CRM ਨੋਟਸ, ਇੰਟਰਵਿਊ ਦੇ ਸੰਖੇਪ ਅਤੇ ਐਕਸ਼ਨ ਇਨਫਰੈਂਸ

ਲਾਭ:

• ਸੰਖੇਪ, ਫੈਸਲੇ, ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਅਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਦੇ ਢਾਂਚੇ ਵਿੱਚ ਖਿੰਡੇ ਹੋਏ ਮੀਟਿੰਗ ਨੋਟਸ ਨੂੰ CRM ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ
• ਅਗਲੇ ਕਦਮ ਅਤੇ ਬੰਦ ਹੋਣ ਦੀ ਸੰਭਾਵਨਾ ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਕਾਰਵਾਈ ਦੇ ਅਨੁਮਾਨ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ
• CRM ਵਿੱਚ ਦਾਖਲ ਕੀਤੀ ਜਾਣ ਵਾਲੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਵਿੱਚ ਗੁਪਤਤਾ ਅਤੇ ਸ਼ੁੱਧਤਾ ਬਣਾਈ ਰੱਖਣ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ

ਇੱਕ ਵਿਕਰੀ ਕਾਲ ਖਤਮ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਫ਼ੋਨ ਹੈਂਗ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਪ੍ਰਤੀਨਿਧੀ ਦੇ ਸਾਹਮਣੇ ਗੜਬੜ ਵਾਲੇ ਨੋਟਾਂ ਦਾ ਇੱਕ ਢੇਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ: "ਬਜਟ q3, ਨਵਾਂ CTO, ਏਕੀਕਰਣ ਚਿੰਤਾ, ਉਹ ਮੁਕਾਬਲੇਬਾਜ਼ X, ਡੈਮੋ ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ ਨਾਲ ਗੱਲ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ?"। ਇਹ ਨੋਟ ਅੱਜ ਢੁਕਵੇਂ ਹਨ; ਪਰ ਤਿੰਨ ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਬਾਅਦ, ਦਸ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਬਾਅਦ, ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਯਾਦ ਨਹੀਂ ਕਿ ਤੁਹਾਡਾ ਕੀ ਮਤਲਬ ਸੀ। ਇਹ ਵਿਕਰੀ ਪਾਈਪਲਾਈਨ ਦਾ ਚੁੱਪ ਕਾਤਲ ਹੈ: ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਰਜ ਨਹੀਂ ਕੀਤੀ ਗਈ ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈ ਨਹੀਂ ਕੀਤੀ ਗਈ।

CRM (ਗਾਹਕ ਰਿਸ਼ਤਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਸਾਫਟਵੇਅਰ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ Salesforce, HubSpot) ਉਹ ਥਾਂ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਇਹ ਸਾਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ। ਪਰ ਇੱਕ CRM ਕੇਵਲ ਓਨਾ ਹੀ ਕੀਮਤੀ ਹੈ ਜਿੰਨਾ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਦਰਜ ਕੀਤੀ ਗਈ ਹੈ। ਆਰਟੀਫੀਸ਼ੀਅਲ ਇੰਟੈਲੀਜੈਂਸ (AI) ਵਿੱਚ ਖਿੰਡੇ ਹੋਏ ਕਾਲ ਨੋਟਸ ਅਤੇ ਮੀਟਿੰਗ ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀਆਂ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ; ਇਹ ਸੰਖੇਪ, ਲਏ ਗਏ ਫੈਸਲਿਆਂ, ਅਗਲੇ ਕਦਮਾਂ ਅਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਲੋਕਾਂ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਢਾਂਚਾਗਤ CRM ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਬਦਲਣ ਵਿੱਚ ਬਹੁਤ ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਹੈ। ਇਸ ਯੂਨਿਟ ਵਿੱਚ, ਅਸੀਂ ਇੰਟਰਵਿਊ ਤੋਂ ਬਾਅਦ "ਬਰਬਾਦ" ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਇੱਕ ਖੋਜਣਯੋਗ ਢਾਂਚੇ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦੇਵਾਂਗੇ।

