Добици:
- Способност претварања разбацаних белешки са састанка у ЦРМ записе у структури резимеа, одлуке, следећег корака и одговорног
- Способност да се изводе акциони закључци који појашњавају следећи корак и могућност затварања
- Способност одржавања поверљивости и тачности информација које се уносе у ЦРМ
Продајни позив се завршава, телефон спушта слушалицу, а представник има гомилу неуредних белешки испред себе: „буџет к3, нови технички директор, брига о интеграцији, разговарају са конкурентом Кс, демо петак?“. Ове белешке су данас релевантне; али три недеље касније, десет састанака касније, нико се не сећа шта сте мислили. Ово је тихи убица продајног цевовода: информације нису забележене и акција није праћена.
ЦРМ (софтвер за управљање односима са клијентима, нпр. Салесфорце, ХубСпот) је место где живе све ове информације. Али ЦРМ је вредан само онолико колико су информације унете исправно. Вештачка интелигенција (АИ) укључује разбацане белешке о позивима и транскрипте састанака; Веома је моћан у претварању структурираних ЦРМ записа у облику резимеа, донетих одлука, наредних корака и одговорних људи. У овој јединици ћемо трансформисати „потрошене“ информације након интервјуа у структуру која се може пратити.
Напомена: резиме генерисан АИ треба да се заснива на ономе што је заправо речено у разговору; Модел може закључити и преузети обавезе или бројке. Информације унете у ЦРМ морају бити верификоване и чуване у складу са правилима о тајности/поверљивости личних података корисника.
Структура доброг ЦРМ записа
Неуредна нота претвара се у вредност када се уклопи у ову структуру:
- Резиме: Суштина интервјуа у 2-3 реченице.
- Одлуке: Договорене тачке.
- Следећи кораци (радње): Шта ће бити урађено, ко ће то урадити, до када.
- Ризици/препреке: Ствари које угрожавају напредак (буџет, конкурент, процес одлучивања).
- Статус прилике: Фаза и вероватноћа затварања.
Најкритичније подручје су „следећи кораци“: акција без одговорне и историјске позадине није акција; То је добронамерна жеља.
Корак по корак: Од белешке до ЦРМ записа
- Прикупите сирову белешку/транскрипт. Белешке разговора, транскрипт снимка гласа, историја ћаскања.
- Структура наметања. Резиме, одлуке, акције, ризици, ситуација.
- Повежите акције са одговорношћу и историјом. Свака акција укључује „ко/када“.
- Одвојите закључак од онога што је заправо речено. Нека предвиђање АИ буде означено као „претпоставка“.
- Фаза могућности ажурирања. Да ли је састанак померио прилику унапред или уназад?
- Верифи. Упоредите резиме са својом меморијом и белешком и унесите је у ЦРМ.
Копирајућа упутства
Основни упит који претвара неуредну белешку у структурирани ЦРМ запис:
Улога: Ви сте помоћник у продаји. Структурирајте следећу неуредну белешку интервјуа. Само се ослоните на оно што је у белешци; Ако недостаје, напишите „није наведено у напомени“, НЕ ПРИЛАГО. Наведите га са следећим насловима:- Резиме (2-3 реченице)- Донесене одлуке- Следећи кораци (сваки: радња | одговорна | рок)- Ризици/препреке- Фаза прилике и процењена вероватноћа затварања (оправдано) Напомена: {{ рав_ноте }}
Промпт који предузима радњу из транскрипта састанка:
Из транскрипта састанка у наставку произилазе само АКЦИЈЕ. За сваку радњу: шта ће бити урађено, ко је одговоран (ако је наведено у транскрипту), до када. Ако одговорна особа или датум нису наведени, напишите „није додељено“ да бих то могао ручно да довршим. Цастинг: {{ цастинг }}
Промпт за верификацију који разликује закључак од чињенице:
Поделите овај резиме у две групе: (А) оно што је ИЗРИЧИТО речено у разговору, (Б) ваше ЗАКЉУЧКЕ/ПРЕТПОСТАВКЕ. Означите сваку ставку у групи Б као „мора бити верификована“. Резиме: {{ резиме }}
Брза припрема за следећи контакт:
На основу овог ЦРМ записа, помозите ми да се припремим за следећи контакт са клијентом:- 2 тачке које треба подсетити при отварању (из претходног разговора)- 2 отворене радње које треба да затворим- 1 ризик/питање које треба да разјасним Запис: {{ црм_рецорд }}
Слаба порука / јака промпт
лош приступ
Снажан приступ
„Сажми ову белешку“
Резиме + одлуке + одговорност/датиране радње + ризик
Нејасно је ко ће то учинити и када.
Свака акција је одговорна и обавезујућа на датум
Брка закључивање са чињеницама
Претпоставке одвојени знаци
Само продужава белешку
Ствара структуру која се може пратити
Разлика је у томе што јак приступ не извлачи „оно о чему се причало” већ „шта ће се сада радити и ко ће то да ради”.
Три мини кућишта
Случај 1 — Изгубљена акција надокнађена. Једна агентица је имала 12 интервјуа заредом и њене белешке су се помешале. Када сам применио упит за издвајање радње на све белешке, особа одговорна за акцију „Слање референце клијенту А у петак“ и њен датум су постали јасни; Ова акција је заправо заборављена пре два дана. Правовремена референца послала је ту прилику у следећу фазу.
