પ્રક્રિયા ઓટોમેશન: પુનરાવર્તિત કાર્યોને વર્કફ્લોમાં રૂપાંતરિત કરવું

નફો:

• પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરતા પહેલા મેપિંગના મહત્વને સમજવું અને તેને સરળ બનાવવું અને ઓટોમેશન (પુનરાવર્તિત, નિયમિત, વિશાળ, ઓછા અપવાદો સાથે) માટે યોગ્ય પગલાં પસંદ કરવામાં સક્ષમ થવું.
• પ્રક્રિયાના પગલાંને નીચા/મધ્યમ/ઉચ્ચ જોખમ તરીકે વર્ગીકૃત કરવાની અને આઉટગોઇંગ આઉટપુટ પર માનવ-ઇન-ધ-લૂપ મંજૂરી ડિઝાઇન સ્થાપિત કરવાની ક્ષમતા
• ખાતરી કરવી કે અપવાદો મનુષ્યોને નિર્દેશિત કરવામાં આવે છે અને નિયમિત ચેકપોઇન્ટ્સ આપોઆપ પ્રક્રિયાઓ પર મૂકવામાં આવે છે

દરેક વ્યવસાયમાં એક શાંત સમય ખાતો દુશ્મન છે: પુનરાવર્તિત કાર્ય. સમાન ઈમેઈલનું ફોર્મેટ કરવું, આવનારી વિનંતીને યોગ્ય વ્યક્તિ સુધી પહોંચાડવી, એક ટેબલ પરથી બીજા ટેબલ પર ફોર્મની નકલ કરવી, ગ્રાહકના દરેક પ્રશ્નના સમાન જવાબો લખવા. જો કોઈ કર્મચારી આના પર દિવસમાં એક કલાક વિતાવે છે, તો વર્ષમાં 250 કલાક - અથવા છ પૂર્ણ કાર્ય સપ્તાહો - બાષ્પીભવન થાય છે. પ્રક્રિયા ઓટોમેશન-થોડા કે કોઈ માનવીય હસ્તક્ષેપ સાથે પુનરાવર્તિત કાર્ય પગલાંઓનું અમલીકરણ-આ વખતે પુનઃ દાવો કરવાનો માર્ગ છે. AI એ ઓટોમેશનના જ કેટલાક પગલાઓની ડિઝાઇન અને અમલીકરણ બંનેમાં એક શક્તિશાળી સાધન છે. સીમા: AI પ્રક્રિયાને ઝડપી બનાવે છે અને ડ્રાફ્ટ્સ બનાવે છે; મેનેજર ખાતરી કરે છે કે પ્રક્રિયા યોગ્ય રીતે સેટ કરવામાં આવી છે અને અપવાદો યોગ્ય રીતે સંચાલિત છે.

પ્રક્રિયાને પહેલા સમજવી: ઓટોમેશન ક્યાંથી શરૂ થાય છે?

ઓટોમેશનનો પ્રથમ નિયમ આશ્ચર્યજનક છે: ખરાબ પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરશો નહીં, પહેલા તેને ઠીક કરો. ઓટોમેશન પ્રક્રિયાની ઝડપ વધારે છે; જો પ્રક્રિયા દૂષિત હોય તો તે ભૂલને પણ વેગ આપે છે. તેથી પ્રથમ પગલું એ પ્રક્રિયાને નકશા બનાવવાનું છે: કાર્યની શરૂઆત, પગલાં, નિર્ણય બિંદુઓ, આઉટપુટ. AI આ મેપિંગમાં સારો સહાયક છે; તમે તમારી પ્રક્રિયાને સમજાવો, તે તેને તબક્કાવાર તોડી નાખે છે અને બિનજરૂરી પગલાઓ પર પ્રશ્નો પૂછે છે.

