กำไร:
- ความสามารถในการแปลงบันทึกการประชุมที่กระจัดกระจายเป็นบันทึก CRM ในโครงสร้างสรุป การตัดสินใจ ขั้นตอนถัดไป และความรับผิดชอบ
- ความสามารถในการอนุมานการกระทำที่ให้ความกระจ่างในขั้นตอนต่อไปและความเป็นไปได้ที่จะปิดตัวลง
- ความสามารถในการรักษาความลับและความถูกต้องของข้อมูลที่จะเข้าสู่ CRM
การขายสิ้นสุดลง โทรศัพท์วางสาย และตัวแทนมีกองข้อความยุ่งๆ อยู่ข้างหน้าเขา: "งบประมาณไตรมาส 3, CTO ใหม่, ข้อกังวลเรื่องการบูรณาการ พวกเขากำลังพูดคุยกับคู่แข่ง X, เดโมวันศุกร์?" บันทึกเหล่านี้มีความเกี่ยวข้องในปัจจุบัน แต่สามสัปดาห์ต่อมา การประชุมสิบครั้งต่อมา ไม่มีใครจำได้ว่าคุณหมายถึงอะไร นี่คือฆาตกรเงียบในขั้นตอนการขาย: ข้อมูลไม่ถูกบันทึกและไม่ได้ติดตามการดำเนินการ
CRM (ซอฟต์แวร์การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ เช่น Salesforce, HubSpot) เป็นที่เก็บข้อมูลทั้งหมดนี้ แต่ CRM จะมีคุณค่าได้ก็ต่อเมื่อข้อมูลที่ป้อนอย่างถูกต้องเท่านั้น ปัญญาประดิษฐ์ (AI) รวมถึงบันทึกการโทรที่กระจัดกระจายและบันทึกการประชุม มีประสิทธิภาพมากในการแปลงบันทึก CRM ที่มีโครงสร้างในรูปแบบของการสรุป การตัดสินใจ ขั้นตอนถัดไป และบุคคลที่รับผิดชอบ ในหน่วยนี้ เราจะแปลงข้อมูลที่ "สูญเปล่า" หลังการสัมภาษณ์ให้เป็นโครงสร้างที่ตรวจสอบย้อนกลับได้
หมายเหตุ: บทสรุปที่สร้างโดย AI ควรอิงตามสิ่งที่พูดจริงในการสนทนา แบบจำลองสามารถอนุมานและสร้างข้อผูกพันหรือตัวเลขได้ ข้อมูลที่ป้อนใน CRM จะต้องได้รับการตรวจสอบและเก็บรักษาตามกฎการรักษาความลับของลูกค้า/ข้อมูลส่วนบุคคล
โครงสร้างของบันทึก CRM ที่ดี
บันทึกที่ยุ่งเหยิงจะกลายเป็นมูลค่าเมื่อมันเข้ากับโครงสร้างนี้:
- สรุป: สาระสำคัญของการสัมภาษณ์ใน 2-3 ประโยค
- การตัดสินใจ: จุดที่ตกลงกัน
- ขั้นตอนถัดไป (การกระทำ): จะทำอะไร ใครจะเป็นผู้ดำเนินการ เมื่อใด
- ความเสี่ยง/อุปสรรค: สิ่งที่คุกคามความก้าวหน้า (งบประมาณ คู่แข่ง กระบวนการตัดสินใจ)
- สถานะโอกาสทางการขาย: ระยะและความน่าจะเป็นของการปิด
ประเด็นที่สำคัญที่สุดคือ "ขั้นตอนต่อไป": การกระทำโดยปราศจากความรับผิดชอบและภูมิหลังในอดีตนั้นไม่ใช่การกระทำ ถือเป็นความปรารถนาดี
ทีละขั้นตอน: จากบันทึกย่อไปจนถึงบันทึก CRM
- รวบรวมบันทึกดิบ / การถอดเสียง บันทึกการสนทนา สำเนาการบันทึกเสียง ประวัติการแชท
- โครงสร้างการจัดเก็บภาษี สรุป การตัดสินใจ การกระทำ ความเสี่ยง สถานการณ์
- เชื่อมโยงการกระทำเข้ากับความรับผิดชอบและประวัติศาสตร์ ทุกการกระทำเกี่ยวข้องกับ "ใคร/เมื่อใด"
- แยกการอนุมานออกจากสิ่งที่พูดจริง ให้คำทำนายของ AI ทำเครื่องหมายว่าเป็น "สมมติฐาน"
- อัปเดตขั้นตอนโอกาส การประชุมได้เลื่อนโอกาสไปข้างหน้าหรือข้างหลังหรือไม่?
