CRM குறிப்புகள், நேர்காணல் சுருக்கங்கள் மற்றும் செயல் அனுமானம்

ஆதாயங்கள்:

• சுருக்கம், முடிவு, அடுத்த படி மற்றும் பொறுப்பு ஆகியவற்றின் கட்டமைப்பில் சிதறிய சந்திப்பு குறிப்புகளை CRM பதிவுகளாக மாற்றும் திறன்
• அடுத்த கட்டத்தையும் மூடுவதற்கான சாத்தியத்தையும் தெளிவுபடுத்தும் செயல் அனுமானங்களை உருவாக்கும் திறன்
• CRM இல் உள்ளிடப்படும் தகவலில் ரகசியத்தன்மை மற்றும் துல்லியத்தை பராமரிக்கும் திறன்

ஒரு விற்பனை அழைப்பு முடிவடைகிறது, தொலைபேசி செயலிழக்கப்பட்டது, மற்றும் பிரதிநிதிக்கு முன்னால் குழப்பமான குறிப்புகள் குவிந்துள்ளன: "பட்ஜெட் q3, புதிய CTO, ஒருங்கிணைப்பு கவலை, அவர்கள் போட்டியாளர் X, டெமோ வெள்ளிக்கிழமை பேசுகிறார்களா?". இந்தக் குறிப்புகள் இன்று பொருத்தமானவை; ஆனால் மூன்று வாரங்கள் கழித்து, பத்து சந்திப்புகளுக்குப் பிறகு, நீங்கள் என்ன சொன்னீர்கள் என்று யாருக்கும் நினைவில் இல்லை. இது விற்பனைக் குழாயின் அமைதியான கொலையாளி: தகவல் பதிவு செய்யப்படவில்லை மற்றும் நடவடிக்கை எடுக்கப்படவில்லை.

CRM (வாடிக்கையாளர் உறவு மேலாண்மை மென்பொருள், எ.கா. சேல்ஸ்ஃபோர்ஸ், ஹப்ஸ்பாட்) இந்த எல்லாத் தகவலும் இருக்கும். ஆனால் ஒரு CRM ஆனது சரியாக உள்ளிடப்பட்ட தகவல்களின் மதிப்பு மட்டுமே. செயற்கை நுண்ணறிவு (AI) சிதறிய அழைப்பு குறிப்புகள் மற்றும் சந்திப்பு டிரான்ஸ்கிரிப்ட்களை உள்ளடக்கியது; கட்டமைக்கப்பட்ட CRM பதிவுகளை சுருக்கம், எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள், அடுத்த படிகள் மற்றும் பொறுப்பான நபர்களின் வடிவத்தில் மாற்றுவதில் இது மிகவும் சக்தி வாய்ந்தது. இந்த யூனிட்டில், நேர்காணலுக்குப் பிறகு "வீணாக்கப்பட்ட" தகவலைக் கண்டறியக்கூடிய கட்டமைப்பாக மாற்றுவோம்.

குறிப்பு: AI-உருவாக்கிய சுருக்கமானது உண்மையில் உரையாடலில் கூறப்பட்டதன் அடிப்படையில் இருக்க வேண்டும்; மாதிரியானது உறுதிப்பாடுகள் அல்லது புள்ளிவிவரங்களை ஊகிக்க முடியும். CRM இல் உள்ளிடப்பட்ட தகவல்கள் சரிபார்க்கப்பட்டு வாடிக்கையாளர் ரகசியம்/தனிப்பட்ட தரவு ரகசியத்தன்மை விதிகளின்படி வைக்கப்பட வேண்டும்.