પછી તમે ઓટોમેશન માટે યોગ્ય પગલાં પસંદ કરો. ઉમેદવારોના સારા પગલાં છે: પુનરાવર્તિત (વારંવાર કરવામાં આવે છે), પ્રમાણભૂત (સ્પષ્ટ નિયમોનું પાલન કરે છે), ભારે (મોટી સંખ્યામાં પુનરાવર્તિત થાય છે), અને ઓછા-અપવાદ (અપવાદો ભાગ્યે જ જોવા મળે છે). ખરાબ ઉમેદવાર પગલાં તે છે કે જેને અંતર્જ્ઞાન, સહાનુભૂતિ અથવા જટિલ નિર્ણયની જરૂર હોય છે. AI ને પૂછો "આ પ્રક્રિયામાં કયા પગલાં ઓટોમેશન માટે યોગ્ય છે અને કયા માનવીય છે?" તમે પૂછીને આ તફાવત કરી શકો છો:

ટીપ: સ્વચાલિત કરતા પહેલા, એક અઠવાડિયા માટે પ્રક્રિયાનું અવલોકન કરો અને માપો કે તે ખરેખર કેટલી વાર કરવામાં આવે છે અને તે કેટલો સમય લે છે. ઘણા મેનેજરો શોધી કાઢે છે કે તેઓ જે કામ "ખૂબ સમય માંગી લે તેવું" માને છે તે વાસ્તવમાં મહિનામાં થોડી વાર કરવામાં આવે છે, જ્યારે વાસ્તવિક સમય ખાનાર એ બીજું કામ છે જેનો તેઓ ખ્યાલ નથી રાખતા.

માનવ-ઇન-ધ-લૂપ ડિઝાઇન

વ્યવસાયિક પ્રક્રિયાઓનું સંપૂર્ણ ઓટોમેશન ઘણીવાર જોખમી હોય છે. AI માટે ઈમેલ લખવું સલામત છે; પરંતુ AI માટે તેને સીધું ક્લાયંટને મોકલવું જોખમી છે કારણ કે જો કોઈ ભૂલ હશે તો તે તરત જ બહાર નીકળી જશે. ઉકેલ એ માનવ-ઇન-ધ-લૂપ અભિગમ છે: AI ડ્રાફ્ટ બનાવે છે, માનવ તેને ઝડપથી મંજૂર કરે છે, પછી તેને મોકલવામાં આવે છે. આ મોટાભાગની ઝડપ જાળવી રાખતી વખતે માનવ માટે જોખમને આભારી છે.

જોખમના ત્રણ સ્તરો અનુસાર ડિઝાઇન ઓટોમેશન. ઓછું જોખમ (આંતરિક મેમો, ડ્રાફ્ટ): સંપૂર્ણ ઓટોમેશન સ્વીકાર્ય છે. મધ્યમ જોખમ (ગ્રાહક માટે પ્રમાણભૂત પ્રતિભાવ): માનવ પુષ્ટિ જરૂરી છે. ઉચ્ચ જોખમ (કરાર, ચુકવણી, સત્તાવાર એપ્લિકેશન): AI માત્ર ડ્રાફ્ટ બનાવે છે, નિષ્ણાત સમીક્ષા અને હસ્તાક્ષર ફરજિયાત છે. પ્રક્રિયાની શરૂઆતમાં આ નકશો દોરવાથી ભવિષ્યની આફતોથી બચી શકાય છે.

ત્રણ નાના કેસો

કેસ 1 - રૂટીંગની વિનંતી કરો. એક સેવા કંપની દરરોજ ~80 સપોર્ટ ઇમેઇલ્સ પ્રાપ્ત કરી રહી હતી અને એક કર્મચારી તેને યોગ્ય વિભાગમાં (~1 કલાક પ્રતિ દિવસ) મેન્યુઅલી વિતરિત કરી રહ્યો હતો. તેઓએ AI એ અનામી નમૂનાઓ સાથે વર્ગીકરણનો નિયમ સેટ કર્યો હતો: દરેક ઈમેલને “ટેકનિકલ/બિલિંગ/જનરલ” તરીકે ટેગ કરો અને ભલામણ કરેલ વિભાગ લખો, કર્મચારી ફક્ત મંજૂર કરે છે. જમાવટનો સમય ઘટીને 12 મિનિટ પ્રતિ દિવસ થયો. અનિશ્ચિત પરિસ્થિતિઓ હજુ પણ લોકો માટે આવે છે.