ਨੋਟ: AI ਦੁਆਰਾ ਤਿਆਰ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੰਖੇਪ ਉਸ ਗੱਲ 'ਤੇ ਅਧਾਰਤ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜੋ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਗੱਲਬਾਤ ਵਿੱਚ ਕਿਹਾ ਗਿਆ ਸੀ; ਮਾਡਲ ਅੰਦਾਜ਼ਾ ਲਗਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਵਚਨਬੱਧਤਾਵਾਂ ਜਾਂ ਅੰਕੜੇ ਬਣਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। CRM ਵਿੱਚ ਦਾਖਲ ਕੀਤੀ ਗਈ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਦੇ ਗੁਪਤ/ਨਿੱਜੀ ਡਾਟਾ ਗੁਪਤਤਾ ਨਿਯਮਾਂ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਰੱਖੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।

ਇੱਕ ਚੰਗੇ CRM ਰਿਕਾਰਡ ਦਾ ਢਾਂਚਾ

ਇੱਕ ਗੜਬੜ ਨੋਟ ਮੁੱਲ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇਹ ਇਸ ਢਾਂਚੇ ਵਿੱਚ ਫਿੱਟ ਹੁੰਦਾ ਹੈ:

• ਸੰਖੇਪ: 2-3 ਵਾਕਾਂ ਵਿੱਚ ਇੰਟਰਵਿਊ ਦਾ ਸਾਰ।
• ਫੈਸਲੇ: ਬਿੰਦੂਆਂ 'ਤੇ ਸਹਿਮਤੀ.
• ਅਗਲੇ ਪੜਾਅ (ਕਿਰਿਆਵਾਂ): ਕੀ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ, ਕੌਣ ਕਰੇਗਾ, ਕਦੋਂ ਤੱਕ।
• ਜੋਖਮ/ਰੁਕਾਵਟਾਂ: ਉਹ ਚੀਜ਼ਾਂ ਜੋ ਤਰੱਕੀ ਨੂੰ ਖਤਰਾ ਬਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ (ਬਜਟ, ਪ੍ਰਤੀਯੋਗੀ, ਫੈਸਲੇ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ)।
• ਮੌਕੇ ਦੀ ਸਥਿਤੀ: ਪੜਾਅ ਅਤੇ ਬੰਦ ਹੋਣ ਦੀ ਸੰਭਾਵਨਾ।

ਸਭ ਤੋਂ ਨਾਜ਼ੁਕ ਖੇਤਰ "ਅਗਲੇ ਕਦਮ" ਹੈ: ਇੱਕ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਅਤੇ ਇਤਿਹਾਸਕ ਪਿਛੋਕੜ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਕੋਈ ਕਾਰਵਾਈ ਕੋਈ ਕਾਰਵਾਈ ਨਹੀਂ ਹੈ; ਇਹ ਇੱਕ ਸੁਚੱਜੀ ਇੱਛਾ ਹੈ।

ਕਦਮ ਦਰ ਕਦਮ: ਨੋਟ ਤੋਂ CRM ਰਿਕਾਰਡ ਤੱਕ

1. ਕੱਚਾ ਨੋਟ/ਲਿਪੀ ਇਕੱਠਾ ਕਰੋ। ਗੱਲਬਾਤ ਨੋਟਸ, ਵੌਇਸ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ, ਚੈਟ ਇਤਿਹਾਸ।
2. ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਦੀ ਬਣਤਰ. ਸੰਖੇਪ, ਫੈਸਲੇ, ਕਾਰਵਾਈਆਂ, ਜੋਖਮ, ਸਥਿਤੀ।
3. ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਨੂੰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਅਤੇ ਇਤਿਹਾਸ ਨਾਲ ਜੋੜੋ। ਹਰ ਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ "ਕੌਣ/ਕਦੋਂ" ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
4. ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕਹੀ ਗਈ ਗੱਲ ਤੋਂ ਅਨੁਮਾਨ ਨੂੰ ਵੱਖ ਕਰੋ। AI ਦੀ ਭਵਿੱਖਬਾਣੀ ਨੂੰ "ਧਾਰਨਾ" ਵਜੋਂ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕਰੋ।
5. ਮੌਕੇ ਦੇ ਪੜਾਅ ਨੂੰ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰੋ। ਕੀ ਮੀਟਿੰਗ ਮੌਕੇ ਨੂੰ ਅੱਗੇ ਜਾਂ ਪਿੱਛੇ ਲੈ ਗਈ?
6. ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ। ਆਪਣੀ ਮੈਮੋਰੀ ਅਤੇ ਨੋਟ ਨਾਲ ਸੰਖੇਪ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ CRM ਵਿੱਚ ਦਾਖਲ ਕਰੋ।

