaság, a hangszín, az időzítés és a belső kommunikáció csatornáinak alapelveit, és használni a mesterséges intelligenciát, különösen a tisztaság és a hangszín beállításában.
- Képes fenntartani a HR/jogi jóváhagyást az érzékeny üzenetekben (figyelmeztetés, felmondás, válsághelyzet), valamint a személyes érintés az őszinteséget igénylő üzenetekben
- Képes piszkozatok készítésére névtelen kontextusban anélkül, hogy személyes és bizalmas részleteket fednének fel a megnyitott eszközök számára
Egy menedzser meglepően sok idejét tölti írással: közlemények a csapatnak, visszajelzések az alkalmazottaknak, osztályközi e-mailek, szabályzati nyilatkozatok, gratuláló és köszönő üzenetek. A belső kommunikáció egy szervezet idegrendszere; A világos és időszerű kommunikáció bizalmat épít, míg a rendezetlen és késleltetett kommunikáció pletykákat és bizonytalanságot szül. Az AI egy hatékony segédeszköz, amely felgyorsítja és javítja a belső kommunikáció hangnemét. De a belső kommunikáció emberi kapcsolat; ezért számít a határ: az AI megfogalmazza az üzenetet; A menedzser felelős az üzenet pontosságáért, hangneméért és emberi érzékenységéért.
A jó belső kommunikáció három alapelve
Világosság: Miután az alkalmazott elolvasta az üzenetet, meg kell értenie, mit kell tennie. A homályos bejelentés tíz különböző értelmezésre ad okot. Hang: Ugyanaz az információ a hangtól függően megzavarhatja vagy megtörheti az embert. „Késik a bejelentés, elfogadhatatlan” és „Észrevettem a bejelentés késését, beszéljünk az akadályról” ugyanazt a jelenséget hordozzák, de nagyon eltérő a kapcsolatuk. Időzítés és csatorna: A rossz híreket szemtől-szembe juttatják el, nem e-mailben; A nem sürgős információk nem támadják meg az ülést. A mesterséges intelligencia nagy segítség a tisztaságban és a hangszínben; De az időzítés és a csatorna kiválasztása a rendszergazda emberi megítélése.
Az AI legértékesebb hozzájárulása a hangszínhangolás. Ha dühös piszkozatot ad át az MI-nek, és azt mondja, hogy „újraírja ugyanazt az üzenetet konstruktív és tiszteletteljes hangon”, sok kapcsolati baleset megelőzhető. Hasonlóképpen, egy nagyon formális és hideg szöveg felmelegítése vagy egy zavaros gondolat tisztázása olyan feladat, ahol az AI erős.
Tipp: Soha ne küldj azonnal olyan üzenetet, amelyet akkor írtál, amikor dühös voltál. Először mondja meg az AI-nak, hogy „fordítsa le ezt az üzenetet olyan hangra, amely fenntartja a kapcsolatot és a problémára összpontosít”, majd olvassa el a kimenetet, és szűrje át az emberen. Ez a kétperces lépés megakadályozza a jóvátehetetlen haragot.
Az AI határa a precíziós kommunikációban
A belső kommunikáció bizonyos típusai rendkívül érzékenyek: teljesítményfigyelmeztetés, felmondás, panaszkezelés, konfliktuskezelés, válságbejelentés. A mesterséges intelligencia meg tudja fogalmazni ezeket az üzeneteket, de van két kritikus szabály. Először is: a jogi/HR következményekkel járó üzeneteknek (figyelmeztetés, felmondás, fegyelem) HR-en, és ahol szükséges, jogi jóváhagyáson kell átesni; Az AI-tervezet nem helyettesíti ezt a jóváhagyást. Másodszor: az emberi érzékenység nem vihető át az MI-re. Részvétet, nehéz hírt, személyes elismerést kell írnia, nem az AI általános mintáival, hanem valódi tudásával és őszinteségével. Az alkalmazottak azonnal észlelik a nem őszinte, "géppel írt" üzeneteket, és elveszítik a bizalmukat.
