പ്രതികരണ ഡ്രാഫ്റ്റുകളും ടോൺ മാനേജ്മെൻ്റും

നേട്ടങ്ങൾ:

• പിന്തുണാ പ്രതികരണങ്ങളുടെ സഹാനുഭൂതിയും വ്യക്തവും ഓൺ-ബ്രാൻഡ് ഡ്രാഫ്റ്റുകൾ നിർമ്മിക്കാനുള്ള കഴിവ്
• വ്യത്യസ്ത ഉപഭോക്തൃ വികാരങ്ങളിലേക്കും ചാനലുകളിലേക്കും ഒരേ പരിഹാരം പൊരുത്തപ്പെടുത്താനുള്ള കഴിവ്
• ടോൺ, വ്യക്തത, സംക്ഷിപ്തത എന്നിവ സന്തുലിതമാക്കുന്ന ഒരു സ്റ്റൈൽ ഗൈഡ് പ്രയോഗിക്കാനുള്ള കഴിവ്

ഉപഭോക്തൃ സേവനത്തിൽ, നിങ്ങൾ എങ്ങനെ പറയുന്നു എന്നത് നിങ്ങൾ പറയുന്നതുപോലെ പ്രധാനമാണ്. അതേ വസ്തുത ("നിങ്ങളുടെ ഓർഡർ 3 ദിവസം വൈകും") തണുത്തതും ബ്യൂറോക്രാറ്റിക് ഭാഷയിൽ നൽകുമ്പോൾ ഒരു പരാതിയായി മാറുന്നു, എന്നാൽ സഹാനുഭൂതിയും പരിഹാര-അധിഷ്ഠിതവുമായ ഭാഷയിൽ നൽകുമ്പോൾ അത് മനസ്സിലാക്കലായി മാറുന്നു. പിന്തുണ പ്രതിനിധി പ്രതിദിനം 60-80 മറുപടികൾ എഴുതുന്നു; ഓരോന്നും ആദ്യം മുതൽ ശരിയായ ടോണിൽ പിഴവുകളില്ലാതെ സജ്ജീകരിക്കുന്നത് മടുപ്പിക്കുന്നതാണ്. ആർട്ടിഫിഷ്യൽ ഇൻ്റലിജൻസ് (AI) ഇവിടെ ഒരു വേഗതയും സ്ഥിരതയും ഗുണിതമാണ്: ഇത് ഏജൻ്റിന് സഹാനുഭൂതിയും വ്യക്തവും ബ്രാൻഡ് ഔട്ട്‌ലൈൻ നൽകുന്നു; ഏജൻ്റ് അത് അവലോകനം ചെയ്യുകയും അയയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

വ്യത്യസ്‌ത ഉപഭോക്തൃ വികാരങ്ങൾ, വ്യത്യസ്‌ത തലത്തിലുള്ള ഔപചാരികത, വ്യത്യസ്‌ത ചാനലുകൾ എന്നിവയ്‌ക്ക് ഒരൊറ്റ പരിഹാരം എങ്ങനെ പൊരുത്തപ്പെടുത്താമെന്ന് ഈ യൂണിറ്റിൽ നിങ്ങൾ പഠിക്കും; നിങ്ങളുടെ ബ്രാൻഡിൻ്റെ ശബ്ദത്തിൽ ടോൺ എങ്ങനെ ആങ്കർ ചെയ്യാമെന്ന് നിങ്ങൾ പഠിക്കും. പ്രധാന ആശയം ഇതാണ്: വിവരങ്ങൾ (എന്ത്) സ്ഥിരമായി തുടരുന്നു, ഉപഭോക്താവിനെ ആശ്രയിച്ച് ടോൺ (എങ്ങനെ) വ്യത്യാസപ്പെടുന്നു.

ശ്രദ്ധിക്കുക: AI ഡ്രാഫ്റ്റ് ഒരു തുടക്കമാണ്, സമർപ്പിക്കേണ്ട അവസാന വാചകമല്ല. പ്രത്യേകിച്ചും, ക്ഷമാപണം, നഷ്ടപരിഹാരം, പ്രതിബദ്ധത എന്നിവ അടങ്ങിയ പ്രതികരണങ്ങൾ പ്രതിനിധി വായിച്ച് അംഗീകരിക്കാതെ അയയ്ക്കരുത്.

