Fitimet:
- Aftësia për të kthyer shënimet e takimeve të shpërndara në të dhëna CRM në strukturën e përmbledhjes, vendimit, hapit të ardhshëm dhe përgjegjës
- Aftësia për të bërë konkluzione veprimi që sqarojnë hapin tjetër dhe mundësinë e mbylljes
- Aftësia për të ruajtur konfidencialitetin dhe saktësinë në informacionin që do të futet në CRM
Një telefonatë shitjesh përfundon, telefoni mbyllet dhe përfaqësuesi ka një grumbull shënimesh të çrregullta përpara: "buxheti q3, CTO i ri, shqetësimi i integrimit, ata po flasin me konkurrentin X, të premten demo?". Këto shënime janë të rëndësishme sot; por tre javë më vonë, dhjetë takime më vonë, askush nuk e mban mend se çfarë doje të thuash. Ky është vrasësi i heshtur i tubacionit të shitjeve: informacioni i pa regjistruar dhe veprimi i pa ndjekur.
CRM (softueri i menaxhimit të marrëdhënieve me klientët, p.sh. Salesforce, HubSpot) është vendi ku jeton i gjithë ky informacion. Por një CRM është po aq i vlefshëm sa informacioni i futur siç duhet. Inteligjenca artificiale (AI) përfshin shënime të shpërndara të thirrjeve dhe transkriptet e takimeve; Është shumë i fuqishëm në konvertimin e të dhënave të strukturuara CRM në formën e përmbledhjes, vendimeve të marra, hapave të ardhshëm dhe njerëzve përgjegjës. Në këtë njësi, ne do të transformojmë informacionin e “shkatërruar” pas intervistës në një strukturë të gjurmueshme.
Shënim: Përmbledhja e krijuar nga AI duhet të bazohet në atë që është thënë në të vërtetë në bisedë; Modeli mund të konkludojë dhe të bëjë angazhime ose shifra. Informacioni i futur në CRM duhet të verifikohet dhe të mbahet në përputhje me rregullat e konfidencialitetit të të dhënave personale të klientit.
Struktura e një rekord të mirë CRM
Një shënim i çrregullt kthehet në vlerë kur përshtatet në këtë strukturë:
- Përmbledhje: Thelbi i intervistës në 2-3 fjali.
- Vendimet: Pikat për të cilat është rënë dakord.
- Hapat e ardhshëm (veprimet): Çfarë do të bëhet, kush do ta bëjë, deri kur.
- Rreziqet/pengesat: Gjërat që kërcënojnë progresin (buxheti, konkurrenti, procesi i vendimmarrjes).
- Statusi i mundësisë: Faza dhe probabiliteti i mbylljes.
Fusha më kritike është "hapat e ardhshëm": një veprim pa sfond të përgjegjshëm dhe historik nuk është veprim; Është një dëshirë me qëllim të mirë.
Hap pas hapi: Nga shënimi në regjistrimin CRM
- Mblidhni shënimin/transkriptin e papërpunuar. Shënimet e bisedës, transkripti i regjistrimit të zërit, historia e bisedës.
- Struktura e imponimit. Përmbledhje, vendime, veprime, rreziqe, situatë.
- Lidhni veprimet me përgjegjësinë dhe historinë. Çdo veprim përfshin "kush/kur".
- Ndani përfundimin nga ajo që thuhet në të vërtetë. Bëni parashikimin e AI të shënuar si "supozim".
- Përditëso fazën e mundësive. A e çoi takimi mundësinë përpara apo prapa?
- Verifiko. Krahasoni përmbledhjen me kujtesën tuaj dhe shënimin dhe futeni në CRM.
