Печалби:
- Фокусиране върху големите елементи, които ще направят най-голяма разлика и виждане на дезорганизация на доставчиците и възможности за консолидация чрез анализ на разходите и принципа на Парето
- Възможност за сравняване на доставчици не само по цена, но и в множество измерения (качество, надеждност, риск) и планиране на количеството на поръчката с марж на безопасност
- Способност за подлагане на договорни решения, които имат финансови и правни последици, на компетентно експертно одобрение и финансов/правен контрол
Всичко, което един бизнес възлага на външни изпълнители – суровини, услуги, консумативи, софтуер – минава през веригата за доставки. Покупката е най-големият елемент от общите разходи в повечето фирми; Дори малко подобрение се отразява директно в печалбите. Но закупуването не е просто „намиране на най-евтиното“: това е баланс между правилния доставчик, точното време, точното количество, правилното качество и приемлив риск. В този урок ще се научим как да използваме AI при сравняване на доставчици, планиране на количеството на поръчките, анализ на разходите и оценка на риска при доставките. Критична граница: AI произвежда анализи и препоръки; С кой доставчик да сключите договор ще има финансови и правни последици, като това решение се взема с одобрението на компетентен експерт и ръководител.
Анализ на разходите: вижте къде отиват парите ви
Първата стъпка към оптимизирането на покупките е разходите да бъдат видими. В повечето бизнеси закупуването е разпределено между стотици артикули и десетки доставчици; никой не вижда цялостната картина. Анализ на разходите — разглеждане на всички покупки по категория и доставчик — разкрива къде текат парите. Класическата констатация е принципът на Парето (приблизително 80 процента от разходите идват от 20 процента от доставчиците): малък брой големи артикули определят общите разходи. AI разбива вашите анонимни данни за разходите по категория и доставчик и бързо ви показва тези големи елементи; Вие съсредоточавате усилията си за преговори и подобряване там, където ще има най-голяма разлика.
Втората класическа констатация е оттеглянето на доставчиците: закупуването на един и същ материал от пет различни доставчика пропуска отстъпката за обем. AI демонстрира тази бъркотия; Той маркира възможности за консолидация (концентриране на покупки в малък брой доставчици). Но консолидацията идва и с риск - зависимост от един доставчик. Мениджърът установява този баланс, а не ИИ.
Съвет: Винаги започвайте анализа на разходите с „10-те най-големи артикула“ и „10-те най-повтарящи се артикула“. Големите артикули носят сила за договаряне, повтарящите се артикули носят възможност за автоматизация и рамкови споразумения. AI извежда тези два списъка за секунди.
Сравнение на доставчици и количество на поръчката
Гледането само на цената при избора на доставчик е класическа грешка. Правилното сравнение е многоизмерно: цена, качество, време за доставка, надеждност на доставката, условия на плащане, финансова стабилност и риск. AI е отличен в агрегирането на тези измерения в сравнителна таблица – вие му давате анонимни данни и той предлага претеглен резултат. Но вие определяте теглата (важна ли е цената или надеждността?); Теглата по подразбиране на AI не познават реалността на вашия бизнес.
Две разходи са в конфликт при планирането на количеството на поръчката: ако поръчате твърде много, разходите за поддържане на инвентар (склад, капиталов ангажимент, разваляне) се увеличават; Ако давате по-малко, рискът от чести поръчки и изчерпване се увеличава. AI препоръчва разумно количество за поръчка и точка за повторна поръчка (прагът за поставяне на нова поръчка, когато наличността падне до това ниво) от данните ви за историческо потребление. Това е отправна точка; Мениджърът добавя границата на безопасност за несигурност във времето за доставка и колебанията в търсенето.
три мини калъфа
Случай 1 — Скрит безпорядък от доставчика. Верига ресторанти закупуваше един и същ почистващ материал от 7 доставчика чрез различни клонове. Мениджърът даде анонимни данни за разходите на AI; AI показа бъркотия и разлики в цените (до 22 процента разлика за един и същ продукт). Покупките са концентрирани в 2 доставчика, годишните разходи намаляват с 14 процента. Вторият доставчик беше държан в съзнание, за да се избегне зависимостта от един източник.
Случай 2 — Разходите само за гледане на цената. Производител премина към най-евтиния доставчик на суровини. При сравнението с AI надеждността на доставките на този доставчик изглежда ниска, но мениджърът игнорира това. Две големи закъснения в рамките на три месеца спряха производството; загубеното производство беше многократно по-голямо от спечелената отстъпка. Поука: цената не е универсална; Резултатът за надеждност също трябваше да бъде включен в решението.
Случай 3 — Оптимизиране на количеството на поръчката. Складът за електронна търговия често е бил изчерпван или претоварван с най-продавания продукт. Мениджърът даде анонимните данни за потреблението на AI и поиска точка за повторна поръчка и сценарии за запаси. Той даде три сценария с AI формули; Мениджърът взе предвид несигурността във времето за изчакване и избра средния сценарий с марж на безопасност. Запасите намаляха с 60 процента, а излишните запаси също намаляха.