Szintén titoktartás: ne adjon meg valódi neveket, fizetéseket, fegyelem részleteit a nyílt mesterségesintelligencia-eszközök belső levelezésében. Ha vázlatot kér, írja le a helyzetet névtelenül és általánosan („teljesítmény-visszajelzés egy alkalmazottnak”), majd adja hozzá a személyes adatokat.
három mini tok
1. eset – A hangszíntakarékos e-mail. Egy osztályvezető dühösen írt egy csípős e-mailt egy csapatnak, amely folyamatosan késett. Mielőtt elküldte volna, azt mondta az AI-nak, hogy „írja át ugyanazt az elvárást világos, de tiszteletteljes, megoldásorientált hangnemben”. Az új szöveg ugyanazt az üzenetet adta, de hibáztatás helyett szólásra szólította fel a fogyatékos személyt. Ahelyett, hogy védekezni kezdtek volna, a csapat megosztotta az igazi akadályt (szoftverhiba); probléma megoldva.
2. eset – Az őszintétlen ünneplés hatása. Egy menedzser megírta a mesterséges intelligenciával a csapat sikerét ünneplő üzenetet, és változtatás nélkül elküldte. A szöveg általános és közhelyes volt („nagyszerű munka, csak így tovább”). Az egyik csapat azt mondta: "Olyan ez, mint a copy-paste, még a nevét sem említette senki." A menedzser megtanulta a leckét: a következő ünnepségen átvette az AI tervezetét, és saját szavaival kiegészítette mindenki konkrét hozzájárulását; A hatás teljesen megváltozott.
3. eset – HR jóváhagyása érzékeny bejelentésre. Egy cég részlegét be akarták zárni. A menedzser elkészítette a bejelentést az MI-vel, de nem küldte el közvetlenül; A HR és a jogász felülvizsgálta, kijavított két potenciálisan félrevezető állítást, és kiegészítette a hiányzó információkat a munkavállalói jogokkal kapcsolatban. Jóváhagyott szöveg elküldve. Az AI biztosította a sebességet és a jóváhagyás biztonságát.
Négy másolható sablon
1) Egyértelmű bejelentéstervezet:
Feladata: belső kommunikációs asszisztens. A következő közleményt kell megírnom: [téma és alapinformációk]. Írjon rövid, világos közleményt, amely egy olvasással is érthető. Struktúra: (1) mi változik, (2) mit várnak el kitől, (3) mikor, (4) kihez forduljanak kérdésekkel. Kerülje a homályos kijelentéseket. Ne találjon ki más részleteket az általam megadott információkon kívül.
2) Hangszín beállítás:
Az alábbi üzenetet túl keménynek találom ahhoz, hogy elküldjem. Változtassa tiszteletteljes, megoldásorientált, kapcsolatmegőrző hangvételre, ugyanazokat az elvárásokat és határokat betartva. Használja a közös megoldás nyelvét, ne a hibáztatást. Lágyítsa az üzenet lényegét, állítsa be a hangját. Szöveg: [szöveg]
3) A visszajelzés konfigurálása:
Konstruktív visszajelzést adok egy alkalmazottnak. Szituáció (névtelen): [konkrét viselkedés, személyes adatok nélkül]. Írj nekem egy vázlatot "helyzet-hatás-elvárás" szerkezettel: megfigyelt viselkedés, hatás, várható változás. A viselkedést célozza meg, ne a személyt. Tegyél a végére egy megjegyzést, amit szemtől szemben kell elmondanom.
4) Ünnep/megbecsülés csontváz:
A csapat következő eredményét fogom megünnepelni: [siker]. Adja át nekem egy őszinte elismerő üzenetet, de hagyjon olyan helyeket, mint [MINDENKI KONKRÉT HOZZÁJÁRULÁSÁT MAGAM ÍRJA IDE]. Kerülje a kliséket; Adjon helyet a személyre szabottságnak.
Gyenge felszólítás / Erős felszólítás
Gyenge felszólítás:
Írj e-mailt a csapatnak.
