Kasu:
- Oskus mõista sisekommunikatsiooni selguse, tooni, ajastuse ja kanali põhimõtteid ning kasutada tehisintellekti eelkõige selguse ja tooni kohandamisel.
- Võimalus säilitada tundlikes sõnumites (hoiatus, lõpetamine, kriis) personalitöötaja/juriidiline heakskiit ja siirust nõudvate sõnumite puhul isiklik kontakt
- Võimalus koostada anonüümse kontekstiga mustandeid, paljastamata tööriistadele isiklikke ja konfidentsiaalseid üksikasju
Juht kulutab üllatavalt palju oma ajast kirjutamisele: teated meeskonnale, tagasiside töötajatele, osakondadevahelised meilid, poliitikaavaldused, õnnitlus- ja tänusõnumid. Sisekommunikatsioon on organisatsiooni närvisüsteem; Selge ja õigeaegne suhtlus suurendab usaldust, samas kui organiseerimatu ja hilinenud suhtlus tekitab kuulujutte ja ebakindlust. AI on võimas abivahend, mis nii kiirendab kui parandab sisekommunikatsiooni toonust. Kuid sisesuhtlus on inimsuhe; sellepärast on piir oluline: AI koostab sõnumi; Juht vastutab sõnumi täpsuse, tooni ja inimliku tundlikkuse eest.
Kolm hea sisekommunikatsiooni põhimõtet
Selgus: kui töötaja on sõnumit lugenud, peaks ta mõistma, mida ta peab tegema. Ebamäärane teadaanne annab alust kümnele erinevale tõlgendusele. Toon: sama teave võib sõltuvalt toonist inimese panna või murda. "Teade hilineb, see on vastuvõetamatu" ja "Märkasin teate hilinemist, räägime takistusest" kannavad sama nähtust, kuid neil on väga erinevad suhted. Ajastus ja kanal: halbu uudiseid edastatakse näost näkku, mitte meili teel; Mittekiireloomuline teave koosolekule ei tungi. AI on suureks abiks selguse ja tooniga; Kuid ajastus ja kanali valik on administraatori inimlik otsus.
AI kõige väärtuslikum panus on toonide häälestamine. Kui annate tehisintellektile vihase mustandi ja ütlete "kirjuta sama sõnum ümber konstruktiivsel ja lugupidaval toonil", hoiate ära palju suhteõnnetusi. Samuti on väga formaalse ja külma teksti soojendamine või segase mõtte selgitamine ülesanded, kus tehisintellekt on tugev.
Näpunäide. Ärge kunagi saatke kohe sõnumit, mille kirjutasite vihasena. Esmalt öelge tehisintellektile "tõlgige see sõnum tooniks, mis hoiab suhet ja keskendub probleemile", seejärel lugege väljund ise ja filtreerige see läbi inimese. See kaheminutiline samm hoiab ära korvamatu pahameele.
AI piir täppiskommunikatsioonis
Teatud tüüpi sisesuhtlus on väga tundlik: toimivuse hoiatus, lõpetamine, kaebusele reageerimine, konfliktide lahendamine, kriisiteade. AI võib neid sõnumeid koostada, kuid on kaks kriitilist reeglit. Esiteks: juriidiliste/HR-tagajärgedega sõnumid (hoiatus, lõpetamine, distsipliin) peavad läbima HR-i ja vajaduse korral juriidilise heakskiidu; Tehisintellekti eelnõu ei asenda seda heakskiitu. Teiseks: inimese tundlikkust ei saa üle kanda tehisintellektile. Peaksite kirjutama kaastundeavalduse, raske uudise, isikliku tunnustuse, mitte tehisintellekti üldiste mustrite, vaid oma tõeliste teadmiste ja siirusega. Töötajad avastavad koheselt ebasiirad, "masinaga kirjutatud" sõnumid ja kaotavad usalduse.