അനാട്ടമി ഓഫ് ദ എംപതിക് റെസ്‌പോൺസ്

ഒരു നല്ല പിന്തുണ പ്രതികരണം സാധാരണയായി ഈ ഓർഡർ പിന്തുടരുന്നു:

• സ്വീകാര്യത/അനുഭൂതി: ഉപഭോക്താവിൻ്റെ സാഹചര്യവും വികാരവും തിരിച്ചറിയൽ ("നിങ്ങൾ അനുഭവിക്കുന്ന കാലതാമസം ഞാൻ മനസ്സിലാക്കുന്നു, നിങ്ങൾ പറഞ്ഞത് ശരിയാണ്").
• വ്യക്തത: എന്താണ് സംഭവിച്ചതെന്നും എന്തുചെയ്യണമെന്നും വ്യക്തമായി പറയുന്നു.
• പ്രവർത്തനം/അടുത്ത ഘട്ടം: കോൺക്രീറ്റ് സൊല്യൂഷൻ അല്ലെങ്കിൽ അടുത്ത ഘട്ടം ("ഞങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ കയറ്റുമതി വേഗത്തിലാക്കി, നിങ്ങൾക്ക് അത് നാളെ ലഭിക്കും").
• സമാപനം: ലഭ്യതയും ഹ്രസ്വമായ ആശംസകളും.

ഈ അസ്ഥികൂടം സഹാനുഭൂതിയെ വ്യക്തതയോടെ സന്തുലിതമാക്കുന്നു. സഹാനുഭൂതി ("ഞങ്ങൾ വളരെ ഖേദിക്കുന്നു" പ്രമേയം കൂടാതെ) മാത്രം ശൂന്യമാണ്; സഹാനുഭൂതി ഇല്ലാത്ത വ്യക്തത ("അതാണ് രാഷ്ട്രീയം") മാത്രം തണുത്തതാണ്.

ഘട്ടം ഘട്ടമായി: ടോൺ മാനേജ്മെൻ്റ്

1. നിങ്ങളുടെ ബ്രാൻഡ് ശബ്ദം നിർവ്വചിക്കുക. ഊഷ്മളമോ, ഔപചാരികമോ, ലളിതമോ? കുറച്ച് ഉദാഹരണ വാക്യങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് ഇത് കോൺക്രീറ്റ് ആക്കുക.
2. പ്രധാന വിവരങ്ങൾ വേർതിരിക്കുക. മാറാത്ത വസ്തുതകൾ (തീയതി, തുക, ഘട്ടം) വ്യക്തമാക്കട്ടെ.
3. വികാരം വായിക്കുക. ഉപഭോക്താവിന് ദേഷ്യമോ ആശങ്കയോ അതോ നിഷ്പക്ഷതയോ ഉണ്ടോ?
4. വികാരത്തിനനുസരിച്ച് ടോൺ ക്രമീകരിക്കുക. കോപിക്കുന്നവർക്ക് കൂടുതൽ സ്വീകാര്യത നൽകുക, ഉത്കണ്ഠയുള്ളവർക്ക് കൂടുതൽ ഉറപ്പ് നൽകുക.
5. ചാനൽ പ്രകാരം ഫോർമാറ്റ് ചെയ്യുക. ഇമെയിൽ ദൈർഘ്യമേറിയതായിരിക്കാം; സംഭാഷണം ഹ്രസ്വവും വിഘടിച്ചതുമായിരിക്കണം.
6. അവലോകനം. ഡ്രാഫ്റ്റ് വായിക്കുക; അതിശയോക്തിപരമോ വഞ്ചനാപരമോ അനധികൃതമോ ആയ ഏതെങ്കിലും പ്രസ്താവനകൾ നീക്കം ചെയ്യുക.

