లాభాలు:
- సారాంశం, నిర్ణయం, తదుపరి దశ మరియు బాధ్యత యొక్క నిర్మాణంలో చెల్లాచెదురుగా ఉన్న సమావేశ గమనికలను CRM రికార్డులుగా మార్చగల సామర్థ్యం
- తదుపరి దశ మరియు మూసివేత అవకాశాన్ని స్పష్టం చేసే చర్య అనుమితులను చేయగల సామర్థ్యం
- CRMలో నమోదు చేయవలసిన సమాచారంలో గోప్యత మరియు ఖచ్చితత్వాన్ని నిర్వహించగల సామర్థ్యం
ఒక సేల్స్ కాల్ ముగుస్తుంది, ఫోన్ ఆగిపోతుంది మరియు ప్రతినిధి అతని ముందు గజిబిజి నోట్ల కుప్పను కలిగి ఉన్నారు: "బడ్జెట్ q3, కొత్త CTO, ఇంటిగ్రేషన్ ఆందోళన, వారు పోటీదారు X, డెమో శుక్రవారంతో మాట్లాడుతున్నారా?". ఈ గమనికలు నేటికి సంబంధించినవి; కానీ మూడు వారాల తర్వాత, పది సమావేశాల తర్వాత, మీరు ఏమి చెప్పారో ఎవరికీ గుర్తులేదు. ఇది అమ్మకాల పైప్లైన్ యొక్క సైలెంట్ కిల్లర్: సమాచారం రికార్డ్ చేయబడలేదు మరియు చర్య అనుసరించబడలేదు.
CRM (కస్టమర్ రిలేషన్షిప్ మేనేజ్మెంట్ సాఫ్ట్వేర్, ఉదా. సేల్స్ఫోర్స్, హబ్స్పాట్) ఈ సమాచారం అంతా నివసిస్తుంది. కానీ CRM సరిగ్గా నమోదు చేయబడిన సమాచారం అంత విలువైనది. కృత్రిమ మేధస్సు (AI)లో చెల్లాచెదురుగా ఉన్న కాల్ నోట్లు మరియు మీటింగ్ ట్రాన్స్క్రిప్ట్లు ఉంటాయి; నిర్మాణాత్మక CRM రికార్డులను సారాంశం, తీసుకున్న నిర్ణయాలు, తదుపరి చర్యలు మరియు బాధ్యతగల వ్యక్తుల రూపంలో మార్చడంలో ఇది చాలా శక్తివంతమైనది. ఈ యూనిట్లో, మేము ఇంటర్వ్యూ తర్వాత "వృధా అయిన" సమాచారాన్ని గుర్తించదగిన నిర్మాణంగా మారుస్తాము.
గమనిక: AI రూపొందించిన సారాంశం సంభాషణలో వాస్తవంగా చెప్పబడిన దాని ఆధారంగా ఉండాలి; మోడల్ ఊహించవచ్చు మరియు కట్టుబాట్లు లేదా బొమ్మలను చేయవచ్చు. CRMలో నమోదు చేయబడిన సమాచారం తప్పనిసరిగా ధృవీకరించబడాలి మరియు కస్టమర్ రహస్య/వ్యక్తిగత డేటా గోప్యత నియమాలకు అనుగుణంగా ఉంచబడుతుంది.
మంచి CRM రికార్డ్ యొక్క నిర్మాణం
గజిబిజిగా ఉన్న గమనిక ఈ ఆకృతికి సరిపోయినప్పుడు విలువగా మారుతుంది:
- సారాంశం: 2-3 వాక్యాలలో ఇంటర్వ్యూ యొక్క సారాంశం.
- నిర్ణయాలు: అంగీకరించిన పాయింట్లు.
- తదుపరి దశలు (చర్యలు): ఏమి చేస్తారు, ఎవరు చేస్తారు, ఎప్పుడు చేస్తారు.
- ప్రమాదాలు/అడ్డంకులు: పురోగతిని బెదిరించే అంశాలు (బడ్జెట్, పోటీదారు, నిర్ణయ ప్రక్రియ).
- అవకాశ స్థితి: ముగింపు దశ మరియు సంభావ్యత.
అత్యంత క్లిష్టమైన ప్రాంతం "తదుపరి దశలు": బాధ్యతాయుతమైన మరియు చారిత్రక నేపథ్యం లేని చర్య చర్య కాదు; ఇది మంచి ఉద్దేశ్యంతో కూడిన కోరిక.
