Qazanclar:
- Avtomatlaşdırmadan əvvəl prosesin xəritələşdirilməsinin və sadələşdirilməsinin vacibliyini dərk etmək və avtomatlaşdırmaya uyğun addımları seçə bilmək (təkrarlanan, müntəzəm, həcmli, az istisnalarla).
- Proses addımlarını aşağı/orta/yüksək risk kimi təsnif etmək və çıxan nəticələrdə insan tərəfindən dövriyyədə olan təsdiq dizaynını qurmaq bacarığı
- İstisnaların insanlara yönəldilməsini və avtomatik proseslərə müntəzəm nəzarət məntəqələrinin yerləşdirilməsini təmin etmək
Hər işdə səssiz vaxt yeyən bir düşmən var: təkrarlanan iş. Eyni e-poçtun formatlanması, daxil olan sorğunun lazımi şəxsə yönləndirilməsi, formanın bir cədvəldən digərinə köçürülməsi, hər bir müştəri sualına oxşar cavabların yazılması. Bir işçi gündə bir saat bunlara sərf edərsə, ildə 250 saat və ya altı tam iş həftəsi buxarlanır. Proseslərin avtomatlaşdırılması - az və ya heç bir insan müdaxiləsi olmadan təkrarlanan iş addımlarının yerinə yetirilməsi - bu dəfə geri qaytarmağın yoludur. Süni intellekt avtomatlaşdırmanın özünün bəzi addımlarının həm dizaynında, həm də icrasında güclü bir vasitədir. Sərhəd: AI prosesi sürətləndirir və qaralamalar yaradır; Menecer prosesin düzgün qurulmasını və istisnaların düzgün idarə olunmasını təmin edir.
Əvvəlcə prosesi başa düşmək: avtomatlaşdırma haradan başlayır?
Avtomatlaşdırmanın birinci qaydası təəccüblüdür: pis prosesi avtomatlaşdırmayın, əvvəlcə onu düzəldin. Avtomatlaşdırma prosesin sürətini artırır; Proses pozulubsa, bu da xətanı sürətləndirir. Beləliklə, ilk addım prosesin xəritəsini tərtib etməkdir: işin başlanğıcı, addımlar, qərar nöqtələri, çıxış. AI bu xəritələşdirmədə yaxşı köməkçidir; Prosesinizi izah edirsiniz, o, mərhələ-mərhələ parçalayır və lazımsız addımları sual altına alır.
Sonra avtomatlaşdırma üçün uyğun addımları seçirsiniz. Yaxşı namizəd addımları bunlardır: təkrarlanan (tez-tez edilir), kanonik (aydın qaydalara əməl edir), həcmli (çox sayda təkrarlanır) və aşağı istisna (istisnalar nadir hallarda olur). Pis namizəd addımları intuisiya, empatiya və ya mürəkkəb mühakimə tələb edən addımlardır. Süni intellektdən “bu prosesdə hansı addımlar avtomatlaşdırma üçün uyğundur, hansılar insandır?” sualını verin. Bu fərqi soruşmaqla edə bilərsiniz:
İpucu: Avtomatlaşdırmadan əvvəl, bir həftə ərzində prosesi müşahidə edin və bunun neçə dəfə edildiyini və nə qədər vaxt apardığını ölçün. Bir çox menecerlər "çox vaxt aparan" hesab etdikləri işin əslində ayda bir neçə dəfə edildiyini, real vaxt yeyənlərin isə fərqinə varmadıqları başqa bir iş olduğunu görürlər.
İnsana xas dizayn
Biznes proseslərinin tam avtomatlaşdırılması çox vaxt risklidir. AI üçün e-poçt yazmaq təhlükəsizdir; lakin AI-nin onu birbaşa müştəriyə göndərməsi təhlükəlidir, çünki səhv olarsa dərhal sönəcək. Həll yolu insan-in-the-loop yanaşmadır: AI qaralama hazırlayır, insan tez onu təsdiqləyir, sonra göndərilir. Bu, sürətin böyük hissəsini qoruyarkən riski insana aid edir.
Üç risk səviyyəsinə görə avtomatlaşdırma dizaynı. Aşağı risk (daxili memo, qaralama): tam avtomatlaşdırma məqbuldur. Orta risk (müştəriyə standart cavab): insanın təsdiqi tələb olunur. Yüksək risk (müqavilə, ödəniş, rəsmi ərizə): AI yalnız qaralamalar hazırlayır, ekspert rəyi və imzası məcburidir. Bu xəritəni prosesin əvvəlində çəkmək gələcək fəlakətlərin qarşısını alır.