ਕਾਪੀ ਕਰਨ ਯੋਗ ਉਤਪ੍ਰੇਰਕ

ਬੇਸਿਕ ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਜੋ ਇੱਕ ਗੰਦੇ ਨੋਟ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਟ੍ਰਕਚਰਡ CRM ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਬਦਲਦਾ ਹੈ:

ਭੂਮਿਕਾ: ਤੁਸੀਂ ਸੇਲਜ਼ ਓਪਰੇਸ਼ਨ ਸਹਾਇਕ ਹੋ। ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੇ ਗੜਬੜ ਵਾਲੇ ਇੰਟਰਵਿਊ ਨੋਟ ਦੀ ਬਣਤਰ ਕਰੋ। ਨੋਟ ਵਿੱਚ ਕੀ ਹੈ ਇਸ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰੋ; ਜੇਕਰ ਇਹ ਗੁੰਮ ਹੈ, ਤਾਂ "ਨੋਟ ਵਿੱਚ ਨਿਰਧਾਰਤ ਨਹੀਂ" ਲਿਖੋ, ਫਿੱਟ ਨਾ ਕਰੋ। ਇਸ ਨੂੰ ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੇ ਸਿਰਲੇਖਾਂ ਦੇ ਨਾਲ ਦਿਓ:- ਸੰਖੇਪ (2-3 ਵਾਕ)- ਲਏ ਗਏ ਫੈਸਲੇ- ਅਗਲੇ ਪੜਾਅ (ਹਰੇਕ: ਕਾਰਵਾਈ | ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ | ਅੰਤਮ ਤਾਰੀਖ)- ਜੋਖਮ/ਰੁਕਾਵਟ- ਮੌਕਾ ਪੜਾਅ ਅਤੇ ਬੰਦ ਹੋਣ ਦੀ ਅਨੁਮਾਨਿਤ ਸੰਭਾਵਨਾ (ਉਚਿਤ) ਨੋਟ: {{ raw_note }}

ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਜੋ ਮੀਟਿੰਗ ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀ ਤੋਂ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰਦਾ ਹੈ:

ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੀ ਮੀਟਿੰਗ ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀ ਤੋਂ ਸਿਰਫ਼ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਹੀ ਉਭਰਦੀਆਂ ਹਨ। ਹਰੇਕ ਕਾਰਵਾਈ ਲਈ: ਕੀ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ, ਕੌਣ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੈ (ਜੇ ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀ ਵਿੱਚ ਜ਼ਿਕਰ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ), ਕਦੋਂ ਤੱਕ। ਜੇਕਰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਜਾਂ ਮਿਤੀ ਸੂਚੀਬੱਧ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਤਾਂ "ਨਹੀਂ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ" ਲਿਖੋ ਤਾਂ ਜੋ ਮੈਂ ਇਸਨੂੰ ਹੱਥੀਂ ਪੂਰਾ ਕਰ ਸਕਾਂ। ਕਾਸਟਿੰਗ: {{ ਕਾਸਟਿੰਗ }}

ਤਸਦੀਕ ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਤੱਥ ਤੋਂ ਅਨੁਮਾਨ ਨੂੰ ਵੱਖ ਕਰਦਾ ਹੈ:

ਇਸ ਸਾਰਾਂਸ਼ ਨੂੰ ਦੋ ਸਮੂਹਾਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡੋ: (ਏ) ਗੱਲਬਾਤ ਵਿੱਚ ਸਪੱਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕੀ ਕਿਹਾ ਗਿਆ ਸੀ, (ਬੀ) ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਧਾਰਨਾਵਾਂ/ਧਾਰਨਾਵਾਂ। ਗਰੁੱਪ ਬੀ ਵਿੱਚ ਹਰੇਕ ਆਈਟਮ ਨੂੰ "ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ" ਵਜੋਂ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕਰੋ। ਸੰਖੇਪ: {{ ਸੰਖੇਪ }}

ਅਗਲੇ ਸੰਪਰਕ ਲਈ ਤੁਰੰਤ ਉਤਪਾਦਨ ਦੀ ਤਿਆਰੀ:

ਇਸ CRM ਰਿਕਾਰਡ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ, ਗਾਹਕ ਨਾਲ ਅਗਲੇ ਸੰਪਰਕ ਦੀ ਤਿਆਰੀ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮੇਰੀ ਮਦਦ ਕਰੋ:- ਖੋਲ੍ਹਣ 'ਤੇ ਯਾਦ ਦਿਵਾਉਣ ਲਈ 2 ਪੁਆਇੰਟ (ਪਿਛਲੀ ਗੱਲਬਾਤ ਤੋਂ)- 2 ਖੁੱਲ੍ਹੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਜੋ ਮੈਨੂੰ ਬੰਦ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ- 1 ਜੋਖਮ/ਪ੍ਰਸ਼ਨ ਮੈਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ: {{ crm_record }}