Kërkesa të kopjueshme
Prompt bazë që e kthen një shënim të çrregullt në një rekord të strukturuar CRM:
Roli: Ju jeni një asistent i operacioneve të shitjeve. Strukturoni shënimin e mëposhtëm të çrregullt të intervistës. Vetëm mbështetuni në atë që është në shënim; Nëse mungon, shkruani "nuk është specifikuar në shënim", MOS PËRSHTON. Jepni atë me titujt e mëposhtëm:- Përmbledhje (2-3 fjali)- Vendimet e marra- Hapat e mëtejshëm (secila: veprim | përgjegjësi | afati)- Rreziqet/pengesat- Faza e mundësisë dhe probabiliteti i vlerësuar i mbylljes (i justifikuar) Shënim: {{ shënimi_i papërpunuar }}
Kërkesa që ndërmerr veprime nga transkripti i takimit:
Nga transkripti i takimit më poshtë dalin vetëm VEPRIMET. Për çdo veprim: çfarë do të bëhet, kush është përgjegjës (nëse përmendet në transkript), deri kur. Nëse personi përgjegjës ose data nuk është e shënuar, shkruani "nuk është caktuar" në mënyrë që ta plotësoj manualisht. Transmetimi: {{ hedh }}
Verifikimi i shpejtë duke dalluar përfundimin nga fakti:
Ndajeni këtë përmbledhje në dy grupe: (A) çfarë u tha SHPREHËSISHT në bisedë, (B) KONKLUZIONET/SUPOZIMET tuaja. Shënoni çdo artikull në grupin B si "duhet të verifikohet". Përmbledhje: {{ përmbledhje }}
Përgatitja e shpejtë e prodhimit për kontaktin e radhës:
Bazuar në këtë regjistrim CRM, më ndihmo të përgatitem për kontaktin e radhës me klientin:- 2 pikë për t'u kujtuar në hapje (nga biseda e mëparshme) - 2 veprime të hapura që duhet të mbyll - 1 rrezik/pyetje që duhet të sqarojRegjistro: {{ crm_record }}
Prompt i dobët / Prompt i fortë
qasje e dobët
Qasje e fortë
"Përmblidhni këtë shënim"
Përmbledhje + vendime + përgjegjësi / veprime me datë + rrezik
Është e paqartë se kush do ta bëjë dhe kur.
Çdo veprim është përgjegjës dhe i detyruar deri më sot
Ngatërron përfundimin me faktin
Supozimet shenja të veçanta
Thjesht zgjat shënimin
Prodhon një strukturë të gjurmueshme
Dallimi është se qasja e fortë nuk nxjerr "çfarë u fol" por "çfarë do të bëhet tani dhe kush do ta bëjë".
Tre Mini Rastet
Rasti 1 - Veprimi i humbur i rikuperuar. Një agjente kishte 12 intervista me radhë dhe shënimet e saj u ngatërruan. Kur aplikova kërkesën e nxjerrjes së veprimit për të gjitha shënimet, personi përgjegjës për veprimin "Dërgimi i një referimi klientit A të premten" dhe data e tij u bë e qartë; Ky veprim në fakt u harrua dy ditë më parë. Një referencë në kohë e dërgoi atë mundësi në fazën tjetër.
Rasti 2 - Kapet angazhimi i fabrikuar. "Klienti miratoi çmimin," shkroi AI në një përmbledhje; Megjithatë, shënimi thoshte vetëm "ai e gjeti çmimin të arsyeshëm". Prompti për ndarjen e konkluzioneve e shënoi këtë si "grupi B / duhet të verifikohet". Në vend të "miratuar", përfaqësuesi shkruante realisht "dukej pozitiv në çmim, në pritje të miratimit" në CRM; Një parashikim i gabuar "i fituar" shmangi fryrjen e tubacionit.
Rasti 3 — Intervista e dytë e përgatitur. Përpara thirrjes pasuese dy javë më vonë, përfaqësuesi aplikoi kërkesën e përgatitjes në rekordin CRM. AI nxori dy pika për t'u mbajtur mend dhe dy veprime që nuk ishin mbyllur nga biseda e mëparshme. Përfaqësuesi e nisi takimin duke thënë: “Herën e fundit që folëm për shqetësimet tuaja për integrimin, jua solla këtë”; klienti ndjeu se procesi u ndoq dhe besimi u rrit.
Këshillë: Menjëherë pas çdo bisede (ndërsa është ende e freskët), merrni 2 minuta për të ekzekutuar shënimin e papërpunuar përmes kërkesës së konfigurimit. Sa më i freskët të përpunohet informacioni, aq më i saktë është ai; Nëse prisni një ditë, detajet do të humbasin dhe boshllëqet që do të mbushë AI do të rriten.
Konfidencialiteti dhe Integriteti
CRM grumbullon informacione të ndjeshme rreth klientit: informacione kontakti, buxhet, vendime të brendshme, ndonjëherë shënime personale. Dy rregulla: së pari, kur futni këtë informacion në një mjet AI, përdorni një mjet të miratuar me sigurimin e të dhënave të korporatës (mospërdorimi i të dhënave për trajnim, politikë e qartë e ruajtjes); Së dyti, mos shkruani detaje të ndjeshme personale dhe të panevojshme ("klienti është në proces të një divorci") në CRM. CRM ruan informacionin e biznesit, jo thashethemet.
Kujdes: Parashikimet e krijuara nga AI si "70% probabilitet mbylljeje" janë një ndjenjë, jo të dhëna. Përdorimi i këtyre numrave si fakte të forta në raportet e tubacionit çon në vlerësime të pasakta të të ardhurave. Merrni si pikënisje parashikimin e AI; Ju e përcaktoni probabilitetin real me provat e intervistës.
