የማኔጅመንት ሪፖርት ማድረግ፡ ራስ-ሰር ሪፖርት እና የስራ አስፈፃሚ ማጠቃለያ ትውልድ

ትርፍ፡

• የመልካም አስተዳደር ዘገባን የፒራሚድ መዋቅር የመረዳት ችሎታ (አስፈፃሚ ማጠቃለያ፣ ወሳኝ ግኝቶች፣ ዝርዝር) እና ውሳኔ ላይ ያተኮረ ዘገባ ለማዘጋጀት ለሰው ሰራሽ ኢንተለጀንስ ማዕቀፉን ማቅረብ
• AI በመረጃው ውስጥ የሌሉ ቁጥሮችን እና ምስጋናዎችን እንዳይጨምር የሚከለክለው የስፖን-ማስረጃ ጥያቄዎችን የመፃፍ ችሎታ
• እያንዳንዱን ቁጥር ከምንጩ ጋር በማገናኘት ካረጋገጡ በኋላ መፈረምን ልማድ ማድረግ ይችላሉ።

ሪፖርቶችን መፃፍ ብዙ ጊዜ ከሚወስዱ ግን በጣም ታዋቂ ከሆኑ የአስተዳደር ስራዎች አንዱ ነው። ሳምንታዊ የስራ ክንውን ሪፖርት፣ ወርሃዊ የስራ አፈጻጸም ማጠቃለያ፣ ለዳይሬክተሮች ቦርድ አቀራረብ፣ የመምሪያው ሁኔታ ማስታወሻ... አብዛኛዎቹ እነዚህ ተመሳሳይ ማዕቀፍ ይደግማሉ፡ ቁጥሮችን መደመር፣ ካለፈው ጊዜ ጋር ማወዳደር፣ አስፈላጊ የሆነውን ማጉላት፣ አጭር መሆን። በትክክል AI የሚያበራበት ቦታ ይህ ነው። በዚህ ክፍል ውስጥ፣ ከተበታተነ መረጃ እንዴት ንጹህ፣ ሊነበብ የሚችል፣ ውሳኔ ላይ ያተኮረ የአስተዳደር ሪፖርት ማዘጋጀት እንደምንችል እንማራለን። በድጋሚ, ድንበሩ ግልጽ ነው: AI የሪፖርቱን ረቂቅ ይጽፋል; በእሱ ውስጥ ያለውን እያንዳንዱን ቁጥር የሚያረጋግጥ እና ሪፖርቱን የሚፈርመው ሥራ አስኪያጁ ነው.

የመልካም አስተዳደር ሪፖርት አናቶሚ

መጥፎ ዘገባ ረጅም እና ጠፍጣፋ ነው፡ የቁጥሮች ገፆች እና ገፆች፣ አፅንዖት የሌላቸው፣ “ታዲያ ምን?” ለሚለው ጥያቄ ምንም መልስ የለም. ጥሩ ዘገባ ፒራሚድ ነው። ከላይ የአስፈፃሚው ማጠቃለያ ነው - በ 30 ሰከንድ ውስጥ ለመረዳት በጣም ለሚፈልግ አንባቢ የተዘጋጀ 3-5-ንጥል ማጠቃለያ። ከታች ወሳኝ ግኝቶች እና ደጋፊ ዝርዝሮች አሉ. ሥራ የበዛበት ሥራ አስፈፃሚ ከላይ ብቻ ያነባል; የማወቅ ጉጉት ያላቸው ይወርዳሉ።

ጥሩ ዘገባ ሶስት ባህሪያት አሉት. ቅድሚያ: በመጀመሪያ 3 በጣም አስፈላጊ ነገሮች. ንጽጽር፡ እያንዳንዱ ቁጥር በማጣቀሻ (ባለፈው ወር፣ ዒላማ፣ በጀት) ተሰጥቷል። የድርጊት አቅጣጫ፡- ከ‹‹ከሆነ›› በተጨማሪ ‹‹ምን ማድረግ እንዳለበት››ም አለ። ለኤአይኤ ሪፖርት በሚያትሙበት ጊዜ እነዚህን ሶስት ባህሪያት በግልፅ ከጠየቁ ውጤቱ ከቁጥሮች ክምር ወደ ውሳኔ መሳሪያነት ይለወጣል።

ጠቃሚ ምክር፡ AI “ሪፖርት እንዲጽፍ” ከመንገር ይልቅ እንደ “አስፈጻሚ ማጠቃለያ + 3 ወሳኝ ግኝቶች + 2 የሚመከሩ እርምጃዎች” አይነት ማዕቀፍ ይስጡት። አጽሙን ከወሰንክ፣ ሪፖርቱ የአንተን አስተሳሰብ እንጂ የ AI የዘፈቀደ መዋቅር አይደለም።