ਕਮਜ਼ੋਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ / ਮਜ਼ਬੂਤ ਪ੍ਰੋਂਪਟ

ਮਾੜੀ ਪਹੁੰਚ

ਮਜ਼ਬੂਤ ਪਹੁੰਚ

"ਇਸ ਨੋਟ ਨੂੰ ਸੰਖੇਪ ਕਰੋ"

ਸੰਖੇਪ + ਫੈਸਲੇ + ਜਿੰਮੇਵਾਰੀ/ਮਿਤੀ ਕਿਰਿਆਵਾਂ + ਜੋਖਮ

ਇਹ ਅਸਪਸ਼ਟ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਕੌਣ ਅਤੇ ਕਦੋਂ ਕਰੇਗਾ।

ਹਰ ਕਿਰਿਆ ਜ਼ੁੰਮੇਵਾਰ ਹੈ ਅਤੇ ਮਿਤੀ ਤੱਕ ਪਾਬੰਦ ਹੈ

ਤੱਥ ਦੇ ਨਾਲ ਅਨੁਮਾਨ ਨੂੰ ਉਲਝਾਉਂਦਾ ਹੈ

ਧਾਰਨਾਵਾਂ ਵੱਖਰੇ ਚਿੰਨ੍ਹ

ਬਸ ਨੋਟ ਵਧਾਉਂਦਾ ਹੈ

ਇੱਕ ਖੋਜਣਯੋਗ ਬਣਤਰ ਪੈਦਾ ਕਰਦਾ ਹੈ

ਫਰਕ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਮਜ਼ਬੂਤ ਪਹੁੰਚ ਇਹ ਨਹੀਂ ਕੱਢਦੀ ਕਿ "ਜਿਸ ਬਾਰੇ ਗੱਲ ਕੀਤੀ ਗਈ ਸੀ" ਪਰ "ਹੁਣ ਕੀ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ ਅਤੇ ਕੌਣ ਕਰੇਗਾ"।

ਤਿੰਨ ਮਿੰਨੀ ਕੇਸ

ਕੇਸ 1 - ਗੁੰਮ ਹੋਈ ਕਾਰਵਾਈ ਮੁੜ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਈ। ਇਕ ਏਜੰਟ ਨੇ ਲਗਾਤਾਰ 12 ਇੰਟਰਵਿਊਆਂ ਕੀਤੀਆਂ ਅਤੇ ਉਸ ਦੇ ਨੋਟਸ ਮਿਲ ਗਏ। ਜਦੋਂ ਮੈਂ ਸਾਰੇ ਨੋਟਸ 'ਤੇ ਐਕਸ਼ਨ ਐਕਸਟਰੈਕਸ਼ਨ ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕੀਤਾ, ਤਾਂ ਕਾਰਵਾਈ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ "ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ ਨੂੰ ਗਾਹਕ A ਨੂੰ ਇੱਕ ਹਵਾਲਾ ਭੇਜਣਾ" ਅਤੇ ਇਸਦੀ ਮਿਤੀ ਸਪੱਸ਼ਟ ਹੋ ਗਈ; ਇਹ ਕਾਰਵਾਈ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਦੋ ਦਿਨ ਪਹਿਲਾਂ ਭੁੱਲ ਗਈ ਸੀ. ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਹਵਾਲੇ ਨੇ ਉਸ ਮੌਕੇ ਨੂੰ ਅਗਲੇ ਪੜਾਅ 'ਤੇ ਭੇਜ ਦਿੱਤਾ।

