Kasu:
- Võimalus koostada tegevusele orienteeritud koosoleku kokkuvõte (otsused, kes/mida/millal tegutseb, avatud küsimused) ning teha vahet otsuse ja võimaluse vahel
- Oskus kasutada dokumendi kokkuvõtet teekaardina ning lugeda kriitilisi punkte juriidilistes ja finantsdokumentides originaalis ja koos asjatundjaga.
- Võimalus kontrollida iga kokkuvõtet ja lasta osalejatel seda kinnitada, et vältida riski, et tehisintellekt omistab otsuseid valesti
Kõige rohkem kurdavad juhid kahe asja üle: liiga palju koosolekuid ja liiga palju dokumente, mida lugeda. Nädala kohtumiste liiklus võib kergesti ulatuda 10 tunnini; Sissetulevad lepingud, aruanded, meiliahelad ja tööstuse dokumendid loovad lõputu lugemishunniku. Tehisintellekt kergendab neid kahte koormust dramaatiliselt: koosoleku salvestise muutmine struktureeritud märkmeks mõne minutiga, pika dokumendi kokkuvõtlikuks infotunniks. Selles õppetükis õpime, kuidas neid kahte tööd õigesti ja ohutult teha. Piir: AI koostab kokkuvõtte; Juht vastutab kokkuvõtte õigsuse ja täielikkuse ning otsuste täpse kajastamise eest.
Koosoleku kokkuvõte: otsusest tegudeni
Halb koosolekumärkus kirjeldab kõike, mis juhtus algusest lõpuni, kuid küsib "millise otsuse me tegime, kes mida teeb?" ei vasta küsimusele. Hea koosoleku kokkuvõte on tegevusele orienteeritud ja sisaldab selgelt kolme asja: tehtud otsused, tegevusüksused (kes, mis, millal) ja küsimused, mis jäävad lahtiseks. Kui annate tehisintellektile koosoleku ärakirja, küsige sellelt täpselt seda struktuuri; Vastasel juhul tekib pikk ja kasutu tekst.
Kõige kriitilisem risk koosoleku kokkuvõttes on see, et tehisintellekt omistab otsuseid valesti või kirjutab väljaütlemata otsuse "otsuseks". Erinevus koosolekul "äkki teeme seda" ja "teeme nii" vahel on ülioluline. Nii et lugege kindlasti ise tehisintellekti ülevaadet ja kontrollige iga tegevusüksust ja otsust; Märkige ebaselged kui "selgitatav". Lisaks sisaldavad koosoleku salvestised isikuandmeid ja konfidentsiaalset teavet; Enne registreeritud sõidukite avamiseks pakkumist järgige oma ettevõtte poliitikat ja osalejateavet.
Näpunäide. Koostage koosoleku kokkuvõte kohe pärast koosolekut ja saatke see osalejatele, öeldes: "Siin on toimingud, parandage mind, kui ma eksin." See kinnitab nii AI võimalikku viga inimestele kui ka paneb kõik vastutama. Kui ootate päeva, lähevad üksikasjad kaotsi.
Dokumendi kokkuvõte: lõigates pika sisuni
Kui teil pole aega pikka aruannet, lepingut või valdkonna dokumenti lugeda, võite paluda tehisintellektilt "executive briifingu": peamised leiud, mis puudutab teid, riskid ja järgmised sammud. Kuid siin on kaks ohtu. Esiteks, isegi kui kokkuvõte tabab põhiidee õigesti, võib see jätta välja olulise detaili (lepingu klausel, erand, tingimus). Teiseks teeb AI mõnikord "kokkuvõtte" tulemusest, mida dokumendis pole.