ஒரு நல்ல CRM பதிவின் அமைப்பு

ஒரு குழப்பமான குறிப்பு இந்த கட்டமைப்பில் பொருந்தும்போது மதிப்பாக மாறும்:

• சுருக்கம்: நேர்காணலின் சாராம்சம் 2-3 வாக்கியங்களில்.
• முடிவுகள்: ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட புள்ளிகள்.
• அடுத்த படிகள் (செயல்கள்): என்ன செய்யப்படும், யார் செய்வார்கள், எப்போது.
• அபாயங்கள்/தடைகள்: முன்னேற்றத்தை அச்சுறுத்தும் விஷயங்கள் (பட்ஜெட், போட்டியாளர், முடிவெடுக்கும் செயல்முறை).
• வாய்ப்பு நிலை: மூடும் நிலை மற்றும் நிகழ்தகவு.

மிக முக்கியமான பகுதி "அடுத்த படிகள்": ஒரு பொறுப்பு மற்றும் வரலாற்று பின்னணி இல்லாத ஒரு செயல் எந்த நடவடிக்கையும் இல்லை; இது ஒரு நல்ல எண்ணம் கொண்ட ஆசை.

படிப்படியாக: குறிப்பு முதல் CRM பதிவு வரை

1. மூல குறிப்பு/டிரான்ஸ்கிரிப்டை சேகரிக்கவும். உரையாடல் குறிப்புகள், குரல் பதிவு டிரான்ஸ்கிரிப்ட், அரட்டை வரலாறு.
2. திணிப்பு அமைப்பு. சுருக்கம், முடிவுகள், செயல்கள், அபாயங்கள், சூழ்நிலை.
3. பொறுப்பு மற்றும் வரலாற்றுடன் செயல்களை இணைக்கவும். ஒவ்வொரு செயலும் "யார்/எப்போது" என்பதை உள்ளடக்கியது.
4. உண்மையில் சொல்லப்பட்டவற்றிலிருந்து அனுமானத்தை பிரிக்கவும். AI இன் கணிப்பை "அனுமானம்" எனக் குறிக்கவும்.
5. வாய்ப்பு கட்டத்தைப் புதுப்பிக்கவும். சந்திப்பு வாய்ப்பை முன்னோக்கி நகர்த்தியதா அல்லது பின்னோக்கி நகர்த்தியதா?
6. சரிபார்க்கவும். உங்கள் நினைவகம் மற்றும் குறிப்புடன் சுருக்கத்தை ஒப்பிட்டு CRM இல் உள்ளிடவும்.

நகலெடுக்கக்கூடிய அறிவுறுத்தல்கள்

குழப்பமான குறிப்பை கட்டமைக்கப்பட்ட CRM பதிவாக மாற்றும் அடிப்படைத் தூண்டுதல்:

பங்கு: நீங்கள் ஒரு விற்பனை செயல்பாட்டு உதவியாளர். பின்வரும் குழப்பமான நேர்காணல் குறிப்பைக் கட்டமைக்கவும். குறிப்பில் உள்ளதை மட்டும் நம்புங்கள்; அது விடுபட்டிருந்தால், "குறிப்பில் குறிப்பிடப்படவில்லை" என்று எழுதவும், பொருந்தாது. பின்வரும் தலைப்புகளுடன் கொடுக்கவும்:- சுருக்கம் (2-3 வாக்கியங்கள்)- எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள்- அடுத்த படிகள் (ஒவ்வொன்றும்: செயல் | பொறுப்பு | காலக்கெடு)- அபாயங்கள்/தடைகள்- வாய்ப்பு நிலை மற்றும் மூடுவதற்கான மதிப்பிடப்பட்ட நிகழ்தகவு (நியாயப்படுத்தப்பட்டது)குறிப்பு: {{ raw_note }}

மீட்டிங் டிரான்ஸ்கிரிப்டில் இருந்து நடவடிக்கை எடுக்குமாறு அறிவுறுத்தல்:

கீழே உள்ள மீட்டிங் டிரான்ஸ்கிரிப்டில் இருந்து செயல்கள் மட்டுமே வெளிப்படும். ஒவ்வொரு செயலுக்கும்: என்ன செய்யப்படும், யார் பொறுப்பு (டிரான்ஸ்கிரிப்டில் குறிப்பிடப்பட்டிருந்தால்), எப்போது. பொறுப்பான நபர் அல்லது தேதி பட்டியலிடப்படவில்லை என்றால், "ஒதுக்கப்படவில்லை" என்று எழுதுங்கள், அதனால் நான் அதை கைமுறையாக முடிக்க முடியும். நடிப்பு: {{ casting }}

உண்மையிலிருந்து அனுமானத்தை வேறுபடுத்தும் சரிபார்ப்பு உடனடி:

இந்த சுருக்கத்தை இரண்டு குழுக்களாகப் பிரிக்கவும்: (A) உரையாடலில் வெளிப்படையாகச் சொல்லப்பட்டவை, (B) உங்கள் அனுமானங்கள்/ அனுமானங்கள். குழு B இல் உள்ள ஒவ்வொரு உருப்படியையும் "சரிபார்க்கப்பட வேண்டும்" எனக் குறிக்கவும். சுருக்கம்: {{ சுருக்கம் }}

அடுத்த தொடர்புக்கான தயாரிப்புகளை உடனடியாகத் தயாரிக்கவும்:

இந்த CRM பதிவின் அடிப்படையில், வாடிக்கையாளருடனான அடுத்த தொடர்புக்குத் தயாராவதற்கு எனக்கு உதவுங்கள்:- திறக்கும் போது நினைவூட்டப்பட வேண்டிய 2 புள்ளிகள் (முந்தைய உரையாடலில் இருந்து)- 2 திறந்த செயல்களை மூட வேண்டும்- 1 ஆபத்து/கேள்வி நான் தெளிவுபடுத்த வேண்டிய பதிவு: {{ crm_record }}

பலவீனமான ப்ராம்ட் / ஸ்ட்ராங் ப்ராம்ட்

மோசமான அணுகுமுறை

வலுவான அணுகுமுறை

"இந்தக் குறிப்பைச் சுருக்கவும்"

சுருக்கம் + முடிவுகள் + பொறுப்பு/தேதியிட்ட செயல்கள் + ஆபத்து

யார், எப்போது செய்வார்கள் என்று தெரியவில்லை.

ஒவ்வொரு செயலும் பொறுப்பு மற்றும் இன்றுவரை பிணைக்கப்பட்டுள்ளது

அனுமானத்தை உண்மையுடன் குழப்புகிறது

அனுமானங்கள் தனி அடையாளங்கள்

குறிப்பை மட்டும் நீட்டிக்கிறார்

கண்டுபிடிக்கக்கூடிய கட்டமைப்பை உருவாக்குகிறது

வித்தியாசம் என்னவென்றால், வலுவான அணுகுமுறை "என்ன பேசப்பட்டது" என்பதைப் பிரித்தெடுக்கவில்லை, ஆனால் "இப்போது என்ன செய்யப்படும், யார் அதைச் செய்வார்கள்".

மூன்று சிறிய வழக்குகள்

வழக்கு 1 - இழந்த செயல் மீட்கப்பட்டது. ஒரு ஏஜென்ட் தொடர்ச்சியாக 12 நேர்காணல்கள் மற்றும் அவரது குறிப்புகள் கலக்கப்பட்டன. நான் அனைத்து குறிப்புகளுக்கும் செயல் பிரித்தெடுத்தல் ப்ராம்டைப் பயன்படுத்தியபோது, ​​"வெள்ளிக்கிழமை வாடிக்கையாளர் Aக்கு குறிப்பு அனுப்புதல்" செயலுக்குப் பொறுப்பான நபர் மற்றும் அதன் தேதி தெளிவாகியது; இந்த நடவடிக்கை உண்மையில் இரண்டு நாட்களுக்கு முன்பு மறந்துவிட்டது. சரியான நேரத்தில் ஒரு குறிப்பு அந்த வாய்ப்பை அடுத்த கட்டத்திற்கு அனுப்பியது.