దశల వారీగా: గమనిక నుండి CRM రికార్డ్ వరకు
- రా నోట్/ట్రాన్స్క్రిప్ట్ని సేకరించండి. సంభాషణ నోట్స్, వాయిస్ రికార్డింగ్ ట్రాన్స్క్రిప్ట్, చాట్ హిస్టరీ.
- విధింపు నిర్మాణం. సారాంశం, నిర్ణయాలు, చర్యలు, నష్టాలు, పరిస్థితి.
- బాధ్యత మరియు చరిత్రకు చర్యలను లింక్ చేయండి. ప్రతి చర్యలో "ఎవరు/ఎప్పుడు" ఉంటుంది.
- వాస్తవానికి చెప్పబడిన దాని నుండి అనుమితిని వేరు చేయండి. AI యొక్క అంచనాను "ఊహ"గా గుర్తించండి.
- అవకాశ దశను నవీకరించండి. మీటింగ్ అవకాశాన్ని ముందుకు తీసుకెళ్లిందా లేదా వెనుకకు తరలించిందా?
- ధృవీకరించండి. సారాంశాన్ని మీ మెమరీ మరియు నోట్తో సరిపోల్చండి మరియు దానిని CRMలో నమోదు చేయండి.
కాపీ చేయదగిన ప్రాంప్ట్లు
గజిబిజి నోట్ను నిర్మాణాత్మక CRM రికార్డ్గా మార్చే ప్రాథమిక ప్రాంప్ట్:
పాత్ర: మీరు సేల్స్ ఆపరేషన్స్ అసిస్టెంట్. కింది గజిబిజి ఇంటర్వ్యూ నోట్ని రూపొందించండి. నోట్లో ఉన్న వాటిపై ఆధారపడండి; అది తప్పిపోయినట్లయితే, "నోట్లో పేర్కొనబడలేదు" అని వ్రాయండి, సరిపోదు. కింది శీర్షికలతో ఇవ్వండి:- సారాంశం (2-3 వాక్యాలు)- తీసుకున్న నిర్ణయాలు- తదుపరి దశలు (ప్రతి: చర్య | బాధ్యత | గడువు)- ప్రమాదాలు/అడ్డంకులు- అవకాశాల దశ మరియు మూసివేత యొక్క అంచనా సంభావ్యత (సమర్థించబడింది)గమనిక: {{ raw_note }}
మీటింగ్ ట్రాన్స్క్రిప్ట్ నుండి చర్య తీసుకునే ప్రాంప్ట్:
దిగువ మీటింగ్ ట్రాన్స్క్రిప్ట్ నుండి చర్యలు మాత్రమే కనిపిస్తాయి. ప్రతి చర్య కోసం: ఏమి చేయబడుతుంది, ఎవరు బాధ్యత వహిస్తారు (ట్రాన్స్క్రిప్ట్లో పేర్కొన్నట్లయితే), ఎప్పుడు. బాధ్యతాయుతమైన వ్యక్తి లేదా తేదీ జాబితా చేయబడకపోతే, "అసైన్ చేయబడలేదు" అని వ్రాయండి, తద్వారా నేను దానిని మాన్యువల్గా పూర్తి చేయగలను. తారాగణం: {{ casting }}
ధృవీకరణ ప్రాంప్ట్ వాస్తవం నుండి అనుమితిని వేరు చేస్తుంది:
ఈ సారాంశాన్ని రెండు గ్రూపులుగా విభజించండి: (A) సంభాషణలో స్పష్టంగా ఏమి చెప్పబడింది, (B) మీ అంచనాలు/అంచనాలు. B గ్రూప్లోని ప్రతి అంశాన్ని "తప్పక ధృవీకరించబడాలి" అని గుర్తు పెట్టండి. సారాంశం: {{ సారాంశం }}
తదుపరి సంప్రదింపుల కోసం తక్షణం తయారీ తయారీ:
ఈ CRM రికార్డ్ ఆధారంగా, కస్టమర్తో తదుపరి పరిచయానికి సిద్ధం కావడానికి నాకు సహాయం చేయండి:- తెరిచినప్పుడు గుర్తు చేయవలసిన 2 పాయింట్లు (మునుపటి సంభాషణ నుండి)- నేను మూసివేయవలసిన 2 ఓపెన్ చర్యలు- 1 ప్రమాదం/ప్రశ్న నేను రికార్డ్ని స్పష్టం చేయాలి: {{ crm_record }}
బలహీనమైన ప్రాంప్ట్ / బలమైన ప్రాంప్ట్
పేద విధానం
బలమైన విధానం
"ఈ గమనికను సంగ్రహించండి"
సారాంశం + నిర్ణయాలు + బాధ్యత/నాటి చర్యలు + ప్రమాదం
ఎవరు ఎప్పుడు చేస్తారు అనే విషయంలో స్పష్టత లేదు.