Seega, kui kavatsete kasutada otsuse tegemiseks dokumendi kokkuvõtet, kasutage kokkuvõtet teekaardina ja lugege kriitilisi lõike originaalis. Eriti juriidilistes ja finantsdokumentides (leping, ettepanek, õigusaktid) ei tohiks tehisintellekti kokkuvõte kunagi asendada eksperthinnangut; Tehisintellekti kokkuvõttele toetudes lepingu allkirjastamine on tõsine viga. Kokkuvõte valmistab teid ette; Otsuse teevad dokument ise ja ekspert.
kolm minikarpi
Juhtum 1 – koosolek, millest sai tegu. Projektimeeskonnas kestsid koosolekud kaua, kuid keegi ei teadnud täpselt, mida hiljem teha. Juht andis AI-le koosoleku ärakirja ja hakkas saama kokkuvõtet vormingus "ainult otsused + tegevus (kes/mis/millal) + avatud küsimused". Ta saatis kokkuvõtte kohe meeskonnale. Järgmisel kuul kadusid kaebused "unustatud töö" üle, sest kõigi kohustused olid kirja pandud.
Juhtum 2 – lepinguklausel välja jäetud. Juht lasi tehisintellektil teha kokkuvõtte 30-leheküljelisest tarnelepingust ja kiitis selle kokkuvõtte põhjal heaks. Kokkuvõte oli põhitingimused õigesti fikseerinud, kuid jätnud välja automaatse uuendamise ja trahviklausli. Ettevõte jäi sellega veel aastaks jänni, ta ei tahtnud. Õppetund: on kokkuvõtlik preambul juriidilises dokumendis; Kriitilised artiklid loetakse originaalis ja koos advokaadiga.
Juhtum 3 – valesti omistatud otsus. Koosoleku kokkuvõttes kirjutas YZ: "eelarve suurendamine on heaks kiidetud"; Küll aga öeldi koosolekul, et "eelarve suurendamist hinnatakse". Juht luges kokkuvõtte enne saatmist läbi, leidis vea ja parandas selle. Kui ta oleks selle kontrollimata saatnud, oleks finantsmeeskond võinud tegutseda kinnituse alusel, mida polnud olemas. Väike lugemine hoidis ära suure segaduse.
Neli kopeeritavat malli
1) Koosoleku kokkuvõte (tegevusele suunatud):
Sinu roll: kohtumise reporter. Allpool on koosoleku stenogramm. Tehke see kokku sellises struktuuris:1) TEHTUD OTSUSED (selged, eraldage "hinnata" ja "otsustatud").2) TEGEVUSÜKSUSED: kes / mis / tähtaeg (tabel).3) AVATUD KÜSIMUSED / täpsustamisele. Ärge langetage otsuseid ega toiminguid, mida pole ärakirjas mainitud; Märkige mitmetähenduslik kui "selgitatav".
2) dokumendihalduri infotund:
Tihendage järgmine pikk dokument väga hõivatud juhi jaoks: (1) dokumendi eesmärk, (2) 5 peamist punkti, mis mind puudutavad, (3) riskid/kaalutlused, (4) soovitatav järgmine samm. Kasutage ainult dokumendis sisalduvat teavet; Lisage tulemus või number. Märkige dokumendi ebaselge osa kui "varja".
3) Kriitilise materjali väljavõtmine (leping/õigusakt):
Järgmises dokumendis on otsuse tegemiseks KRIITILISED punktid: periood, pikendamine, lõpetamine, trahviklausel, maksetingimus, vastutus, erand. Tsiteerige igaüks koos dokumendis oleva väitega. See on esialgne skaneerimine; See ei asenda õiguslikku läbivaatamist, öelge see.
4) Tegevuse järelteade:
Tõlgi järgmised koosolekutoimingud osalejatele saadetavaks lühikeseks järelsõnumiks: [toimingute loend]. Tee selgeks, mille eest iga inimene vastutab. Lisage sõnumi lõppu märge "Kui midagi on valesti/puudulik, andke mulle teada 24 tunni jooksul".
Nõrk viip / Tugev viip
Nõrk viip:
Tehke sellest kohtumisest kokkuvõte.