- ตรวจสอบ. เปรียบเทียบข้อมูลสรุปกับหน่วยความจำและบันทึกย่อของคุณ แล้วป้อนลงใน CRM
พรอมต์ที่คัดลอกได้
พรอมต์พื้นฐานที่เปลี่ยนข้อความยุ่งๆ ให้กลายเป็นบันทึก CRM ที่มีโครงสร้าง:
บทบาท: คุณเป็นผู้ช่วยฝ่ายปฏิบัติการขาย จัดโครงสร้างบันทึกการสัมภาษณ์ที่ยุ่งเหยิงต่อไปนี้ เพียงพึ่งพาสิ่งที่อยู่ในบันทึก หากไม่มีให้เขียนว่า "ไม่ได้ระบุไว้ในหมายเหตุ" DO NOT FIT ให้หัวข้อต่อไปนี้:- สรุป (2-3 ประโยค)- การตัดสินใจ- ขั้นตอนถัดไป (แต่ละรายการ: การดำเนินการ | ความรับผิดชอบ | กำหนดเส้นตาย)- ความเสี่ยง/อุปสรรค- ขั้นตอนของโอกาสและความน่าจะเป็นโดยประมาณของการปิด (สมเหตุสมผล)หมายเหตุ: {{ raw_note }}
พร้อมท์ที่ดำเนินการจากบันทึกการประชุม:
มีเพียงการดำเนินการเท่านั้นที่ปรากฏจากบันทึกการประชุมด้านล่าง สำหรับการดำเนินการแต่ละรายการ: จะทำอะไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบ (หากระบุไว้ในบันทึก) โดยเมื่อใด หากไม่มีรายชื่อผู้รับผิดชอบหรือวันที่ ให้เขียนว่า "ไม่ได้มอบหมาย" เพื่อให้ฉันสามารถดำเนินการด้วยตนเองได้ การหล่อ: {{ การหล่อ }}
ข้อความแจ้งการยืนยันที่แยกแยะการอนุมานจากข้อเท็จจริง:
แบ่งบทสรุปนี้ออกเป็นสองกลุ่ม: (A) สิ่งที่กล่าวไว้อย่างชัดแจ้งในการสนทนา (B) ข้อสันนิษฐาน/สมมติฐานของคุณ ทำเครื่องหมายแต่ละรายการในกลุ่ม B ว่า "ต้องตรวจสอบ" สรุป: {{ สรุป }}
การเตรียมการผลิตพร้อมท์สำหรับการติดต่อครั้งต่อไป:
จากบันทึก CRM นี้ ช่วยฉันเตรียมพร้อมสำหรับการติดต่อครั้งต่อไปกับลูกค้า:- 2 ประเด็นที่ต้องเตือนเมื่อเปิด (จากการสนทนาครั้งก่อน)- 2 การดำเนินการที่เปิดอยู่ฉันต้องปิด- 1 ความเสี่ยง/คำถาม ฉันต้องชี้แจงบันทึก: {{ crm_record }}
พรอมต์ที่อ่อนแอ / พรอมต์ที่แข็งแกร่ง
วิธีการที่ไม่ดี
แนวทางที่แข็งแกร่ง
"สรุปบันทึกนี้"
สรุป + การตัดสินใจ + ความรับผิดชอบ/ลงวันที่ดำเนินการ + ความเสี่ยง
ยังไม่ชัดเจนว่าใครจะทำและเมื่อใด
ทุกการกระทำมีความรับผิดชอบและผูกพันจนถึงปัจจุบัน
ทำให้การอนุมานสับสนกับข้อเท็จจริง
สันนิษฐานแยกสัญญาณ
เพียงแค่ขยายบันทึก
สร้างโครงสร้างที่ตรวจสอบย้อนกลับได้
ความแตกต่างก็คือ แนวทางที่เข้มแข็งไม่ได้แยก "สิ่งที่ถูกพูดถึง" แต่ "สิ่งที่จะทำตอนนี้และใครจะทำ"
มินิเคสสามอัน
กรณีที่ 1 — การดำเนินการที่สูญหายได้รับการกู้คืนแล้ว เจ้าหน้าที่คนหนึ่งมีการสัมภาษณ์ 12 ครั้งติดต่อกัน และบันทึกของเธอก็ปะปนกัน เมื่อฉันใช้พรอมต์การแยกการดำเนินการกับบันทึกทั้งหมด บุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการ "ส่งการอ้างอิงถึงลูกค้า A ในวันศุกร์" และวันที่ที่ชัดเจน การกระทำนี้ถูกลืมไปแล้วเมื่อสองวันก่อน การอ้างอิงอย่างทันท่วงทีส่งโอกาสนั้นไปสู่ขั้นต่อไป