ప్రతి చర్య బాధ్యత మరియు తేదీకి కట్టుబడి ఉంటుంది
వాస్తవంతో అనుమితిని తికమక పెడుతుంది
ఊహలు ప్రత్యేక సంకేతాలు
కేవలం గమనికను పొడిగిస్తుంది
గుర్తించదగిన నిర్మాణాన్ని ఉత్పత్తి చేస్తుంది
వ్యత్యాసం ఏమిటంటే, బలమైన విధానం "ఏమి గురించి మాట్లాడబడింది" కానీ "ఇప్పుడు ఏమి చేయబడుతుంది మరియు ఎవరు చేస్తారు" అనేది సేకరించదు.
మూడు మినీ కేసులు
కేసు 1 - కోల్పోయిన చర్య పునరుద్ధరించబడింది. ఒక ఏజెంట్కి వరుసగా 12 ఇంటర్వ్యూలు ఉన్నాయి మరియు ఆమె నోట్లు మిశ్రమంగా ఉన్నాయి. నేను అన్ని గమనికలకు చర్య వెలికితీత ప్రాంప్ట్ని వర్తింపజేసినప్పుడు, "శుక్రవారం కస్టమర్ Aకి సూచనను పంపడం" చర్యకు బాధ్యత వహించే వ్యక్తి మరియు దాని తేదీ స్పష్టమైంది; ఈ చర్య నిజానికి రెండు రోజుల క్రితం మరచిపోయింది. సమయానుకూల సూచన ఆ అవకాశాన్ని తదుపరి దశకు పంపింది.
కేసు 2 - కల్పిత నిబద్ధత క్యాచ్ చేయబడింది. "కస్టమర్ ధరను ఆమోదించారు," AI సారాంశంలో రాసింది; అయితే, నోట్లో "అతను ధర సహేతుకమైనదిగా గుర్తించాడు" అని మాత్రమే పేర్కొంది. అనుమితి-విభజన ప్రాంప్ట్ దీనిని "గ్రూప్ B / తప్పక ధృవీకరించబడాలి" అని గుర్తించబడింది. "ఆమోదించబడింది" బదులుగా, ప్రతినిధి వాస్తవికంగా CRMలో "ధర వద్ద సానుకూలంగా కనిపించారు, ఆమోదం కోసం వేచి ఉన్నారు" అని రాశారు; ఒక తప్పు "గెలిచిన" అంచనా పైప్లైన్ను పెంచడాన్ని నివారించింది.
కేస్ 3 - రెండవ ఇంటర్వ్యూని సిద్ధం చేసారు. రెండు వారాల తర్వాత ఫాలో-అప్ కాల్కు ముందు, ప్రతినిధి CRM రికార్డ్కు ప్రిపరేషన్ ప్రాంప్ట్ను వర్తింపజేశారు. AI గుర్తుంచుకోవలసిన రెండు పాయింట్లను మరియు మునుపటి సంభాషణ నుండి మూసివేయబడని రెండు చర్యలను సేకరించింది. ప్రతినిధి సమావేశాన్ని ప్రారంభించి, "చివరిసారి మేము మీ ఇంటిగ్రేషన్ ఆందోళనల గురించి మాట్లాడాము, నేను దీన్ని మీ ముందుకు తెచ్చాను"; కస్టమర్ ఈ ప్రక్రియను అనుసరించినట్లు భావించాడు మరియు నమ్మకం పెరిగింది.
చిట్కా: ప్రతి సంభాషణ ముగిసిన వెంటనే (అది తాజాగా ఉన్నప్పుడు), కాన్ఫిగరేషన్ ప్రాంప్ట్ ద్వారా రా నోట్ను అమలు చేయడానికి 2 నిమిషాలు పడుతుంది. తాజా సమాచారం ప్రాసెస్ చేయబడితే, అది మరింత ఖచ్చితమైనది; మీరు ఒక రోజు వేచి ఉంటే, వివరాలు పోతాయి మరియు AI పూరించే ఖాళీలు పెరుగుతాయి.