പകർത്താവുന്ന നിർദ്ദേശങ്ങൾ

സാഹചര്യവുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്ന അടിസ്ഥാന പ്രതികരണ ഡ്രാഫ്റ്റ് പ്രോംപ്റ്റ്:

റോൾ: നിങ്ങൾ "Aydın Elektronik" പിന്തുണാ ടീമിൻ്റെ എഴുത്ത് സഹായിയാണ്. ടോൺ: ഊഷ്മളമായ, ലളിതമായ, പരിഹാര-ഓറിയൻ്റഡ്; ചെറിയ വാക്യങ്ങൾ. ചുവടെയുള്ള വിവരങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ഒരു പ്രതികരണം തയ്യാറാക്കുക. ഈ ഘടന പിന്തുടരുക: (1) സഹാനുഭൂതി/സ്വീകാര്യത, (2) വ്യക്തമായ വിശദീകരണം, (3) മൂർത്തമായ അടുത്ത ഘട്ടം, (4) ഹ്രസ്വമായ സമാപനം. നിങ്ങളുടെ അധികാരത്തിനപ്പുറം വാഗ്ദാനങ്ങൾ (കിഴിവുകൾ, കൃത്യമായ തീയതികൾ) നൽകരുത്. സാഹചര്യം: {{ customer_issue }}ഞങ്ങൾക്ക് ഉള്ള വസ്തുതകൾ: {{ known_information }}ഉപഭോക്താവിൻ്റെ വികാരം: {{ ദേഷ്യം / ഉത്കണ്ഠ / നിഷ്പക്ഷത }}

ഒരേ പരിഹാരം മൂന്ന് വ്യത്യസ്ത വികാരങ്ങളുമായി പൊരുത്തപ്പെടുത്താൻ വേഗത്തിലാക്കുക:

ചുവടെയുള്ള പ്രധാന വിവരങ്ങൾ മാറ്റാതെ, മൂന്ന് വ്യത്യസ്ത പ്രതികരണങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കുക: എ) കോപാകുലനായ ഉപഭോക്താവിന് (കൂടുതൽ സ്വീകാര്യതയും ഉത്തരവാദിത്തവും), ബി) ഉത്കണ്ഠയുള്ള ഉപഭോക്താവിന് (കൂടുതൽ ഉറപ്പും വ്യക്തതയും), സി) നിഷ്പക്ഷ ഉപഭോക്താവിന് (ചുരുക്കവും നേരിട്ടും). പ്രധാന വിവരങ്ങൾ: {{ തീയതി/തുക/ഘട്ടം }}

വളരെ ഔപചാരിക/റോബോട്ടിക് ടെക്‌സ്‌റ്റ് മാനുഷികമാക്കുന്ന പ്രോംപ്റ്റ്:

ഇനിപ്പറയുന്ന പ്രതികരണം കൂടുതൽ മാനുഷികവും ഊഷ്മളവുമാക്കുക; ബ്യൂറോക്രാറ്റിക് ശൈലികൾ ("നിങ്ങളെ അറിയിക്കും") പ്ലെയിൻ ടർക്കിഷ് ഭാഷയിലേക്ക് വിവർത്തനം ചെയ്യുക. സംഖ്യാപരമായ വിവരങ്ങൾ അർത്ഥമാക്കുകയും സംരക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുക, നീട്ടരുത്. വാചകം: {{ ഡ്രാഫ്റ്റ് }}

പ്രതികരണം അവലോകനം ചെയ്യുകയും ഒരു സുരക്ഷാ ഫിൽട്ടറായി പ്രവർത്തിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന നിർദ്ദേശം:

ഈ പ്രതികരണ ഡ്രാഫ്റ്റ് അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ് പരിശോധിക്കുക. ഇനിപ്പറയുന്നവ പരിശോധിക്കുക:- അമിതമായ വാഗ്ദാനമുണ്ടോ (കിഴിവ്, കൃത്യമായ ഡെലിവറി തീയതി, പണം-ബാക്ക് ഗ്യാരൻ്റി)?- സ്ഥിരീകരിക്കാത്ത/നിർമ്മിത വിവരങ്ങൾ ഉണ്ടോ?- അമിതമായ പ്രതിരോധമോ കുറ്റപ്പെടുത്തുന്നതോ ആയ സ്വരം ഉണ്ടോ?- സഹാനുഭൂതിയുടെ കുറവുണ്ടോ? ഓരോ പ്രശ്നത്തിനും ഒരു വാചകം തിരുത്തൽ നിർദ്ദേശിക്കുക. ഡ്രാഫ്റ്റ്: {{ ഡ്രാഫ്റ്റ് }}

ദുർബലമായ പ്രോംപ്റ്റ് / ശക്തമായ പ്രോംപ്റ്റ്

ദുർബലമായ പ്രോംപ്റ്റ്

ശക്തമായ പ്രോംപ്റ്റ്

"ഈ ഉപഭോക്താവിന് മറുപടി"

