লাভ:
- একটি প্রক্রিয়াকে স্বয়ংক্রিয় করার আগে ম্যাপিং এবং সরলীকরণের গুরুত্ব বোঝা এবং স্বয়ংক্রিয়করণের জন্য উপযুক্ত পদক্ষেপগুলি বেছে নিতে সক্ষম হওয়া (পুনরাবৃত্ত, নিয়মিত, বিশাল, কম ব্যতিক্রম সহ)।
- প্রক্রিয়া পদক্ষেপগুলিকে নিম্ন/মাঝারি/উচ্চ ঝুঁকি হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করার এবং বহির্গামী আউটপুটগুলিতে মানব-ইন-দ্য-লুপ অনুমোদনের নকশা স্থাপন করার ক্ষমতা
- নিশ্চিত করা যে ব্যতিক্রমগুলি মানুষের জন্য নির্দেশিত হয় এবং নিয়মিত চেকপয়েন্টগুলি স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াগুলিতে স্থাপন করা হয়
প্রতিটি ব্যবসায় একটি নীরব সময় খাওয়ার শত্রু আছে: পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ। একই ইমেল ফর্ম্যাট করা, সঠিক ব্যক্তির কাছে আগত অনুরোধটি নির্দেশ করা, ফর্মটি এক টেবিল থেকে অন্য টেবিলে অনুলিপি করা, প্রতিটি গ্রাহকের প্রশ্নের অনুরূপ উত্তর লেখা। যদি একজন কর্মচারী দিনে এক ঘন্টা ব্যয় করে তবে বছরে 250 ঘন্টা - বা ছয়টি পূর্ণ কর্ম সপ্তাহ - বাষ্প হয়ে যায়। প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়তা - সামান্য বা কোন মানব হস্তক্ষেপ সহ পুনরাবৃত্তিমূলক কাজের পদক্ষেপগুলি সম্পাদন - এই সময় পুনরুদ্ধার করার উপায়। অটোমেশনের কয়েকটি ধাপের ডিজাইন এবং সম্পাদন উভয় ক্ষেত্রেই এআই একটি শক্তিশালী হাতিয়ার। সীমানা: AI প্রক্রিয়াটিকে গতিশীল করে এবং খসড়া তৈরি করে; ব্যবস্থাপক নিশ্চিত করে যে প্রক্রিয়াটি সঠিকভাবে সেট আপ করা হয়েছে এবং ব্যতিক্রমগুলি সঠিকভাবে পরিচালিত হয়েছে।
প্রথমে প্রক্রিয়াটি বোঝা: অটোমেশন কোথায় শুরু হয়?
অটোমেশনের প্রথম নিয়মটি আশ্চর্যজনক: একটি খারাপ প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করবেন না, প্রথমে এটি ঠিক করুন। অটোমেশন প্রক্রিয়ার গতি বাড়ায়; প্রক্রিয়াটি দূষিত হলে এটি ত্রুটিকে ত্বরান্বিত করে। সুতরাং প্রথম ধাপ হল প্রক্রিয়াটি ম্যাপ করা: কাজের শুরু, পদক্ষেপ, সিদ্ধান্তের পয়েন্ট, আউটপুট। AI এই ম্যাপিং একটি ভাল সাহায্যকারী; আপনি আপনার প্রক্রিয়া ব্যাখ্যা করুন, তিনি ধাপে ধাপে এটি ভেঙে ফেলেন এবং অপ্রয়োজনীয় পদক্ষেপ নিয়ে প্রশ্ন তোলেন।
তারপর আপনি অটোমেশন জন্য উপযুক্ত পদক্ষেপ নির্বাচন করুন. উত্তম প্রার্থীর ধাপগুলো হল: পুনরাবৃত্তিমূলক (ঘন ঘন ঘন করা), ক্যানোনিকাল (স্পষ্ট নিয়ম অনুসরণ করে), ভারী (বড় সংখ্যক বার পুনরাবৃত্তি) এবং কম-ব্যতিক্রম (ব্যতিক্রম খুব কমই ঘটে)। খারাপ প্রার্থীর পদক্ষেপগুলি হল সেগুলি যেগুলির জন্য অন্তর্দৃষ্টি, সহানুভূতি বা জটিল বিচার প্রয়োজন। AI কে জিজ্ঞাসা করুন "এই প্রক্রিয়ার কোন পদক্ষেপগুলি অটোমেশনের জন্য উপযুক্ত এবং কোনটি মানব?" আপনি জিজ্ঞাসা করে এই পার্থক্য করতে পারেন:
টিপ: স্বয়ংক্রিয় করার আগে, এক সপ্তাহের জন্য প্রক্রিয়াটি পর্যবেক্ষণ করুন এবং এটি আসলে কতবার করা হয়েছে এবং কতক্ষণ সময় লাগে তা পরিমাপ করুন। অনেক পরিচালক দেখতে পান যে তারা যে কাজটিকে "অত্যধিক সময় সাপেক্ষ" বলে মনে করেন তা আসলে মাসে কয়েকবার করা হয়, যখন আসল সময় খাওয়া অন্য কাজ যা তারা বুঝতে পারে না।
হিউম্যান-ইন-দ্য-লুপ ডিজাইন