గోప్యత మరియు సమగ్రత
CRM కస్టమర్ గురించి సున్నితమైన సమాచారాన్ని సేకరిస్తుంది: సంప్రదింపు సమాచారం, బడ్జెట్, అంతర్గత నిర్ణయాలు, కొన్నిసార్లు వ్యక్తిగత గమనికలు. రెండు నియమాలు: ముందుగా, ఈ సమాచారాన్ని AI సాధనంలోకి నమోదు చేస్తున్నప్పుడు, కార్పొరేట్ డేటా హామీతో ఆమోదించబడిన సాధనాన్ని ఉపయోగించండి (శిక్షణ కోసం డేటాను ఉపయోగించకుండా, నిలుపుదల విధానాన్ని క్లియర్ చేయండి); రెండవది, CRMలో వ్యక్తిగత మరియు అనవసరమైన సున్నితమైన వివరాలను ("క్లయింట్ విడాకుల ప్రక్రియలో ఉన్నాడు") వ్రాయవద్దు. CRM వ్యాపార సమాచారాన్ని ఉంచుతుంది, గాసిప్ కాదు.
హెచ్చరిక: "70% మూసివేసే సంభావ్యత" వంటి AI- రూపొందించిన అంచనాలు ఒక భావన, డేటా కాదు. పైప్లైన్ నివేదికలలో ఈ సంఖ్యలను కఠినమైన వాస్తవాలుగా ఉపయోగించడం సరికాని ఆదాయ అంచనాలకు దారి తీస్తుంది. AI అంచనాను ప్రారంభ బిందువుగా తీసుకోండి; ఇంటర్వ్యూ యొక్క సాక్ష్యంతో మీరు నిజమైన సంభావ్యతను నిర్ణయిస్తారు.
టీమ్ మెమరీ మరియు హ్యాండ్ఓవర్
బాగా ఉంచబడిన CRM రికార్డులు మరొక చూడని ప్రయోజనాన్ని కలిగి ఉన్నాయి: జట్టు మెమరీ. ఏజెంట్ సెలవుపై వెళ్లినప్పుడు, ఉద్యోగాన్ని విడిచిపెట్టినప్పుడు లేదా మరొక వ్యక్తికి అవకాశం బదిలీ చేయబడినప్పుడు, మొత్తం సంబంధాల చరిత్ర నిర్మాణాత్మక రికార్డులలోనే ఉంటుంది. మునుపటి 6 సంభాషణలను మళ్లీ చదవడానికి బదులుగా, కొత్త ఏజెంట్ AIతో శీఘ్ర “ఖాతా సారాంశాన్ని” సృష్టించవచ్చు మరియు కస్టమర్కు “ఇవన్నీ మళ్లీ చేయడం” అనే అనుభూతిని ఇవ్వకుండా కొనసాగించవచ్చు. హ్యాండ్ఓవర్ ప్రాంప్ట్ దీని కోసం పని చేస్తుంది: "ఈ ఖాతా కోసం అన్ని రికార్డులను చదవండి; సంబంధం యొక్క ప్రస్తుత స్థితి, స్పష్టమైన చర్యలు, తెలిసిన రిస్క్లు మరియు క్లయింట్ యొక్క వ్యక్తిత్వం/కమ్యూనికేషన్ ప్రాధాన్యతలను కొత్త సంరక్షకుడికి అందజేసేందుకు ఒక-పేజీ బ్రీఫింగ్ కనిపిస్తుంది." అటువంటి బదిలీ కస్టమర్ ఎక్కువగా అసహ్యించుకునే వాటిని తొలగిస్తుంది (మళ్లీ తనను తాను వివరించడం). కానీ హ్యాండ్ఓవర్ బ్రీఫ్కు ధృవీకరణ కూడా అవసరం: AI పాత రికార్డుల నుండి ఒక ఊహను వాస్తవంగా తీసుకువెళుతుంది. కొత్త ప్రిన్సిపాల్ మొదటి సంప్రదింపులో క్లిష్టమైన అంచనాలను మర్యాదపూర్వకంగా నిర్ధారించాలి.
మరొక చిట్కా: వారంవారీ పైప్లైన్ సమీక్షకు ముందు AI "బకాయిపడిన లేదా లెక్కించబడని అన్ని అవకాశాలను జాబితా చేయండి" అని చెప్పడం వలన మరచిపోయిన పని ఉపరితలంపైకి వస్తుంది. ఇవి సేల్స్ మేనేజర్ యొక్క అత్యంత విలువైన 10 నిమిషాలు.