Четири копируеми шаблона
1) Анализ на разходите:
Вашата роля: анализатор покупки. Използвайте приложените анонимни данни за разходите (категория, код на доставчик, сума). Покажете ми в таблица: 1) Вашите топ 10 разходни артикула, 2) Точки на безпорядък, където купувам един и същ продукт от множество доставчици, 3) Възможности за консолидация и риска от зависимост на всеки. Просто използвайте числата, които ви дадох.
2) Сравнение на доставчици (многоизмерно):
Използвайте приложените анонимни данни за доставчик (цена, оценка за качество, срок на доставка, надеждност, срок на плащане). Оценка със следните тежести: цена 30%, надеждност 30%, качество 20%, доставка 10%, падеж 10%. Покажете претегления резултат в таблицата, но заявете, че окончателното решение е ваше и че се изисква правен/финансов контрол преди договора.
3) Количество за поръчка / точка за повторна поръчка:
Използвайте приложените анонимни данни за потреблението (продукт, месечно потребление, време за изпълнение). Генерирайте 3 сценария за точка на повторна поръчка и препоръчително количество за поръчка (нисък/среден/висок марж на безопасност). Показване на формули. Ако времето за доставка е несигурно, обяснете как това се отразява на предпазния запас.
4) Оценка на риска при доставката:
Оценете следния елемент от доставката: [артикул]. Избройте възможните рискове за доставка (зависимост от един източник, забавяне на доставката, нестабилност на цените, качество, географски/геополитически). За всеки риск предложете вероятност/въздействие и евтина мярка за смекчаване. Не правете точни прогнози; Маркирайте несигурностите.
Слаба подкана / Силна подкана
Слаба подкана:
Кой доставчик да избера?
Без критерии, без данни, без тежести. AI или казва „най-евтиният“, или дава празни общи съвети; неоснователно ръководи решение, което носи финансов и правен риск.
Мощна подкана:
Вашата роля: анализатор покупки. В приложението има данни за цена, качество, срок на доставка и надеждност на 4 анонимни доставчика. Оценка на цена и надеждност с еднакво тегло, качество с малко по-ниско тегло и се появява таблица за сравнение. Вземане на окончателно решение; Представете на 2-мата най-силни кандидати техните причини и им напомнете, че се изисква правна/финансова проверка преди договора.
Размер
лош подход
Силен подход
критерий
само цена
многоизмерен
претегляне
Няма
отворен
Риск
игнорирайте
Оценено
собственост на решението
оставен на AI
При хора, одобрено от експерти
проверка
Няма
задължително
Често срещани грешки
- Вижте само цената. Ако се пренебрегнат надеждността, качеството и рискът, става скъпо.
- Свръхконсолидация. Зависимостта от един доставчик увеличава риска от прекъсване; баланс.
- Заобикаляне на предпазния запас. Поръчването без граница на безопасност, когато времето за доставка е несигурно, ще доведе до изчерпване на наличностите.
- Оставяне на решението за договора на AI. Решенията, които имат финансови/правни последици, изискват експертно одобрение.
- Поставяне на действителните данни за доставчик/цена в отворения инструмент. Това е търговска тайна; Анонимизиране.
Внимание: Сключеният договор с доставчика е финансов и правен ангажимент. Сравнителната таблица на AI е инструмент за подпомагане на вземането на решения, а не заместител на подпис. Проверката на финансовата стабилност преди договора, правният преглед и одобрението на компетентен експерт са задължителни.
В обобщение
Снабдяването и закупуването, като най-голям разход, има пряко влияние върху печалбата. Вижте къде отиват парите ви с анализ на разходите; Фокусирайте се върху големите предмети с принципа на Парето; Обмислете дезорганизацията на доставчиците и възможностите за консолидация. Сравнете доставчика по множество измерения (цена, качество, надеждност, риск), не гледайте само цената. Планирайте количеството на поръчката със сценарии и граница на безопасност. AI е мощна помощ във всички тези анализи; Решението за договор обаче има финансово-правни последици и изисква компетентно експертно одобрение.
Задача за приложение
Подгответе покупките от последните 6 месеца анонимно (категория, код на доставчик, сума). Накарайте AI да извлече 10-те най-добри артикула и отлив на доставчици с шаблона „Анализ на разходите“ по-горе. Създайте многоизмерна таблица с шаблона „Сравнение на доставчици“ за артикул и идентифицирайте 2-мата най-силни кандидати. Избройте какви правни/финансови проверки ще направите, преди да вземете решение.
контролен списък
- [ ] Анонимизирал ли съм данните за доставчика и цените?
- [ ] Фокусирал ли съм се върху големите елементи (Парето)?
- [ ] Сравних ли доставчика по множество измерения (не само цена)?
- [ ] Оценил ли съм риска от зависимост от консолидацията?
- [ ] Подложил ли съм решението за договора на експертно одобрение и правен/финансов контрол?