Samuti konfidentsiaalsus: ärge esitage avatud tehisintellekti tööriistade sisemises kirjavahetuses tegelikke nimesid, palkasid, distsipliini üksikasju. Konspekti küsimisel kirjeldage olukorda anonüümselt ja üldiselt ("tulemuse tagasiside töötajale"), seejärel lisage isikuandmed ise.
kolm minikarpi
1. juhtum – tooni säästev meil. Üks osakonnajuhataja kirjutas vihaselt pidevalt hilinenud meeskonnale terava meili. Enne saatmist käskis ta tehisintellektil "sama ootus ümber kirjutada selgel, kuid lugupidaval ja lahendusele orienteeritud toonil." Uus tekst andis sama sõnumi, kuid süüdistamise asemel kutsus see puudega inimest sõna võtma. Selle asemel, et asuda kaitsma, jagas meeskond tegelikku takistust (tarkvaraprobleem); probleem lahendatud.
Juhtum 2 – ebasiira tähistamise mõju. Mänedžer lasi tehisintellektil kirjutada sõnumi, millega tähistati meeskonna edu täielikult, ja saatis selle muutmata. Tekst oli üldine ja klišeelik ("suurepärane töö, jätkake"). Üks meeskonnast ütles: "See on nagu copy-paste, keegi ei maininud isegi tema nime." Juht sai õppetunni: järgmisel tähistamisel võttis ta AI mustandi ja lisas igaühe konkreetse panuse oma sõnadega; Mõju on täielikult muutunud.
Juhtum 3 – personalitöötajate heakskiit tundliku teadaande kohta. Ühe ettevõtte osakond kavatseti sulgeda. Juht koostas teadaande koos tehisintellektiga, kuid ei saatnud seda otse; Personali- ja juristid vaatasid selle üle, parandasid kaks potentsiaalselt eksitavat väidet ja lisasid puuduvat teavet töötajate õiguste kohta. Heakskiidetud tekst saadeti. AI tagas kiiruse ja kinnituse turvalisuse.
Neli kopeeritavat malli
1) Selge teadaande mustand:
Sinu roll: sisekommunikatsiooni assistent. Pean kirjutama järgmise teadaande: [teema ja põhiteave]. Kirjutage lühike ja selge teadaanne, millest saab ühe lugemisega aru. Struktuur: (1) mis muutub, (2) mida kellelt oodatakse, (3) millal, (4) kelle poole küsimustega pöörduda. Vältige ebamääraseid avaldusi. Ärge mõelge välja muid üksikasju peale minu esitatud teabe.
2) Tooni reguleerimine:
Minu arvates on allolev sõnum saatmiseks liiga karm. Muutke see lugupidavale, lahendustele orienteeritud, suhteid säilitavale toonile, säilitades samu ootusi ja piire. Kasutage koos lahendamise, mitte süüdistamise keelt. Pehmendage sõnumi sisu, kohandage selle tooni.Tekst: [tekst]
3) Tagasiside seadistamine:
Annan töötajale konstruktiivset tagasisidet. Olukord (anonüümne): [konkreetne käitumine, isikuandmed puuduvad]. Kirjutage mulle ülevaade struktuuriga "olukord-mõju-ootus": vaadeldud käitumine, mõju, oodatav muutus. Sihtige käitumist, mitte inimest. Lisage lõppu märge, mille pean teile silmast silma rääkima.
4) tähistamise/tunnustamise skelett:
Tähistan meeskonna järgmist saavutust: [edu]. Andke mulle siira tunnustussõnum, kuid jätke sellised tühikud nagu [KIRJUTAN SIIA ISE KIRJUTAN KÕIGI KONKREETSE PANUSE]. Vältige klišeesid; Tee ruumi isikupärastamiseks.
Nõrk viip / Tugev viip
Nõrk viip:
Kirjutage meeskonnale e-kiri.
Teema, toon, publik, ootused on ebaselged. AI loob üldise klišeeliku teksti, mis on ebaselge, kellele see on kirjutatud; Tõenäoliselt mõtleb ta välja detaile, mida pole olemas.