üç mini qutu
Hal 1 - Marşrutlaşdırma tələb edin. Bir xidmət şirkəti gündə ~80 dəstək e-poçtu alırdı və bir işçi onları düzgün şöbəyə əl ilə paylayırdı (gündə ~1 saat). Onlar süni intellektə anonim nümunələrlə təsnifat qaydası qurmuşdular: hər bir e-poçtu “texniki/faktura/ümumi” kimi qeyd edin və tövsiyə olunan şöbəni yazın, işçi sadəcə təsdiq edir. Yerləşdirmə müddəti gündə 12 dəqiqəyə qədər azaldı. İnsanlara hələ də qeyri-müəyyən vəziyyətlər gəlir.
2-ci hal - Prosesin zəif avtomatlaşdırılması xətası. Bir mühasibat vahidində təsdiqləmə prosesi 5 lazımsız addımdan ibarət idi. Admin bunu olduğu kimi avtomatlaşdırdı; nəticə daha sürətli işləyən 5 lazımsız addım idi, lakin yenə də lazımsız idi. Prosesi AI-yə göstərəndə, AI 5 addımdan 2-nin heç bir dəyər əlavə etmədiyini qeyd etdi. Əvvəlcə proses 3 mərhələyə endirildi, sonra avtomatlaşdırıldı; Əsl qazanc o zaman gəldi.
3-cü vəziyyət - İnsanın dövriyyədə xilas edilməsi. Bir e-ticarət qrupu, sorğuların qaytarılması üçün AI avtomatlaşdırılmış cavabı qurdu, lakin insan təsdiqini ləğv etdi. Bir gün süni intellekt qeyri-qanuni toplu qaytarma sorğusuna standart şablonla cavab verdi və yanlış məlumat verdi və müştəri şikayəti artdı. Komanda insan tərəfindən təsdiqlənən addımı geri qoydu; AI layihəni hazırlamağa davam etdi, lakin təqdim etməzdən əvvəl işçi hər cavabı iki saniyə ərzində nəzərdən keçirdi. Səhvlər getdi, sürət saxlanıldı.
Dörd kopyalana bilən şablon
1) Prosesin xəritələşdirilməsi:
Sizin rolunuz: prosesin təkmilləşdirilməsi üzrə mütəxəssis. Mən işi təsvir edəcəyəm: [işin addım-addım təsviri]. Bunu aydın bir axın kimi yazın: başlanğıc, hər addım, qərar nöqtələri, çıxış. Sonra əlavə dəyər verməyən və ya təkrarlanan addımları qeyd edin və sadələşdirmələr təklif edin. Hələ avtomatlaşdırmanı tövsiyə etməyin.
2) Avtomatlaşdırma üçün uyğunluq təhlili:
Yuxarıdakı prosesdə hər bir addımı aşağıdakı meyarlarla qiymətləndirin: təkrarlıq, qanunauyğunluq, həcm, istisna tezliyi. Hər bir addım üçün "avtomatlaşdırılmış / insan" etiketi verin və qısa əsaslandırma yazın. Yüksək mühakimə/empatiya tələb edən addımları şəxsə buraxdığınızdan əmin olun.
3) Təsnifat/marşrutlaşdırma qaydası:
Mən sizə anonim nümunə sorğuları verəcəyəm. Onları bu kateqoriyalara ayırmaq üçün aydın, şəffaf qaydalar yaradın: [kateqoriyalar]. Hər gələn sorğu üçün tövsiyə olunan kateqoriya + etibar səviyyəsini (yüksək/aşağı) yazın. Güvən az olanları "insanlara istinad edin" kimi qeyd edin.
4) İnsanla əlaqəli cavab layihəsi:
Aşağıdakı sorğu növünə standart cavab LAYİHƏ edin: [sorğu növü]. Cavabın sonunda "[İNSAN TƏQDİMİ TƏLƏB olunur]" etiketini qoyun. Əgər istisna hiss edirsinizsə, cavabı yazmayın; Bunun əvəzinə "bu vəziyyət standart deyil, adama yönəldin" deyin.
Zəif məlumat / Güclü göstəriş
Zəif çağırış:
Bu işi avtomatlaşdırın.