ቁጥሩን ወደ ትረካ መቀየር - ግን ሳያደርጉት

የ AI ትልቁ ጥንካሬ ደረቅ ቁጥርን ወደ አቀላጥፈው ዓረፍተ ነገር መተርጎም ነው፡ "የማጓጓዣ መዘግየት በዚህ ሳምንት በሩብ ቀንሷል፣ የደንበኞችን እርካታ በመደገፍ" "የዘገየ መጠን ከ 0.12 ወደ 0.09 ቀንሷል" ከማለት ይልቅ። ነገር ግን ትልቁ አደጋ እዚህ ላይ ነው፡ AI ቁጥሮችን፣ ምክንያቶችን እና ምስጋናዎችን በመረጃዎ ውስጥ የሌሉትን ትረካውን ለማበልጸግ ሊጨምር ይችላል። ስለዚህ ወርቃማው ህግ: AI እርስዎ የሚሰጡትን ቁጥሮች ብቻ ይጠቀማል; ትርጓሜው በመረጃ ላይ የተመሰረተ ይሆናል; እርግጠኛ ያልሆነበትን ቦታ "ዳታ የለም" ብሎ ምልክት ያደርጋል።

በሪፖርት አቀራረብ ውስጥ ሁለተኛው አስፈላጊ ነጥብ ወጥነት ነው. ተመሳሳይ መዋቅር፣ ተመሳሳይ KPIs፣ ተመሳሳይ ቅደም ተከተል በየሳምንቱ። ስለዚህ አንባቢው ለውጡን በፍጥነት ይመለከታል. ለ AI አንድ ጊዜ ጥሩ አብነት መስጠት እና በየወሩ ተመሳሳይ አብነት እንዲጠቀም ማድረጉ ፍጥነትን እና በራስ መተማመንን ይጨምራል።

ሶስት ጥቃቅን ጉዳዮች

ጉዳይ 1 - ከ90 ደቂቃ እስከ 15 ደቂቃ። የአንድ የማምረቻ ኩባንያ እቅድ ኃላፊ በየሳምንቱ በ90 ደቂቃ ውስጥ የኦፕሬሽን ሪፖርት እያዘጋጀ ነበር። ቋሚ AI አብነት ፈጠረ፡ የስራ አስፈፃሚ ማጠቃለያ፣ በዚህ ሳምንት/ባለፈው ሳምንት የ5 KPIs ንፅፅር፣ 3 ወሳኝ ግኝቶች፣ 2 ድርጊቶች። አሁን የማይታወቅ ውሂብ ይለጠፍ እና በ 15 ደቂቃዎች ውስጥ ያበቃል; የቀረውን ጊዜ ሜዳውን ለመጎብኘት ያሳልፋል። እሱ ራሱ እያንዳንዱን ቁጥር ይቆጣጠራል.

ጉዳይ 2 - የፈጠራ ውዳሴ መያዝ. አንድ የሽያጭ አስተዳዳሪ AI ወርሃዊ ሪፖርቱን እንዲጽፍ አድርጓል። YZ አንድ ቀናተኛ ዓረፍተ ነገር አክሏል: "ቡድኑ በዚህ ወር ያልተለመደ አፈጻጸም በማድረግ ሪከርድ ሰበረ"; ይሁን እንጂ በመረጃው ውስጥ ምንም "መዝገብ" የለም, ሽያጮች ከታቀደው 6 በመቶ በታች ነበሩ. ርእሰ መምህሯ ይህንን አስተውለው አስተካክለው በጥያቄዋ ላይ "አታጋነኑ፣ ምስጋናን አትጨምሩ፣ በመረጃ ብቻ ተመካ" የሚለውን ህግ በቋሚነት ተግባራዊ አድርጋለች።

ጉዳይ 3 - ለሁለት ተመልካቾች ሁለት ሪፖርቶች. የክልል ሥራ አስኪያጅ ከተመሳሳይ መረጃ ሁለት የተለያዩ ሪፖርቶችን ፈልጎ ነበር፡ በሜዳው ውስጥ ላለው ቡድን ዝርዝር የሥራ ማስታዎሻ፣ ለዋና ሥራ አስኪያጁ የግማሽ ገጽ ማጠቃለያ። ለ AI ተመሳሳይ ስም-አልባ መረጃ ሰጠ እና ሁለት ሪፖርቶችን በሁለት የተለያዩ ጥያቄዎች እንዲያቀርብ አደረገው - አንድ ዝርዝር ፣ አንድ ግልፅ። ሁለቱንም ካረጋገጥኩ በኋላ፣ ከአንድ ሉህ ይልቅ ሁለት የተዘጋጁ ህትመቶች ነበሩኝ።

