Voitot:
- Ymmärtää prosessin kartoituksen ja yksinkertaistamisen tärkeyden ennen sen automatisointia ja kyky valita automaatioon sopivia vaiheita (toistuva, säännöllinen, laaja, pienillä poikkeuksilla).
- Kyky luokitella prosessin vaiheet matalan/keskikokoisen/korkean riskin mukaan ja luoda ihmissilmukan hyväksyntäsuunnitelma lähteville lähdöille
- Varmistetaan, että poikkeukset kohdistuvat ihmisiin ja että automaattisille prosesseille asetetaan säännölliset tarkistuspisteet
Jokaisessa liiketoiminnassa on hiljainen aikaa syövä vihollinen: toistuva työ. Saman sähköpostin muotoilu, saapuvan pyynnön ohjaaminen oikealle henkilölle, lomakkeen kopioiminen taulukosta toiseen, samanlaisten vastausten kirjoittaminen jokaiseen asiakkaan kysymykseen. Jos työntekijä käyttää niihin tunnin päivässä, 250 tuntia vuodessa eli kuusi täyttä työviikkoa haihtuu. Prosessin automatisointi – toistuvien työvaiheiden suorittaminen ilman tai vain vähän ihmisen väliintuloa – on tapa saada tämä aika takaisin. Tekoäly on tehokas työkalu sekä joidenkin automaation vaiheiden suunnittelussa että toteutuksessa. Raja: AI nopeuttaa prosessia ja tuottaa luonnoksia; Esimies varmistaa, että prosessi on asetettu oikein ja poikkeuksia hallitaan oikein.
Prosessin ymmärtäminen ensin: mistä automaatio alkaa?
Ensimmäinen automatisoinnin sääntö on yllättävä: älä automatisoi huonoa prosessia, vaan korjaa se ensin. Automatisointi nopeuttaa prosessia; Se myös nopeuttaa virhettä, jos prosessi on vioittunut. Joten ensimmäinen askel on kartoittaa prosessi: työn alku, vaiheet, päätöskohdat, tulos. AI on hyvä apulainen tässä kartoituksessa; Selität prosessisi, hän erittelee sen askel askeleelta ja kyseenalaistaa tarpeettomia vaiheita.
Sitten valitset automaatioon sopivat vaiheet. Hyviä ehdokasvaiheita ovat: toistuva (tehdään usein), kanoninen (noudattaa selkeitä sääntöjä), iso (toistetaan useita kertoja) ja vähäinen poikkeus (poikkeuksia esiintyy harvoin). Huonot ehdokasaskeleet ovat sellaisia, jotka vaativat intuitiota, empatiaa tai monimutkaista harkintaa. Kysy tekoälyltä "mitkä vaiheet tässä prosessissa sopivat automatisointiin ja mitkä ovat inhimillisiä?" Voit tehdä tämän eron kysymällä:
Vinkki: Ennen automatisointia tarkkaile prosessia viikon ajan ja mittaa, kuinka monta kertaa se todella tehdään ja kuinka kauan se kestää. Monet johtajat huomaavat, että heidän mielestään "liian aikaavievää" työtä tehdään itse asiassa muutaman kerran kuukaudessa, kun taas todellinen ajansyöjä on toinen työ, jota he eivät ymmärrä.
Human-in-the-loop -suunnittelu
Liiketoimintaprosessien täydellinen automatisointi on usein riskialtista. Tekoälyn on turvallista kirjoittaa sähköpostia; mutta tekoälyn on vaarallista lähettää se suoraan asiakkaalle, koska se sammuu välittömästi, jos tapahtuu virhe. Ratkaisu on in-the-loop -lähestymistapa: tekoäly tuottaa luonnoksen, ihminen hyväksyy sen nopeasti ja sitten se lähetetään. Tämä asettaa riskin ihmiselle säilyttäen suurimman osan nopeudesta.