Случај 2 — Измишљена обавеза је ухваћена. „Купац је одобрио цену“, написао је АИ у резимеу; Међутим, у поруци је писало само да је сматрао да је цена разумна. Промпт за раздвајање закључивања означио је ово као "група Б / мора бити верификована". Уместо „одобрен“, представник је реално написао „изгледа позитивно на цену, чека одобрење“ у ЦРМ; Нетачно предвиђање „победника” избегло је надувавање цевовода.
Случај 3 — Припремљен други интервју. Пре накнадног позива две недеље касније, представник је применио упит за припрему на ЦРМ запис. АИ је издвојио две тачке за памћење и две радње које нису затворене из претходног разговора. Представник је започео састанак рекавши: „Прошли пут када смо разговарали о вашим проблемима интеграције, донео сам вам ово“; купац је осетио да је процес праћен и поверење се повећало.
Савет: Одмах након сваког разговора (док је још свеж), одвојите 2 минута да покренете сирову белешку кроз конфигурациони одзивник. Што су информације свеже обрађене, то су тачније; Ако сачекате један дан, детаљи ће бити изгубљени и празнине које ће АИ попунити ће се повећати.
Поверљивост и интегритет
ЦРМ акумулира осетљиве информације о клијенту: контакт информације, буџет, интерне одлуке, понекад личне белешке. Два правила: прво, када уносите ове информације у АИ алат, користите одобрени алат са осигурањем корпоративних података (не користите податке за обуку, јасна политика задржавања); Друго, немојте писати личне и непотребне осетљиве детаље („клијент је у процесу развода“) у ЦРМ. ЦРМ чува пословне информације, а не трачеве.
Опрез: предвиђања генерисана вештачком интелигенцијом попут „70% вероватноће затварања“ су осећај, а не подаци. Коришћење ових бројева као чврстих чињеница у извештајима води до нетачних процена прихода. Узмите АИ предвиђање као почетну тачку; Ви утврђујете стварну вероватноћу са доказима интервјуа.
Тимско памћење и примопредаја
Добро чувани ЦРМ записи имају још једну невиђену предност: тимско памћење. Када агент оде на одсуство, напусти посао или се прилика пренесе на другу особу, сва историја односа остаје у структурираним записима. Уместо да поново чита претходних 6 разговора, нови агент може да направи брзи „сажетак налога“ са АИ и настави без да клијенту да осећај да „ради све изнова“. Упозорење за примопредају ради за ово: „Прочитајте све записе за овај налог; појавиће се брифинг на једној страници како би се новом старатељу предали тренутни статус везе, јасне акције, познати ризици и личност/комуникација клијента.“ Такав трансфер елиминише оно што купац највише мрзи (објашњавајући се изнова и изнова). Али поднесак о примопредаји такође захтева верификацију: АИ може пренети претпоставку из старих записа као чињеницу. Нови директор треба љубазно да потврди критичке претпоставке при првом контакту.
Још један савет: ако вештачка интелигенција каже „наведите све могућности које су закаснеле или неискоришћене“ пре недељног прегледа цевовода ће избити заборављени посао на површину. Ово су највреднијих 10 минута менаџера продаје.
Уобичајене грешке
- Не везујући поступке одговорно и за историју; Оно "да се уради" остаје у ваздуху.
- Бркање закључка (претпоставке) АИ са оним што је заправо речено.
- Остављајући белешку данима и губите свеже информације и детаље.
- Уношење осетљивих/личних података у необезбеђен алат или њихово беспотребно куцање у ЦРМ.
- Уношење предвиђања вероватноће затварања АИ у извештај као чврстих података.
- Улазак у ЦРМ без провере резимеа и понављања погрешних информација.
Укратко
- ЦРМ је вредан само онолико колико су правилно унете информације; Раштркана нота се не може пратити.
- Добар запис: сажетак, одлуке, одговорне радње/датирани, ризици и статус могућности.
- Најкритичније подручје су акције; Акција без одговорности и историје није акција.
- Одвојите закључке АИ од онога што је заправо речено; Очистите измишљене обавезе и бројке.
- Одржавање правила поверљивости за осетљиве информације; Не сматрајте завршне процене коначним подацима.
Задатак апликације
Направите неуредну белешку са састанка (или пример: „буџет к3, нови менаџер набавке, забринутост за интеграцију, разговор са конкурентом, демо петак?“) и покрените је кроз конфигурациони редак. Затим: (1) уверите се да сваки следећи корак има одговорну особу и датум; ако недостаје, означите „није додељено“ и допуните га, (2) означите ставке које је АИ саставио/претпоставио са промптом за закључивање-дискриминацију, (3) проверите образложење за процену вероватноће затварања. Након верификације, напишите запис у чистом облику.
контролна листа
- [ ] Белешку сам структурирао као резиме, одлуке, акције, ризике и статус.
- [ ] Сваку радњу сам повезао са одговорном особом и роком.
- [ ] Одвојио сам закључке АИ од онога што је заправо речено.
- [ ] Очишћени измишљени урези/цифре.
- [ ] Придржавао сам се правила о поверљивости у вези са осетљивим/личним информацијама.
- [ ] Проверио сам резиме и ушао у ЦРМ.