Vidokezo vya CRM, Muhtasari wa Mahojiano na Maoni ya Kitendo

Faida:

• Uwezo wa kubadilisha maelezo ya mkutano yaliyotawanyika kuwa rekodi za CRM katika muundo wa muhtasari, uamuzi, hatua inayofuata na uwajibikaji.
• Uwezo wa kufanya makisio ya hatua ambayo yanafafanua hatua inayofuata na uwezekano wa kufungwa
• Uwezo wa kudumisha usiri na usahihi katika habari itakayoingizwa kwenye CRM

Simu ya mauzo inaisha, simu hukatwa, na mwakilishi ana rundo la maelezo ya fujo mbele yake: "bajeti ya q3, CTO mpya, wasiwasi wa ushirikiano, wanazungumza na mshindani X, Ijumaa ya demo?". Vidokezo hivi ni muhimu leo; lakini wiki tatu baadaye, mikutano kumi baadaye, hakuna anayekumbuka ulichomaanisha. Huyu ndiye muuaji wa kimya wa bomba la mauzo: habari haijarekodiwa na hatua haijafuatiliwa.

CRM (programu ya Kusimamia Uhusiano wa Wateja, k.m. Salesforce, HubSpot) ndipo maelezo haya yote yanaishi. Lakini CRM ni muhimu tu kama habari iliyoingizwa vizuri. Akili Bandia (AI) inajumuisha madokezo ya simu yaliyotawanyika na nakala za mkutano; Ina nguvu sana katika kubadilisha rekodi za mfumo wa CRM zilizoundwa kwa njia ya muhtasari, maamuzi yaliyochukuliwa, hatua zinazofuata na watu wanaowajibika. Katika kitengo hiki, tutabadilisha habari "iliyopotea" baada ya mahojiano kuwa muundo unaoweza kufuatiliwa.

Kumbuka: Muhtasari unaotokana na AI unapaswa kutegemea kile kilichosemwa katika mazungumzo; Mfano huo unaweza kukisia na kufanya ahadi au takwimu. Taarifa zilizowekwa kwenye Mfumo wa Kuratibu na Kudhibiti Mtandao lazima zidhibitishwe na kuwekwa kwa mujibu wa sheria za siri za mteja/data ya kibinafsi.

Muundo wa Rekodi Nzuri ya CRM

Noti yenye fujo inabadilika kuwa thamani inapoingia kwenye muundo huu:

• Muhtasari: Kiini cha mahojiano katika sentensi 2-3.
• Maamuzi: Pointi zilizokubaliwa.
• Hatua zinazofuata (vitendo): Nini kitafanywa, nani atafanya, kwa wakati gani.
• Hatari/vikwazo: Mambo yanayotishia maendeleo (bajeti, mshindani, mchakato wa maamuzi).
• Hali ya fursa: Hatua na uwezekano wa kufunga.

Eneo muhimu zaidi ni "hatua zinazofuata": kitendo kisicho na msingi wa kuwajibika na wa kihistoria sio hatua; Ni matakwa yenye nia njema.

Hatua kwa Hatua: Kutoka Kumbuka hadi CRM Record

1. Kusanya noti/manukuu ghafi. Vidokezo vya mazungumzo, manukuu ya kurekodi sauti, historia ya gumzo.
2. Muundo wa kulazimisha. Muhtasari, maamuzi, vitendo, hatari, hali.
3. Unganisha vitendo na uwajibikaji na historia. Kila kitendo kinahusisha "nani/ni lini".
4. Tenganisha makisio kutoka kwa kile kinachosemwa. Je, utabiri wa AI uweke alama kama "dhana".
5. Sasisha hatua ya fursa. Je, mkutano ulisogeza fursa mbele au nyuma?
6. Thibitisha. Linganisha muhtasari na kumbukumbu yako na noti na uiweke kwenye CRM.

Vidokezo vinavyoweza kunakiliwa

Kidokezo cha kimsingi ambacho hubadilisha noti yenye fujo kuwa rekodi ya CRM iliyoundwa:

Jukumu: Wewe ni msaidizi wa shughuli za mauzo. Tengeneza kidokezo kifuatacho cha mahojiano. Tegemea tu kile kilicho kwenye noti; Ikiwa haipo, andika "haijabainishwa kwenye dokezo", USIFAE. Ipe yenye vichwa vifuatavyo:- Muhtasari (sentensi 2-3)- Maamuzi yaliyofanywa- Hatua zinazofuata (kila: kitendo | wajibu | tarehe ya mwisho)- Hatari/vikwazo- Hatua ya fursa na makadirio ya uwezekano wa kufungwa (imethibitishwa)Kumbuka: {{ raw_note }}

Kidokezo ambacho huchukua hatua kutoka kwa nakala ya mkutano:

ACTIONS pekee ndio hutoka kwenye nakala ya mkutano hapa chini. Kwa kila kitendo: nini kitafanywa, ni nani anayehusika (ikiwa imetajwa kwenye nakala), ifikapo lini. Ikiwa mtu anayehusika au tarehe haijaorodheshwa, andika "hajakabidhiwa" ili niweze kuikamilisha mwenyewe. Inatuma: {{ inatuma }}

Uthibitishaji wa haraka wa kutofautisha makisio kutoka kwa ukweli:

Gawa muhtasari huu katika makundi mawili: (A) yale ambayo yalisemwa WASI katika mazungumzo, (B) INFERENCES/ASSUMPTIONS zako. Weka alama kwenye kila kipengee katika kikundi B kama "lazima kithibitishwe". Muhtasari: {{ muhtasari }}

Utayarishaji wa haraka wa mawasiliano yafuatayo:

Kulingana na rekodi hii ya CRM, nisaidie kujiandaa kwa mawasiliano yanayofuata na mteja:- Alama 2 za kukumbushwa wakati wa kufungua (kutoka mazungumzo ya awali)- Vitendo 2 wazi ninahitaji kufunga- hatari/swali 1 ninalohitaji kufafanuaRecord: {{ crm_record }}

Uhamasishaji dhaifu / Uhamasishaji Wenye Nguvu

mbinu mbaya

Mbinu kali

"Fanya muhtasari wa barua hii"

Muhtasari + maamuzi + wajibu/vitendo vya tarehe + hatari

Haijulikani ni nani atafanya hivyo na lini.

Kila kitendo kinawajibika na kimefungwa hadi sasa

Inachanganya dhana na ukweli

Mawazo hutenganisha ishara

Inaongeza tu noti

Inazalisha muundo unaoweza kufuatiliwa

Tofauti ni kwamba mbinu kali haitoi "kilichozungumzwa" lakini "nini kitafanyika sasa na nani atafanya".

Kesi Tatu Ndogo

Kesi ya 1 - Kitendo kilichopotea kimerejeshwa. Wakala mmoja alikuwa na mahojiano 12 mfululizo na maelezo yake yalichanganyika. Nilipotumia kidokezo cha uondoaji kwa vidokezo vyote, mtu aliyehusika na kitendo "Kutuma rejeleo kwa Mteja A mnamo Ijumaa" na tarehe yake ikawa wazi; Kitendo hiki kilisahaulika siku mbili zilizopita. Rejeleo la wakati lilituma fursa hiyo kwa hatua inayofuata.

Kesi ya 2 - Ahadi iliyoundwa imekamatwa. "Mteja aliidhinisha bei," AI iliandika kwa muhtasari; Walakini, barua hiyo ilisema tu "alipata bei kuwa nzuri". Kidokezo cha kutenganisha makisio kiliashiria hii kama "kundi B / lazima lithibitishwe". Badala ya "kuidhinishwa", mwakilishi aliandika kwa kweli "ilionekana kuwa chanya kwa bei, ikingojea idhini" katika CRM; Utabiri usio sahihi "ulioshinda" uliepukwa kuongeza bomba.

Kesi 3 - Mahojiano ya pili yaliyotayarishwa. Kabla ya simu ya ufuatiliaji wiki mbili baadaye, mwakilishi alitumia haraka ya maandalizi kwa rekodi ya CRM. AI ilitoa pointi mbili za kukumbuka na vitendo viwili ambavyo havikufungwa kutoka kwa mazungumzo ya awali. Mwakilishi alianzisha mkutano kwa kusema, "Mara ya mwisho tulizungumza kuhusu masuala yako ya kuunganishwa, nilikuletea hili"; mteja alihisi mchakato ulifuatwa na uaminifu uliongezeka.

Kidokezo: Mara tu baada ya kila mazungumzo (yakiwa bado mapya), chukua dakika 2 ili kutekeleza dokezo ghafi kupitia kidokezo cha usanidi. Kadiri habari inavyochakatwa, ndivyo inavyokuwa sahihi zaidi; Ikiwa unasubiri siku, maelezo yatapotea na mapengo ambayo AI itajaza yataongezeka.

Usiri na Uadilifu

CRM hukusanya taarifa nyeti kuhusu mteja: maelezo ya mawasiliano, bajeti, maamuzi ya ndani, wakati mwingine maelezo ya kibinafsi. Sheria mbili: kwanza, unapoingiza taarifa hii kwenye chombo cha AI, tumia zana iliyoidhinishwa na uhakikisho wa data ya shirika (sio kutumia data kwa mafunzo, sera wazi ya uhifadhi); Pili, usiandike maelezo nyeti ya kibinafsi na yasiyo ya lazima ("mteja yuko katika mchakato wa kupitia talaka") kwenye CRM. CRM huhifadhi taarifa za biashara, si porojo.