Suunnittele automaatio kolmen riskitason mukaan. Pieni riski (sisäinen muistio, luonnos): täysi automaatio on hyväksyttävää. Keskitasoinen riski (normaali vastaus asiakkaalle): vaaditaan ihmisen vahvistus. Suuri riski (sopimus, maksu, virallinen hakemus): tekoäly tuottaa vain luonnoksia, asiantuntijalausunto ja allekirjoitus ovat pakollisia. Tämän kartan piirtäminen prosessin alussa estää tulevat katastrofit.
kolme minilaukkua
Tapaus 1 – Pyydä reititystä. Palveluyritys sai ~80 tukisähköpostia päivässä ja työntekijä jakoi ne manuaalisesti oikealle osastolle (~1 tunti päivässä). He määrittivät tekoälyn luokittelusäännön anonyymeillä näytteillä: merkitse jokaiseen sähköpostiin "tekninen/laskutus/yleinen" ja kirjoita suositeltu osasto, jonka työntekijä yksinkertaisesti hyväksyy. Käyttöönottoaika lyheni 12 minuuttiin päivässä. Epävarmoja tilanteita tulee edelleen ihmisille.
Tapaus 2 – Huono prosessin automatisointivirhe. Yhdessä kirjanpitoyksikössä hyväksymisprosessi sisälsi 5 tarpeetonta vaihetta. Järjestelmänvalvoja automatisoi tämän sellaisenaan; tuloksena oli 5 turhaa askelta, jotka juoksivat nopeammin, mutta silti tarpeettomia. Kun näytin prosessin tekoälylle, tekoäly merkitsi, että 2 viidestä vaiheesta ei lisännyt arvoa. Ensin prosessi pienennettiin 3 vaiheeseen, sitten se automatisoitiin; Silloin tuli todellinen voitto.
Tapaus 3 – Human-in-the-loop-pelastus. Verkkokauppatiimi määritti tekoälyn automaattisen vastauksen palautuspyyntöihin, mutta poisti ihmisen hyväksynnän. Eräänä päivänä tekoäly vastasi laittomaan joukkopalautuspyyntöön vakiomallilla ja antoi virheellisiä tietoja, ja asiakkaan valitus laajeni. Tiimi laittoi ihmisen hyväksynnän askeleen taaksepäin; Tekoäly jatkoi luonnoksen tuottamista, mutta ennen lähettämistä työntekijä tarkasti jokaisen vastauksen kahdessa sekunnissa. Virheet ovat poissa, nopeus säilyy.
Neljä kopioitavaa mallia
1) Prosessin kartoitus:
Tehtäväsi: prosessien kehittämisasiantuntija. Kuvailen työn: [askel askeleelta työn kuvaus]. Kirjoita tämä selkeänä kulkuna: aloitus, jokainen vaihe, päätöspisteet, tulos. Merkitse sitten vaiheet, jotka eivät tuota lisäarvoa tai ovat toistuvia, ja ehdota yksinkertaistuksia. Älä vielä suosittele automaatiota.
2) Automaatioon soveltuvuusanalyysi:
Arvioi jokainen vaihe yllä olevassa prosessissa seuraavilla kriteereillä: toistuvuus, säännöllisyys, määrä, poikkeusten taajuus. Merkitse jokaiseen vaiheeseen "automaattinen / ihminen" ja kirjoita lyhyt perustelu. Muista jättää korkeaa arvostelukykyä/empatiaa vaativat askeleet henkilölle.
3) Luokittelu/reitityssääntö:
Annan sinulle anonyymejä näytepyyntöjä. Luo selkeät, läpinäkyvät säännöt lajitellaksesi ne seuraaviin luokkiin: [luokat]. Kirjoita suositeltu luokka + luottamustaso (korkea/matala) jokaiselle saapuvalle pyynnölle. Merkitse heikon luottamuksen omaavat "viittaavat ihmisiin".
4) Human-in-the-loop -vastausluonnos:
LUONNOS vakiovastaus seuraavan tyyppiseen pyyntöön: [pyyntötyyppi]. Lisää vastauksen loppuun tunniste "[HUMAN APPROVAL REQUIRED]". Jos tunnet poikkeuksen, älä kirjoita vastausta. Sen sijaan sano "tämä tilanne ei ole standardi, ohjaa se henkilölle".