வழக்கு 2 - கட்டமைக்கப்பட்ட அர்ப்பணிப்பு பிடிபட்டது. "வாடிக்கையாளர் விலைக்கு ஒப்புதல் அளித்தார்," AI ஒரு சுருக்கத்தில் எழுதினார்; இருப்பினும், குறிப்பில் "அவர் நியாயமான விலையைக் கண்டார்" என்று மட்டுமே குறிப்பிடப்பட்டுள்ளது. அனுமானம்-பிரிவு ப்ராம்ட் இதை "குரூப் பி / சரிபார்க்கப்பட வேண்டும்" எனக் குறித்தது. "அங்கீகரிக்கப்பட்டது" என்பதற்குப் பதிலாக, பிரதிநிதி தத்ரூபமாக "விலையில் நேர்மறையாக இருக்கிறது, ஒப்புதலுக்காகக் காத்திருக்கிறது" என்று CRM இல் எழுதினார்; தவறான "வெற்றி" கணிப்பு பைப்லைனை உயர்த்துவதைத் தவிர்க்கிறது.

வழக்கு 3 - இரண்டாவது நேர்காணல் தயார். இரண்டு வாரங்களுக்குப் பிறகு பின்தொடர்தல் அழைப்புக்கு முன், பிரதிநிதி CRM பதிவில் தயாரிப்புத் தூண்டுதலைப் பயன்படுத்தினார். AI நினைவில் கொள்ள இரண்டு புள்ளிகளையும் முந்தைய உரையாடலில் இருந்து மூடப்படாத இரண்டு செயல்களையும் பிரித்தெடுத்தது. "கடைசி முறை நாங்கள் உங்கள் ஒருங்கிணைப்பு கவலைகளைப் பற்றிப் பேசினோம், இதை உங்களிடம் கொண்டு வந்தேன்" என்று கூறி கூட்டத்தைத் தொடங்கினார்; இந்த செயல்முறை பின்பற்றப்பட்டு நம்பிக்கை அதிகரித்ததாக வாடிக்கையாளர் உணர்ந்தார்.

உதவிக்குறிப்பு: ஒவ்வொரு உரையாடலுக்குப் பிறகும் (அது இன்னும் புதியதாக இருக்கும்போது), 2 நிமிடங்கள் எடுத்து, உள்ளமைவு வரியில் மூலக் குறிப்பை இயக்கவும். புதிய தகவல் செயலாக்கப்பட்டால், அது மிகவும் துல்லியமானது; நீங்கள் ஒரு நாள் காத்திருந்தால், விவரங்கள் இழக்கப்படும் மற்றும் AI நிரப்பும் இடைவெளிகள் அதிகரிக்கும்.

இரகசியத்தன்மை மற்றும் நேர்மை

CRM வாடிக்கையாளரைப் பற்றிய முக்கியமான தகவல்களைக் குவிக்கிறது: தொடர்புத் தகவல், பட்ஜெட், உள் முடிவுகள், சில நேரங்களில் தனிப்பட்ட குறிப்புகள். இரண்டு விதிகள்: முதலில், இந்தத் தகவலை ஒரு AI கருவியில் உள்ளிடும்போது, ​​கார்ப்பரேட் தரவு உத்தரவாதத்துடன் அங்கீகரிக்கப்பட்ட கருவியைப் பயன்படுத்தவும் (தரவைப் பயிற்சிக்காகப் பயன்படுத்தாமல், தக்கவைப்புக் கொள்கையை தெளிவுபடுத்துதல்); இரண்டாவதாக, CRM இல் தனிப்பட்ட மற்றும் தேவையற்ற முக்கியமான விவரங்களை (“வாடிக்கையாளர் விவாகரத்து செய்யும் நிலையில் இருக்கிறார்”) எழுத வேண்டாம். CRM வணிகத் தகவலை வைத்திருக்கிறது, வதந்திகளை அல்ல.