કેસ 2 - નબળી પ્રક્રિયા સ્વચાલિત ભૂલ. એક એકાઉન્ટિંગ યુનિટમાં, મંજૂરીની પ્રક્રિયામાં 5 બિનજરૂરી પગલાં સામેલ હતા. એડમિન આને જેમ છે તેમ સ્વચાલિત કરે છે; પરિણામ એ 5 બિનજરૂરી પગલાં ઝડપી ચાલી રહ્યા હતા પરંતુ હજુ પણ બિનજરૂરી છે. જ્યારે મેં AI ને પ્રક્રિયા બતાવી, ત્યારે AI એ ચિહ્નિત કર્યું કે 5 માંથી 2 પગલાંમાં કોઈ મૂલ્ય ઉમેરાયું નથી. પ્રથમ પ્રક્રિયાને 3 પગલાઓ સુધી ઘટાડવામાં આવી હતી, પછી તે સ્વયંસંચાલિત હતી; ત્યારે જ સાચો નફો થયો.

કેસ 3 - માનવ-ઇન-ધ-લૂપ બચાવ. એક ઈ-કોમર્સ ટીમે રિટર્ન રિક્વેસ્ટ માટે AI ઓટોમેટેડ રિસ્પોન્સ સેટ કર્યો પરંતુ માનવ મંજૂરી દૂર કરી. એક દિવસ, AI એ પ્રમાણભૂત નમૂના સાથે ગેરકાયદેસર બલ્ક રિટર્ન વિનંતીનો જવાબ આપ્યો અને ખોટી માહિતી પ્રદાન કરી, અને ગ્રાહકની ફરિયાદ વધી. ટીમે માનવ-મંજૂરીનું પગલું પાછું મૂક્યું; AI એ ડ્રાફ્ટ બનાવવાનું ચાલુ રાખ્યું, પરંતુ સબમિશન પહેલાં, એક કર્મચારીએ બે સેકન્ડમાં દરેક પ્રતિસાદની સમીક્ષા કરી. ભૂલો થઈ જાય છે, ઝડપ જળવાઈ રહે છે.

ચાર નકલ કરી શકાય તેવા નમૂનાઓ

1) પ્રક્રિયા મેપિંગ:

તમારી ભૂમિકા: પ્રક્રિયા સુધારણા નિષ્ણાત. હું નોકરીનું વર્ણન કરીશ: [નોકરીનું પગલું-દર-પગલાં વર્ણન]. આને સ્પષ્ટ પ્રવાહ તરીકે લખો: પ્રારંભ, દરેક પગલું, નિર્ણય બિંદુઓ, આઉટપુટ. પછી એવા પગલાઓને ચિહ્નિત કરો કે જે મૂલ્ય ઉમેરતા નથી અથવા પુનરાવર્તિત છે અને સરળીકરણ સૂચવે છે. હજુ સુધી ઓટોમેશનની ભલામણ કરશો નહીં.

2) ઓટોમેશન માટે યોગ્યતા વિશ્લેષણ:

ઉપરોક્ત પ્રક્રિયાના દરેક પગલાનું નીચેના માપદંડો સાથે મૂલ્યાંકન કરો: પુનરાવર્તિતતા, નિયમિતતા, વોલ્યુમ, અપવાદ આવર્તન. દરેક પગલા માટે, "સ્વચાલિત / માનવ" લેબલ આપો અને સંક્ષિપ્ત સમર્થન લખો. વ્યક્તિ પ્રત્યે ઉચ્ચ ચુકાદા/સહાનુભૂતિની જરૂર હોય તેવા પગલાં છોડવાની ખાતરી કરો.