Heikko kehote / Vahva kehote
Heikko kehote:
Automatisoi tämä työ.
Prosessia ei ole määritelty, riskitaso on epäselvä, poikkeushallintaa ei ole. Tekoäly joko antaa hyödyttömiä yleisiä neuvoja tai ehdottaa riskialtista täyttä automaatiota.
Tehokas kehotus:
Tehtäväsi: prosessiasiantuntija. Selitän seuraavan prosessin: saapuvien laskujen vastalauseiden luokittelu ja ohjaaminen asianomaiseen yksikköön. Kartoita ensin prosessi vaihe vaiheelta ja merkitse tarpeeton vaihe. Arvioi sitten kunkin vaiheen soveltuvuus automaatioon. Älä suosittele minkään vastauksen lähettämistä asiakkaalle ilman ihmisen hyväksyntää; Merkitse [HUMAN APPROVAL] kriittisiin vaiheisiin.
Koko
huono lähestymistapa
Vahva lähestymistapa
Prosessin kuvaus
Ei mitään
askel askeleelta
Yksinkertaistaminen
pyytämättä
Yksinkertaista ensin
Riskitaso
jättää huomiotta
merkitty
ihmisen hyväksyntä
Ei mitään
tehty pakolliseksi
Turvallisuus
alhainen
korkea
Yleisiä virheitä
- Huonon prosessin automatisointi. Yksinkertaista ensin prosessi; nopeuta sitten.
- Ihmisen suostumuksen poistaminen. Säilytä in-the-loop-muotoilu tulostettaessa asiakkaalle/ulkopuolelle.
- Poikkeuksia huomioimatta. Poikkeustilanteet on osoitettava ihmisille.
- Automatisointi ilman mittausta. Mittaa todellinen taajuus ja kesto; Älä tuhlaa aikaasi väärään työhön.
- Riskitasoa ei kartoitettu. Erottele alussa matalan/keskitason/korkean riskin vaiheet.
Varoitus: Kun automaatio on määritetty, se katoaa ja toimii äänettömästi; Siksi virhe voidaan toistaa monta kertaa huomaamatta. Aseta säännöllinen "tarkistuspiste" automaattisille prosesseille: tarkista näyte ulostuloista ihmissilmällä kerran viikossa.
Yhteenvetona
Prosessiautomaatio palauttaa toistuvien tehtävien menettämän ajan. Mutta ensin ymmärrä ja yksinkertaista prosessi; Huonon prosessin automatisointi nopeuttaa virhettä. Automaatioon soveltuvat vaiheet ovat toistuvia, säännöllisiä, suuria ja vähän poikkeuksellisia; Tuomitsemista ja empatiaa vaativat askeleet kuuluvat ihmisille. Kartoita riski alhaiseksi/keskisuureksi/korkeaksi ja säilytä ihmissilmukan hyväksyntä lähteville lähdöille. AI nopeuttaa prosessia; Järjestelmänvalvoja varmistaa, että se on määritetty oikein ja poikkeuksia hallitaan.
Sovellustehtävä
Valitse työssäsi eniten toistuva tehtävä. Yllä olevan "Prosessin kartoitus" -mallin avulla voit kartoittaa tekoälyn vaihe vaiheelta ja merkitä tarpeettomat vaiheet. Määritä sitten, mitkä vaiheet voidaan automatisoida "Automation soveltuvuusanalyysillä". Luonnostele vastaus ihmissilmukassa vähintään yhden vaiheen ajan ja kokeile sitä viikon ajan; Mittaa säästämääsi aikaa.
tarkistuslista
- [ ] Olenko kartoittanut ja yksinkertaistanut prosessia ennen sen automatisointia?
- [ ] Olenko arvioinut jokaisen vaiheen soveltuvuutta automaatioon?
- [ ] Olenko kartoittanut riskitason (matala/keskimääräinen/korkea)?
- [ ] Olenko säilyttänyt ihmisen hyväksynnän lähteville tulosteille?
- [ ] Olenko säännöllisesti tarkistanut automaattisen prosessin?