எச்சரிக்கை: "மூடுவதற்கான 70% நிகழ்தகவு" போன்ற AI-உருவாக்கப்பட்ட கணிப்புகள் ஒரு உணர்வு, தரவு அல்ல. பைப்லைன் அறிக்கைகளில் இந்த எண்களை கடினமான உண்மைகளாகப் பயன்படுத்துவது தவறான வருவாய் மதிப்பீடுகளுக்கு வழிவகுக்கிறது. AI கணிப்பை ஒரு தொடக்க புள்ளியாக எடுத்துக் கொள்ளுங்கள்; நேர்காணலின் ஆதாரத்துடன் உண்மையான நிகழ்தகவை நீங்கள் தீர்மானிக்கிறீர்கள்.

குழு நினைவகம் மற்றும் ஒப்படைப்பு

நன்கு பராமரிக்கப்பட்ட CRM பதிவுகள் மற்றொரு காணப்படாத நன்மையைக் கொண்டுள்ளன: குழு நினைவகம். ஒரு முகவர் விடுப்பில் செல்லும்போது, ​​வேலையை விட்டு வெளியேறும்போது அல்லது மற்றொரு நபருக்கு வாய்ப்பு மாற்றப்படும்போது, ​​அனைத்து உறவு வரலாறும் கட்டமைக்கப்பட்ட பதிவுகளில் இருக்கும். முந்தைய 6 உரையாடல்களை மீண்டும் வாசிப்பதற்குப் பதிலாக, புதிய முகவர் AI உடன் விரைவான “கணக்கு சுருக்கத்தை” உருவாக்கி, வாடிக்கையாளருக்கு “அதை மீண்டும் செய்கிறேன்” என்ற உணர்வைத் தராமல் தொடரலாம். இதற்கான ஒப்படைப்பு ப்ராம்ட் வேலை செய்கிறது: "இந்தக் கணக்கிற்கான அனைத்து பதிவுகளையும் படிக்கவும்; உறவின் தற்போதைய நிலை, தெளிவான செயல்கள், அறியப்பட்ட அபாயங்கள் மற்றும் வாடிக்கையாளரின் ஆளுமை/தொடர்பு விருப்பத்தேர்வுகள் ஆகியவற்றை புதிய பாதுகாவலரிடம் ஒப்படைக்க ஒரு பக்க சுருக்கம் தோன்றும்." அத்தகைய பரிமாற்றமானது வாடிக்கையாளர் மிகவும் வெறுப்பதை நீக்குகிறது (மீண்டும் மீண்டும் தன்னை விளக்குகிறது). ஆனால் ஒப்படைப்பு சுருக்கத்திற்கு சரிபார்ப்பு தேவைப்படுகிறது: AI ஆனது பழைய பதிவுகளில் இருந்து ஒரு அனுமானத்தை உண்மையாக கொண்டு செல்ல முடியும். புதிய அதிபர், முதல் தொடர்பில் முக்கியமான அனுமானங்களை பணிவுடன் உறுதிப்படுத்த வேண்டும்.

மற்றொரு உதவிக்குறிப்பு: வாராந்திர பைப்லைன் மதிப்பாய்வுக்கு முன், "தாமதமான அல்லது கணக்கில் வராத அனைத்து வாய்ப்புகளையும் பட்டியலிடுங்கள்" என்று AI கூறுவது மறந்துவிட்ட வேலையை மேற்பரப்பில் கொண்டு வரும். விற்பனை மேலாளரின் மிகவும் மதிப்புமிக்க 10 நிமிடங்கள் இவை.