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার সম্পূর্ণ অটোমেশন প্রায়ই ঝুঁকিপূর্ণ। একটি AI এর জন্য একটি ইমেল লেখা নিরাপদ; তবে AI এর পক্ষে সরাসরি ক্লায়েন্টের কাছে পাঠানো বিপজ্জনক কারণ কোনও ত্রুটি থাকলে তা অবিলম্বে বেরিয়ে যাবে। সমাধান হল একটি হিউম্যান-ইন-দ্য-লুপ পদ্ধতি: AI খসড়া তৈরি করে, মানুষ দ্রুত এটি অনুমোদন করে, তারপর এটি পাঠানো হয়। এটি বেশিরভাগ গতি বজায় রাখার সময় মানুষের ঝুঁকির কারণ।
ঝুঁকির তিনটি স্তর অনুযায়ী ডিজাইন অটোমেশন। কম ঝুঁকি (অভ্যন্তরীণ মেমো, খসড়া): সম্পূর্ণ অটোমেশন গ্রহণযোগ্য। মাঝারি ঝুঁকি (গ্রাহকের মানক প্রতিক্রিয়া): মানুষের নিশ্চিতকরণ প্রয়োজন। উচ্চ ঝুঁকি (চুক্তি, অর্থপ্রদান, অফিসিয়াল আবেদন): AI শুধুমাত্র খসড়া তৈরি করে, বিশেষজ্ঞ পর্যালোচনা এবং স্বাক্ষর বাধ্যতামূলক। প্রক্রিয়ার শুরুতে এই মানচিত্রটি আঁকলে ভবিষ্যতের বিপর্যয় রোধ করা যায়।
তিনটি মিনি কেস
কেস 1 - রাউটিং অনুরোধ করুন। একটি পরিষেবা সংস্থা প্রতিদিন ~80টি সহায়তা ইমেল গ্রহণ করছিল এবং একজন কর্মচারী ম্যানুয়ালি সেগুলি সঠিক বিভাগে বিতরণ করছিলেন (প্রতিদিন ~1 ঘন্টা)। তারা AI বেনামী নমুনা সহ একটি শ্রেণিবিন্যাস নিয়ম সেট আপ করেছিল: প্রতিটি ইমেলকে "প্রযুক্তিগত/বিলিং/সাধারণ" হিসাবে ট্যাগ করুন এবং সুপারিশকৃত বিভাগটি লিখুন, কর্মচারী কেবল অনুমোদন করে। স্থাপনার সময় প্রতিদিন 12 মিনিটে কমেছে। অনিশ্চিত পরিস্থিতি এখনও মানুষের মধ্যে আসে।
কেস 2 - দুর্বল প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় ত্রুটি। একটি অ্যাকাউন্টিং ইউনিটে, অনুমোদন প্রক্রিয়ায় 5টি অপ্রয়োজনীয় পদক্ষেপ জড়িত। প্রশাসক এটিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে করেছেন; ফলাফল হল 5টি অপ্রয়োজনীয় পদক্ষেপ দ্রুত চলমান কিন্তু এখনও অপ্রয়োজনীয়৷ যখন আমি এআই-কে প্রক্রিয়াটি দেখালাম, তখন AI চিহ্নিত করেছে যে 5টি ধাপের মধ্যে 2টি কোনো মান যোগ করেনি। প্রথমে প্রক্রিয়াটি 3টি ধাপে হ্রাস করা হয়েছিল, তারপর এটি স্বয়ংক্রিয় হয়েছিল; তখনই আসল লাভ।
কেস 3 — হিউম্যান-ইন-দ্য-লুপ রেসকিউ। একটি ই-কমার্স দল রিটার্ন রিকোয়েস্টের জন্য একটি এআই স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া সেট আপ করেছে কিন্তু মানুষের অনুমোদন সরিয়ে দিয়েছে। একদিন, AI স্ট্যান্ডার্ড টেমপ্লেট সহ একটি অবৈধ বাল্ক রিটার্ন অনুরোধের প্রতিক্রিয়া জানায় এবং ভুল তথ্য প্রদান করে এবং গ্রাহকের অভিযোগ বৃদ্ধি পায়। দল মানব-অনুমোদন পদক্ষেপ পিছিয়ে রাখা; এআই খসড়া তৈরি করতে থাকে, কিন্তু জমা দেওয়ার আগে, একজন কর্মচারী দুই সেকেন্ডের মধ্যে প্রতিটি প্রতিক্রিয়া পর্যালোচনা করে। ভুল চলে যায়, গতি বজায় থাকে।
চারটি অনুলিপিযোগ্য টেমপ্লেট
1) প্রক্রিয়া ম্যাপিং:
আপনার ভূমিকা: প্রক্রিয়া উন্নতি বিশেষজ্ঞ। আমি কাজের বর্ণনা দেব: [চাকরীর ধাপে ধাপে বর্ণনা]। এটি একটি পরিষ্কার প্রবাহ হিসাবে লিখুন: শুরু, প্রতিটি পদক্ষেপ, সিদ্ধান্ত পয়েন্ট, আউটপুট। তারপরে এমন পদক্ষেপগুলি চিহ্নিত করুন যা মান যোগ করে না বা পুনরাবৃত্তিমূলক এবং সরলীকরণের পরামর্শ দেয়। এখনও অটোমেশন সুপারিশ করবেন না.