Tahadhari: Utabiri unaotokana na AI kama vile "uwezekano wa 70% wa kufungwa" ni hisia, si data. Kutumia nambari hizi kama ukweli mgumu katika ripoti za bomba husababisha makadirio ya mapato yasiyo sahihi. Chukua utabiri wa AI kama sehemu ya kuanzia; Unaamua uwezekano halisi na ushahidi wa mahojiano.

Kumbukumbu ya Timu na Makabidhiano

Rekodi za CRM zinazotunzwa vizuri zina faida nyingine isiyoonekana: kumbukumbu ya timu. Wakati wakala anaenda likizo, anaacha kazi, au nafasi inapohamishiwa kwa mtu mwingine, historia yote ya uhusiano inasalia katika rekodi zilizopangwa. Badala ya kusoma tena mazungumzo 6 yaliyotangulia, wakala mpya anaweza kuunda "muhtasari wa akaunti" wa haraka na AI na kuendelea bila kumpa mteja hisia ya "kuifanya tena." Kidokezo cha makabidhiano kinafanya kazi kwa hili: "Soma rekodi zote za akaunti hii; muhtasari wa ukurasa mmoja utaonekana kukabidhi hali ya sasa ya uhusiano, vitendo vilivyo wazi, hatari zinazojulikana, na mapendeleo ya utu/mawasiliano ya mteja kwa mlinzi mpya." Uhamisho kama huo huondoa kile ambacho mteja anachukia zaidi (akijieleza tena na tena). Lakini muhtasari wa makabidhiano pia unahitaji uthibitishaji: AI inaweza kubeba dhana kutoka kwa rekodi za zamani kama ukweli. Mkuu mpya anapaswa kuthibitisha kwa upole mawazo muhimu mara ya kwanza.

Kidokezo kingine: kuwa na usemi wa AI "orodhesha fursa zote ambazo zimechelewa au hazijahesabiwa" kabla ya ukaguzi wa bomba la kila wiki kutaleta kazi iliyosahaulika kwenye uso. Hizi ndizo dakika 10 za thamani zaidi za meneja mauzo.

Makosa ya kawaida

• Kutofungamanisha vitendo kwa uwajibikaji na historia; "Kufanya" inabaki hewani.
• Kuchanganya maoni ya AI (dhana) na kile kinachosemwa.
• Kuacha dokezo kwa siku na kupoteza habari mpya na maelezo.
• Kuingiza maelezo nyeti/ya kibinafsi kwenye zana isiyolindwa au kuyacharaza bila hitaji kwenye CRM.
• Kuleta utabiri wa uwezekano wa kufunga wa AI kwenye ripoti kama data ngumu.
• Kuingiza CRM bila kuthibitisha muhtasari na kuendeleza taarifa zisizo sahihi.

Kwa muhtasari

• CRM ni ya thamani tu kama taarifa iliyoingizwa vizuri; Ujumbe uliotawanyika hauwezi kufuatwa.
• Rekodi nzuri: muhtasari, maamuzi, hatua zinazohusika/tarehe, hatari na hali ya fursa.
• Eneo muhimu zaidi ni vitendo; Kitendo bila uwajibikaji na historia sio vitendo.
• Tenganisha makisio ya AI kutoka kwa kile kinachosemwa; Safisha ahadi na takwimu zilizowekwa.
• Dumisha sheria za usiri kwa habari nyeti; Usizingatie kufunga makadirio kama data mahususi.

Jukumu la maombi

Chukua dokezo la mkutano lisilofaa (au mfano: "q3 ya bajeti, msimamizi mpya wa ununuzi, wasiwasi wa ujumuishaji, kuzungumza na mshindani, siku ya Ijumaa?") na uiendeshe kupitia kidokezo cha usanidi. Kisha: (1) hakikisha kwamba kila hatua inayofuata ina mtu anayewajibika na tarehe; ikiwa haipo, weka alama "haijakabidhiwa" na ukamilishe, (2) weka alama kwenye vipengee ambavyo AI imetengeneza/kudhaniwa na madokezo ya ubaguzi, (3) angalia mantiki ya makadirio ya uwezekano wa kufunga. Baada ya kuthibitisha, andika rekodi katika hali yake safi.

orodha ya ukaguzi

• [ ] Nilipanga dokezo kama muhtasari, maamuzi, vitendo, hatari na hali.
• [ ] Niliunganisha kila hatua na mtu anayewajibika na tarehe ya mwisho.
• [ ] Nilitenganisha makisio ya AI kutoka kwa kile kilichosemwa.
• [ ] Kusafisha ahadi/takwimu zilizoundwa.
• [ ] Nimefuata sheria za usiri kuhusu taarifa nyeti/za kibinafsi.
• [ ] Nilithibitisha muhtasari na kuingiza CRM.