பொதுவான தவறுகள்

• செயல்களை பொறுப்புடன் மற்றும் வரலாற்றுடன் இணைக்கவில்லை; "செய்ய வேண்டியது" காற்றில் உள்ளது.
• AI இன் அனுமானத்தை (அனுமானம்) உண்மையில் சொல்லப்பட்டதைக் குழப்புகிறது.
• பல நாட்கள் குறிப்பை விட்டுவிட்டு புதிய தகவல்களையும் விவரங்களையும் இழக்க நேரிடும்.
• பாதுகாப்பற்ற கருவியில் முக்கியமான/தனிப்பட்ட தகவலை உள்ளிடுதல் அல்லது தேவையில்லாமல் CRM இல் தட்டச்சு செய்தல்.
• AI இன் இறுதி நிகழ்தகவு கணிப்புகளை கடினமான தரவுகளாக அறிக்கைக்குள் கொண்டு வருதல்.
• சுருக்கத்தை சரிபார்க்காமல் மற்றும் தவறான தகவலை நிலைநிறுத்தாமல் CRM ஐ உள்ளிடுதல்.

சுருக்கமாக

• CRM ஆனது, சரியாக உள்ளிடப்பட்ட தகவலின் மதிப்புமிக்கது; சிதறிய நோட்டைப் பின்பற்ற முடியாது.
• நல்ல பதிவு: சுருக்கம், முடிவுகள், பொறுப்பு/தேதியிட்ட செயல்கள், அபாயங்கள் மற்றும் வாய்ப்பு நிலை.
• மிக முக்கியமான பகுதி செயல்கள்; பொறுப்பும் சரித்திரமும் இல்லாத செயல் செயல் அல்ல.
• AI இன் அனுமானங்களை உண்மையில் கூறப்பட்டவற்றிலிருந்து பிரிக்கவும்; உருவாக்கப்பட்ட அர்ப்பணிப்புகளையும் புள்ளிவிவரங்களையும் சுத்தம் செய்யுங்கள்.
• முக்கியமான தகவலுக்கான ரகசியத்தன்மை விதிகளைப் பராமரித்தல்; இறுதி மதிப்பீடுகளை உறுதியான தரவுகளாகக் கருத வேண்டாம்.

விண்ணப்ப பணி

குழப்பமான சந்திப்புக் குறிப்பை எடுத்து (அல்லது உதாரணம்: "பட்ஜெட் q3, புதிய வாங்குதல் மேலாளர், ஒருங்கிணைப்பு அக்கறை, போட்டியாளருடன் பேசுவது, டெமோ வெள்ளிக்கிழமை?") மற்றும் அதை உள்ளமைவு வரியில் இயக்கவும். பிறகு: (1) ஒவ்வொரு அடுத்த அடியிலும் ஒரு பொறுப்பான நபரும் தேதியும் இருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்; அது விடுபட்டால், "ஒதுக்கப்படவில்லை" எனக் குறியிட்டு அதை முடிக்கவும், (2) அனுமானம்-பாகுபாடு ப்ராம்ட் மூலம் AI உருவாக்கிய/ஊகிக்கப்பட்ட உருப்படிகளைக் குறிக்கவும், (3) இறுதி நிகழ்தகவு மதிப்பீட்டிற்கான காரணத்தைச் சரிபார்க்கவும். சரிபார்த்த பிறகு, பதிவை அதன் சுத்தமான வடிவத்தில் எழுதவும்.

சரிபார்ப்பு பட்டியல்

• [ ] நான் சுருக்கம், முடிவுகள், செயல்கள், அபாயங்கள் மற்றும் நிலை என குறிப்பை கட்டமைத்தேன்.
• [ ] நான் ஒவ்வொரு செயலையும் ஒரு பொறுப்பான நபருடன் மற்றும் காலக்கெடுவுடன் இணைத்துள்ளேன்.
• AI இன் அனுமானங்களை உண்மையில் கூறப்பட்டவற்றிலிருந்து பிரித்தேன்.
• [ ] சுத்தப்படுத்தப்பட்ட உறுதி / புள்ளிவிவரங்கள்.
• [ ] முக்கியமான/தனிப்பட்ட தகவல் தொடர்பான ரகசியத்தன்மை விதிகளை நான் பின்பற்றினேன்.
• [ ] நான் சுருக்கத்தை சரிபார்த்து CRM ஐ உள்ளிட்டேன்.