ਕੇਸ 2 - ਮਨਘੜਤ ਵਚਨਬੱਧਤਾ ਫੜੀ ਗਈ। "ਗਾਹਕ ਨੇ ਕੀਮਤ ਨੂੰ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦਿੱਤੀ," AI ਨੇ ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ ਲਿਖਿਆ; ਹਾਲਾਂਕਿ, ਨੋਟ ਵਿੱਚ ਸਿਰਫ ਇਹ ਕਿਹਾ ਗਿਆ ਹੈ ਕਿ "ਉਸਨੂੰ ਕੀਮਤ ਵਾਜਬ ਲੱਗੀ"। ਅਨੁਮਾਨ-ਵੱਖ ਕਰਨ ਦੇ ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਨੇ ਇਸ ਨੂੰ "ਗਰੁੱਪ ਬੀ / ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ" ਵਜੋਂ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕੀਤਾ ਹੈ। "ਪ੍ਰਵਾਨਿਤ" ਦੀ ਬਜਾਏ, ਪ੍ਰਤੀਨਿਧੀ ਨੇ ਅਸਲ ਵਿੱਚ CRM ਵਿੱਚ "ਕੀਮਤ 'ਤੇ ਸਕਾਰਾਤਮਕ ਦੇਖਿਆ, ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਦੀ ਉਡੀਕ ਵਿੱਚ" ਲਿਖਿਆ; ਇੱਕ ਗਲਤ "ਜਿੱਤ" ਦੀ ਭਵਿੱਖਬਾਣੀ ਪਾਈਪਲਾਈਨ ਨੂੰ ਵਧਾਉਣ ਤੋਂ ਬਚਦੀ ਹੈ।

ਕੇਸ 3 - ਦੂਜੀ ਇੰਟਰਵਿਊ ਲਈ ਤਿਆਰ। ਦੋ ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਬਾਅਦ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਕਾਲ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਪ੍ਰਤੀਨਿਧੀ ਨੇ CRM ਰਿਕਾਰਡ 'ਤੇ ਤਿਆਰੀ ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਲਾਗੂ ਕੀਤਾ। ਏਆਈ ਨੇ ਯਾਦ ਰੱਖਣ ਲਈ ਦੋ ਪੁਆਇੰਟ ਕੱਢੇ ਅਤੇ ਦੋ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਜੋ ਪਿਛਲੀ ਗੱਲਬਾਤ ਤੋਂ ਬੰਦ ਨਹੀਂ ਕੀਤੀਆਂ ਗਈਆਂ ਸਨ। ਪ੍ਰਤੀਨਿਧੀ ਨੇ ਇਹ ਕਹਿ ਕੇ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਕੀਤੀ, "ਪਿਛਲੀ ਵਾਰ ਅਸੀਂ ਤੁਹਾਡੇ ਏਕੀਕਰਣ ਸੰਬੰਧੀ ਚਿੰਤਾਵਾਂ ਬਾਰੇ ਗੱਲ ਕੀਤੀ ਸੀ, ਮੈਂ ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਲਿਆਇਆ"; ਗਾਹਕ ਨੇ ਮਹਿਸੂਸ ਕੀਤਾ ਕਿ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦਾ ਪਾਲਣ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ ਅਤੇ ਵਿਸ਼ਵਾਸ ਵਧਿਆ ਹੈ।

ਸੰਕੇਤ: ਹਰੇਕ ਗੱਲਬਾਤ ਤੋਂ ਤੁਰੰਤ ਬਾਅਦ (ਜਦੋਂ ਇਹ ਅਜੇ ਵੀ ਤਾਜ਼ਾ ਹੈ), ਕੌਂਫਿਗਰੇਸ਼ਨ ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਦੁਆਰਾ ਕੱਚੇ ਨੋਟ ਨੂੰ ਚਲਾਉਣ ਲਈ 2 ਮਿੰਟ ਲਓ। ਜਾਣਕਾਰੀ 'ਤੇ ਜਿੰਨੀ ਤਾਜ਼ਾ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਇਹ ਓਨੀ ਹੀ ਸਹੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ; ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਦਿਨ ਇੰਤਜ਼ਾਰ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਵੇਰਵੇ ਗੁੰਮ ਹੋ ਜਾਣਗੇ ਅਤੇ AI ਦੁਆਰਾ ਭਰਨ ਵਾਲੇ ਪਾੜੇ ਵਧ ਜਾਣਗੇ।