3) વર્ગીકરણ/રાઉટીંગ નિયમ:

હું તમને અનામી નમૂનાની વિનંતીઓ આપીશ. તેમને આ શ્રેણીઓમાં વર્ગીકૃત કરવા માટે સ્પષ્ટ, પારદર્શક નિયમો બનાવો: [શ્રેણીઓ]. દરેક આવનારી વિનંતી માટે ભલામણ કરેલ કેટેગરી + ટ્રસ્ટ લેવલ (ઉચ્ચ/નીચું) લખો. ઓછા વિશ્વાસ ધરાવતા લોકોને "માનવનો સંદર્ભ લો" તરીકે ચિહ્નિત કરો.

4) માનવ-ઇન-ધ-લૂપ પ્રતિભાવ ડ્રાફ્ટ:

નીચેના પ્રકારની વિનંતી માટે માનક પ્રતિસાદનો ડ્રાફ્ટ કરો: [વિનંતીનો પ્રકાર]. પ્રતિભાવના અંતે "[માનવ મંજૂરી જરૂરી]" ટેગ મૂકો. જો તમે અપવાદ અનુભવો છો, તો પ્રતિભાવ લખશો નહીં; તેના બદલે કહો કે "આ પરિસ્થિતિ પ્રમાણભૂત નથી, તેને વ્યક્તિ તરફ દોરો".

નબળા પ્રોમ્પ્ટ / મજબૂત પ્રોમ્પ્ટ

નબળા પ્રોમ્પ્ટ:

આ કામ સ્વચાલિત કરો.

પ્રક્રિયા વ્યાખ્યાયિત નથી, જોખમ સ્તર અસ્પષ્ટ છે, કોઈ અપવાદ વ્યવસ્થાપન નથી. AI કાં તો નકામી સામાન્ય સલાહ આપે છે અથવા જોખમી સંપૂર્ણ ઓટોમેશન સૂચવે છે.

શક્તિશાળી પ્રોમ્પ્ટ:

તમારી ભૂમિકા: પ્રક્રિયા નિષ્ણાત. હું નીચેની પ્રક્રિયા સમજાવીશ: ઇનકમિંગ ઇનવોઇસ વાંધાઓનું વર્ગીકરણ કરવું અને તેમને સંબંધિત એકમ તરફ નિર્દેશિત કરવું. પ્રથમ, પ્રક્રિયાને સ્ટેપ બાય સ્ટેપ મેપ કરો અને બિનજરૂરી સ્ટેપને માર્ક કરો. પછી ઓટોમેશન માટે યોગ્યતા માટે દરેક પગલાનું મૂલ્યાંકન કરો. માનવ મંજૂરી વિના ગ્રાહકને કોઈપણ પ્રતિસાદ મોકલવાની ભલામણ કરશો નહીં; જટિલ પગલાંઓ પર "[માનવ મંજૂરી]" લેબલ.

કદ

નબળી અભિગમ

મજબૂત અભિગમ

પ્રક્રિયા વર્ણન

કોઈ નહિ

પગલું દ્વારા પગલું

સરળીકરણ

અવાંછિત

પહેલા સરળ બનાવો

જોખમ સ્તર

અવગણો

ટૅગ કરેલ

માનવ મંજૂરી

કોઈ નહિ

ફરજિયાત બનાવ્યું

સુરક્ષા

નીચું

ઉચ્ચ

સામાન્ય ભૂલો

• ખરાબ પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરવી. પ્રથમ પ્રક્રિયાને સરળ બનાવો; પછી ઝડપ કરો.
• માનવ સંમતિ દૂર કરી રહ્યા છીએ. ક્લાયંટ/બહારના આઉટપુટમાં માનવ-ઇન-ધ-લૂપ ડિઝાઇન જાળવો.
• અપવાદોની અવગણના. અપવાદરૂપ પરિસ્થિતિઓ લોકોને સંબોધિત કરવી જોઈએ.
• માપ્યા વિના સ્વચાલિત. વાસ્તવિક આવર્તન અને સમયગાળો માપો; ખોટા કામમાં તમારો સમય બગાડો નહીં.
• જોખમ સ્તરનું મેપિંગ નથી. નીચા/મધ્યમ/ઉચ્ચ જોખમના પગલાઓને શરૂઆતમાં અલગ કરો.