సాధారణ తప్పులు
- చర్యలను బాధ్యతాయుతంగా మరియు చరిత్రతో ముడిపెట్టడం లేదు; "చేయవలసినది" గాలిలో ఉంటుంది.
- వాస్తవంగా చెప్పబడిన దానితో AI యొక్క అనుమితి (ఊహ) గందరగోళం.
- నోట్ని రోజుల తరబడి ఉంచడం మరియు తాజా సమాచారం మరియు వివరాలను కోల్పోవడం.
- అసురక్షిత సాధనంలో సున్నితమైన/వ్యక్తిగత సమాచారాన్ని నమోదు చేయడం లేదా అనవసరంగా CRMలో టైప్ చేయడం.
- AI యొక్క ముగింపు సంభావ్యత అంచనాను హార్డ్ డేటాగా నివేదికలోకి తీసుకురావడం.
- సారాంశాన్ని ధృవీకరించకుండా మరియు తప్పుడు సమాచారాన్ని కొనసాగించకుండా CRMలోకి ప్రవేశించడం.
సారాంశంలో
- CRM సరిగ్గా నమోదు చేయబడిన సమాచారం అంత విలువైనది; చెల్లాచెదురుగా ఉన్న నోటును అనుసరించడం సాధ్యం కాదు.
- మంచి రికార్డు: సారాంశం, నిర్ణయాలు, బాధ్యత/నాటి చర్యలు, నష్టాలు మరియు అవకాశ స్థితి.
- అత్యంత క్లిష్టమైన ప్రాంతం చర్యలు; బాధ్యత మరియు చరిత్ర లేని చర్య చర్య కాదు.
- వాస్తవంగా చెప్పబడిన దాని నుండి AI యొక్క అనుమితులను వేరు చేయండి; తయారు చేసిన కట్టుబాట్లు మరియు గణాంకాలను శుభ్రపరచండి.
- సున్నితమైన సమాచారం కోసం గోప్యత నియమాలను నిర్వహించండి; ముగింపు అంచనాలను ఖచ్చితమైన డేటాగా పరిగణించవద్దు.
అప్లికేషన్ టాస్క్
గందరగోళ సమావేశ గమనికను తీసుకోండి (లేదా ఉదాహరణకు: "బడ్జెట్ q3, కొత్త కొనుగోలు మేనేజర్, ఇంటిగ్రేషన్ ఆందోళన, పోటీదారుతో మాట్లాడటం, డెమో శుక్రవారం?") మరియు దానిని కాన్ఫిగరేషన్ ప్రాంప్ట్ ద్వారా అమలు చేయండి. అప్పుడు: (1) ప్రతి తదుపరి దశకు బాధ్యతాయుతమైన వ్యక్తి మరియు తేదీ ఉందని నిర్ధారించుకోండి; అది తప్పిపోయినట్లయితే, "కేటాయించబడలేదు" అని గుర్తు పెట్టండి మరియు దానిని పూర్తి చేయండి, (2) అనుమితి-వివక్షత ప్రాంప్ట్తో AI రూపొందించిన/ఊహించిన అంశాలను గుర్తించండి, (3) ముగింపు సంభావ్యత అంచనా కోసం హేతుబద్ధతను తనిఖీ చేయండి. ధృవీకరించిన తర్వాత, రికార్డును దాని క్లీన్ రూపంలో వ్రాయండి.
చెక్లిస్ట్
- [ ] నేను నోట్ను సారాంశం, నిర్ణయాలు, చర్యలు, నష్టాలు మరియు స్థితిగా రూపొందించాను.
- [ ] నేను ప్రతి చర్యను బాధ్యతగల వ్యక్తికి మరియు గడువుకు లింక్ చేసాను.
- [ ] నేను నిజానికి చెప్పబడిన దాని నుండి AI యొక్క అనుమితులను వేరు చేసాను.
- [ ] క్లీన్ అప్ మేడ్-అప్ కమిట్/ఫిగర్స్.
- [ ] నేను సున్నితమైన/వ్యక్తిగత సమాచారానికి సంబంధించి గోప్యత నియమాలను అనుసరించాను.
- [ ] నేను సారాంశాన్ని ధృవీకరించాను మరియు CRMని నమోదు చేసాను.