አራት ሊገለበጡ የሚችሉ አብነቶች

1) ሳምንታዊ የአሠራር ሪፖርት አብነት፡-

የእርስዎ ሚና፡ ለኦፕሬሽን ሥራ አስኪያጅ ረዳት ዘጋቢ። የተያያዘውን ስም-አልባ ሳምንታዊ ውሂብ ተጠቀም። በሚከተለው አወቃቀሩ ዘገባ ይፃፉ፡1) አስፈፃሚ ማጠቃለያ፡ ከ 4 አይበልጡም አንድ አረፍተ ነገር እያንዳንዳቸው.2) KPI TABLE: በዚህ ሳምንት / ያለፈው ሳምንት / ለውጥ (%) .3%) ወሳኝ ግኝቶች: ከ 3 አይበልጡም, እያንዳንዱም በመረጃ ላይ የተመሰረተ ነው. 4) የተጠቆሙ ድርጊቶች: ከ 2 አይበልጥም. እኔ የምሰጣቸውን ቁጥሮች ብቻ ተጠቀም; ውዳሴ/ማጋነን አትጨምር; እርግጠኛ በማይሆኑበት ቦታ "ምንም ዳታ" ይፃፉ.

2) የአስፈፃሚ ማጠቃለያ ማጠቃለያ;

ከዚህ በታች ረጅም ዘገባ አለ። ይህንን ወደ 5- ንጥል ነገር አስፈፃሚ ማጠቃለያ ቀንስ ስራ የሚበዛበት ስራ አስፈፃሚ በ30 ሰከንድ ውስጥ ያነበዋል። እያንዳንዱ ንጥል ነገር በጣም አስፈላጊ ከሆነው ጀምሮ አንድ ዓረፍተ ነገር፣ አንድ ቁጥር መያዝ አለበት። ዝርዝሮችን መጨመር; አዲስ ቁጥሮች ይፍጠሩ.

3) ቁጥርን ወደ ትረካ መለወጥ (ተገቢ ማስረጃ)፡-

እነዚህን የKPI ለውጦች ወደ አቀላጥፎ ነገር ግን ወደ ታች ወደሌሉ ዓረፍተ ነገሮች ይተርጉሙ፡ [ዝርዝርን ይቀይሩ]። እያንዳንዱ ዓረፍተ ነገር እኔ በምሰጠው ቁጥር ላይ ብቻ የተመሠረተ ይሁን። መንስኤ/ውጤት የይገባኛል ጥያቄ አይጨምሩ; "የተለወጠውን" በግልፅ ይፃፉ። ቱርክኛ፣ መደበኛ እና ቀላል ቋንቋ ተጠቀም።

4) ከሁለት ተመልካቾች ጋር መላመድ;

የሚከተለውን ዘገባ ወደ ሁለት ስሪቶች አስተካክለው፡ (ሀ) ለመስክ ቡድን፡ የሥራ ዝርዝር መግለጫ፣ ከተግባር ዝርዝር ጋር። (ለ) ለዋና ሥራ አስኪያጅ፡- የግማሽ ገጽ፣ የስትራቴጂክ ርዕሶች ብቻ። ተመሳሳይ ቁጥሮች ተጠቀም, ስለዚህ በሁለቱ ስሪቶች ውስጥ ምንም ተቃርኖዎች የሉም.

ደካማ ጥያቄ / ጠንካራ ጥያቄ

ደካማ ጥያቄ፡

በዚህ መረጃ ሪፖርት ያዘጋጁ።

ምንም መዋቅር, ብዛት, ምንም ርዝመት, ምንም ተስማሚ መከላከያ የለም. AI የተዘበራረቀ፣ ረጅም፣ ያልተጨነቀ ጽሑፍ ይጥላል እና ምናልባትም የሌሉ አስተያየቶችን ይጨምራል።

ኃይለኛ ጥያቄ፡-

የእርስዎ ሚና፡ ዘጋቢ። የተያያዘውን የማይታወቅ ወርሃዊ ውሂብ ተጠቀም። ለዋና ሥራ አስኪያጁ የግማሽ ገጽ ሪፖርት ይጻፉ፡ (1) ባለ 4-ንጥል ሥራ አስፈጻሚ ማጠቃለያ፣ (2) 3 ከዒላማው የራቁ KPIዎች፣ (3) ነጠላ የሚመከር እርምጃ። የሰጠኋቸውን ቁጥሮች ብቻ ተጠቀም፣ ምንም ማጋነን የለም፣ አሻሚውን ቦታ "ምንም ውሂብ የለም" ብለህ ምልክት አድርግበት።