Proses müəyyən edilməyib, risk səviyyəsi aydın deyil, istisna idarəetmə yoxdur. AI ya faydasız ümumi məsləhətlər verir, ya da riskli tam avtomatlaşdırma təklif edir.
Güclü göstəriş:
Sizin rolunuz: proses mütəxəssisi. Aşağıdakı prosesi izah edəcəyəm: daxil olan faktura etirazlarının təsnifləşdirilməsi və müvafiq bölməyə yönləndirilməsi. Əvvəlcə prosesi addım-addım xəritələşdirin və lazımsız addımı qeyd edin. Sonra hər bir addımı avtomatlaşdırmaya uyğunluğu üçün qiymətləndirin. İnsan icazəsi olmadan müştəriyə hər hansı cavab göndərməyi tövsiyə etməyin; Kritik addımlarda "[İNSAN TƏSQİDİ]" etiketi qoyun.
Ölçü
pis yanaşma
Güclü yanaşma
Prosesin təsviri
Heç biri
addım-addım
Sadələşdirmə
istenmeyen
Əvvəlcə sadələşdirin
Risk səviyyəsi
etinasızlıq etmək
etiketləndi
insan razılığı
Heç biri
məcburi etdi
Təhlükəsizlik
aşağı
yüksək
Ümumi səhvlər
- Pis prosesin avtomatlaşdırılması. Əvvəlcə prosesi sadələşdirin; sonra sürətləndirin.
- İnsan razılığının aradan qaldırılması. Müştəriyə/xariciyə çıxışda insan-in-the-loop dizaynını qoruyun.
- İstisnalara məhəl qoymamaq. İstisna hallar insanlara ünvanlanmalıdır.
- Ölçmədən avtomatlaşdırma. Faktiki tezliyi və müddəti ölçün; Vaxtınızı səhv işə sərf etməyin.
- Risk səviyyəsinin xəritəsini tərtib etməmək. Başlanğıcda aşağı/orta/yüksək riskli addımları ayırın.
Diqqət: Quraşdırıldıqdan sonra avtomatlaşdırma yox olur və səssiz işləyir; Ona görə də bir səhv fərq edilmədən dəfələrlə təkrarlana bilər. Avtomatlaşdırılmış proseslərə müntəzəm "yoxlama nöqtəsi" qoyun: həftədə bir dəfə insan gözü ilə çıxış nümunəsini yoxlayın.
Xülasə
Proseslərin avtomatlaşdırılması təkrarlanan tapşırıqların itirdiyi vaxtı geri qaytarır. Ancaq əvvəlcə prosesi anlayın və sadələşdirin; Pis prosesin avtomatlaşdırılması xətanı sürətləndirir. Avtomatlaşdırma üçün uyğun addımlar təkrarlanan, müntəzəm, həcmli və aşağı-istisnalıdır; Mühakimə və empatiya tələb edən addımlar insanlara aiddir. Riski aşağı/orta/yüksək kimi göstərin və gedən çıxışlarda insan tərəfindən dövriyyədə olan təsdiqi qoruyun. AI prosesi sürətləndirir; Onun düzgün qurulmasını və istisnaların idarə olunmasını təmin edən administratordur.
Tətbiq tapşırığı
İşinizdə ən çox təkrarlanan işi seçin. Yuxarıdakı "Prosesin xəritələşdirilməsi" şablonu ilə AI-yə onu addım-addım xəritələndirin və lazımsız addımları işarələyin. Daha sonra "Avtomatlaşdırma uyğunluğu təhlili" ilə hansı addımların avtomatlaşdırıla biləcəyini müəyyənləşdirin. Ən azı bir addım üçün insan döngəsində cavab hazırlayın və bir həftə sınaqdan keçirin; Qənaət etdiyiniz vaxtı ölçün.
yoxlama siyahısı
- [ ] Mən prosesi avtomatlaşdırmadan əvvəl onun xəritəsini tərtib edib sadələşdirmişəmmi?
- [ ] Mən hər bir addımı avtomatlaşdırma üçün uyğunluq baxımından qiymətləndirmişəmmi?
- [ ] Mən risk səviyyəsinin (aşağı/orta/yüksək) xəritəsini tərtib etmişəm?
- [ ] Mən gedən çıxışda insan təsdiqini qorumuşammı?
- [ ] Mən vaxtaşırı avtomatlaşdırılmış prosesi yoxlamışammı?