ബ്രാൻഡ് ടോൺ + സഹാനുഭൂതി-വ്യക്തത-പ്രവർത്തന ചട്ടക്കൂട് + അധികാര പരിധി

പൊതുവായ, സ്വരമില്ലാത്ത, ചിലപ്പോൾ തണുത്ത വാചകം

വൈകാരികമായി പ്രതികരിക്കുന്ന, ബ്രാൻഡ് ഡ്രാഫ്റ്റ്

അധികാരത്തിനപ്പുറം വാഗ്ദാനം ചെയ്യാം

പ്രതിബദ്ധത പരിധി നിലനിർത്തുന്നു

വികാരത്തെ അവഗണിക്കുന്നു

ആദ്യം വികാരത്തെ തിരിച്ചറിയുന്നു, പിന്നീട് അത് പരിഹരിക്കുന്നു

ശക്തമായ പ്രോംപ്റ്റ് ഒരേ സമയം ടോൺ, ഘടന, അതിർത്തി എന്നിവ വിവരിക്കുന്നു എന്നതാണ് വ്യത്യാസം. അങ്ങനെ, ഡ്രാഫ്റ്റ് ഊഷ്മളവും സുരക്ഷിതവുമാണ്.

മൂന്ന് മിനി കേസുകൾ

കേസ് 1 - ഒരേ യാഥാർത്ഥ്യം, രണ്ട് ലോകങ്ങൾ. “എൻ്റെ ഇനം 2 ദിവസം വൈകി,” ഒരു ഉപഭോക്താവ് എഴുതി. ആദ്യ ഡ്രാഫ്റ്റ്: "ലോജിസ്റ്റിക്സ് തിരക്ക് കാരണം നിങ്ങളുടെ ഓർഡർ വൈകി." സഹാനുഭൂതി പ്രോംപ്റ്റോടെ നിർമ്മിച്ച രണ്ടാമത്തെ ഡ്രാഫ്റ്റ്: "നിങ്ങൾ പ്രതീക്ഷിച്ച ഉൽപ്പന്നം വൈകുന്നത് അരോചകമാണ്, ക്ഷമിക്കണം. ഞങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ കാർഗോയ്ക്ക് മുൻഗണന നൽകിയിട്ടുണ്ട്; ഏറ്റവും പുതിയത് നാളെ നിങ്ങൾക്ക് ലഭിക്കും, നിങ്ങളുടെ ട്രാക്കിംഗ് നമ്പർ ഇതാണ്: ...". രണ്ടാമത്തെ പ്രതികരണം ലഭിച്ച ഉപഭോക്താവ് നന്ദി പറഞ്ഞു, സർവേ സ്കോർ 5/5 ആയിരുന്നു.

കേസ് 2 - കോപത്തിൻ്റെ സ്വീകാര്യത. "ഞാൻ ഇത് മൂന്ന് തവണ എഴുതി, അത് ഇപ്പോഴും പരിഹരിച്ചിട്ടില്ല!" സന്ദേശം, ത്രീ-ഇമോഷൻ പ്രോംപ്റ്റ് "കോപം" പതിപ്പ് നിർമ്മിച്ചു: ആദ്യം അദ്ദേഹം ഉത്തരവാദിത്തം ഏറ്റെടുത്തു, "നിങ്ങൾ പലതവണ എഴുതേണ്ടിവന്നത് ഞങ്ങളുടെ തെറ്റാണ്, അതിന് ഞാൻ ക്ഷമിക്കണം" എന്ന വാചകം, തുടർന്ന് അദ്ദേഹം വ്യക്തമായ പരിഹാരം നൽകി. ഉപഭോക്താവിൻ്റെ മേൽ കുറ്റം ചുമത്താത്ത ഈ ഓപ്പണിംഗ് വർദ്ധിച്ചുവരുന്ന സംഭാഷണത്തെ നിർവീര്യമാക്കി.