መጠን

ደካማ አቀራረብ

ጠንካራ አቀራረብ

መዋቅር

እርግጠኛ ያልሆነ

ግልጽ አጽም

የጅምላ

ያልተገለጸ

ዋና ሥራ አስኪያጅ

ርዝመት

ያልተገደበ

ግማሽ ገጽ

ተስማሚ መከላከያ

ምንም

አዎ

የውሳኔ ዋጋ

ዝቅተኛ

ከፍተኛ

የተለመዱ ስህተቶች

• መግለጫ ሳይሰጥ ሪፖርት መጠየቅ። አወቃቀሩን ካልገለጹ, AI በዘፈቀደ መዋቅር ይገነባል.
• ተስማሚ ጥበቃን በመርሳት ላይ. "አታጋንኑ፣ በመረጃ ላይ ብቻ ተመካ" የሚለው ህግ ከሌለ፣ AI ምስጋና እና ምክንያትን ይጨምራል።
• የንጽጽር ማመሳከሪያን አለማስቀመጥ. ካለፈው ጊዜ/ዒላማ/በጀት ውጭ ቁጥሩ ትርጉም የለሽ ነው።
• በእያንዳንዱ ቃል የተለየ አብነት መጠቀም። ወጥነት የሌለው መዋቅር ለውጥን ለማየት አስቸጋሪ ያደርገዋል።
• ያለ ማረጋገጫ መፈረም። በሪፖርቱ ውስጥ ያለው እያንዳንዱ ቁጥር ያለእርስዎ ቁጥጥር መሰራጨት የለበትም።

ማስጠንቀቂያ: ሪፖርቱ አንዴ ከተላከ, ተመልሶ ሊመጣ አይችልም; የተሳሳተ ቁጥር ወደ ሰሌዳው ሲሄድ, ስም ይጎዳል. በ AI ፈሳሽ ቋንቋ አትዘንጉ - ቅልጥፍና ማለት ትክክለኛነት ማለት አይደለም. እያንዳንዱን ምስል ከምንጩ ጋር ያገናኙ።

በማጠቃለያው

ለተደጋጋሚ መዋቅሩ ምስጋና ይግባውና AI በብቃት ከሚጠቀምባቸው አካባቢዎች አንዱ የአስተዳደር ሪፖርት ማድረግ ነው። ጥሩ ዘገባ ፒራሚድ ነው፡ የአስፈፃሚ ማጠቃለያ ከላይ፣ ወሳኝ ግኝቶች ከታች፣ ዝርዝር ከታች። አጽሙን ለ AI ትሰጣለህ; ቅድሚያ፣ ንጽጽር እና የድርጊት አቅጣጫ ይጠይቁ። ትልቁ አደጋ AI ​​በመረጃዎ ውስጥ የሌሉ ቁጥሮችን እና ምስጋናዎችን ይጨምራል; በእያንዳንዱ ጥያቄ "በመረጃ ላይ በመመስረት ብቻ ፣ አታጋንኑ" የሚለውን ህግ ይጠቀሙ። ወጥነት ያለው አብነት ፍጥነት እና በራስ መተማመን ይጨምራል። ፊርማው ሁል ጊዜ ያንተ ነው።

የመተግበሪያ ተግባር

በመደበኛነት የሚያዘጋጁትን ሪፖርት ይምረጡ (በየሳምንቱ ወይም በወር)። ከላይ ያለውን "የሳምንት ኦፕሬሽኖች ሪፖርት አብነት" ከራስዎ KPIs ጋር አስተካክለው እና አንድ ጊዜ በማይታወቅ መረጃ እንዲሰራ ያድርጉት። በውጤቱ ውስጥ ያለውን እያንዳንዱን ቁጥር ከምንጩ ውሂብ ጋር ያወዳድሩ; አንድ እንኳን ያልተዛመደ ቁጥር ካገኙ፣ መጠየቂያውን አጠናክሩ። ያጠራቀሙትን ጊዜ እና ያስተካክሏቸውን ስህተቶች ያስታውሱ።

የማረጋገጫ ዝርዝር

• [ ] የሪፖርቱን አጽም (መዋቅር፣ ርዝመት፣ ብዛት) ወስኛለሁ?
• [ ] በጥያቄዬ ውስጥ "በመረጃ ላይ የተመሰረተ ብቻ፣ አታጋንኑ" የሚለውን ህግ አካትቻለሁ?
• [ ] እያንዳንዱን KPI ከማጣቀሻ (የመጨረሻ ጊዜ/ዒላማ) ጋር አነጻጽሬያለሁ?
• [ ] በውጤቱ ውስጥ ያሉትን ሁሉንም ቁጥሮች ከምንጩ መረጃ ጋር አረጋግጫለሁ?
• [ ] ሪፖርቱን ከማሰራጨቱ በፊት በግሌ አረጋግጫለው?