સાવધાન: એકવાર સેટ થઈ ગયા પછી, ઓટોમેશન અદૃશ્ય થઈ જાય છે અને શાંતિથી કાર્ય કરે છે; તેથી જ ભૂલને ધ્યાનમાં લીધા વિના ઘણી વખત પુનરાવર્તિત થઈ શકે છે. સ્વયંસંચાલિત પ્રક્રિયાઓ પર નિયમિત "ચેકપોઇન્ટ" મૂકો: અઠવાડિયામાં એકવાર માનવ આંખ સાથે આઉટપુટના નમૂના તપાસો.

સારાંશમાં

પ્રક્રિયા ઓટોમેશન પુનરાવર્તિત કાર્યો દ્વારા ગુમાવેલ સમય પાછો આપે છે. પરંતુ પ્રથમ પ્રક્રિયાને સમજો અને સરળ બનાવો; ખરાબ પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરવાથી ભૂલને વેગ મળે છે. ઓટોમેશન માટે યોગ્ય પગલાં પુનરાવર્તિત, નિયમિત, વિશાળ અને ઓછા-અપવાદરૂપ છે; ચુકાદા અને સહાનુભૂતિની જરૂર હોય તેવા પગલાં મનુષ્યના છે. જોખમને નીચા/મધ્યમ/ઉચ્ચ તરીકે નકશો કરો અને આઉટબાઉન્ડ આઉટપુટ પર માનવ-ઇન-ધ-લૂપ મંજૂરી જાળવી રાખો. AI પ્રક્રિયાને ઝડપી બનાવે છે; તે એડમિનિસ્ટ્રેટર છે જે ખાતરી કરે છે કે તે યોગ્ય રીતે સેટ થયેલ છે અને અપવાદોનું સંચાલન કરવામાં આવે છે.

એપ્લિકેશન કાર્ય

એક કાર્ય પસંદ કરો જે તમારી નોકરીમાં સૌથી વધુ પુનરાવર્તિત હોય. ઉપરોક્ત “પ્રોસેસ મેપિંગ” ટેમ્પલેટ સાથે, AI મેપને સ્ટેપ બાય સ્ટેપ બનાવો અને બિનજરૂરી સ્ટેપ્સને માર્ક કરો. પછી "ઓટોમેશન યોગ્યતા વિશ્લેષણ" વડે કયા પગલાં સ્વચાલિત થઈ શકે તે નક્કી કરો. ઓછામાં ઓછા એક પગલા માટે માનવ-લૂપમાં પ્રતિસાદનો મુસદ્દો તૈયાર કરો અને તેને એક અઠવાડિયા માટે અજમાવી જુઓ; તમે જે સમય બચાવો છો તે માપો.

ચેકલિસ્ટ

• [ ] શું મેં પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરતા પહેલા મેપ અને સરળ બનાવી છે?
• [ ] શું મેં ઓટોમેશન માટે યોગ્યતા માટે દરેક પગલાનું મૂલ્યાંકન કર્યું છે?
• [ ] શું મેં જોખમ સ્તર (નીચું/મધ્યમ/ઉચ્ચ) મેપ કર્યું છે?
• [ ] શું મેં આઉટગોઇંગ આઉટપુટ પર માનવીય મંજૂરી સાચવી રાખી છે?
• [ ] શું મેં સમયાંતરે સ્વચાલિત પ્રક્રિયાની તપાસ કરી છે?