Võimas viip:
Sinu roll: sisekommunikatsiooni assistent. Kirjutage minu 12-liikmelisele operatiivmeeskonnale lühike meil, teatades, et läheme üle uuele iganädalasele aruandlusrutiinile. Teeme selgeks: mis on muutunud, mida kõigilt oodatakse, millal tuleb esimene aruanne. Hoidke toon toetav, vältige tungivat meeleolu. Ärge lisage muid üksikasju peale minu esitatud teabe.
Suurus
halb lähenemine
Tugev lähenemine
Teema
ebakindel
Net (aruandluse paigutus)
mass
määratlemata
Meeskond 12 inimest
toon
juhuslik
toetav
ootus
Mitte ühtegi
avatud
paigalduskaitse
Mitte ühtegi
Jah
Levinud vead
- Kohe vihase sõnumi saatmine. Esmalt määrake toon AI-ga, seejärel laske see läbi inimfiltri.
- Intiimsuse delegeerimine tehisintellektile. Õnnitlused, kaastundeavaldused, isiklik tunnustus tuleks kirjutada oma sõnadega.
- Tundliku sõnumi saatmine ilma heakskiiduta. Hoiatus/lõpetamine/distsipliin nõuab vajadusel personali ja juriidilist heakskiitu.
- Isiklike/konfidentsiaalsete üksikasjade andmine avatud tööriistale. Selgitage olukorda anonüümselt, lisage üksikasjad hiljem.
- Kanali ja ajastuse eiramine. Halbu uudiseid edastatakse vastava kanali kaudu, mitte meili teel.
Tähelepanu: sisesuhtlus põhineb usaldusel ning usaldus saavutatakse aeglaselt ja kaotatakse kiiresti. Tehisintellektiga kirjutatud sõnumid, millel puudub inimlik kontakt, võivad tekitada töötajates tunde, et "juht minust tegelikult ei hooli". Kasutage kontuuride ja toonide jaoks tehisintellekti; Jätke intiimsus ja lõplik heakskiit alati endale.
Kokkuvõttes
Sisekommunikatsioon on organisatsiooni närvisüsteem; Selgus, toon, ajastus ja kanal loovad usalduse. Tehisintellekt on eriti tugev selguse ja tooni poolest: selle abil on lihtsam muuta vihane tekst millekski konstruktiivseks, selgitada hajutatud mõtet. Kuid tundlikud sõnumid (hoiatus, lõpetamine, kriis) nõuavad personalitöötajate / juriidilise heakskiitu; Siirust nõudvad sõnumid (õnnitlused, tunnustus) tuleks kirjutada oma sõnadega. Ärge andke tööriistade avamiseks isiklikke andmeid. AI kirjutab mustandi; Sõnumi täpsus, toon ja inimlik tundlikkus kuuluvad juhile.
Rakenduse ülesanne
Valige üks tõeline sisesõnum, mille peate sel nädalal saatma (teade või tagasiside). Kõigepealt kirjutage ise ülevaade. Seejärel küsige AI-lt teist versiooni ülaltoodud sobiva malliga ja parandage selle tooni malliga "Tooni reguleerimine". Võrrelge kahte versiooni, ühendage nende parimad küljed ja lisage oma isikupära. Kui see on tundlik teema, märkige üles, milliseid kinnitusi te läbite.
kontrollnimekiri
- [ ] Kas ma kaalusin enne sõnumi saatmist selle tooni?
- [ ] Kas siirust nõudvad osad kirjutasin oma sõnadega?
- [ ] Kas olen vältinud avatud tööriistale isiklike/konfidentsiaalsete üksikasjade avaldamist?
- [ ] Kas ma olen esitanud tundliku sõnumi vajaliku personalitöötaja/juriidilise heakskiidu saamiseks?
- [ ] Kas valisin õige kanali ja ajastuse?