กรณีที่ 2 — ตรวจพบข้อผูกมัดที่ประดิษฐ์ขึ้น “ลูกค้าอนุมัติราคา” AI เขียนไว้ในบทสรุป อย่างไรก็ตาม ข้อความระบุเพียงว่า "เขาพบว่าราคาสมเหตุสมผล" ข้อความแจ้งการแยกการอนุมานทำเครื่องหมายว่า "กลุ่ม B / ต้องได้รับการยืนยัน" แทนที่จะ "อนุมัติ" ตัวแทนเขียนตามความเป็นจริงว่า "มองราคาในแง่บวก รอการอนุมัติ" ใน CRM การทำนาย "ชนะ" ที่ไม่ถูกต้องช่วยหลีกเลี่ยงการทำให้ไปป์ไลน์พองตัว
กรณีที่ 3 — เตรียมการสัมภาษณ์ครั้งที่สอง ก่อนการโทรติดตามผลในอีกสองสัปดาห์ต่อมา ตัวแทนได้ใช้พร้อมท์การเตรียมการกับบันทึก CRM AI แยกสองจุดที่ต้องจำและสองการกระทำที่ไม่ได้ปิดจากการสนทนาครั้งก่อน ตัวแทนเริ่มการประชุมโดยพูดว่า "ครั้งล่าสุดที่เราคุยกันเกี่ยวกับข้อกังวลในการบูรณาการของคุณ ฉันแจ้งเรื่องนี้ให้คุณทราบแล้ว"; ลูกค้ารู้สึกว่ามีการปฏิบัติตามกระบวนการและมีความไว้วางใจเพิ่มขึ้น
เคล็ดลับ: ทันทีหลังจากการสนทนาแต่ละครั้ง (ในขณะที่ยังใหม่อยู่) ให้ใช้เวลา 2 นาทีเพื่อเรียกใช้บันทึกดิบผ่านพร้อมท์การกำหนดค่า ยิ่งข้อมูลได้รับการประมวลผลใหม่ก็ยิ่งมีความแม่นยำมากขึ้นเท่านั้น หากคุณรอสักวัน รายละเอียดจะหายไป และช่องว่างที่ AI จะเติมเต็มก็จะเพิ่มขึ้น
การรักษาความลับและความซื่อสัตย์
CRM รวบรวมข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวกับลูกค้า: ข้อมูลติดต่อ งบประมาณ การตัดสินใจภายใน บางครั้งบันทึกส่วนตัว กฎสองข้อ: ประการแรก เมื่อป้อนข้อมูลนี้ลงในเครื่องมือ AI ให้ใช้เครื่องมือที่ได้รับอนุมัติพร้อมการรับประกันข้อมูลองค์กร (ไม่ใช้ข้อมูลสำหรับการฝึกอบรม นโยบายการเก็บรักษาที่ชัดเจน) ประการที่สอง อย่าเขียนรายละเอียดที่ละเอียดอ่อนส่วนบุคคลและไม่จำเป็น (“ลูกค้าอยู่ระหว่างขั้นตอนการหย่าร้าง”) ลงใน CRM CRM เก็บข้อมูลทางธุรกิจ ไม่ใช่การนินทา
ข้อควรระวัง: การคาดการณ์ที่สร้างโดย AI เช่น "ความน่าจะเป็น 70% ที่จะปิด" เป็นเพียงความรู้สึก ไม่ใช่ข้อมูล การใช้ตัวเลขเหล่านี้เป็นข้อเท็จจริงที่ชัดเจนในรายงานไปป์ไลน์ทำให้ประมาณการรายได้ไม่ถูกต้อง ใช้การคาดการณ์ AI เป็นจุดเริ่มต้น คุณเป็นผู้กำหนดความน่าจะเป็นที่แท้จริงด้วยหลักฐานการสัมภาษณ์
หน่วยความจำของทีมและการส่งมอบ
บันทึก CRM ที่ได้รับการดูแลอย่างดีมีประโยชน์อีกอย่างที่มองไม่เห็น นั่นก็คือ หน่วยความจำของทีม เมื่อตัวแทนลางาน ออกจากงาน หรือโอนโอกาสทางการขายไปยังบุคคลอื่น ประวัติความสัมพันธ์ทั้งหมดจะยังคงอยู่ในเรกคอร์ดที่มีโครงสร้าง แทนที่จะอ่านบทสนทนา 6 รายการก่อนหน้านี้ซ้ำ ตัวแทนใหม่สามารถสร้าง “สรุปบัญชี” สั้นๆ ด้วย AI และดำเนินการต่อโดยไม่ให้ลูกค้ารู้สึกว่า “ทำใหม่ทั้งหมดอีกครั้ง” ข้อความแจ้งการส่งมอบใช้งานได้สำหรับสิ่งนี้: "อ่านบันทึกทั้งหมดสำหรับบัญชีนี้ การบรรยายสรุปแบบหน้าเดียวจะปรากฏขึ้นเพื่อมอบสถานะปัจจุบันของความสัมพันธ์ การกระทำที่ชัดเจน ความเสี่ยงที่ทราบ และความชอบด้านบุคลิกภาพ/การสื่อสารของลูกค้า ให้กับผู้ดูแลคนใหม่" การถ่ายโอนดังกล่าวจะขจัดสิ่งที่ลูกค้าเกลียดที่สุด (อธิบายตัวเองซ้ำแล้วซ้ำอีก) แต่สรุปการส่งมอบยังต้องมีการตรวจสอบ: AI สามารถดำเนินการตามสมมติฐานจากบันทึกเก่าตามความเป็นจริง ผู้บริหารคนใหม่ควรยืนยันข้อสันนิษฐานที่สำคัญอย่างสุภาพตั้งแต่การติดต่อครั้งแรก