Kujtesa dhe dorëzimi i ekipit
Të dhënat e mbajtura mirë CRM kanë një përfitim tjetër të padukshëm: kujtesën e ekipit. Kur një agjent shkon me leje, lë një punë ose një mundësi i transferohet një personi tjetër, e gjithë historia e marrëdhënieve mbetet në regjistra të strukturuar. Në vend që të rilexojë 6 bisedat e mëparshme, agjenti i ri mund të krijojë një "përmbledhje të llogarisë" të shpejtë me AI dhe të vazhdojë pa i dhënë klientit ndjenjën e "bërjes nga e para". Prompti i dorëzimit funksionon për këtë: "Lexo të gjitha të dhënat për këtë llogari; do të shfaqet një informim me një faqe për t'ia dorëzuar kujdestarit të ri statusin aktual të marrëdhënies, veprimet e qarta, rreziqet e njohura dhe preferencat e personalitetit/komunikimit të klientit." Një transferim i tillë eliminon atë që klienti urren më shumë (duke e shpjeguar veten vazhdimisht). Por përmbledhja e dorëzimit kërkon gjithashtu verifikim: AI mund të bartë një supozim nga të dhënat e vjetra si fakt. Drejtori i ri duhet të konfirmojë me mirësjellje supozimet kritike në kontaktin e parë.
Një këshillë tjetër: të thuash inteligjencën artificiale "të listojë të gjitha mundësitë që janë të vonuara ose të pallogaritura" përpara rishikimit javor të gazsjellësit, do të nxjerrë në sipërfaqe punën e harruar. Këto janë 10 minutat më të vlefshme të menaxherit të shitjeve.
Gabimet e zakonshme
- Moslidhja e veprimeve me përgjegjësi dhe me historinë; "Për të bërë" mbetet në ajër.
- Ngatërrimi i konkluzionit (supozimit) të AI me atë që thuhet në të vërtetë.
- Lënia e shënimit për ditë të tëra dhe humbja e informacionit dhe detajeve të freskëta.
- Futja e informacionit të ndjeshëm/personal në një mjet të pasigurt ose shtypja e kotë e tyre në një CRM.
- Sjellja e parashikimit të probabilitetit të mbylljes së AI në raport si të dhëna të forta.
- Hyrja në CRM pa verifikuar përmbledhjen dhe përjetësimi i informacionit të gabuar.
Në përmbledhje
- CRM është po aq i vlefshëm sa informacioni i futur siç duhet; Shënimi i shpërndarë nuk mund të ndiqet.
- Të dhëna të mira: përmbledhje, vendime, veprime përgjegjëse/datuar, rreziqet dhe statusi i mundësive.
- Fusha më kritike janë veprimet; Veprimi pa përgjegjësi dhe histori nuk është veprim.
- Ndani konkluzionet e AI nga ajo që thuhet në të vërtetë; Pastroni angazhimet dhe figurat e sajuara.
- Ruajtja e rregullave të konfidencialitetit për informacione të ndjeshme; Mos i konsideroni vlerësimet përmbyllëse si të dhëna përfundimtare.
Detyra e aplikimit
Merrni një shënim të çrregullt takimi (ose shembull: “buxheti q3, menaxher i ri blerjesh, shqetësim për integrimin, biseda me konkurrentin, të premten demonstruese?”) dhe drejtojeni atë përmes kërkesës së konfigurimit. Pastaj: (1) sigurohuni që çdo hap tjetër të ketë një person përgjegjës dhe një datë; nëse mungon, shënoni "nuk është caktuar" dhe plotësoni atë, (2) shënoni artikujt që UA-ja ka krijuar/supozuar me nxitjen e konkluzionit-diskriminimit, (3) kontrolloni arsyetimin për vlerësimin e probabilitetit të mbylljes. Pas verifikimit, shkruani rekordin në formën e tij të pastër.
listë kontrolli
- [ ] Unë e strukturova shënimin si përmbledhje, vendime, veprime, rreziqe dhe status.
- [ ] Unë e lidha çdo veprim me një person përgjegjës dhe një afat.
- [ ] I ndava konkluzionet e AI nga ajo që u tha në të vërtetë.
- [ ] Komitet/figura të pastra të krijuara.
- [ ] Unë kam ndjekur rregullat e konfidencialitetit në lidhje me informacionin e ndjeshëm/personal.
- [ ] Verifikova përmbledhjen dhe hyra në CRM.