ਗੁਪਤਤਾ ਅਤੇ ਇਕਸਾਰਤਾ

CRM ਗਾਹਕ ਬਾਰੇ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਜਾਣਕਾਰੀ ਇਕੱਠੀ ਕਰਦਾ ਹੈ: ਸੰਪਰਕ ਜਾਣਕਾਰੀ, ਬਜਟ, ਅੰਦਰੂਨੀ ਫੈਸਲੇ, ਕਈ ਵਾਰ ਨਿੱਜੀ ਨੋਟਸ। ਦੋ ਨਿਯਮ: ਪਹਿਲਾਂ, ਜਦੋਂ ਇਸ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਏਆਈ ਟੂਲ ਵਿੱਚ ਦਾਖਲ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਕਾਰਪੋਰੇਟ ਡੇਟਾ ਭਰੋਸਾ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਪ੍ਰਵਾਨਿਤ ਟੂਲ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ (ਸਿਖਲਾਈ ਲਈ ਡੇਟਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਨਾ ਕਰੋ, ਧਾਰਨ ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰੋ); ਦੂਜਾ, CRM ਵਿੱਚ ਨਿੱਜੀ ਅਤੇ ਬੇਲੋੜੇ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਵੇਰਵੇ ("ਗਾਹਕ ਤਲਾਕ ਲੈਣ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਹੈ") ਨਾ ਲਿਖੋ। CRM ਵਪਾਰਕ ਜਾਣਕਾਰੀ ਰੱਖਦਾ ਹੈ, ਗੱਪਾਂ ਨਹੀਂ।

ਸਾਵਧਾਨ: ਏਆਈ ਦੁਆਰਾ ਤਿਆਰ ਕੀਤੀਆਂ ਭਵਿੱਖਬਾਣੀਆਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ "ਬੰਦ ਹੋਣ ਦੀ 70% ਸੰਭਾਵਨਾ" ਇੱਕ ਭਾਵਨਾ ਹੈ, ਡੇਟਾ ਨਹੀਂ। ਪਾਈਪਲਾਈਨ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਇਹਨਾਂ ਸੰਖਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਸਖ਼ਤ ਤੱਥਾਂ ਦੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵਰਤਣਾ ਗਲਤ ਆਮਦਨ ਅਨੁਮਾਨਾਂ ਵੱਲ ਲੈ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। AI ਪੂਰਵ ਅਨੁਮਾਨ ਨੂੰ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਬਿੰਦੂ ਵਜੋਂ ਲਓ; ਤੁਸੀਂ ਇੰਟਰਵਿਊ ਦੇ ਸਬੂਤ ਦੇ ਨਾਲ ਅਸਲ ਸੰਭਾਵਨਾ ਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਦੇ ਹੋ.

ਟੀਮ ਮੈਮੋਰੀ ਅਤੇ ਹੈਂਡਓਵਰ

ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਰੱਖੇ ਗਏ CRM ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦਾ ਇੱਕ ਹੋਰ ਅਣਦੇਖੇ ਲਾਭ ਹੈ: ਟੀਮ ਮੈਮੋਰੀ। ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਏਜੰਟ ਛੁੱਟੀ 'ਤੇ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਨੌਕਰੀ ਛੱਡਦਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਮੌਕਾ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਟ੍ਰਾਂਸਫਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਸਾਰੇ ਰਿਸ਼ਤੇ ਦਾ ਇਤਿਹਾਸ ਢਾਂਚਾਗਤ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਵਿੱਚ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ। ਪਿਛਲੀਆਂ 6 ਵਾਰਤਾਲਾਪਾਂ ਨੂੰ ਮੁੜ-ਪੜ੍ਹਨ ਦੀ ਬਜਾਏ, ਨਵਾਂ ਏਜੰਟ AI ਨਾਲ ਇੱਕ ਤੇਜ਼ "ਖਾਤਾ ਸੰਖੇਪ" ਬਣਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਨੂੰ "ਇਹ ਸਭ ਦੁਬਾਰਾ ਕਰਨ" ਦੀ ਭਾਵਨਾ ਦਿੱਤੇ ਬਿਨਾਂ ਜਾਰੀ ਰੱਖ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਹੈਂਡਓਵਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਇਸਦੇ ਲਈ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ: "ਇਸ ਖਾਤੇ ਲਈ ਸਾਰੇ ਰਿਕਾਰਡ ਪੜ੍ਹੋ; ਇੱਕ ਪੰਨੇ ਦੀ ਬ੍ਰੀਫਿੰਗ ਰਿਸ਼ਤੇ ਦੀ ਮੌਜੂਦਾ ਸਥਿਤੀ, ਸਪਸ਼ਟ ਕਾਰਵਾਈਆਂ, ਜਾਣੇ-ਪਛਾਣੇ ਜੋਖਮਾਂ, ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਦੀ ਸ਼ਖਸੀਅਤ/ਸੰਚਾਰ ਤਰਜੀਹਾਂ ਨੂੰ ਨਵੇਂ ਨਿਗਰਾਨ ਨੂੰ ਸੌਂਪਣ ਲਈ ਦਿਖਾਈ ਦੇਵੇਗੀ।" ਅਜਿਹਾ ਤਬਾਦਲਾ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਨਫ਼ਰਤ ਕਰਦਾ ਹੈ (ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਬਾਰ ਬਾਰ ਸਮਝਾਉਣਾ) ਨੂੰ ਖਤਮ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਪਰ ਹੈਂਡਓਵਰ ਸੰਖੇਪ ਲਈ ਵੀ ਤਸਦੀਕ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ: AI ਪੁਰਾਣੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਤੋਂ ਤੱਥਾਂ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਧਾਰਨਾ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਨਵੇਂ ਪ੍ਰਿੰਸੀਪਲ ਨੂੰ ਨਿਮਰਤਾ ਨਾਲ ਪਹਿਲੇ ਸੰਪਰਕ 'ਤੇ ਗੰਭੀਰ ਧਾਰਨਾਵਾਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।