เคล็ดลับอีกประการหนึ่ง: การให้ AI พูดว่า “แสดงรายการโอกาสทั้งหมดที่เกินกำหนดหรือยังไม่ได้พิจารณา” ก่อนที่การตรวจสอบไปป์ไลน์รายสัปดาห์จะนำงานที่ลืมไปปรากฏให้เห็น นี่คือ 10 นาทีที่มีค่าที่สุดของผู้จัดการฝ่ายขาย
ข้อผิดพลาดทั่วไป
- ไม่ผูกการกระทำอย่างมีความรับผิดชอบและเข้ากับประวัติศาสตร์ "สิ่งที่ต้องทำ" ยังคงอยู่ในอากาศ
- สับสนระหว่างการอนุมาน (สมมติฐาน) ของ AI กับสิ่งที่พูดจริง
- ทิ้งบันทึกไว้หลายวันและสูญเสียข้อมูลและรายละเอียดใหม่ๆ
- การป้อนข้อมูลที่ละเอียดอ่อน/ข้อมูลส่วนบุคคลลงในเครื่องมือที่ไม่ปลอดภัยหรือพิมพ์ลงใน CRM โดยไม่จำเป็น
- นำการทำนายความน่าจะเป็นแบบปิดของ AI มาสู่รายงานในรูปแบบข้อมูลแข็ง
- เข้าสู่ CRM โดยไม่ตรวจสอบสรุปและรักษาข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
โดยสรุป
- CRM มีค่าเท่ากับข้อมูลที่ป้อนอย่างถูกต้องเท่านั้น ไม่สามารถติดตามบันทึกที่กระจัดกระจายได้
- บันทึกที่ดี: สรุป การตัดสินใจ การดำเนินการที่รับผิดชอบ/ลงวันที่ ความเสี่ยงและสถานะโอกาส
- ประเด็นที่สำคัญที่สุดคือการกระทำ การกระทำที่ปราศจากความรับผิดชอบและประวัติศาสตร์ไม่ใช่การกระทำ
- แยกการอนุมานของ AI ออกจากสิ่งที่พูดจริง ทำความสะอาดข้อผูกพันและตัวเลขที่จัดทำขึ้น
- รักษากฎการรักษาความลับสำหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน อย่าถือว่าการประมาณการปิดเป็นข้อมูลขั้นสุดท้าย
งานสมัคร
จดบันทึกการประชุมที่ยุ่งเหยิง (หรือตัวอย่าง: “งบประมาณไตรมาส 3, ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อใหม่, ข้อกังวลในการบูรณาการ, พูดคุยกับคู่แข่ง, สาธิตวันศุกร์?”) และดำเนินการผ่านพร้อมท์การกำหนดค่า จากนั้น: (1) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละขั้นตอนต่อไปมีผู้รับผิดชอบและวันที่; หากขาดหายไป ให้ทำเครื่องหมายว่า "ไม่ได้กำหนด" และดำเนินการให้เสร็จสิ้น (2) ทำเครื่องหมายรายการที่ AI สร้างขึ้น/สันนิษฐานด้วยพร้อมท์การอนุมาน-เลือกปฏิบัติ (3) ตรวจสอบเหตุผลสำหรับการประมาณการความน่าจะเป็นในการปิด หลังจากตรวจสอบแล้ว ให้เขียนบันทึกในรูปแบบที่สะอาด
รายการตรวจสอบ
- [ ] ฉันจัดโครงสร้างบันทึกย่อเป็นบทสรุป การตัดสินใจ การกระทำ ความเสี่ยง และสถานะ
- [ ] ฉันเชื่อมโยงแต่ละการกระทำกับผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลา
- [ ] ฉันแยกการอนุมานของ AI ออกจากสิ่งที่พูดจริง
- [ ] ทำความสะอาดการคอมมิต/ตัวเลขที่ถูกสร้างขึ้น
- [ ] ฉันได้ปฏิบัติตามกฎการรักษาความลับเกี่ยวกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน/ข้อมูลส่วนบุคคลแล้ว
- [ ] ฉันตรวจสอบสรุปและเข้าสู่ CRM