A téma, a hangnem, a közönség, az elvárások tisztázatlanok. A mesterséges intelligencia általános, sablonos szöveget hoz létre, amely nem világos, hogy kinek írta; Valószínűleg olyan részleteket talál ki, amelyek nem léteznek.
Erőteljes felszólítás:
Feladata: belső kommunikációs asszisztens. Írjon egy rövid e-mailt a 12 fős operatív csapatomnak, amelyben bejelenti, hogy áttérünk egy új heti jelentéstételi rutinra. Tisztázzuk: mi változott, mit várnak mindenkitől, mikor jön az első jelentés. Tartsa támogató hangnemét, kerülje a kényszerítő hangulatot. Ne adjon meg az általam megadott információkon kívül más adatokat.
Méret
rossz megközelítés
Erős megközelítés
Tárgy
bizonytalan
Net (jelentés elrendezése)
tömeg
undefined
12 fős csapat
hangot
véletlenszerű
támogató
elvárás
Egyik sem
nyitva
illesztési védelem
Egyik sem
Igen
Gyakori hibák
- Azonnali dühös üzenet küldése. Először állítsa be a hangot az AI-val, majd engedje át az emberi szűrőn.
- Az intimitás delegálása az MI-re. A gratulációt, a részvétnyilvánítást, a személyes elismerést a saját szavaiddal kell leírni.
- Érzékeny üzenet küldése jóváhagyás nélkül. A figyelmeztetés/felmondás/fegyelem HR-es és jogi jóváhagyást igényel, ha szükséges.
- Személyes/bizalmas részletek megadása a megnyitott eszköznek. Magyarázza el a helyzetet névtelenül, majd adja meg a részleteket.
- A csatorna és az időzítés figyelmen kívül hagyása. A rossz híreket a megfelelő csatornán keresztül juttatják el, nem e-mailben.
Figyelem: A belső kommunikáció a bizalomra épül, a bizalom lassan nyerhető meg és gyorsan elveszik. A mesterséges intelligencia segítségével írt, de az emberi érintést hiányzó üzenetek azt az érzést kelthetik az alkalmazottakban, hogy „a vezető nem igazán törődik velem”. Használjon mesterséges intelligenciát a körvonalakhoz és a hangszínhez; Mindig tartsa meg magának az intimitást és a végső jóváhagyást.
Összefoglalva
A belső kommunikáció a szervezet idegrendszere; A tisztaság, a hangnem, az időzítés és a csatorna megteremti a bizalmat. A mesterséges intelligencia különösen erős a tisztaságban és a hangszínben: megkönnyíti a dühös szöveg építő jellegűvé alakítását, a szétszórt gondolatok tisztázását. De az érzékeny üzenetekhez (figyelmeztetés, felmondás, válsághelyzet) HR/jogi jóváhagyás szükséges; Az őszinteséget igénylő üzeneteket (gratuláció, elismerés) a saját szavaiddal kell megírni. Ne adjon meg személyes adatokat a megnyitott eszközökhöz. Az AI írja a piszkozatot; Az üzenet pontossága, hangvétele és emberi érzékenysége a menedzseré.
Pályázati feladat
Válasszon egy valódi belső üzenetet, amelyet el kell küldenie ezen a héten (bejelentés vagy visszajelzés). Először írj magadnak egy vázlatot. Ezután kérjen az AI-tól egy második verziót a fenti megfelelő sablonnal, és javítsa a hangszínt a „Hangbeállítás” sablonnal. Hasonlítsa össze a két verziót, kombinálja a legjobb tulajdonságaikat, és adja hozzá személyes megjelenését. Ha kényes kérdésről van szó, jegyezze fel, milyen jóváhagyásokon fog átesni.
ellenőrző lista
- [ ] Figyelembe vettem az üzenet hangnemét, mielőtt elküldtem volna?
- [ ] Az őszinteséget igénylő részeket saját szavaimmal írtam?
- [ ] Kerültem, hogy személyes/bizalmas részleteket adjak a nyílt eszköznek?
- [ ] Beküldtem a bizalmas üzenetet a szükséges HR/jogi jóváhagyáshoz?
- [ ] A megfelelő csatornát és időzítést választottam?