കേസ് 3 - സുരക്ഷാ ഫിൽട്ടർ പ്രവർത്തിച്ചു. “ഞങ്ങൾ തീർച്ചയായും ഇന്ന് നിങ്ങളുടെ പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുകയും 20% കിഴിവ് നിർവ്വചിക്കുകയും ചെയ്യും,” ഒരു പ്രതിനിധിയുടെ AI സ്കെച്ച് പറഞ്ഞു. ഓഡിറ്റ് പ്രോംപ്റ്റ് ഈ രണ്ട് പ്രസ്താവനകളെയും "അധികാരത്തിനപ്പുറമുള്ള പ്രതിബദ്ധത" എന്ന് ഫ്ലാഗ് ചെയ്തു. പ്രതിനിധി "ഇന്ന്", "20%" എന്നിവ നീക്കം ചെയ്യുകയും പകരം "ഞങ്ങൾ അത് പരിഹരിച്ച് എത്രയും വേഗം നിങ്ങളെ ബന്ധപ്പെടുകയും ചെയ്യും" എന്ന് മാറ്റി; പാലിക്കാൻ കഴിയാത്ത ഒരു വാഗ്ദാനത്തിൽ നിന്ന് അവൻ രക്ഷപ്പെട്ടു.

നുറുങ്ങ്: പ്രോംപ്റ്റിൽ നിങ്ങളുടെ ബ്രാൻഡിൻ്റെ "വിലക്കപ്പെട്ട വാക്കുകളുടെയും ശൈലികളുടെയും" ലിസ്റ്റ് ഉൾപ്പെടുത്തുക: "തികച്ചും", "ഒരിക്കലും ഒരു പ്രശ്നവുമില്ല", "ഞാൻ ഗ്യാരണ്ടി" തുടങ്ങിയ പദപ്രയോഗങ്ങൾ തകർന്ന വാഗ്ദാനങ്ങളിലേക്കുള്ള ക്ഷണങ്ങളാണ്. പകരം, "ഞങ്ങൾ ഞങ്ങളുടെ പരമാവധി ചെയ്യുന്നു," "ഞങ്ങൾ ഈ നടപടി സ്വീകരിച്ചു," "ഈ തീയതിയോടെ ഞങ്ങൾ നിങ്ങളെ ബന്ധപ്പെടും" എന്നിങ്ങനെയുള്ള നിയന്ത്രിക്കാവുന്ന പ്രസ്താവനകൾ നിർദ്ദേശിക്കുക.

സംക്ഷിപ്തതയുടെയും വ്യക്തതയുടെയും ബാലൻസ്

സഹാനുഭൂതി എന്നാൽ ദൈർഘ്യം അർത്ഥമാക്കുന്നില്ല. ഉപഭോക്താവ് തൻ്റെ പ്രശ്നം പരിഹരിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നു; വൈകാരികമായ മൂന്ന് ഖണ്ഡിക ആമുഖം പ്രമേയം വൈകിപ്പിക്കുന്നതിനാൽ തിരിച്ചടിക്കുന്നു. നല്ല രൂപരേഖ: ഒരു വാചകം സഹാനുഭൂതി, ഒന്നോ രണ്ടോ വാക്യങ്ങൾ വ്യക്തമായ വിവരങ്ങൾ, ഒരു വാചകം അടുത്ത ഘട്ടം. മോഡലിന് “5-6 വാക്യങ്ങളിൽ കൂടരുത്” അല്ലെങ്കിൽ “90 വാക്കുകളിൽ കൂടരുത്” എന്നിങ്ങനെയുള്ള കൃത്യമായ പരിധി നൽകുന്നത് വായനാക്ഷമതയും ഏജൻ്റിൻ്റെ അവലോകന വേഗതയും മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു.

മുന്നറിയിപ്പ്: AI ഉൽപ്പാദിപ്പിക്കുന്ന അമിതമായ സഹാനുഭൂതി ചിലപ്പോൾ വ്യാജമായി കാണപ്പെടുന്നു ("നിങ്ങളുടെ വേദന ഞാൻ പൂർണ്ണഹൃദയത്തോടെ അനുഭവിക്കുന്നു"). അതിശയോക്തിയും വിശ്വാസവും നഷ്ടപ്പെട്ടതായി ഉപഭോക്താവ് മനസ്സിലാക്കുന്നു. ടോൺ ഹൃദ്യമായി സൂക്ഷിക്കുക, എന്നാൽ അളക്കുക; ഒരു യഥാർത്ഥ ക്ഷമാപണം പത്ത് ഫാൻസി വാക്യങ്ങളേക്കാൾ ഫലപ്രദമാണ്.