Ei mingit struktuuri, ei mingit otsuste/toimingute eristamist ega valmistamiskaitset. AI tagastab sujuva, kuid vormimata teksti; See võib segi ajada võimalused otsustega.
Võimas viip:
Sinu roll: reporter. Tehke allpool kokkuvõte koosoleku stenogrammist. Ma tahan lihtsalt kolme pealkirja: (1) tehtud selged otsused, (2) tegevuspunktid kes/mis/tähtaegade tabel, (3) avatud küsimused. Ärge kunagi segage sõna "hinnata" ja "otsustatud". Ärge lisage midagi, mida pole juba ärakirjas.
Suurus
halb lähenemine
Tugev lähenemine
struktuur
tasuta
Otsus/tegevus/küsimus
Vastutus
ebakindel
kes/mis/millal
otsuse selgus
segatud
selget vahet
paigalduskaitse
Mitte ühtegi
Jah
jälgitavus
madal
kõrge
Levinud vead
- Võimaluse ja otsuse segamine. Tehke vahet "hinnataval" ja "kinnitatud" vahel ning kontrollige.
- Kokkuvõtte levitamine ilma seda kontrollimata. AI võib otsust valesti omistada; Lugege enne saatmist.
- Lepingu allkirjastamine kokkuvõttele tuginedes. Lugege kriitilisi artikleid originaalis ja koos eksperdiga.
- Vastutamatus ja tegevusele kuupäeva panemine. Ilma "kes, mida, millal" ei saa tegevust jälgida.
- Juhuslikult salajase salvestise andmine sõidukile. Koosolekute salvestised sisaldavad isiku-/konfidentsiaalseid andmeid; Järgige poliitikat.
Ettevaatust: koosoleku kokkuvõttest saab sageli "ametlik mälu"; kuud hiljem "millise otsuse me tegime?" Vastus küsimusele on see märkus. Seetõttu võib viga kokkuvõttes tulevikus muutuda valeks reaalsuseks. Kontrollige alati kokkuvõtet ja laske see osalejatele kinnitada.
Kokkuvõttes
Koosolekud ja dokumentide kokkuvõtted on üks ülesandeid, mille puhul AI säästab kõige rohkem aega. Hea koosolekute lühikirjeldus on tegevusele orienteeritud: selged otsused, kes/mida/millal tegutseb ja avatud küsimused. Dokumendi kokkuvõte valmistab teid ette, kuid võib jätta välja olulised üksikasjad; See ei asenda juriidiliste ja finantsdokumentide ekspertiisi. Suurim oht on see, et tehisintellekt omistab otsuseid valesti või lisab asju, mida pole olemas; Seega kontrollige iga kokkuvõtet, eraldage otsus tõenäosusest ja laske osalejatel see kinnitada. Vastutus kokkuvõtte tegemise eest lasub administraatoril.
Rakenduse ülesanne
Tehke märkmeid (anonüümseks muudetud) sellel nädalal peetud koosolekust. Looge tehisintellektist tegevusele orienteeritud kokkuvõte ülaloleva malliga „Koosoleku kokkuvõte”. Kontrollige iga tegevusüksust ja otsust originaali suhtes; Püüdke leida vähemalt üks "otsuse või võimaluse" ebaselgus. Saatke oma kinnitatud kokkuvõte osalejatele vormingus "Tegevuse järelteade".
kontrollnimekiri
- [ ] Kas ma soovisin, et kokkuvõte oleks tegevusele suunatud (otsus/tegevus/küsimus) struktuuris?
- [ ] Kas ma olen otsusest eristanud ja kontrollinud võimalust?
- [ ] Kas olen määranud igale tegevusele vastutuse ja tähtaja?
- [ ] Kas ma olen lugenud esialgse õigus-/finantsdokumendi kriitilisi klausleid?
- [ ] Kas ma olen järginud ettevõtte eeskirju ja konfidentsiaalse salvestamise kontrollimisetappi?