2) অটোমেশনের জন্য উপযুক্ততা বিশ্লেষণ:
নিম্নলিখিত মানদণ্ডের সাথে উপরের প্রক্রিয়ার প্রতিটি ধাপের মূল্যায়ন করুন: পুনরাবৃত্তি, নিয়মিততা, আয়তন, ব্যতিক্রম ফ্রিকোয়েন্সি। প্রতিটি ধাপের জন্য, একটি লেবেল "স্বয়ংক্রিয় / মানব" দিন এবং একটি সংক্ষিপ্ত ন্যায্যতা লিখুন। ব্যক্তির প্রতি উচ্চ বিচার/সহানুভূতি প্রয়োজন এমন পদক্ষেপগুলি ছেড়ে দেওয়া নিশ্চিত করুন।
3) শ্রেণীবিভাগ/রাউটিং নিয়ম:
আমি আপনাকে বেনামী নমুনা অনুরোধ দেব. এই বিভাগগুলিতে সাজানোর জন্য পরিষ্কার, স্বচ্ছ নিয়ম তৈরি করুন: [বিভাগ]। প্রতিটি আগত অনুরোধের জন্য প্রস্তাবিত বিভাগ + বিশ্বাসের স্তর (উচ্চ/নিম্ন) লিখুন। যাদের কম বিশ্বাস আছে তাদেরকে "মানুষকে রেফার করুন" হিসেবে চিহ্নিত করুন।
4) হিউম্যান-ইন-দ্য-লুপ প্রতিক্রিয়া খসড়া:
নিম্নলিখিত ধরনের অনুরোধের জন্য একটি আদর্শ প্রতিক্রিয়া খসড়া করুন: [অনুরোধের ধরন]। প্রতিক্রিয়ার শেষে একটি "[মানব অনুমোদন প্রয়োজন]" ট্যাগ রাখুন। যদি আপনি একটি ব্যতিক্রম অনুভব করেন, প্রতিক্রিয়া লিখবেন না; পরিবর্তে বলুন "এই পরিস্থিতি মানসম্মত নয়, এটি ব্যক্তির কাছে নির্দেশ করুন"।
দুর্বল প্রম্পট / শক্তিশালী প্রম্পট
দুর্বল প্রম্পট:
এই কাজটি স্বয়ংক্রিয় করুন।
প্রক্রিয়া সংজ্ঞায়িত করা হয় না, ঝুঁকি স্তর অস্পষ্ট, কোন ব্যতিক্রম ব্যবস্থাপনা নেই. AI হয় অকেজো জেনেরিক পরামর্শ দেয় বা ঝুঁকিপূর্ণ সম্পূর্ণ অটোমেশনের পরামর্শ দেয়।
শক্তিশালী প্রম্পট:
আপনার ভূমিকা: প্রক্রিয়া বিশেষজ্ঞ। আমি নিম্নলিখিত প্রক্রিয়াটি ব্যাখ্যা করব: ইনকামিং ইনভয়েস আপত্তিগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করা এবং সেগুলিকে প্রাসঙ্গিক ইউনিটে পাঠানো৷ প্রথমে, ধাপে ধাপে প্রক্রিয়াটি ম্যাপ করুন এবং অপ্রয়োজনীয় ধাপ চিহ্নিত করুন। তারপর অটোমেশনের জন্য উপযুক্ততার জন্য প্রতিটি ধাপ মূল্যায়ন করুন। মানুষের অনুমোদন ছাড়া গ্রাহককে কোনো প্রতিক্রিয়া পাঠানোর সুপারিশ করবেন না; গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপগুলিতে "[মানব অনুমোদন]" লেবেল দিন।
আকার
দরিদ্র পদ্ধতি
শক্তিশালী পন্থা
প্রক্রিয়া বিবরণ
কোনোটিই নয়
ধাপে ধাপে
সরলীকরণ
অযাচিত
প্রথমে সরলীকরণ করুন
ঝুঁকির স্তর
উপেক্ষা
ট্যাগ করা
মানুষের অনুমোদন
কোনোটিই নয়
বাধ্যতামূলক করা হয়েছে
নিরাপত্তা
কম
উচ্চ
সাধারণ ভুল
- খারাপ প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়করণ. প্রথমে প্রক্রিয়া সরলীকরণ করুন; তারপর গতি বাড়ান।