നെഗറ്റീവ് ന്യൂസ് നന്നായി ബ്രേക്കിംഗ്

പിന്തുണയിലെ ഏറ്റവും പ്രയാസകരമായ നിമിഷം "ഇല്ല" എന്ന് പറയുകയാണ്: റീഫണ്ടുകളില്ല, ഇനം സ്റ്റോക്കില്ല, നയത്തിന് പുറത്തുള്ള അഭ്യർത്ഥന. മോശം വാർത്തകൾ നൽകുന്നതിന് ഒരു സാങ്കേതികതയുണ്ട്, AI-ക്ക് അത് സ്ഥിരമായി പ്രയോഗിക്കാൻ കഴിയും. ഫോർമുല മൂന്ന് ഘട്ടങ്ങളാണ്: (1) വാർത്തകൾ വ്യക്തമായും സത്യസന്ധമായും നൽകുക, വഞ്ചനാപരമായ പ്രതീക്ഷ നൽകരുത്; (2) എന്തുകൊണ്ടെന്ന് കുറ്റപ്പെടുത്താതെ ഹ്രസ്വമായി വിശദീകരിക്കുക; (3) ഒരു ബദൽ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക ("ഞങ്ങൾക്ക് ഈ ഉൽപ്പന്നം വിതരണം ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല, എന്നാൽ ഈ സമാനമായ മോഡൽ ഇന്ന് സ്റ്റോക്കിലാണ്"). ഒരു വാതിൽ തുറന്നിടുമ്പോൾ ആളുകൾ "ഇല്ല" എന്നത് വളരെ എളുപ്പത്തിൽ അംഗീകരിക്കുന്നു. "നെഗറ്റീവ് വാർത്തകൾ നൽകുക, എന്നാൽ എല്ലായ്‌പ്പോഴും ഒരു ബദലെങ്കിലും അല്ലെങ്കിൽ അടുത്ത ഘട്ടമെങ്കിലും നിർദ്ദേശിക്കുക" എന്ന് AI-യോട് നിർദ്ദേശിക്കുന്നത് നിരാശയെ നിയന്ത്രിക്കാവുന്നതാക്കുന്നു. മോശം വാർത്തകൾ വൈകിപ്പിക്കുന്നതോ അവ്യക്തമായി വിടുന്നതോ ("നമുക്ക് നോക്കാം, ഒരുപക്ഷേ") ഏറ്റവും മോശമായ കാര്യമാണ്; ഉപഭോക്താവ് പ്രതീക്ഷകൾ സജ്ജീകരിക്കുകയും കൂടുതൽ നിരാശനാവുകയും ചെയ്യുന്നു. വ്യക്തത എന്നത് ദീർഘകാലാടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള ദയയാണ്.

സാധാരണ തെറ്റുകൾ

• ബ്രാൻഡ് ടോൺ നിർവചിക്കുന്നില്ല, ഓരോ പ്രതികരണവും വ്യത്യസ്ത ശബ്ദത്തിൽ വരുന്നു.
• സഹാനുഭൂതി നൽകുകയും കൃത്യമായ പരിഹാരം/അടുത്ത ഘട്ടം ഒഴിവാക്കുകയും ചെയ്യുക (ശൂന്യമായ മര്യാദ).
• വെറും വിവരങ്ങൾ നൽകുകയും സഹാനുഭൂതി (തണുപ്പ്) ഒഴിവാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
• ഡ്രാഫ്റ്റിൽ അധികാരം (കിഴിവ്, അവസാന തീയതി, ഗ്യാരണ്ടി) കവിയുന്ന പ്രതിബദ്ധതകൾ ഉപേക്ഷിക്കുന്നു.
• ഡ്രാഫ്റ്റ് അവലോകനം ചെയ്യാതെ അമിതമായ/വ്യാജ സഹാനുഭൂതിയോടെ അയയ്ക്കുന്നു.
• ചാനൽ പരിഗണിക്കാതെ നീണ്ട ഇമെയിൽ ടെക്സ്റ്റ് ചാറ്റിലേക്ക് ഒട്ടിക്കുന്നു.