ਇਕ ਹੋਰ ਸੁਝਾਅ: ਹਫਤਾਵਾਰੀ ਪਾਈਪਲਾਈਨ ਸਮੀਖਿਆ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ AI ਦਾ ਕਹਿਣਾ ਹੈ ਕਿ "ਉਹ ਸਾਰੇ ਮੌਕਿਆਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ ਜੋ ਬਕਾਇਆ ਹਨ ਜਾਂ ਅਣਗਿਣਤ ਹਨ" ਭੁੱਲੇ ਹੋਏ ਕੰਮ ਨੂੰ ਸਤ੍ਹਾ 'ਤੇ ਲਿਆਏਗਾ। ਇਹ ਸੇਲਜ਼ ਮੈਨੇਜਰ ਦੇ ਸਭ ਤੋਂ ਕੀਮਤੀ 10 ਮਿੰਟ ਹਨ।

ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ

• ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਨੂੰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਨਾਲ ਅਤੇ ਇਤਿਹਾਸ ਨਾਲ ਨਾ ਜੋੜਨਾ; "ਕਰਨਾ" ਹਵਾ ਵਿਚ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ.
• ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕਹੀ ਗਈ ਗੱਲ ਨਾਲ AI ਦੇ ਅਨੁਮਾਨ (ਧਾਰਨਾ) ਨੂੰ ਉਲਝਾਉਣਾ।
• ਨੋਟ ਨੂੰ ਦਿਨਾਂ ਲਈ ਛੱਡਣਾ ਅਤੇ ਤਾਜ਼ਾ ਜਾਣਕਾਰੀ ਅਤੇ ਵੇਰਵਿਆਂ ਨੂੰ ਗੁਆ ਦੇਣਾ।
• ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ/ਨਿੱਜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਅਸੁਰੱਖਿਅਤ ਟੂਲ ਵਿੱਚ ਦਾਖਲ ਕਰਨਾ ਜਾਂ ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ CRM ਵਿੱਚ ਇਸਨੂੰ ਟਾਈਪ ਕਰਨਾ।
• AI ਦੀ ਬੰਦ ਹੋਣ ਦੀ ਸੰਭਾਵਨਾ ਦੀ ਭਵਿੱਖਬਾਣੀ ਨੂੰ ਸਖ਼ਤ ਡੇਟਾ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਰਿਪੋਰਟ ਵਿੱਚ ਲਿਆਉਣਾ।
• ਸੰਖੇਪ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ ਅਤੇ ਗਲਤ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਕਾਇਮ ਰੱਖਣ ਦੇ ਬਿਨਾਂ CRM ਵਿੱਚ ਦਾਖਲ ਹੋਣਾ।

ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ

• CRM ਸਿਰਫ ਉਨਾ ਹੀ ਕੀਮਤੀ ਹੈ ਜਿੰਨਾ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਦਾਖਲ ਕੀਤੀ ਗਈ ਜਾਣਕਾਰੀ; ਖਿੰਡੇ ਹੋਏ ਨੋਟ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਨਹੀਂ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ।
• ਚੰਗਾ ਰਿਕਾਰਡ: ਸਾਰਾਂਸ਼, ਫੈਸਲੇ, ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਜਿੰਮੇਵਾਰ/ਮਿਤੀ, ਜੋਖਮ ਅਤੇ ਮੌਕੇ ਦੀ ਸਥਿਤੀ।
• ਸਭ ਤੋਂ ਨਾਜ਼ੁਕ ਖੇਤਰ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਹਨ; ਜਿੰਮੇਵਾਰੀ ਅਤੇ ਇਤਿਹਾਸ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਕਾਰਵਾਈ ਕਾਰਵਾਈ ਨਹੀਂ ਹੈ।
• ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕੀ ਕਿਹਾ ਗਿਆ ਹੈ ਤੋਂ AI ਦੇ ਅਨੁਮਾਨਾਂ ਨੂੰ ਵੱਖ ਕਰੋ; ਬਣਾਏ ਗਏ ਵਚਨਬੱਧਤਾਵਾਂ ਅਤੇ ਅੰਕੜਿਆਂ ਨੂੰ ਸਾਫ਼ ਕਰੋ।
• ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲਈ ਗੁਪਤਤਾ ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਕਾਇਮ ਰੱਖਣਾ; ਸਮਾਪਤੀ ਅਨੁਮਾਨਾਂ ਨੂੰ ਨਿਸ਼ਚਤ ਡੇਟਾ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਨਾ ਸਮਝੋ।

ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਦਾ ਕੰਮ

ਇੱਕ ਗੜਬੜ ਵਾਲੀ ਮੀਟਿੰਗ ਨੋਟ (ਜਾਂ ਉਦਾਹਰਨ: "ਬਜਟ q3, ਨਵਾਂ ਖਰੀਦ ਪ੍ਰਬੰਧਕ, ਏਕੀਕਰਣ ਚਿੰਤਾ, ਪ੍ਰਤੀਯੋਗੀ ਨਾਲ ਗੱਲ ਕਰਨਾ, ਡੈਮੋ ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ?") ਲਓ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਕੌਂਫਿਗਰੇਸ਼ਨ ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਰਾਹੀਂ ਚਲਾਓ। ਫਿਰ: (1) ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਹਰੇਕ ਅਗਲੇ ਪੜਾਅ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਅਤੇ ਇੱਕ ਮਿਤੀ ਹੈ; ਜੇਕਰ ਇਹ ਗੁੰਮ ਹੈ, ਤਾਂ "ਨਿਰਧਾਰਤ ਨਹੀਂ" 'ਤੇ ਨਿਸ਼ਾਨ ਲਗਾਓ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰੋ, (2) ਉਹਨਾਂ ਆਈਟਮਾਂ 'ਤੇ ਨਿਸ਼ਾਨ ਲਗਾਓ ਜੋ AI ਨੇ ਅਨੁਮਾਨ-ਵਿਤਕਰੇ ਦੇ ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਨਾਲ ਬਣਾਈਆਂ/ਮੰਨੀਆਂ ਹਨ, (3) ਸਮਾਪਤੀ ਸੰਭਾਵਨਾ ਅਨੁਮਾਨ ਲਈ ਤਰਕ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ। ਤਸਦੀਕ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਰਿਕਾਰਡ ਨੂੰ ਇਸਦੇ ਸਾਫ਼ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਲਿਖੋ।

ਚੈੱਕਲਿਸਟ

• [ ] ਮੈਂ ਨੋਟ ਨੂੰ ਸਾਰਾਂਸ਼, ਫੈਸਲਿਆਂ, ਕਾਰਵਾਈਆਂ, ਜੋਖਮਾਂ ਅਤੇ ਸਥਿਤੀ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਤਿਆਰ ਕੀਤਾ ਹੈ।
• [ ] ਮੈਂ ਹਰੇਕ ਕਾਰਵਾਈ ਨੂੰ ਇੱਕ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਅਤੇ ਇੱਕ ਅੰਤਮ ਤਾਰੀਖ ਨਾਲ ਜੋੜਿਆ ਹੈ।
• [ ] ਮੈਂ AI ਦੇ ਅਨੁਮਾਨਾਂ ਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕਹੀਆਂ ਗਈਆਂ ਗੱਲਾਂ ਤੋਂ ਵੱਖ ਕੀਤਾ।
• [ ] ਕਲੀਨ-ਅੱਪ ਕੀਤੀ ਗਈ ਪ੍ਰਤੀਬੱਧਤਾ/ਅੰਕੜੇ।
• [ ] ਮੈਂ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ/ਨਿੱਜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸੰਬੰਧੀ ਗੁਪਤਤਾ ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕੀਤੀ ਹੈ।
• [ ] ਮੈਂ ਸਾਰਾਂਸ਼ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੀ ਅਤੇ CRM ਵਿੱਚ ਦਾਖਲ ਹੋਇਆ।