- মানুষের সম্মতি অপসারণ. ক্লায়েন্ট/বাইরে আউটপুটে হিউম্যান-ইন-দ্য-লুপ ডিজাইন বজায় রাখুন।
- ব্যতিক্রম উপেক্ষা. ব্যতিক্রমী পরিস্থিতিতে লোকেদের সম্বোধন করতে হবে।
- পরিমাপ ছাড়াই স্বয়ংক্রিয়। প্রকৃত ফ্রিকোয়েন্সি এবং সময়কাল পরিমাপ; ভুল কাজে সময় নষ্ট করবেন না।
- ঝুঁকি স্তর ম্যাপিং না. শুরুতে নিম্ন/মাঝারি/উচ্চ ঝুঁকির ধাপগুলো আলাদা করুন।
সতর্কতা: একবার সেট আপ হয়ে গেলে, অটোমেশন অদৃশ্য হয়ে যায় এবং নিঃশব্দে কাজ করে; যে কারণে একটি ভুল লক্ষ্য না করে অনেকবার পুনরাবৃত্তি হতে পারে। স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াগুলিতে একটি নিয়মিত "চেকপয়েন্ট" রাখুন: সপ্তাহে একবার মানুষের চোখ দিয়ে আউটপুটগুলির একটি নমুনা পরীক্ষা করুন।
সংক্ষেপে
প্রক্রিয়া অটোমেশন পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ দ্বারা হারিয়ে সময় ফিরিয়ে দেয়। তবে প্রথমে প্রক্রিয়াটি বুঝতে এবং সহজ করা; খারাপ প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়করণ ত্রুটি ত্বরান্বিত. স্বয়ংক্রিয়করণের জন্য উপযুক্ত পদক্ষেপগুলি পুনরাবৃত্তিমূলক, নিয়মিত, বিশাল এবং কম-অসাধারণ; যে পদক্ষেপগুলির জন্য বিচার এবং সহানুভূতি প্রয়োজন তা মানুষের অন্তর্গত। নিম্ন/মাঝারি/উচ্চ হিসাবে ঝুঁকি ম্যাপ করুন এবং আউটবাউন্ড আউটপুটগুলিতে মানব-ইন-দ্য-লুপ অনুমোদন বজায় রাখুন। এআই প্রক্রিয়াটিকে গতিশীল করে; এটি প্রশাসক যিনি নিশ্চিত করেন যে এটি সঠিকভাবে সেট আপ করা হয়েছে এবং ব্যতিক্রমগুলি পরিচালনা করা হয়েছে৷
আবেদন টাস্ক
এমন একটি কাজ বেছে নিন যা আপনার কাজে সবচেয়ে বেশি পুনরাবৃত্তি হয়। উপরের "প্রসেস ম্যাপিং" টেমপ্লেটের সাথে, এআই ম্যাপটি ধাপে ধাপে করুন এবং অপ্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি চিহ্নিত করুন। তারপর "অটোমেশন উপযুক্ততা বিশ্লেষণ" দিয়ে কোন ধাপগুলি স্বয়ংক্রিয় হতে পারে তা নির্ধারণ করুন। অন্তত একটি ধাপের জন্য মানব-লুপে একটি প্রতিক্রিয়া খসড়া করুন এবং এটি এক সপ্তাহের জন্য চেষ্টা করুন; আপনি যে সময় বাঁচান তা পরিমাপ করুন।
চেকলিস্ট
- [ ] আমি কি প্রক্রিয়াটিকে স্বয়ংক্রিয় করার আগে ম্যাপ এবং সরলীকৃত করেছি?
- [ ] আমি কি অটোমেশনের জন্য উপযুক্ততার জন্য প্রতিটি পদক্ষেপ মূল্যায়ন করেছি?
- আমি কি ঝুঁকির স্তর (নিম্ন/মাঝারি/উচ্চ) ম্যাপ করেছি?
- [ ] আমি কি বহির্গামী আউটপুটে মানুষের অনুমোদন সংরক্ষণ করেছি?
- [ ] আমি কি পর্যায়ক্রমে স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া চেকপয়েন্ট করেছি?