ചുരുക്കത്തിൽ

• ഒരു നല്ല പ്രതികരണത്തിന് നാല് ഘട്ടങ്ങളുണ്ട്: സഹാനുഭൂതി/സ്വീകാര്യത, വ്യക്തമായ വിശദീകരണം, കൃത്യമായ അടുത്ത ഘട്ടം, ഹ്രസ്വമായ അടച്ചുപൂട്ടൽ.
• കാതലായ അറിവ് (എന്ത്) സ്ഥിരമായി നിലനിൽക്കുന്നു; ടോൺ (എങ്ങനെ) ഉപഭോക്താവിൻ്റെ വികാരവുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നു.
• കോപിക്കുന്നവർക്ക് സ്വീകാര്യതയും ഉത്തരവാദിത്തവും നൽകുക, ഉത്കണ്ഠയുള്ളവർക്ക് ഉറപ്പും വ്യക്തതയും നൽകുക.
• ഓഡിറ്റ് സ്റ്റെപ്പ് ഉപയോഗിച്ച് ഓവർ-ഓതറൈസേഷൻ പ്രതിബദ്ധതകൾ വൃത്തിയാക്കുക; നിങ്ങൾക്ക് പാലിക്കാൻ കഴിയാത്ത വാഗ്ദാനങ്ങൾ നൽകരുത്.
• സഹാനുഭൂതി സംക്ഷിപ്തതയുമായി സന്തുലിതമാക്കണം; അളന്നതും ആത്മാർത്ഥവുമായ സ്വരം അതിശയോക്തിയെക്കാൾ ഫലപ്രദമാണ്.

ആപ്ലിക്കേഷൻ ടാസ്ക്

ഒരു യഥാർത്ഥ ഉപഭോക്തൃ പരാതി (അല്ലെങ്കിൽ ഉദാഹരണം) തിരഞ്ഞെടുത്ത് ഒരു വാക്യത്തിൽ പ്രധാന വിവരങ്ങൾ (എന്താണ് സംഭവിച്ചത്, എന്തുചെയ്യണം) എഴുതുക. തുടർന്ന് ത്രീ-ഇമോഷൻ പ്രോംപ്റ്റ് ഉപയോഗിച്ച് കോപവും ഉത്കണ്ഠയും നിഷ്പക്ഷവുമായ പതിപ്പുകൾ നിർമ്മിക്കുക. അവസാനമായി, ഓഡിറ്റ് പ്രോംപ്റ്റിലൂടെ ഓരോ പതിപ്പും പ്രവർത്തിപ്പിക്കുക, ഏതെങ്കിലും നുഴഞ്ഞുകയറ്റ ഭാഷയോ തെറ്റായ സഹാനുഭൂതിയോ കുറ്റപ്പെടുത്തുന്ന സ്വരമോ നീക്കം ചെയ്യുക. ഒരു യഥാർത്ഥ ഉപഭോക്താവിന് നിങ്ങൾക്ക് ഏത് പതിപ്പാണ് അയയ്‌ക്കാനാകുന്നതെന്നും എന്തുകൊണ്ടാണെന്നും ഒരു വാചകത്തിൽ എഴുതുക.

ചെക്ക്ലിസ്റ്റ്

• [ ] കോൺക്രീറ്റ് വാക്യങ്ങളിൽ ഞാൻ ബ്രാൻഡ് ടോൺ നിർവചിച്ചു.
• [ ] ഞാൻ സഹാനുഭൂതി-വ്യക്തത-ആക്ഷൻ-ക്ലോഷർ ചട്ടക്കൂട് പ്രയോഗിച്ചു.
• [ ] കാതലായ വിവരങ്ങൾ വളച്ചൊടിക്കാതെ ഞാൻ വികാരത്തിന് അനുസൃതമായി ടോൺ മാറ്റി.
• [ ] ഓഡിറ്റ് സ്റ്റെപ്പിലൂടെ ഓവർ-ഓതറൈസേഷൻ കമ്മിറ്റുകൾ ഞാൻ മായ്ച്ചു.
• [ ] ഞാൻ ചാനലിന് അനുയോജ്യമായ നീളവും ഫോർമാറ്റും തിരഞ്ഞെടുത്തു.
• [ ] ഞാൻ അമിതമായ/വ്യാജ സഹാനുഭൂതി ഇല്ലാതാക്കുകയും അത് ആത്മാർത്ഥതയോടെയും അളക്കുകയും ചെയ്തു.